Tänä päivänä on niin monia tapoja pyöritellä ja vääristellä tietoa, että esityksessä on tehtävä muutakin kuin vain jaettava loistavia ideoita – sen on tuettava näitä ideoita uskottavilla tiedoilla. Tämä pätee riippumatta siitä, oletko yritysjohtaja esittelemässä uusia yritysasiakkaita, myyjä myymässä palveluitaan vai toimitusjohtaja esittämässä muutosehdotuksia.
”Tietoon perustuvan esityksen laatiminen ja pitäminen on nykyään monille ammattilaisille ratkaisevan tärkeä taito, sillä joudumme usein kertomaan kollegoillemme tarinoita, jotka ovat paljon vakuuttavampia, kun niitä tukevat numerot”, sanoo tutkija ja konsultti Alexandra Samuel.
Ei se ole mikään ongelma, saatat sanoa. Pylväsdiagrammi tänne, piirakkadiagrammi sinne, ja oletkin jo kisoissa, eikö?
Ei niin nopeasti. Sillä vaikka hyvään esitykseen kuuluu dataa, data yksinään ei takaa hyvää esitystä. Pelkkä datan läsnäolo ei anna esittelijälle valtaa. Vaan se, miten data esitetään.
Datan esittäminen voi tuntua yksinkertaiselta PowerPointin, Prezin, Canvan, Vismen, Haiku Deckin ja muiden järjettömästi nimettyjen teknisten alustojen aikakaudella. Mutta nosta kätesi ylös, jos olet joskus hämmentynyt konferenssissa näkemästäsi kaaviosta tai kuullut esittelijän sanovan: ”Tätä kaaviota ei varmaan näe hyvin, mutta se, mitä siitä näkyy, on…”? Mikä voisi olla suurempi kaavion epäonnistuminen kuin se, että kaavio itsessään on hyödytön?
Miten esität dataa, voi kaksinkertaistaa – tai tuhota – sen vaikutuksen, joten ota huomioon nämä seitsemän tapaa, joilla voit varmistaa, että datasi tekee tehtävänsä.
- 1) Varmista, että datasi näkyy
- 2) Keskity eniten niihin seikkoihin, joita datasi havainnollistaa
- 3) Jaa yksi – ja vain yksi – pääkohta kustakin taulukosta
- 4) Merkitse kaavion osat selkeästi
- 5) Korosta visuaalisesti ”Aha!”-vyöhykkeet
- 6) Kirjoita dian otsikko, joka vahvistaa datan pointtia
- 7) Esittele yleisöllesi, älä datallesi
1) Varmista, että datasi näkyy
Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta toisinaan esityksesi on liian lähellä – kirjaimellisesti. Se, mikä on luettavissa kannettavalla tietokoneellasi, saattaa olla paljon huonommin luettavissa, kun se projisoidaan näytölle. Yleisösi ei opi sitä, mitä se ei näe. Välttääksesi vaikeaselkoisten numeroiden ja merkintöjen kääntämisen, harjoittele esitystäsi kollegoiden kanssa, jotka istuvat yhtä kaukana kuin varsinainen yleisö istuisi. Kysy heiltä: ”Näettekö tämän taulukon selvästi?” Jos vastaus on muu kuin vakaa ”kyllä”, suunnittele se uudelleen silmiä miellyttävämmäksi.
2) Keskity eniten niihin seikkoihin, joita datasi havainnollistaa
Sarjakuvan termein olet Ihmenainen, ja data on taikalassosi – väline, joka vahvistaa vaikutustasi, mutta jolla ei ole arvoa, ennen kuin sovellat sitä tarkoituksellisesti. Älä jätä datan purkamisen taakkaa yleisöllesi. Sinun tehtäväsi on selittää, miten data tukee tärkeimpiä asioitasi.
”Data-dioissa ei oikeastaan ole kyse datasta. Niissä on kyse datan merkityksestä”, selittää esityssuunnittelun asiantuntija Nancy Duarte. ”Sinun tehtäväsi on tehdä tämä merkitys selväksi ennen kuin klikkaat sen pois. Muuten yleisö ei käsittele – saati sitten osta – argumenttejasi.”
Kun yhdistät datan sen tukemiin olennaisiin seikkoihin, siirtymän pitäisi olla selkeä ja kuulostaa tältä:
”Tämä data osoittaa…”
”Tämä kaavio havainnollistaa…”
”Nämä luvut todistavat…”
Nämä siirtymät voivat olla yhtä tärkeitä kuin itse johtopäätökset, koska kiinnität yleisön huomion näihin johtopäätöksiin.
3) Jaa yksi – ja vain yksi – pääkohta kustakin taulukosta
Nopein tapa hämmentää yleisösi on kertoa liian monta yksityiskohtaa kerralla. Sinun tulisi jakaa vain ne tietopisteet, jotka tukevat merkittävästi pointtisi – ja mieluiten yksi piste per kaavio. Pitääksesi kaaviosi kurissa, kysy itseltäsi: ”Mikä on tärkein yksittäinen oppi, jonka haluan yleisöni saavan tästä datasta?”. Se on se yksi oppi, joka sinun tulisi välittää. Jos sinulla on useita merkittäviä asioita esitettävänäsi, harkitse jokaisen osoittamista uudella visualisoinnilla.
Monet esittelijät tekevät virheen, kun he luulevat, että heidän on perustuslaillisesti jaettava jokainen luoti, idea ja datapiste diassa. Mutta jos jaat keskeisen trendin, joka kasvoi dramaattisesti vuosien 2014 ja 2017 välillä, voi olla turhaa kertoa, mitä tapahtui vuonna 2013. Jos 77 prosenttia vastaajista suosii yhtä tuotetta ja 21 prosenttia toista, myös se, mitä loput kaksi prosenttia suosii, voi olla liian vähäpätöinen mainitsemisen kannalta.
Dataesittelyguru Scott Berinato sanoo: ”Impulssi on sisällyttää kaikki, mitä tiedät, kiireiset kaaviot viestiä ajatusta siitä, että olet ollut juuri sitä – kiireinen, kuten:
4) Merkitse kaavion osat selkeästi
Vaikka olet työskennellyt saman kaavion parissa viikkoja tai kuukausia, yleisösi näkee sen vain sekuntien ajan. Anna heille parhaat mahdollisuudet ymmärtää tietosi käyttämällä yksinkertaista, selkeää ja täydellistä kieltä X- ja Y-akselien, piirakkapalojen, palkkien ja muiden kaavioelementtien tunnistamiseen. Yritä välttää lyhenteitä, jotka eivät ole itsestään selviä, äläkä oleta, että yhdellä kalvolla merkityt osat muistetaan seuraavilla kalvoilla.
Jotkut kuulijoistasi ovat visuaalisesti oppivia (kuten minä!), jotka käsittelevät näkemäänsä paljon paremmin kuin kuulemaansa, joten kaavion visuaalinen intuitiivisuus ja selkeys ovat ratkaisevan tärkeitä.
5) Korosta visuaalisesti ”Aha!”-vyöhykkeet
Jokaiseen arvokkaaseen kaavioon tai piirakkadiagrammiin sisältyy ”Aha!”-vyöhyke – luku tai tietoväli, joka paljastaa jotakin ratkaisevaa pointtisi kannalta.
Fiksut esittelijät selittävät ”Aha!”-vyöhykkeen merkityksen suullisesti ja kertovat oppimisesta, kehityssuunnasta tai tarinasta, jota data kertoo.
Paremmat esittelijät selittävät sen ääneen, mutta kirjoittavat sen myös diaan bulletina.
Mutta parhaat esittelijät tekevät kaiken edellä mainitun JA korostavat visuaalisesti itse ”Aha!”-vyöhykettä ympyrällä tai varjostuksella tavoittaakseen kuulijoidensa eriytyneet (auditiiviset, verbaaliset ja visuaaliset) oppijat sekä vahvistaakseen kolminkertaisesti tärkeimpiä datan otteita.
6) Kirjoita dian otsikko, joka vahvistaa datan pointtia
Jopa silloin, kun data esitetään tehokkaasti diassa, arvokkain kiinteä omaisuus on sivun otsikko, koska se on ensimmäinen asia, jonka yleisö huomaa ja käsittelee. Mutta aivan liian usein esittelijät käyttävät yleisiä sanoja ja lauseita, kuten ”Tilastot” ja ”Numeroiden mukaan”, joilla ei ole mitään toiminnallista tarkoitusta.
Jopa silloin, kun otsikot ovat spesifisiä, kuten ”Vuosituhatvuotiaiden mieltymykset” tai ”Kampanjatietoisuus”, niitä voidaan silti kohottaa pistekohtaisemmilla otsikoilla, kuten ”Vuosituhatvuotiaat suosivat mobiililaitteita” tai ”Kampanjatietoisuus lisääntyy”.”
7) Esittele yleisöllesi, älä datallesi
Monet esittelijät katsovat diojaan, kun he jakavat dataa, ikään kuin PowerPoint olisi heidän yleisönsä. Mutta vain yleisösi on yleisösi, ja kanssaihmisinäsi he ottavat asiasi parhaiten vastaan, kun katsot heitä silmiin. Tämä ei tarkoita, että sinun ei pitäisi koskaan katsoa tietojasi – älä vain keskustele niiden kanssa. Vilkaise diojasi viitteeksi, mutta esitä kriittiset kohdat suoraan yleisöllesi.
Kun tiedot esitetään selkeästi ja terävästi, ne voivat lisätä asiasi uskottavuutta ja luotettavuutta. Huonosti esitetyt tiedot eivät ainoastaan tuhlaa tätä tilaisuutta, vaan ne voivat myös vahingoittaa mainettasi esittelijänä. Kuten Wonder Womanin lasso, se on tehokas väline, jolla voi tuoda esiin kiehtovia totuuksia – käytä sitä viisaasti.