Johtuen vuoden 2018 jälkeen alkavasta yksilöllisen jaetun vastuun maksun poistamisesta, lomaketta 1095-B ei enää tarvita liittovaltion verovelvollisen verovelvollisuuden laskemiseen tai tuloveroilmoituksen antamiseen, vaikka vaatimus lomakkeen 1095-B toimittamisesta säilyy.
Lokakuun 2. päivänä 2020 Internal Revenue Service (IRS) ilmoitti Notice 2020-76 -tiedotteessa, että vuoden 2020 sairausvakuutustietolomakkeiden toimittamiselle työntekijöille asetettua määräaikaa pidennetään. Sovellettavilla suurilla työnantajilla (ALE) on nyt 2. maaliskuuta 2021 asti aikaa toimittaa vuoden 2020 lomakkeet 1095-C yksityishenkilöille.
IRS jatkoi myös siirtymäkauden helpotusta virheellisistä tai puutteellisista tiedoista määrättävistä rangaistuksista pykälien 6721 ja 6722 nojalla niille ALE:ille, jotka pystyvät osoittamaan pyrkineensä vilpittömässä mielessä noudattamaan pykälän 6056 mukaisia lomakkeen 1095-C raportointivelvoitteita vuodelle 2020; sekä yksityishenkilöille toimittamista että IRS:n kanssa tehtävää arkistointitiedustelua varten.
IRS:n tiedonanto 2020-76 tarjoaa tietyin edellytyksin lisähelpotuksia 6722 pykälän mukaisista seuraamuksista vähimmäisturvan tarjoajille, jotka eivät toimita lomaketta 1095-B tai lomaketta 1095-C yksityishenkilöille, jotka eivät olleet täysipäiväisesti palkattuja työntekijöitä vuoden minkään kuukauden aikana.
Tausta
Internal Revenue Code (IRC) Section 6056 Affordable Care Actin (ACA) mukaisesti ALE:iden on ilmoitettava IRS:lle, tarjoavatko ne kokoaikaisille työntekijöilleen ja työntekijöidensä oikeutetuille huollettaville mahdollisuuden ilmoittautua vähintään välttämättömään vakuutusturvaan (Minimum Essential Coverage, MEC) tukikelpoisen, työnantajan sponsoroiman järjestelyn puitteissa. ALE on työnantaja, joka työllisti (mikä tahansa työntekijöiden yhdistelmä valvotussa ryhmässä) keskimäärin vähintään 50 kokoaikaista työntekijää (mukaan lukien kokoaikaiset työntekijät) edellisen kalenterivuoden aikana. Työntekijöitä pidetään kokoaikaisina kaikkina sellaisina kuukausina, jolloin heidän työaikansa on keskimäärin vähintään 30 tuntia viikossa tai 130 tuntia kuukaudessa.
ALE:n on toimitettava työntekijöille tai vakuutuksen piiriin kuuluville henkilöille lomakkeet 1095-C heille tarjotusta sairausvakuutusturvasta. Yksityishenkilöt voivat käyttää näitä tietoja määrittääkseen, voivatko he kunkin kuukauden osalta hakea vakuutusmaksujen verohyvitystä henkilökohtaisessa tuloveroilmoituksessaan. Lomake 1095-C on toimitettava ja arkistoitava jokaisesta työntekijästä, joka oli kokoaikainen yhden tai useamman kuukauden ajan vuoden aikana, ja se sisältää yksityiskohtaiset tiedot työntekijälle tarjotusta sairausvakuutusturvasta kuukausittain raportoituna. Itsevakuutettujen järjestelmien osalta lomake 1095-C on toimitettava myös henkilöille, jotka ovat ilmoittautuneet hyväksyttyyn vakuutusturvaan, johon voivat kuulua muut kuin kokoaikaiset työntekijät sekä vakuutuksen piiriin kuuluvat puolisot ja huollettavat.
Tammikuun 31. päivän määräaikaa, johon mennessä lomakkeet 1095-C on toimitettava työntekijöille, pidennettiin myös vuodelle 2015 (tiedonanto 2016-4), vuodelle 2016 (tiedonanto 2016-70), vuodelle 2017 (tiedonanto 2018-06), vuodelle 2018 (tiedonanto 2018-94) ja vuodelle 2019 (tiedonanto 2019-63).
Pidentynyt määräaika vuoden 2020 lomakkeiden 1095-C toimittamiselle työntekijöille
IRS:n tiedonannossa 2020-76 ilmoitettiin, että lomakkeiden 1095-C toimittamiselle työntekijöille asetettua määräaikaa pidennetään 2. maaliskuuta 2021 asti, mutta työnantajia kehotetaan toimittamaan tällaiset ilmoitukset mahdollisimman pian. Pidennys on automaattinen, eikä sitä tarvitse pyytää. Lomakkeiden 1095-C toimittamisen määräaikaa ei pidennetä, vaan se on edelleen 28. helmikuuta (1. maaliskuuta 2021, koska 28. helmikuuta on sunnuntai) paperilomakkeiden toimittajien osalta tai 31. maaliskuuta sähköisten lomakkeiden toimittajien osalta. Sähköinen jättäminen on pakollista niille, jotka jättävät vähintään 250 lomaketta.
Useimmat työntekijät eivät tarvitse lomaketta 1095-C tuloveroilmoituksen laatimiseen. Ennen vuotta 2019 jotkut työntekijät ovat saattaneet viitata lomakkeen 1095-C III osaan määrittääkseen, sovelletaanko sairausvakuutusturvan jakovastuumaksua. Tammikuun 1. päivästä 2019 alkaen yksilöllisen terveydenhuollon kattavuusvelvoitteen rangaistus alennettiin kuitenkin nollaan vuoden 2017 veroleikkaus- ja työllistämislain (Tax Cuts and Jobs Act) seurauksena. Näin ollen lomakkeesta 1040 on poistettu kohta ”Koko vuoden sairausvakuutusturvan kattavuus tai vapautus”. Terveydenhuollon kattavuutta koskevat tiedot ovat edelleen merkityksellisiä Kalifornian, District of Columbian, New Jerseyn tai Rhode Islandin asukkaille, joissa on voimassa yksilöllinen terveydenhoitomandaatti. Veronmaksajat voivat luottaa myös muihin työnantajalta tai vakuutusturvan tarjoajalta saatuihin tietoihin veroilmoituksen jättämistä varten.
2020 on viimeinen vuosi ”hyvässä uskossa” myönnettävälle siirtymävapautukselle virheellisistä tai puutteellisista tiedoista määrättävistä seuraamuksista
IRS laajensi myös siirtymävapautusta virheellisistä tai puutteellisista tiedoista määrättävistä seuraamuksista pykälien 6721 ja 6722 nojalla niille ALE-yrityksille, jotka pystyvät osoittamaan pyrkineensä vilpittömässä mielessä noudattamaan lomakkeen 1095-C raportointivelvoitteita sekä yksityishenkilöillä että IRS:n kanssa tehtävän raportoinnin osalta. IRC:n 6721 §:ssä määrätään rangaistus siitä, että veroilmoitusta ei ole annettu ajoissa tai että veroilmoitus on annettu virheellisenä tai puutteellisena (esim. väärällä nimellä ja/tai väärällä sosiaaliturvatunnuksella). Verolain 6722 §:ssä määrätään rangaistus siitä, että on laiminlyönyt tietojen ilmoittamisen ajoissa tai antanut virheellisen tai epätäydellisen tietojen ilmoittamisen.
IRS myönsi aiemmin siirtymäkauden vapautuksen 6721 ja 6722 §:n mukaisista rangaistuksista sellaisille ALE:ille, jotka pystyivät osoittamaan, että ne pyrkivät vilpittömässä mielessä noudattamaan ACA:n tietojen ilmoittamisvelvoitteita vuosina 2015-2019. Tiedonannossa 2020-76 laajennetaan tämä huojennus koskemaan vuoden 2020 lomakkeita 1094-C/1095-C. Tiedonannossa kuitenkin todetaan, että ”koska tämä vilpittömässä mielessä tehty huojennus oli tarkoitettu siirtymäkauden huojennukseksi, valtiovarainministeriö ja IRS aikovat tarjota tämän huojennuksen viimeisenä vuonna”. ALE-yritykset voivat saada huojennuksen, jos ne pystyvät osoittamaan, että ne ovat vilpittömässä mielessä pyrkineet noudattamaan oikeiden ja täydellisten tietojen ilmoittamista koskevia vaatimuksia. Huojennusta ei myönnetä, jos ilmoitusta tai selvitystä ei ole jätetty toimittamatta määräajassa (jota on pidennetty tiedonannolla 2020-76). Määrittäessään vilpittömässä mielessä toimimista IRS ottaa huomioon, onko työnantaja pyrkinyt kohtuullisesti valmistelemaan vaadittujen tietojen ilmoittamista ja toimittamista työntekijöille. IRS ottaa huomioon myös sen, missä määrin työnantaja ryhtyy toimenpiteisiin varmistaakseen, että se pystyy noudattamaan raportointivaatimuksia vuonna 2020.
Lomakkeen 1095-B ja joidenkin lomakkeiden 1095-C toimittamatta jättämisestä aiheutuvien seuraamusten lieventäminen
Johtuen vuoden 2018 jälkeen alkavasta yksilöllisen jaetun vastuun maksun poistamisesta, lomaketta 1095-B ei enää tarvita veronmaksajan liittovaltion veronmaksuvelvollisuutta tai tuloveroilmoituksen antamista varten, vaikka vaatimus lomakkeen 1095-B toimittamisesta säilyykin. IRS ei määrää Code Sec. 6722:n mukaista seuraamusta lomakkeen 1095-B toimittamatta jättämisestä, jos: (1) raportoiva yhteisö julkaisee verkkosivustollaan ilmoituksen, jossa todetaan, että yksityishenkilöt voivat pyytää vuoden 2020 lomaketta 1095-B ja että yksityishenkilön on ilmoitettava sähköpostiosoite ja fyysinen osoite, johon selvitys lähetetään, sekä puhelinnumero, josta häneen voi ottaa yhteyttä; ja 2) raportoiva yhteisö toimittaa selvityksen 30 päivän kuluessa pyynnön esittämisestä. Tätä rangaistushelpotusta ei sovelleta lomakkeen 1095-C toimittamiseen kokoaikaisille työntekijöille. Sakkovapautus kattaa kaikki seuraamukset, jotka liittyvät lomakkeen 1095-C toimittamiseen sellaiselle työntekijälle, joka ei ole kokoaikainen työntekijä vuoden 2020 minkään kuukauden aikana.
”Hyvässä uskossa” tehdyt ponnistelut saattavat vaatia toimia
Kuten todettiin, vapautusta ei myönnetä niille raportoiville yhteisöille, jotka eivät pyri noudattamaan säännöksiä hyvässä uskossa. Ilmoitettujen tietojen, kuten nimien ja sosiaaliturvatunnusten, paikkansapitävyyden osalta nämä määräykset on esitetty ja selitetty IRS Publication 1586 -julkaisussa. Tässä julkaisussa täsmennetään toimet, joita tarvitaan seuraamusten välttämiseksi veroilmoituksista (esim, lomakkeet 1095-C ja W-2), jotka on jätetty tai toimitettu puuttuvilla tai virheellisillä SSN-tunnuksilla tai nimillä, jotka eivät vastaa vastaavia SSN-tunnuksia.
Tarkkuusrangaistukset voivat olla enintään 280 dollaria ilmoitusta kohti, jos ilmoitus jätetään jättämättä tai jos se jätetään toimittamatta täsmällisesti ja oikea-aikaisesti, mutta vuosittainen yläraja on 3 392 000 dollaria (1 130 500 dollaria niille työnantajille, joiden bruttotulot ovat alle 5 000 000 dollaria). Pykälien 6721 ja 6722 mukaisia erillisiä seuraamuksia voidaan soveltaa ilmoittamiseen ja toimittamiseen, joten yhteenlaskettu seuraamus voi olla 560 dollaria ilmoitusta kohti, enintään 6 784 000 dollaria vuodessa. IRS ei yleensä ole soveltanut tällaisia seuraamuksia järjestelmällisesti lomakkeisiin 1095-C tai W-2, mutta täytäntöönpanokäytäntö voi muuttua tulevaisuudessa.
Välttääkseen tällaiset seuraamukset työnantajien on ehkä noudatettava Publication 1586 -ohjeita tarkistaakseen työntekijöiltään, jos he huomaavat nimi/SSN-virheen. Esimerkiksi IRS:n lomakkeiden 1095-C sähköinen arkistointijärjestelmä ilmoittaa työnantajille kaikista nimi- ja SSN-virheistä. Nämä virheilmoitukset eivät ole IRS:n ilmoitus 972CG, eli ne eivät edellytä erityistä kehotusta, mutta olosuhteisiin nähden voi olla kohtuullista tarkistaa työnantajan tiedot varmistaakseen, että työntekijän antamat tiedot on kirjoitettu oikein, ja jos näin on, pyytää asianomaisia työntekijöitä tarkistamaan, että annetut tiedot täsmäävät heidän sosiaaliturvakortissaan olevaan nimeen ja SSN-numeroon. Ihmiset saattavat esimerkiksi unohtaa ilmoittaa Social Security Administrationille (SSA) avioliitosta, avioerosta jne.
Lisätietoja on IRS Notice 2020-76:ssa tai IRS Publication 1586:ssa.
ADP:n vaatimustenmukaisuusresurssit
ADP:llä on henkilökuntaa, joka koostuu omistautuneista ammattilaisista, jotka tarkkailevat tarkoin liittovaltion ja osavaltioiden lainsäädännöllisiä ja lainsäädännöllisiä toimenpiteitä, jotka vaikuttavat työsuhteisiin liittyvään henkilöstöhallintoon, palkanlaskentaan, vero- ja etuushallintoon, ja jotka osaltaan auttavat huolehtimaan siitä, että ADP:n järjestelmät ovat ajan tasalla asiaankuuluvien lakien edetessä. Uusimmat tiedot siitä, miten liittovaltion ja osavaltioiden verolainsäädännön muutokset voivat vaikuttaa yritykseesi, löydät ADP:n Eye on Washington -verkkosivulta osoitteesta www.adp.com/regulatorynews.
ADP on sitoutunut auttamaan yrityksiä nopeasti kehittyvästä lainsäädännöstä johtuvissa lisääntyneissä vaatimustenmukaisuusvaatimuksissa. Tavoitteenamme on auttaa minimoimaan hallinnollinen taakkasi koko työsuhteeseen liittyvän palkanlaskennan, verotuksen, henkilöstöhallinnon ja etuuksien alalla, jotta voit keskittyä liiketoimintasi pyörittämiseen. Nämä tiedot annetaan kohteliaisuussyistä, jotta ymmärtäisit paremmin tiettyjen lainsäädännöllisten vaatimusten vaikutukset, eikä niitä pidä tulkita vero- tai oikeudelliseksi neuvonnaksi. Tällaisia tietoja voidaan luonnostaan tarkistaa, eivätkä ne välttämättä ole viimeisimpiä saatavilla olevia tietoja. ADP kehottaa lukijoita kääntymään asianmukaisten oikeudellisten ja/tai veroneuvojien puoleen. Huomaa, että ADP:lle ja ADP:ltä tulevia puheluita saatetaan kuunnella tai nauhoittaa.
Jos sinulla on kysyttävää palveluistamme, soita numeroon 855-466-0790.
ADP, Inc.
One ADP Boulevard, Roseland, NJ 07068
adp.com
Päivitetty 15. lokakuuta 2020
Lataa artikkelin PDF-tiedosto täältä.
Avainsanat: sääntely