G.320 – PHS 398 -moduulirakenteinen budjettilomake

Kenen tulisi käyttää modulaarista PHS 398 -budjettilomaketta?

Budjettilomakkeita on kahta päätyyppiä: yksityiskohtainen R&R ja modulaarinen PHS 398. Yleisesti ottaen sinun on käytettävä PHS Modular Budget Form -lomaketta, jos jätät tutkimusapurahahakemuksen kotimaiselta organisaatiolta ja haet enintään 250 000 dollarin välittömiä kustannuksia budjettikautta kohti. Sinun on käytettävä R&R-budjettilomaketta, jos haet yli 250 000 dollarin välittömiä kustannuksia budjettikautta kohti. On kuitenkin olemassa poikkeuksia ja muita eroja. Katso FOA:sta ja seuraavista ohjeista, mitä budjettilomaketta on käytettävä.

Erityisohjeet ulkomaisille organisaatioille (muut kuin kotimaiset yhteisöt): Ulkomaisten organisaatioiden on käytettävä R&R-budjettilomaketta kohdassa G.300. – R&R Budget Form.

Huomautus: Termejä ”detailed budget” (yksityiskohtainen talousarvio) ja ”R&R Budget” (R&R-budjetti) käytetään vaihtelevasti.

Lisätietoa:

Lisätietoa budjetin laatimisesta NIH:n Develop Your Budget -sivulta.

Katsokaa myös NIH:n Modulaariset tutkimusapurahahakemukset -sivua.

Modulaarisia budjettiohjeita:

Modulaariset budjetit ovat yksinkertaistettuja; sen vuoksi yksityiskohtaisia kategorisia tietoja ei tarvitse toimittaa hakemuksen yhteydessä.

Kaikkiin modulaarisiin budjetteihin pyydetään välittömien kustannusten kokonaismäärää (25 000 dollarin moduuleina), joka kuvastaa hankkeen asianmukaista tukea. Tuleviin vuosiin ei tehdä korotuksia. Tyypillisessä moduulirakenteisessa avustushakemuksessa pyydetään sama määrä moduuleja kullakin budjettikaudella. Pyydettyjen moduulien lukumäärän vaihtelusta on esitettävä selostava lisäbudjetin perustelu (kohdassa Additional Narrative Justification).

NIH voi pyytää lisäbudjetin perusteluja poikkeuksellisissa olosuhteissa ennen avustuksen myöntämistä.

Modulaarisen budjettilomakkeen käyttö:

Modulaarisessa budjettilomakkeessa on budjettikentät, joissa on kentät enintään viidelle tukijaksolle (esim. budjettijaksot 1 – 5). Budjettikausi on tyypillisesti 1 tukivuosi. Jos haet vähemmän kuin 5 tukijaksoa/tukivuotta, täytä vain soveltuvat budjettijaksot ja jätä muut tyhjäksi. Kentät ovat samat kaikille budjettikausille.

Lomake tuottaa tiedot Kumulatiiviset budjettitiedot -osioon, joka heijastaa tietoja koko hankeajalta.

Seuraavia ohjeita (kohdassa ”Budjettikausi 1”) voidaan käyttää kullekin budjettikaudelle (1 – 5).

Budjettikausi 1

Aloituspäivä:

Tämä kenttä on pakollinen. Syötä budjettikauden pyydetty/ehdotettu alkamispäivä. Käytä seuraavaa muotoa: MM/DD/YYYY. Jakson 1 osalta aloituspäivä on yleensä sama kuin SF 424 (R&R) -lomakkeessa oleva Proposed Project Start Date.

End Date:

Tämä kenttä on pakollinen. Merkitään budjettikauden pyydetty/ehdotettu päättymispäivä. Käytä seuraavaa muotoa: MM/DD/YYYY.

A. Suorat kustannukset

Suorat kustannukset vähennettynä epäsuorilla konsortiokustannuksilla (F&A):

Tämä kenttä on pakollinen.

Kirjoita suorien kustannusten määrä, mutta älä sisällytä todellisia konsortion välillisiä kustannuksia (F&A). Tämän luvun on oltava 25 000 dollarin suuruinen, eikä se saa ylittää 250 000 dollaria budjettikauden aikana. Katso NIH:n sanaston määritelmät suorista kustannuksista ja välillisistä kustannuksista.

Konsortion välilliset kustannukset (F&A):

Jos tähän projektiin liittyy subaward/konsortio, kirjoita todelliset konsortion välilliset kustannukset (F&A) budjettikaudelta. Jos tähän hankkeeseen ei liity alihankintaa/konsortiota, jätä kenttä tyhjäksi.

Suorat kokonaiskustannukset:

Tämä kenttä lasketaan automaattisesti kenttien ”Suorat kustannukset vähennettynä konsortion välillisillä kustannuksilla (F&A)” ja ”Konsortion välillisillä kustannuksilla (F&A)” summasta.

B. Epäsuorat (F&A) kustannukset

Epäsuorat kustannukset (Facilities & Hallintokustannukset) määritellään kustannuksiksi, jotka aiheutuvat apurahansaajalle yhteisistä tai yhteisistä tavoitteista ja joita ei sen vuoksi voida yksilöidä nimenomaisesti tiettyyn hankkeeseen tai ohjelmaan. Katso NIH Glossary’s definition of Indirect Costs.

For more information:

You are encouraged to visit the following Defense Finance and Accounting Services (DFAS) Websites or call DFAS staff at 301-496-2444 for guidance: Main DFAS website, DFAS Frequently Asked Questions. Seuraavalla verkkosivustolla on luettelo hyväksymättömistä ja kohdentamattomista kustannuksista ja niihin liittyvä Federal Acquisition Regulation (FAR) -sitaatti: NIH Office of Management’s Unallowable/Unallocated costs.

Viittaus NIH Grants Policy Statement, kohta 7.4. (NIH Grants Policy Statement, kohta 7.4): Reimbursement of Facilities and Administrative Costs for more information.

Indirect (F&A) Type:

Kirjoita välillisten kustannusten tyyppi/pohja (esim. Salary & Wages, Modified Total Direct Costs jne.) ja tieto siitä, ovatko kustannukset ulkopuolisia. Jos tiettyyn välillisten kustannusten tyyppiin liittyy useampi kuin yksi korko tai peruste, ne on lueteltava erillisinä merkintöinä. Jos teillä ei ole voimassa olevaa liittovaltion viraston hyväksymää välillisten kustannusten (F&A) korkokantaa (korkokantoja), merkitkää ”Ei ole – neuvotellaan” ja sisällyttäkää ehdotettua korkokantaa koskevat tiedot. Käyttäkää talousarvion perusteluja, jos lisätilaa tarvitaan.

Epäsuorien (F&A) kustannusten osuus (%):

Ilmoittakaa viimeisin(t) epäsuorien (F&A) kustannusten osuus (osuudet), joka(t) on vahvistettu liittovaltion toimivaltaisessa virastossa, tai voittoa tavoittelevien organisaatioiden tapauksessa asianmukaisessa virastossa vahvistettu osuus (osuudet). Jos teillä on tunnustava/valvova virasto ja teidät valitaan avustuksen saajaksi, teidän on toimitettava ehdotus välillisistä kustannuksista NIH:n myöntävälle IC:lle tai PHS:n myöntävälle virastolle hyväksyntää varten. Jos teillä ei ole vastaavaa/valvovaa virastoa, ottakaa yhteyttä myöntävään virastoon. Tähän kenttään on syötettävä korko, kuten ”55.5”.

Suora (F&A) perusta ($):

Kirjoita kunkin epäsuoran kustannustyypin perussumma.

Haettu rahoitus ($):

Kirjoita kullekin välillisten kustannusten tyypille pyydetyt varat.

Tiedottavan viraston nimi (viraston nimi, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero):

Kirjoita tiedottavan liittovaltion viraston nimi sekä sen henkilön nimi ja puhelinnumero, joka on vastuussa hinnoittelunne neuvottelemisesta (yhteyshenkilönne). Jos tiedossa ei ole toimivaltaista virastoa, merkitään ”None.”

Indirect (F&A) Rate Agreement Date:

Jos teillä on neuvoteltu hinnoittelusopimus, merkitkää sopimuksen päivämäärä.

Epäsuorien (F&A) kustannusten kokonaismäärä:

Tämä kenttä lasketaan automaattisesti kaikkien välillisten (F&A) kustannusten ”Pyydetyt varat” -kenttien summan perusteella.

C. Suorat ja välilliset (F&A) kustannukset yhteensä (A+B)

Haetut varat ($):

Tämä kenttä lasketaan automaattisesti kenttien ”Suorat kustannukset yhteensä” ja ”Välilliset (F&A) kustannukset yhteensä” summan perusteella.

Kumulatiiviset budjettitiedot

1. Kokonaiskustannukset, koko hankejakso

Kaikki ”Kokonaiskustannukset, koko hankejakso” -osion arvot lasketaan automaattisesti ja kentät täytetään valmiiksi. Ne esittävät kullekin yksittäiselle budjettikaudelle syöttämiesi määrien summat. Siksi ”Kokonaiskustannukset, koko hankejakso” -osioon ei saa eikä tarvitse syöttää tietoja.

Jos jokin ”Kokonaiskustannukset, koko hankejakso” -osiossa näytetyistä summista vaikuttaa virheelliseltä, voit korjata sen muuttamalla yhtä tai useampaa arvoa, jotka vaikuttavat kyseiseen loppusummaan. Tällaisia korjauksia varten sinun on käytävä uudelleen asianomaisella budjettikauden lomakkeella (lomakkeilla).

2. Paina OK. Talousarvion perustelut

Henkilöstön perustelut:

Format:

Liitä nämä tiedot PDF-tiedostona. Katso NIH:n Format Attachments -sivu.

Content:

Luettele koko henkilöstö, mukaan lukien nimet, työpanosprosentti (käytä Person Months -mittaria) ja roolit hankkeessa.

Älä anna yksittäisiä palkkatietoja. Moduulien lukumäärää arvioitaessa on käytettävä nykyistä lainsäädännöllisesti määrättyä palkkarajoitusta. Ohjeita nykyisistä palkkarajoituksista saa sponsoroitujen ohjelmien toimistosta.

Hallinnon, sihteeristön ja toimistotuen palkat: Useimmissa tapauksissa oppilaitosten ja voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden hallinto-, sihteeristö- ja toimistohenkilöstön palkat sisällytetään osaksi välillisiä kustannuksia. Esimerkkejä tilanteista, joissa näiden palkkojen suora veloittaminen voi olla asianmukaista, on kuitenkin 45 CFR 75.403:ssa.

Tällaisten kustannusten sisällyttäminen voi olla asianmukaista vain, jos kaikki seuraavat edellytykset täyttyvät:

1. Hallinto- tai toimistopalvelut ovat olennainen osa hanketta tai toimintaa;
2. henkilöt, joita asia koskee, voidaan nimenomaisesti yhdistää hankkeeseen tai toimintaan;
3. Tällaiset kustannukset on nimenomaisesti sisällytetty budjettiin tai niillä on liittovaltion myöntävän elimen kirjallinen ennakkohyväksyntä; ja
4. Kustannuksia ei peritä myös välillisinä kustannuksina.

Hallinto-, sihteeristö- tai toimistohenkilöstön suoraa veloitusta koskevat pyynnöt on perusteltava asianmukaisesti ”Henkilöstöperusteluissa”. Kunkin hallinto-, sihteeri- tai toimistohenkilöksi luokitellun henkilön osalta on ilmoitettava nimi, työpanosprosentti, tehtävä ja perustelut, joista käy ilmi, miten hän täyttää kaikki neljä edellytystä. NIH:n IC:t voivat pyytää lisätietoja näistä tehtävistä arvioidakseen niiden hyväksyttävyyttä.

Tutkinto-opiskelijoiden korvaukset: NIH:n apurahat rajoittavat myös jatko-opiskelijoiden korvauksia. Korvauksiin kuuluvat palkka, luontoisedut ja opintotuen palautus. Vaikka todelliset laitosperusteiset korvaukset olisi pyydettävä ja perusteltava, niitä voidaan mukauttaa myöntämishetkellä. Tätä rajoitusta olisi käytettävä myös arvioitaessa moduulien määrää. Lisätietoja tästä käytännöstä on NIH Grants Policy Statement, Section 2.3.7.9: Graduate Student Compensation.

Consortium Justification:

Format:

Liitä nämä tiedot PDF-tiedostona. Katso NIH:n Format Attachment -sivu.

Content:

Tarjoa arvio konsortion/alihankkeen kokonaiskustannuksista (välittömät kustannukset plus välilliset kustannukset) kultakin budjettikaudelta pyöristettynä lähimpään 1 000 dollariin.

Luettele henkilöt/organisaatiot, joiden kanssa on tehty konsortio- tai sopimusjärjestelyjä, ja ilmoita tieto siitä, onko yhteistyökumppanina oleva laitos ulkomainen vai kotimainen.

Luettelo kaikesta henkilöstöstä, mukaan lukien nimet, työpanosprosentti (käytä mittaria Henkilökuukaudet) ja roolit hankkeessa.

Ei yksittäisten henkilöiden palkkatietoja.

Lisäperustelut:

Huomautus: Täydentäviä perusteluja ei tarvita hakemuksissa, jotka on tehty FOA:n puitteissa ja joissa on välittömien kustannusten rajoitukset, jotka eivät ole jakautuneet tasaisesti budjettikausien kesken (esim, R21 FOA:t, jotka sallivat 275 000 dollarin suorat kustannukset kahden vuoden aikana).

Format:

Liitä nämä tiedot PDF-tiedostona. Katso NIH:n Format Attachment -sivu.

Content

Jos pyydetty budjetti edellyttää lisäperusteluja (esim. vaihtelua pyydettyjen moduulien määrässä), sisällytä nämä tiedot Additional Narrative Justification -liitteeseen. Jos teillä on tarjous (tai tarjouksia), voitte liittää sen tähän.

Lisäperusteluihin on sisällytettävä selitykset vuosittain pyydettyjen moduulien määrän vaihteluista. Tässä osiossa olisi myös kuvattava kaikki välittömät kustannukset, jotka on jätetty välittömien kustannusten kokonaismäärän ulkopuolelle (kuten laitteet, opintotuen palautus), sekä kaikki muualla kuin toimipaikassa suoritettavat työt, erityisesti jos niihin liittyy ulkomainen opiskelupaikka tai muualla kuin toimipaikassa suoritettava F&A-kurssi.