➔Vapaa 30 päivän WBS-ohjelmiston kokeilujakso
WBS-sanakirja on yksi kolmesta osatekijästä, jotka muodostavat laajuuden lähtökohdan: 1) Laajuusraportti (Scope Statement), 2) Työn jaottelurakenne (Work Breakdown Structure) ja 3) WBS-sanakirja. Ilman WBS-sanakirjaa projektilla ei ole täydellistä perustasoa, eikä sen avulla voida mitata tai seurata laajuuden suorituskykyä.
WBS-sanakirja-malli
| Ei. | Item | Description | ||||
| 1 | WBS-koodi | Kirjoita WBS-otsikko ja yksilöi se työkokonaisuudeksi, suunnittelu- ja/tai valvontatiliksi. | ||||
| 2 | Vastaava organisaatio/yksilö | Nimeä yksittäinen organisaatio, ryhmä tai yksilö, jolle on annettu yksinomainen vastuu siitä, että työpaketti valmistuu. Sisällytä yhteystiedot. | ||||
| 3 | Kuvaus | Määrittele työpaketin rajat. Kehystä laajuuden sisältö niin, että on selvää, mikä laajuus sisältyy ja mikä ei. Jos kyseessä on suunnittelupaketti, kuvaa tiedossa oleva ja tuntematon laajuus. | ||||
| 4 | Tuotokset | Kuvaa tuote, palvelu tai tulokset, jotka syntyvät, kun kaikki tähän työpakettiin kuuluvat työt on tehty. Sisällytä kaikki kriittiset välituotokset. | ||||
| 5 | Acceptance Criteria | Kuvaa toiminnalliset ja fyysiset vaatimukset asiakkaan odotusten ja laatuvaatimusten täyttämiseksi. Sisällytä kaikki hyväksymisen edellyttämät yksilölliset hyväksynnät. | ||||
| 6 | Budjetti | Nimeä tämän työpaketin budjetti sekä kaikki kriittiset resurssitiedot ja oletukset. | ||||
| 7 | Välivaiheet | Luettele mahdolliset aloituspäivämäärät, päättymispäivämäärät, välitavoitteet, keskinäiset riippuvuudet, rajoitukset ja mahdolliset oletukset toimitettavista tuloksista. | ||||
| 8 | Riskit | Luettele tiedossa olevat uhat ja mahdollisuudet sekä vastausstrategiat. | ||||
| 9 | Lisätiedot | Kuvaa mahdolliset lisätiedot, kuten viitteet, liittyvät työpaketit jne. | ||||
| 10 | Hyväksynnät: | Päivämäärä: | Tarkistus: | |||
WBS-sanakirja on virallinen hankeasiakirja, joka sisältää yksityiskohtaiset kuvaukset avaintiedoista kaikkien työnjakorakenteen elementtien osalta, ja sen on noudatettava 100 %:n sääntöä. 100 %:n säännön mukaan WBS:n on katettava 100 % projektin laajuudesta. Koska WBS-elementtien otsikot ovat kuitenkin vain yksi tai kaksi sanaa, on mahdotonta varmistaa pelkästään WBS:ää käyttämällä, että sääntö täyttyy. WBS-sanasto on hankeasiakirja, jossa kuvataan kunkin elementin työ siten, että projektiryhmä pystyy suunnittelemaan ja toteuttamaan 100 % laajuudesta.
Monissa viitteissä WBS-sanakirjaa kuvataan työpakettien kuvaustyökaluna. Työpaketit määritellään WBS:n kunkin jalan alimmiksi elementeiksi. Vaikka tämä väite pitää paikkansa, WBS-sanakirja kuvaa itse asiassa jokaisen WBS:n elementin. WBS-sanakirja luodaan hierarkkiseen muotoon aivan kuten työnjakorakenne. Tason 1 elementtien kuvaukset on luotava ensin, jotta ymmärretään niiden rajat ja varmistetaan yhdenmukaisuus alemman tason elementtien kanssa. Tämä on paras tapa varmistaa, että 100 prosentin sääntöä noudatetaan.
How to Create a WBS Dictionary
Kun työnjakorakenne on hyväksytty, voidaan luoda WBS-sanakirja. WBS-sanakirjan luomista johtaa projektipäällikkö, ja sitä kehittävät projektiryhmän jäsenet, jotka ovat aihepiirin asiantuntijoita (SME). Kehittämismenetelmä alkaa tason 1 elementeistä, etenee alaspäin jokaista tasoa pitkin ja päättyy työpaketteihin. Tällä hierarkkisella lähestymistavalla varmistetaan, että kullakin tasolla 1 tehtävät työt pysyvät linjassa ja 100-prosenttisen säännön mukaisina.
WBS-sanastoa luotaessa on tärkeää pitää kunkin elementin sisältö lyhyenä. WBS-sanakirjan ensisijainen tarkoitus on, että projektiryhmän jäsenillä on selkeä käsitys kaikissa elementeissä ja erityisesti työpaketeissa suoritettavasta työstä. Se ei ole laajuusselvityksen, työnvaltuutuspaketin, sopimuksen tai sopimuksen jne. uudelleenkirjoitus. Se on tiivis selitys kuhunkin Elementtiin liittyvistä tärkeistä aiheista. Hyvä tapa varmistaa, että tätä muotoa noudatetaan, on käyttää WBS Dictionary -mallia ja noudattaa samalla näitä vaiheita:
- Kootkaa projektiryhmä ja vahvistakaa 100 %:n sääntö
Kootkaa projektiryhmän pk-yritykset ja tarkistakaa työnjakorakenne 100 %:n säännön vahvistamiseksi. Varmista, että kaikki ymmärtävät WBS:n logiikan ja oletukset. Tarkista WBS:ää pk-yrityksiltä saadun palautteen perusteella.
- Luo tason 1 elementtien sisältö
Luo kunkin tason 1 WBS-elementin sisältö käyttäen mallia, jossa on seuraavat vähimmäisteemat (ks. kuva 1):
- WBS:n tason 1 ID-koodi ja otsikko – Tunnista se valvontatiliksi, jos se on sellainen.
- Kuvaus – Määrittele elementin rajat ja kehystä laajuuden sisältö niin, että on selvää, mikä laajuus sisältyy ja mikä ei.
- Primary Deliverable(s) – Tuote, palvelu tai tulos, joka syntyy, kun kaikki tämän WBS-jalan työt on saatu valmiiksi.
- Acceptance Criteria – Toiminnalliset ja fyysiset vaatimukset, jotka täyttävät asiakkaan odotukset.
- Summary Budget – Koko WBS-jalan budjetti lisättynä olettamuksin.
- Milestones – Ensisijaisen(-en) Deliverable(s) -jalan välitavoite. Sisällytä myös kaikki oletukset, rajoitukset ja aikatauluriippuvuudet muiden ensisijaisten suoritteiden kanssa muissa WBS:n tason 1 elementeissä
- Keskeiset riskit – Sisällytä kaikki keskeiset uhat ja mahdollisuudet vastausstrategioineen.
- Vahvista tason 1 elementit
Palaa takaisin työnjakorakenteeseen ja tarkista, olisiko tason 1 elementtejä tarkistettava WBS:n sanakirjan äsken luodun sisällön perusteella. Vahvista, että tason 1 elementit kattavat 100 % laajuudesta.
- Muiden elementtien sisällön luominen
Jatka samankaltaisen sisällön luomista käyttäen samaa mallia jäljellä oleville elementeille aina työpaketteihin asti, mutta lukuun ottamatta niitä. Säädä sisältö vastaamaan Elementin vastaavaa tasoa; esim, Taso 2, 3 jne.
- Työkokonaisuuden sisällön luominen
Luo sisältöä kullekin työkokonaisuuden elementille käyttäen mallia, jossa on vähintään seuraavat aiheet:
- WBS-tason 1 ID-koodi ja otsikko – Tunnista se valvontatiliksi, jos se on sellainen.
- Vastuullinen organisaatio/yksilö – Kyseessä on yksittäinen organisaationa, ryhmänä tai yksityishenkilönä toimiva organisaatio, ryhmä tai yksityishenkilö, joka on nimetty yksinomaiseksi vastuuhenkilöksi sen varmistamisessa, että työkokonaisuutta viedään loppuun.
- Kuvaus – Määrittää työpaketin rajat. Kehystä laajuuden sisältö niin, että on selvää, mikä laajuus sisältyy ja mikä ei. Jos kyseessä on suunnittelupaketti, kuvaa tunnettu ja tuntematon laajuus.
- Tuotokset – Tuote, palvelu tai tulokset, jotka syntyvät, kun kaikki tähän työpakettiin kuuluvat työt on saatu päätökseen. Sisällytä kaikki kriittiset välituotokset.
- Acceptance Criteria – Toiminnalliset ja fyysiset vaatimukset, jotka täyttävät asiakkaan odotukset. Sisältää kaikki hyväksymisen edellyttämät yksittäiset hyväksynnät.
- Budjetti – Tämän työpaketin budjetti sekä kaikki kriittiset resurssitiedot ja oletukset.
- Välivaiheet – Aloituspäivämäärä, päättymispäivämäärä, välivaiheet, keskinäiset riippuvuudet, rajoitukset ja mahdolliset oletukset.
- Riskit – Sisällytä kaikki tiedossa olevat uhat ja mahdollisuudet vastausstrategioineen.
- Validoi 100 %:n sääntö
Valvoa, että sanakirja kattaa riittävästi sen laajuuden, jota tarvitaan toimituksen tuottamiseen. Varmista, että WBS-sanasto kuvastaa 100 % laajuudesta.
Kuva 1 – WBS-sanakirjan tason 1 malli
How to Use a WBS Dictionary
Aivan kuten työnjakorakenne, myös laajuuden suunnittelun apuväline on WBS-sanakirja. Se toimii myös pohjana työnvaltuutusasiakirjojen, aikataulujen, kustannusarvioiden sekä peruslinjojen seurannan ja valvonnan laatimiselle. Kuten tässä artikkelissa on useaan otteeseen mainittu, se määrittelee työt työnjakorakenteessa. Se sisältää vähimmäistiedot, jotka ovat olennaisia projektin vaatimusten ymmärtämiseksi ja kaikkien suoritteiden hyväksymiskriteerien täyttämiseksi. Yhdessä hyväksytyn laajuusselosteen ja työnjakorakenteen kanssa WBS-sanasto on laajuuden perustason kolmas ja viimeinen osa. Perustaso on projektiasiakirja, jota käytetään projektin suorituskyvyn mittaamiseen. Laajuuden perustaso on muodollinen suunnitelma, jota verrataan todellisiin tuloksiin laajuuden toteutuksen seurantaa ja ohjausta varten.
Työskentelylupa-asiakirjat laaditaan työkokonaisuuden tietojen perusteella ja niitä käytetään työn toteuttamiseen. WBS-sanakirjan työpakettitiedot tarjoavat perustiedot, joita tarvitaan työlupa-asiakirjojen luomiseksi, jotta suoritteet täyttävät hyväksymiskriteerit ja voidaan siirtää asiakkaalle. Projektiryhmän olisi viitattava WBS-sanakirjaan koko projektin toteutuksen ajan varmistaakseen, että tuotokset täyttävät vaatimukset.
WBS-sanakirja on myös ensisijainen syöttöaineisto aikataulutoimintojen ja kustannusarvioiden luomista ja seurantaa varten. Työpakettien pilkkominen luo toimintoja (ks. kuva 2). Näistä aktiviteeteista tulee aktiviteetteja, joista muodostetaan Gantt-kaavion muodossa oleva aikataulu (ks. kuva 3). Kun aktiviteetit on kuormitettu resursseilla, kustannusarviot voidaan luoda aktiviteettitasolla, minkä jälkeen ne yhdistetään työnjakorakenteen avulla koko hankkeen ajalle. Näin projektissa voidaan helposti seurata ja valvoa kustannuksia missä tahansa WBS:n elementissä eli työkokonaisuudessa tai valvontatilillä.
Kuva 2 – Työpakettien purkaminen aktiviteeteiksi
Kuva 3 – Gantt-kaavion luominen suoraan työpakettien aktiviteeteista
Lataa MindView-ohjelma ja luo oma työnjakorakenne.