Hallintorakenteet | Lukutaidon perusteet

Hallintorakenteet

Hallitus edustaa järjestön jäseniä. Hallitus asettaa toimintaperiaatteet, menettelytavat, arvot ja pitkän aikavälin suunnittelun organisaation tehtävän täyttämiseksi. Hallitus tekee tämän hallintorakenteen tai -mallin avulla. Rakenne, jonka hallitus päättää ottaa käyttöön, sanelee paitsi järjestön toimintaperiaatteet myös sellaiset asiat kuin henkilöstön ja hallituksen välinen suhde sekä komiteoiden rooli ja käyttö.

Vaikka hallintorakenteen määrittäminen on hallituksen vastuulla, järjestön toimintaa toteuttavat hallituksen jäsenet, henkilöstö ja komiteat. Kaikille voittoa tavoittelemattomille organisaatioille ei ole yhtä ainoaa oikeaa rakennetta, ja malleja voi olla tarpeen muuttaa ajan myötä. Se, miten hallitus valitsee hallintorakenteen, riippuu usein hallituksen jäsenten ja henkilöstön kokemuksesta, aiemmista kokemuksista organisaatiossa, siitä, miten organisaatio haluaa tarjota ohjelmiaan ja palvelujaan, sekä siitä, miten hallitus näkee vallan ja toimivallan organisaatiossa.

Tämän jakson lopussa esitettävässä tehtävässä johtokunnat käyvät läpi harjoituksen, joka auttaa johtokuntia päättämään, mikä hallintorakenne sopii parhaiten heidän organisaatiolleen, mutta United Wayn johtokuntien kehittämisresurssi kehottaa johtokuntia tarkastelemaan näitä kolmea kysymystä, kun ne päättävät hallintomallista:

1. Mitä päätöksiä johtokunta haluaa tehdä ja mitä se haluaa delegoida?
2. Minkä verran hallitus haluaa osallistua organisaation toimintaan?
3. Miten hallituksen ja henkilöstön välinen raportointisuhde määritellään ja miten siitä tiedotetaan?

Erilaiset hallintorakenteet

Hallintorakenteet voidaan jakaa kahteen perusryhmään – poliittisiin ja hallinnollisiin hallituksiin. Poliittiset hallintoneuvostot kehittävät politiikkaa ja palkkaavat toiminnanjohtajan toteuttamaan politiikkaa, kun taas hallinnolliset hallintoneuvostot ovat käytännönläheisemmässä roolissa organisaation johtamisessa komiteoiden ja henkilökunnan tuella.

Tässä kahdessa laajassa hallintorakennekategoriassa on neljä yleistä hallintomallia:

1. Poliittinen hallitus: Tätä mallia käytetään yleisesti voittoa tavoittelemattomissa organisaatioissa, ja siihen viitataan joskus nimellä Management-Team Board. Useat komiteat auttavat toteuttamaan organisaation toimintaa, ja hallituksen ja henkilöstön välinen suhde on luonteeltaan kumppanuus.
2. Policy Governance Board: Tätä mallia kutsutaan joskus ”Carver Boardiksi” perustaja John Carverin mukaan, ja sen rakenne on muodollisempi. Hallitus toimii kokonaisuutena, käyttää yhtä ääntä ja toimii harvoin komiteoiden kanssa. Toimitusjohtajalle annetaan hyvin selkeä toimenkuva ja rooli sekä rajat sille, mitä hän voi tehdä, ja hallituksen pääpaino on politiikan kehittämisessä. Policy Governance Board Model -mallin kattavampi määritelmä löytyy osoitteesta www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Working Board: Tämäntyyppisen hallituksen johtajilla on käytännönläheisempi rooli joissakin organisaation hallinnollisissa toiminnoissa, kuten suhdetoiminnassa, taloushallinnossa, ohjelmasuunnittelussa ja henkilöstöhallinnossa. Ei ole harvinaista, että näissä hallituksissa ei ole lainkaan henkilökuntaa.
4. Kollektiivinen hallitus: Joskus kutsutaan osuuskunnaksi tai koalitioksi, kollektiivinen hallitus hoitaa myös monia organisaation hallinnollisia toimintoja. Nämä hallitukset koostuvat samanhenkisistä ihmisistä, jotka tukevat tiettyä tavoitetta. Henkilökunta ja johtajat toimivat yhdessä yhtenä kokonaisuutena. Toimitusjohtajaa ei yleensä ole, eikä useinkaan äänestetä, koska kaikki työskentelevät konsensusmallin mukaisesti.

Kuten edellä todettiin, mikään tietty rakenne ei sovi kaikille organisaatioille, mutta, Building on Strength: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector (Hallinnon ja vastuuvelvollisuuden parantaminen Kanadan vapaaehtoissektorilla) toteaa, että hallituksen johtamissa organisaatioissa tulisi olla vähintään kolme peruselementtiä:

• Johtokunta, joka kykenee tarjoamaan puolueetonta valvontaa
• Riippumaton nimityskomitea, joka varmistaa hallituksen asianmukaisen seuraajanvaihdoksen
• Tarkastuskomitea, jonka ensisijaisena tehtävänä on raportoida siitä, noudattaako organisaatio sitä ohjaavia lakeja, sääntöjä, määräyksiä ja sopimuksia

Nathan Garber, joka on tunnettu useiden kirjojen ja artikkeleiden kirjoittajana järjestöjen hallinnoinnista, antaa tietoa muista, vähemmän tunnetuista johtokuntatyypeistä, kuten suojelijoista (Patron Boards) ja neuvoa-antavista johtokunnista. Lisätietoja näistä johtokuntatyypeistä ja apua sen päättämiseen, pitäisikö organisaation muuttaa nykyistä hallintomalliaan, saa täältä.

Suosituksena on, että johtokunta hakeutuu hallintorakenteensa valinnan jälkeen koulutukseen ymmärtääkseen mallia ja johtokunnan rooleja kyseisessä mallissa. Jatkuva koulutus on tärkeää myös hallituksen jäsenten virkistämiseksi ja uusien jäsenten perehdyttämiseksi.

Yhteisö United Way tarjoaa edellä esitetyn neljän yksityiskohtaisen hallitustyypin avulla yleiskatsauksen kunkin hallitustyypin eri tehtäviin.

Hallitusmallien vertailu

(Lähde: United Way Canada)

Valiokuntien rooli

Organisaatiolla olevien valiokuntien määrä ja tyyppi liittyvät usein hallintorakenteeseen, jonka mukaisesti se toimii. Poliittis-hallinnollisessa mallissa työtä tehdään yleensä kokonaisuutena, ja siinä on hyvin vähän valiokuntia. Muuntyyppisissä hallintomalleissa voi olla useita valiokuntia, joiden tehtävänä on toteuttaa organisaation työtä.

Organisaatiossa on yleensä kolmenlaisia valiokuntia – pysyviä, tilapäisiä ja neuvoa-antavia.

Pysyvillä valiokunnilla on erityisiä huolenaiheita, joita ne valvovat, joista ne raportoivat ja joista ne antavat jatkuvasti neuvoja hallitukselle. Esimerkkejä pysyvistä valiokunnista ovat:

• johtokunta
• henkilöstövaliokunta
• rahoituskomitea
• nimitysvaliokunta
• varainhankintakomitea

Viimeaikainen suuntaus voittoa tavoittelemattomissa järjestöissä on, että niillä on hallintokomitea. Joskus tämä käsittää tai korvaa nimityskomitean, ja sen tehtäviin kuuluu muun muassa ohjesääntöjen tarkistaminen, hallituksen kehittämisen suunnittelu ja hallituksen hallintorakenteen seuranta.

Vakituiset komiteat ovat yleisempiä hallinto-/politiikkamalliin perustuvissa hallituksissa, ja niihin kuuluu yleensä yksi tai useampi hallituksen jäsen sekä henkilökunnan tuki. Vaikka politiikkahallintoa harjoittavilla hallintoneuvostoilla on harvoin pysyviä valiokuntia, niissä on kuitenkin usein nimityskomitea, jonka tehtävänä on rekrytoida uusia hallituksen jäseniä.

Hallintoneuvostot perustavat tilapäisiä valiokuntia ajallisesti rajattuja erityistarkoituksia varten. Kun valiokunnan tarkoitus tai tavoite on saavutettu, valiokunta lakkautetaan. Esimerkkinä voidaan mainita komitea, joka on perustettu järjestämään konferenssia tai varainkeruutapahtumaa.

Neuvoa-antavia komiteoita perustetaan usein ad hoc -komiteoiden tapaan käsittelemään tiettyjä, ajallisesti rajattuja asioita. Niiden tehtävänä voi olla jonkin asian tutkiminen, selvittäminen tai seuranta, minkä jälkeen ne voivat antaa hallitukselle asiantuntevia neuvoja. Organisaatioilla, jotka saavat rahoitusta tutkimus- ja kehityshankkeiden toteuttamiseen, on usein neuvoa-antavia komiteoita, joskus rahoittajan vaatimuksesta. Neuvoa-antavia komiteoita voidaan perustaa kokoamaan yhteen asiantuntijoita, jotka voivat antaa erityisneuvoja tietyissä toimitusjohtajaa tai hallitusta kiinnostavissa asioissa.

Johtokunnat tekevät joskus sen virheen, että ne perustavat komiteoita, joita ei välttämättä tarvita, tai että ne pitävät komiteoita toiminnassa sen jälkeen, kun niiden tarve on jo päättynyt. Ennen tilapäisen komitean perustamista hallituksen olisi määriteltävä, voisiko työ olla parempi koko hallituksen, henkilöstön vai yksittäisen hallituksen jäsenen tehtäväksi. Samoin hallituksen olisi arvioitava säännöllisesti pysyvien valiokuntien työtä varmistaakseen, että valiokunnalla on edelleen tarkoitus ja että se toimii tehokkaasti.

Voidakseen toimia tehokkaasti valiokunnat tarvitsevat:

• selkeä rooli ja tarkoitus
• toimeksianto
• puheenjohtaja
• sopiva määrä komitean tehtävään sopivia jäseniä
• mekanismi, jolla raportoidaan hallitukselle
• tapa arvioida niiden työtä

Ontarion uusi ei-

Ontarion uusi ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei-ei.for-Profit Corporations Act

Ontarion provinssissa ollaan kehittämässä uutta lainsäädäntöä nimeltä Not-for-Profit Corporations Act (tai ONCA). Will tämä lainsäädäntö ei ole vielä voimassa, mutta se tulee vaikuttamaan monien Ontarion voittoa tavoittelemattomien yhteisöjen sääntöihin ja jäsenrakenteisiin.

Tässä on kaksi erinomaista tietolähdettä ONCA:

• Hallitus- ja kuluttajapalveluministeriö (Ministry of Government and Consumer Services): sse.gov.on.ca/mcs/en/Sivut/onca1.aspx

• Yhteiskunnallinen lainopillinen koulutus Ontariossa: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Bylaws

Jokaisella järjestöllä tulisi olla omat säännöt. Organisaatio, jota ei ole yhtiöitetty, voi kutsua hallintoasiakirjojaan sääntöjen sijasta perustuslaiksi. Perussääntö antaa yleiskuvan organisaation tarkoituksesta, tehtävästä ja tavoitteista. Se tarjoaa usein puitteet patenttikirjeille, joita tarvitaan, kun organisaatio hakee yhtiöittämisoikeutta.

Yhtiöidyllä organisaatiolla on oltava säännöt, jotka ovat yhtiöittämislainsäädännön vaatimusten mukaiset. Säännöt ovat kirjaimellisesti ne lait, joiden avulla järjestöt voivat harjoittaa toimintaansa tehokkaasti ja tuloksellisesti. Hallintoneuvostot, jotka eivät tarkista sääntöjään, saattavat joskus huomata toimivansa niitä vastaan ja siten asettaa organisaation vaaraan. Sääntöjä voi muuttaa vain hallitus, ja muutoksille on saatava jäsenistön hyväksyntä (riippumatta siitä, miten tämä määritellään).

Usein on vaikea löytää esimerkkejä ja malleja sääntöjen laatimista varten, koska ne ovat yksilöllisiä jokaiselle yksittäiselle organisaatiolle. Hyviä mallisääntöjen lähteitä ovat muut samanhenkiset voittoa tavoittelemattomat järjestöt. Esimerkiksi lukutaitojärjestöjen kannattaa etsiä esimerkkejä muilta lukutaitojärjestöiltä.

Sääntöjen vakiokehys on kuitenkin melko yleinen, ja siihen tulisi sisältyä:

• Organisaation tarkoitus
• Kuvaus jäsenistöstä
• Kuvaus hallituksen kokoonpanosta ja hallintorakenteesta
• Pääkonttorin sijainti
• Hallituksen jäsenten toimikausi
• Hallituksen kokousten lukumäärä, mukaan lukien varsinaiset yhtiökokoukset
• Erityiskokoukset ja suljetuin ovin pidetyt kokoukset
• Mahdollisten pysyvien valiokuntien lukumäärä ja lyhyt kuvaus niistä sekä menettely valiokunnan puheenjohtajan nimittämiseksi
• Kuvaus, Toimitusjohtajien nimitys ja vastuualueet (tarvittaessa)
• Valinta- ja äänestysprosessi
• Tietoja päätösvaltaisuudesta
• Johtokunnan vapaiden paikkojen täyttäminen
• Johtokunnan jäsenten erottaminen
• Johtokunnan jäsenten erottaminen
• Henkilöstön johtotehtävät
• Sääntömuutosten tekeminen
• Tarvittavat raportit ja lakisääteiset ilmoitukset
• Yhteisön asema
• Tietoja tilikaudesta
• Pankkitilit, taloudelliset velvoitteet, rahoittajat
• Esintäristiriidat
• Vahingonkorvaukset
• Organisaation purkaminen sekä varojen ja käyttöomaisuuden luovuttaminen

Muttart-säätiöllä on erinomainen työkirja sääntöjen laatimisesta ja tarkistamisesta: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Policies and Procedures

Policies and procedures in essence are the instructions for how an organization and its board and staff adhereen to comply to its governance structure, governing documents and regulations. Politiikassa kerrotaan, mitä organisaation tulee tehdä, ja menettelytavoissa kerrotaan, miten se tehdään. Jokaisella toimintaperiaatteella tulisi olla menettelytapa, ja yhdessä nämä asiakirjat ohjaavat hallitusta ja henkilöstöä tekemään päätöksiä ja työskentelemään tietyissä rajoissa.

Ensimmäinen askel, ja usein kova työ, on toimintaperiaatteiden ja menettelytapojen kehittäminen. Onneksi kun malli on luotu, on helpompi kehittää uusia toimintatapoja sitä mukaa kuin niitä syntyy. Organisaation hallintomalli sanelee, miten toimintatapojen ja menettelytapojen kehittäminen etenee, mutta usein toimintatapojen kehittäminen kuuluu hallitukselle ja menettelytapojen kehittäminen toimitusjohtajalle.

Hallituksen vastuulla on laatia, valvoa ja muuttaa toimintatapoja sekä varmistaa, että päätökset tehdään ja toimet toteutetaan toimintatapojen mukaisesti ja asianmukaisia menettelytapoja noudattaen. Toimintaperiaatteiden säännöllinen tarkastelu ja tarkistaminen on hyvä käytäntö, ja sen suorittaa usein komitea, joka keskustelee ja hyväksyy ne hallituksessa.

CLO ja Literacy Link South Central (LLSC) ovat kumpikin laatineet kattavat käsikirjat aikuisten lukutaito-organisaatioiden toimintaperiaatteista ja menettelytavoista. Niiden resursseissa on malleja toimintaperiaatteille ja menettelytavoille yleisissä organisaatioluokissa, kuten taloushallinnossa, henkilöstöhallinnossa, hallinnossa, markkinoinnissa ja vapaaehtoistoiminnan hallinnassa, mutta niissä on myös lukutaitopalvelujen tarjontaan liittyviä malleja, kuten tiedottaminen ja välittäminen, palvelusuunnittelu ja tapausten hallinta. CLO:n toimintaperiaatteiden oppaat ovat saatavilla verkkosivuiltamme, ja LLSC:n oppaat ovat täällä.

Australian Institute of Community Directors of Australia on myös luonut ilmaisen verkossa olevan ”toimintaperiaatteiden pankin”: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporation and Charitable Status

Voittoa tavoittelematon järjestö harjoittaa toimintaa, joka hyödyttää yhteisöä, ja sillä on yksittäisiä jäseniä, jotka eivät saa voittoa järjestön työstä. Jotkut johtokunnat saattavat hämmentyä termistä ”voittoa tavoittelematon” ja ajatella, että se tarkoittaa, että järjestö ei voi ansaita rahaa eikä sillä voi olla ylijäämiä tai vararahastoja tilikauden lopussa. Niin kauan kuin ylijäämää tai vararahastoa käytetään järjestön ohjelmien ja palvelujen toteuttamiseen eikä jäsenten tai henkilökunnan henkilökohtaiseen hyötymiseen, voittoa tavoittelemattoman järjestön on hyväksyttävää (ja itse asiassa suositeltavaa) tehdä voittoa. (Lähde: Voittoa tavoittelemattomien järjestöjen johtajien tehtävät ja velvollisuudet. Canadian Society of Association Executives)

Voittoa tavoittelemattoman organisaation ei ole pakko yhtiöittää tai hakeutua rekisteröidyksi hyväntekeväisyysjärjestöksi. Nämä ovat erillisiä ja erillisiä prosesseja, jotka luovat tiettyjä etuja ja velvollisuuksia organisaatioille, jotka päättävät tehdä niin.

Yhtiöittäminen

Yhtiöittäminen on prosessi, jossa luodaan oikeushenkilö, jolla on itsenäinen olemassaolo, joka on erillinen ja erillinen sen jäsenten olemassaolosta. Yhtiöimättömän organisaation hallituksessa istuvia jäseniä pidetään organisaation ”omistajina” ja he ovat siten vastuussa organisaation varoista, varoista ja veloista. (Lisätietoja on tämän moduulin kohdassa Hallitukset ja riskienhallinta).

Organisaation on oltava rekisteröity, jotta se voi saada valtion rahoitusta. Esimerkiksi koulutus-, korkeakoulu- ja yliopistoministeriö edellyttää, että lukutaito- ja perustaitorahoitusta hakevien organisaatioiden on oltava yhtiöitettyjä. Myös Ontarion Trillium-säätiö ja monet muut rahoittajat vaativat rahoitusta hakevilta organisaatioilta yhtiöittämistä. Useimmat säätiöt edellyttävät myös, että rahoitusta hakevat organisaatiot ovat rekisteröityjä hyväntekeväisyysjärjestöjä.

Yhtiöityneen organisaation on annettava säännöllisesti raportteja ja noudatettava erityissäännöksiä, tai se on vaarassa menettää yhtiöittämisasemansa. Varmista, että tarkistat oman provinssisi tai osavaltiosi yhtiöitettyjä ja hyväntekeväisyysjärjestöjä koskevat erityissäännökset.

Kanadassa useimmat järjestöt voivat hakea yhtiöoikeudellista asemaa oman provinssinsa hallituksen asianomaisen ministeriön kautta. Joidenkin järjestöjen on tehtävästään riippuen haettava liittovaltion yhtiöittämistä.

Not-for-Profit Incorporator’s Handbook, jonka saa maksutta oikeusministeriöstä, opastaa tässä prosessissa.

Hyväntekeväisyysstatus

Voidakseen antaa tuloverotukseen soveltuvan kuitin lahjoituksista järjestön on oltava rekisteröity hyväntekeväisyysjärjestö. Useimmat säätiöt edellyttävät rahoitusta hakevilta organisaatioilta, että ne ovat rekisteröityjä hyväntekeväisyysjärjestöjä.

Kanadan verovirastolla (Canada Revenue Agency, CRA) on tietoa ja lomakkeita liittovaltion rekisteröidyksi hyväntekeväisyysjärjestöksi tulemiseen liittyen verkkosivustonsa kohdassa ”Charities”. Hyväntekeväisyysjärjestöiltä vaaditaan myös raportointia ja sääntöjen noudattamista koskevia menettelyjä, mutta monet järjestöt näkevät etuna sen, että ne voivat ottaa vastaan hyväntekeväisyyslahjoituksia. Hyväntekeväisyysjärjestö voi antaa lahjoittajille tuloverokuitin, mikä on usein kannustin lahjoittajille. Organisaation ei ole pakko olla rekisteröity ennen kuin siitä tulee hyväntekeväisyysjärjestö, mutta se helpottaa usein prosessia.

CRA:n verkkosivuilla on esimerkkejä ”tarkoituksista” eli kohteista, jotka organisaatiot voivat sisällyttää osaksi hallintoasiakirjojaan, joita tarvitaan haettaessa rekisteröityä hyväntekeväisyysjärjestöksi. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja liittovaltion hyväntekeväisyysjärjestöksi ryhtymisestä.

Toiminta

Nathan Garber & Associatesin alla oleva ohjelehti auttaa sinua tunnistamaan, missä asioissa olette samaa mieltä ja missä eri mieltä hallituksen ja toiminnanjohtajan toimivalta-alueista. Siinä luetellaan joukko toimintoja, jotka on toteutettava menestyvässä organisaatiossa. Lisää kaikki organisaatiollesi ominaiset toiminnot ja käytä lomaketta keskustelun ohjaamiseen ja hallituksen ja toimitusjohtajan suhdetta koskevien odotusten selventämiseen. Tuloksena on omaan organisaatioonne räätälöidyn hallintorakenteen perusta.

Johtokunnan kokouksessa:

1. Jaa lomake kaikille johtokunnan jäsenille ja toimitusjohtajalle.
2. Varaa kullekin henkilölle noin 15 minuuttia aikaa merkitä, mihin sarakkeeseen päätös tai toiminto kuuluu.
3. Kootkaa vastaukset päälomakkeelle, josta käy ilmi, kuinka monta vastausta kuhunkin sarakkeeseen merkittiin.
4. Katsokaa läpi vastausten jakautuminen ja huomioikaa kohdat, joista
   1. on yksimielinen
   2. on eri mieltä
   3. johtokunnan yksimielisyys eroaa ED:n vastauksesta

Keskustelkaa luokkiin b ja c kuuluvista kohdista, kunnes päädytte yhteisymmärrykseen johtokunnan kesken sekä johtokunnan ja ED:n (toiminnanjohtajan) välillä.

Lisälähteet

1. Seven Pillars of Democratic Governance by Mel Gill. Synergy Associates. Charity Channel, toukokuu 2009.
2. Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
3. Governance Check-Up help sheet from Nathan Garber & Associates to help organizations to assess whether their current governance model is working well.
4. Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
5. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance by the Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
6. Management Assistance Program for Nonprofits on luonut resurssisivuston, joka sisältää tilattavia webinaareja ja resursseja hallintoon liittyvästä aiheesta.