Työtilastotoimiston mukaan Yhdysvalloissa on yli neljä miljoonaa sihteeriä ja hallintoassistenttia. Vaikka termejä sihteeri ja hallintoassistentti käytetään usein vaihdellen, joissakin yrityksissä näiden kahden toimen välillä on joitakin tärkeitä eroja, kuten työtehtävät, vastuun taso ja työn suorittamiseen vaadittava koulutustaso.
Sihteerin määritelmä
Yleisesti sihteerillä tarkoitetaan henkilöä, joka suorittaa puhtaasti toimisto- ja tukitehtäviä, kuten konekirjoittamista, sanelua, arkistointia tai valokopiointia. Sihteerit vastaavat myös puhelimeen ja välittävät viestejä, lajittelevat ja jakavat postia ja joissakin yrityksissä hoitavat vastaanottotehtäviä. Sihteerit pitävät usein myös kokouspöytäkirjoja. Useimmissa tapauksissa sihteerit eivät valvo henkilöstöä eivätkä voi delegoida tehtäviä.
Hallintoavustajan määritelmä
Hallintoavustajilla, toisin kuin sihteereillä, on yleensä toimistotehtäviä laajempia tehtäviä. Hallintoavustajat hoitavat usein työnantajansa kalentereita, tekevät matkajärjestelyjä, laativat asiakirjoja ja mahdollisesti työskentelevät esimiehensä ja muiden työntekijöiden kanssa projekteissa. He huolehtivat usein toimistolaitteiden huollosta ja tekevät yhteistyötä myyjien kanssa hankkiakseen tarvikkeita ja neuvotellakseen hinnoista ja sopimuksista. Joissakin yrityksissä hallintoassistentit voivat myös valvoa muuta toimistohenkilökuntaa.
Koulutusvaatimukset
Vaikka aloitteleviin sihteeritehtäviin on mahdollista päästä lukiokoulutuksella, edistyneempiin hallintotehtäviin, kuten johtavien sihteerien tai johdon assistenttien tehtäviin, hakijoilla on yhä tärkeämpää, että heillä on korkeakoulututkinto tai merkittävää työkokemusta, sillä monet hallintoassistentit työskentelevät läheisessä yhteistyössä johtajien kanssa korkeatasoisten hankkeiden parissa. Työskennelläkseen oikeudellisena tai lääketieteellisenä sihteerinä sinun on yleensä suoritettava erikoistunut koulutusohjelma, jossa opit alaan liittyvän terminologian ja menettelytavat.
Taitovaatimukset
Erinomaiset tietokone-, toimistolaite- ja konekirjoittajataidot ovat vaatimuksena sekä sihteereille että hallintoavustajille. On myös tärkeää, että sinulla on hyvät viestintä- ja ihmissuhdetaidot, sillä molemmat näistä tehtävistä edellyttävät yleensä vuorovaikutusta yleisön ja työtovereiden kanssa. Myös organisointitaidot ovat tärkeitä sihteereille ja hallintoavustajille, sillä heidän työnsä keskittyy usein muiden organisoimiseen. Bureau of Labor Statisticsin mukaan, kun johtajat ja muut ammattilaiset ottavat hoitaakseen yhä enemmän tehtäviä, joita sihteerit ovat perinteisesti hoitaneet, kuten tekstinkäsittelyä, puhtaasti toimistotyöntekijöiden kysyntä vähenee, kun taas hallintoassistenttien tehtävät laajenevat.
Palkka
Yleisesti hallintoassistentit ansaitsevat enemmän kuin sihteerit. Bureau of Labor Statisticsin mukaan sihteerin keskipalkka on 29 050 dollaria vuodessa vuonna 2008. Lakiasiain-, lääkäri- ja johdon sihteerit ansaitsevat enemmän, ja jotkut johdon sihteerit ansaitsevat yli 50 000 dollaria vuodessa. Hallintoavustajat ansaitsevat keskimäärin 40 030 dollaria vuodessa, ja jotkut johdon assistentit ansaitsevat yli 60 000 dollaria vuodessa. Todellinen palkka määräytyy maantieteellisen sijainnin, koulutuksen, kokemuksen ja toimialan mukaan.