How to Conduct Exit Interviews

Hyödynnä tämä alihyödynnetty HR-käytäntö

Henkilöstöhallinnossa keskitytään aina vahvaan alkuun. Täydellisen ehdokkaan löytämisestä täsmähaastattelun suorittamiseen, kaikki on kiinni alusta. Vahvat HR-käytännöt eivät kuitenkaan koske vain ensimmäistä vaihetta tai rekrytointia.

Väistämättä työntekijät irtisanoutuvat, mikä käynnistää prosessin, jossa asiat paketoidaan ja suoritetaan poistumishaastattelu. Monissa yrityksissä työntekijän poistumishaastattelu on jälkiviisas ajatus.

Lähdöhaastattelu on kuitenkin tehokas väline, jonka avulla voidaan johdonmukaisesti kehittää ja optimoida yrityksen suorituskykyä ja kulttuuria. Lähtöhaastattelu on harvinainen tilaisuus saada rehellistä ja raakaa palautetta organisaation tehokkuudesta monilla osa-alueilla, aina siitä, kuinka hyvin rooli vastasi todellisia työtehtäviä, siihen, kuinka hyvin johto todellisuudessa johtaa.

Tässä oppaassa kerromme tarkalleen, miten suoritat lähtöhaastattelun, josta saat arvokasta palautetta organisaatiollesi.

Vaihe 1: Määrittele lähtöhaastattelun muoto

Lähtöhaastattelumuoto on tärkeä. Kaksi yleisintä poistumishaastattelumuotoa ovat henkilökohtainen haastattelu tai kyselylomake. Kummassakin muodossa on hyvät ja huonot puolensa.

Kyselylomakepohjainen poistumishaastattelu

Kyselylomakepohjaisen poistumishaastattelun ilmeinen etu on, että työntekijä voi tehdä sen omalla ajallaan. Kun työntekijä on kahden viimeisen työviikon aikana tehtävässään, hän on yleensä melko kiireinen siirtyessään työtehtäviin, joten tämä voi olla kätevämpää.

Kyselylomakkeella tehtävä poistumishaastattelu voi kuitenkin jäädä tekemättä, koska työntekijä on loppusuoralla niin kiireinen. Kyselylomakkeella tapahtuvassa tilanteessa työntekijä ei myöskään välttämättä koe olevansa yhtä pakotettu antamaan runsasta ja rehellistä palautetta. Lisäksi monet ihmiset eivät yksinkertaisesti nauti pitkien vastausten kirjoittamisesta, joten vaarana on, että saat vain yhden lauseen mittaisia vastauksia, joissa on hyvin vähän käyttökelpoista tietoa.

Kohtaamishaastattelu

Kohtaamishaastattelu tarjoaa joitakin selviä etuja. Lopetat työsuhteen samalla tavalla kuin se alkoi, ammattitaitoa ja tasokkuutta osoittavan haastattelun huomioimalla. Muodollisessa henkilökohtaisessa poistumishaastattelussa saat myös kolmiulotteisempaa palautetta. Ihmiset ovat usein avoimempia keskustelun aikana, ja annetut yksityiskohdat ovat paljon hyödyllisempiä.

Henkilökohtaisen poistumishaastattelun haittapuolena on, että se voi tuntua velvollisuudelta, mikä voi värittää annettua palautetta negatiivisesti. Kun palaute annetaan keskustelussa, sitä on myös vaikeampi seurata, joten sinun on harkittava tapaa nauhoittaa tai tallentaa haastattelun sisältö myöhempää analysointia varten.

Vaihe 2: Haastattelijan valinta

Jos päätät tehdä henkilökohtaisen poistumishaastattelun, sinun on päätettävä henkilö, joka hoitaa haastattelun.

Määritä, kuka toimii haastattelijana (esimies, henkilöstöhallinto jne.)

Vaihe 3: Laadi kysymysluettelo & Mitä EI saa kysyä

Tehokasta poistumishaastattelua varten tarvitset valmiin kysymysluettelon. Tämä auttaa järjestämään haastattelun ja säästää sekä haastattelijan että lähtevän työntekijän arvokasta aikaa.

Avaa haastattelu selittämällä, mitä erohaastattelu on. Vaikka termi ”poistumishaastattelu” ymmärretään laajalti henkilöstöalalla, monet työntekijät eivät tiedä, mikä se on tai mikä merkitys poistumishaastattelulla on.

Kun kerrot, että haastateltavan vastaukset auttavat suoraan organisaatiota, tämä saa hänet tuntemaan itsensä arvostetuksi ja innostumaan aidon ja hyödyllisen palautteen antamisesta.

Joitakin tärkeimpiä poistumishaastattelukysymyksiä, joita kannattaa harkita:

1. Kuvaile kokemustasi yrityksestäsi.
2. Miksi olet siirtymässä eteenpäin?
3. Mitkä olivat parhaita puolia työskentelyssä täällä?
4. Mitä yrityksessämme voisi parantaa?
5. Kuinka hyvin työtehtäväsi vastasi alkuperäistä työnkuvausta?
6. Millaista oli työskennellä yrityksen johdon kanssa?
7. Millainen oli perehdytyskokemuksesi? Miten sitä olisi voinut parantaa?
8. Oliko johtajia tai kollegoita, jotka erityisesti auttoivat sinua tässä?
9. Mitä neuvoja antaisit seuraavalle työntekijälle tässä roolissa?

Exit-haastattelukysymyksiä, joita kannattaa välttää

1. Olisitko valmis jäämään?

   Tässä vaiheessa on liian myöhäistä kysyä tätä kysymystä.

2. Minkä kollegoiden tai esimiesten kanssa oli huonointa työskennellä?

   Vaikka rakentavan palautteen saaminen on tärkeää, ei ole hyödyllistä eritellä tiettyjä henkilöitä organisaatiossa. Keskity laajempiin teemoihin.

3. Miksi et viihtynyt täällä töissä?

   Tämä on liian spesifistä ja voi ohjata keskustelun tunteiden alueelle. Sen sijaan, että kysyt suoraan, miksi he eivät pitäneet organisaatiosta, keskittyminen laajempiin kysymyksiin parannuskeinoista tuottaa parempaa tietoa.

Vaihe 3: Käytä poistumishaastattelutietoja parantamiseen

Tieto on liiketoiminnan kuuminta valuuttaa, ja poistumishaastatteluista saatu palaute on tiedon kultakaivos. Jos haluat todella hyödyntää poistumishaastattelua, kannattaa soveltaa data-analytiikan periaatteita.

Varmista ensin johdonmukainen tiedonkeruu, minkä vuoksi on tärkeää tehdä haastattelut joka kerta samalla tavalla. Tämä koskee haastattelutapaa (henkilökohtainen haastattelu vs. kyselylomake) ja kysymystyyppejä. Tästä säännöstä on tietysti poikkeuksia, mutta mitä enemmän sovellat johdonmukaisuutta poistumishaastatteluihin, sitä parempia oivalluksia voit saada.

Seuraavaksi sinun on luotava prosessi analysointia varten. Ei riitä, että keräät poistumishaastattelutietosi. Sinun on todella tarkasteltava niitä, löydettävä keskeiset teemat, yksilöitävä toimintakohteet ja pantava ne täytäntöön. Jos sinulla ei ole prosessia poistumishaastattelujen palautteen keräämistä ja analysointia varten, harkitse sisäisten tietoasiantuntijoiden käyttämistä. Heillä on todennäköisesti vankat puitteet ja menetelmät tietojen analysointia varten.

Lopuksi sinun on ryhdyttävä toimiin. Kun poistumishaastatteluista paljastuu oivalluksia, jaa tiedot virallisesti sidosryhmien ja päätöksentekijöiden kanssa. Jos esimerkiksi saat palautetta, jonka mukaan työntekijöiden perehdyttäminen ei ole tarpeeksi perusteellista, jaa tämä esimiesten ja johdon kanssa. Laadi suunnitelma perehdytysmateriaalin parantamiseksi.

Tehdä poistumishaastattelusta salainen aseesi

Henkilöstöosasto, joka miettii rekrytointivaihetta yhtä paljon kuin työntekijän kahta viimeistä viikkoa, on etulyöntiasemassa. Kuten edellä todettiin, monet organisaatiot kuitenkin unohtavat mahdollisuuden hyödyntää tätä henkilöstöhallinnon työkalupakin vaihetta täysimääräisesti.

Kun suunnittelet seuraavan vuosineljänneksen ja ensi vuoden aloitteita, lisää budjettikohtaan nykyisten poistumishaastatteluprosessien analysointi. Muutama yksinkertainen parannus voi johtaa mitattavissa oleviin parannuksiin yrityskulttuurissasi.