PowerPoint on uskomaton työkalu. Jos käytät sitä paljon, hallitset nopeasti ne pienet niksit ja hakkerit, jotka auttavat sinua työskentelemään nopeammin ja luovemmin. Vaikka olisit kuinka taitava, tiedätkö kuitenkin, mitä tehdä, jos PowerPoint ei suostu toimimaan? Mitä teet, jos PowerPoint kaatuu jatkuvasti?
Tietäminen siitä, miten Microsoftin kuuluisan esitysohjelmiston totaalinen sammuminen hoidetaan, on kätevä lisäkeino jousiisi. Tässä ovat vinkkini PowerPointin korjaamiseen suunnitteluprosessin aikana aiheutuneista virheistä kaatumisiin ja jäätymisiin, jotka voivat iskeä varsinaisen esityksesi aikana.
Päivitys
Onnella tuurilla ongelma on ehkä jo korjattu. Me kaikki inhoamme päivitysilmoituksia, mutta vanhentuneen ohjelmiston käyttäminen voi johtaa virheisiin ja jopa tietoturvaongelmiin.
Varmista, että käytät PowerPointin uusinta mahdollista versiota, ja yritä avata esitystiedostosi tavalliseen tapaan. Jos sinun on ladattava päivitykset manuaalisesti, voit tehdä sen Microsoftilta.
Jos ongelma ei enää ilmene tämän jälkeen, hienoa. Mutta jos PowerPoint ei edelleenkään toimi, on aika kokeilla jotain muuta.
Harkitse laitteistoasi
Saatat rakastaa vanhaa kannettavaa tietokonettasi, mutta kysy itseltäsi: onko se tehtäviensä tasalla? Uudet ohjelmistot hyödyntävät uuden teknologian kehittyneitä ominaisuuksia. Onko mahdollista, että koneesi on yksinkertaisesti liian vanha ja heikkotehoinen esitystiedoston sujuvaan suorittamiseen?
Harkitse tietokoneen käytettävissä olevaa RAM-muistia sekä prosessointinopeutta ja tallennuskapasiteettia. Muista, että mitä vanhemmaksi tietokone tulee, sitä alttiimpi se on häiriöille. Jos olet huolissasi siitä, että se kaatui koneesi takia, kokeile PowerPoint-tiedostoasi toisella, nopeammalla laitteella.
Tiedoston koko
PowerPoint-tiedosto, joka on täynnä korkearesoluutioisia kuvia ja videoita, puhumattakaan kaikista luovista siirtymistä ja animaatioista, on suuri. Tarpeettoman suurella sisällöllä tukahdutettu suuri tiedosto saattaa myös olla syynä kaatumisiin, joten mieti tilan säästämistä siellä, missä voit.
Tiedostokokojen pienentäminen PowerPointissa on virkistävän helppoa. Valitse ne vain ja napsauta Picture Format -välilehteä ja sitten Compress Pictures. Valitse haluamasi pakkaustaso. Suosittelen valitsemaan ’Web (150ppi)’, sillä tämä säästää paljon tilaa, mutta varmistaa, että kuva näyttää silti hyvältä näytöllä.
Videosisältöä voi pakata samalla tavalla. Napsauta Tiedosto-välilehdellä Tietoja ja napauta sitten Median koko ja suorituskyky -osiossa kohtaa Pakkaa media. PowerPoint etsii tämän jälkeen tiedoston kaiken videosisällön ja tarjoaa sinulle mahdollisuuden valita, haluatko pakata ne esityslaatuun, Internet-laatuun vai heikkolaatuun. Valitse Internet-laatu, koska se taas näyttää selkeältä näytöllä.
Computer stressi
Jos olet yhtään kuten minä, kannettava tietokoneesi on muutakin kuin työkone. Pelaaminen, Netflixin suoratoisto ja verkkoselailu vaativat kaikki veronsa tietokoneeltasi. Jopa kaikkein nykyaikaisimmissa ja tehokkaimmissa kannettavissa tietokoneissa alkaa esiintyä häiriöitä ja kaatumisia, kun niiden toimintarajoja ylitetään.
Sulje kaikki epäolennaiset prosessit ja sovellukset ja katso, auttaako se. Tarkista myös, etteivät muut ohjelmat käytä mediaa, jonka olet kopioinut esitystiedostoon. Muista sulkea esimerkiksi Photoshop, sillä kuvat voivat olla siellä edelleen auki.
Lisäohjelmat
Presentaatio-ohjelmiston personointi on hyödyllinen tapa rakentaa ainutlaatuinen diapaketti. Kaikki nuo kolmannen osapuolen asentamat lisäosat saattavat kuitenkin olla syynä jäätyneisiin PowerPoint-ongelmiin, joten suorita tämä yksinkertainen testi.
Navigoi kohtaan, jossa lisäosat on lueteltu, ja poista niiden kaikkien valintaruutu. Käynnistä nyt PowerPoint uudelleen ja katso, mitä tapahtuu. Aloita lisäosien kytkeminen takaisin päälle yksi kerrallaan ja käynnistä uudelleen jokaisen kerran jälkeen. Jos ongelmat alkavat uudelleen sen jälkeen, kun tietty lisäosa on otettu uudelleen käyttöön, ongelma on ratkaistu. Yritä tutkia lisäosan lähdettä, jos sitä voi päivittää, tai harkitse sen poistamista kokonaan.
Mutta jos PowerPoint kaatuu edelleen, kun kaikki lisäosat on poistettu käytöstä, on aika siirtyä eteenpäin.
Fix Office
PowerPoint on osa Microsoftin laajempaa Office-pakettia. Tarkista, miten muutkin käytössäsi olevat Office-ohjelmat toimivat, sillä vika voi olla niissä. Avaa Word, Excel jne. ja näpyttele niitä. Luo uusia asiakirjoja ja tallenna uusina tiedostoina. Kaatuilevatko nekin samalla tavalla?
Jos näin on, kyseessä saattaa olla Office-ohjelman korjaaminen. Sulje Windows-tietokoneessa kaikki sovellukset ja siirry Ohjauspaneeliin. Etsi Ohjelmat ja ominaisuudet ja sitten Microsoft Office. Klikkaa sitä hiiren kakkospainikkeella, valitse Muuta ja klikkaa sitten Korjaa. Käynnistä PowerPoint uudelleen ja tarkista, jatkuuko jäätynyt ongelma.
Hei, Apple Mac -käyttäjät… tutustukaa tähän Microsoftin oppaaseen, jossa kerrotaan, miten Office korjataan. Se on hieman monimutkaisempi.
Virustorjunnan komplikaatiot
Voi vaikuttaa siltä, että nämä kaksi ovat hyvin kaukana toisistaan, mutta vanhentunut virustorjuntaohjelmisto voi aiheuttaa ongelmia monille muille sovelluksille. Päivitä se siis.
Jos PowerPoint kaatuu edelleen, vaikka uusin virustorjuntaohjelmisto on asennettu, yritä poistaa se. Varmista, että sinulla on edelleen joko fyysinen varmuuskopio tai oikeat tuoteavaimet virustorjuntaohjelman lataamiseksi uudelleen, ja yritä sitten avata PowerPoint ilman virustorjuntaohjelmaa.
Help!
Jos ongelma jatkuu kaikkien näiden vaiheiden jälkeen, ota yhteyttä Microsoftiin. Office-tiimi voi auttaa, ja sen pitäisi pystyä näkemään sinut oikein. Lisäksi, koska olet jo tehnyt kaiken edellä mainitun, voit antaa heille paljon tietoa, joka voi auttaa selvittämään, mistä varsinainen ongelma johtuu.
Pidän mukaansatempaavien diakansioiden laatimisesta PowerPointissa, mutta jopa maailman parhaassa esitysohjelmistossa on joskus hikka tai kaksi. Nämä vinkit auttavat sinua selviytymään ongelmista, joten jos käytät PowerPointia säännöllisesti, pidä ne lähelläsi.
Lyndon Nicholson, esityssuunnittelu, F5
Image Credit: Flickr / The Open University
Uudemmat uutiset