Opas oikeudellisten prosessien ulkoistamiseen asianajotoimistoille

Vuorokaudessa on vain rajallinen määrä tunteja. Riippumatta siitä, kuinka ahkerasti sinä ja tiimisi työskentelette, menestyksekkään asianajotoimiston pyörittämiseen liittyvien välttämättömien tehtävien luettelo on laaja. Voit kuitenkin hoitaa tuon listan nopeammin, älykkäämmin ja tehokkaammin käyttämällä oikeudellisten prosessien ulkoistamista toimintojesi skaalaamiseen.

Tässä oppaassa tarkastelemme oikeudellisten prosessien ulkoistamisen perusteita, sitä, miksi yhä useammat asianajotoimistot käyttävät ulkoistamista, sekä alan trendejä vuonna 2020. Olemme myös koonneet kätevän luettelon parhaista käytännöistä, joiden avulla oikeusprosessien ulkoistamisesta saa parhaan hyödyn irti. Tässä oppimiesi tietojen avulla voit rakentaa kannattavamman käytännön nopeammin kuin uskotkaan.

Mitä oikeudellisten prosessien ulkoistaminen on asianajotoimistoille?

Oikeudellisten prosessien ulkoistaminen voi olla merkittävä kustannussäästötoimenpide. Omistettujen sisäisten resurssien sijaan erilliset oikeudelliset palvelut siirretään ulkopuolisille yrityksille, paikallisille lakimiehille tai avustaville ammattilaisille. Ajattele kaikkia arkipäiväisiä rutiinitehtäviä, jotka ulkopuolinen apu voi hoitaa. Voit hyödyntää muiden asiantuntijoiden voimavaroja säästää aikaa, leikata kustannuksia ja vähentää työmäärääsi. Näin voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten. Toisin sanoen uuden liiketoiminnan hankkimiseen yrityksellesi ja huippupalvelun tarjoamiseen nykyisille asiakkaillesi.

Voidaksesi tehdä lakimiehen ammatin harjoittamisesta kannattavampaa on tärkeää todella ymmärtää ja hyödyntää vahvuuksiasi. Valitettavasti asianajotoimiston, kuten minkä tahansa yrityksen, pyörittämiseen kuuluu paljon tehtäviä, jotka kilpailevat huomiostasi. Tässä voidaan hyödyntää oikeudellisten prosessien ulkoistamista. Tarjolla on runsaasti ammattimaisia ulkoistettuja oikeudellisia palveluja sekä freelance-lakimiehiä ja edullisempia ammatinharjoittajia.

Juridisten prosessien ulkoistamisen ja offshoringin ero

Yleinen sekaannuskohta syntyy sanasta ”ulkoistaminen”. On siis tärkeää tunnistaa ero oikeudellisten prosessien ulkoistamisen ja offshoringin välillä. Alla on lyhyet määritelmät.

• Oikeudellisten prosessien ulkoistaminen tarkoittaa paikallisten lakimiesten ja ammattilaisten käyttämistä tiettyjen tehtävien, kuten asiakirjojen tarkistamisen, skannauksen ja ei-substantiivisten oikeudenkäyntien hoitamiseen.
• Offshoring on prosessi, jossa käytetään halpaa ulkomaista työvoimaa suorittamaan tehtäviä etänä.

Juridisten prosessien ulkoistamisen alan trendit

Juridiikan alan trendit vuodelle 2020 osoittavat, että asiakkaat odottavat asianajotoimistojen menevän perinteistä palvelu- ja tukitarjontaa pidemmälle. Yhä useammat asianajotoimistot turvautuvat oikeudellisten prosessien ulkoistamiseen pysyäkseen kilpailukykyisinä ja kannattavina. Itse asiassa maailmanlaajuisten oikeudellisten prosessien ulkoistamismarkkinoiden arvioitiin kasvavan 31,8 prosentin vuotuisella kasvuvauhdilla vuosina 2019-2025. Markkinoiden ennustetaan saavuttavan 35,9 miljardia dollaria vuoteen 2025 mennessä.

Tässä on joitakin muita tekijöitä, jotka viittaavat alan kasvuun:

• Thomson Reutersin ja Georgetownin lakikeskuksen (Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession) mukaan oikeusprosessien ulkoistamisen, sähköisen etsinnän ja asiakirjojen tarkistuspalvelujen tarjoajien kanssa käytetään vuosittain 6,2 miljardia dollaria.
• Samassa tutkimuksessa vaihtoehtoisista oikeudellisista palveluntarjoajista todetaan myös, että 900 miljoonaa dollaria käytetään vuosittain sopimusjuristeihin, in-sourcingiin ja henkilöstöpalveluihin.
• 48 prosenttia Altman Weilin vuoden 2019 tutkimukseen osallistuneista lakiasiaintoimistoista sanoo käyttävänsä sopimusjuristeja, 57 prosenttia ilmoittaa käyttävänsä osa-aikaisia lakimiehiä ja 24,1 prosenttia ilmoittaa ulkoistavansa muita kuin lakimiestoimintoja.

5 hyötyä oikeudellisten prosessien ulkoistamisesta asianajotoimistoille

Ytimeltään oikeudellisten prosessien ulkoistaminen on kätevä tapa lisätä kapasiteettia, keskittyä asianajotoimistonne vahvuuksiin ja lisätä kannattavuutta. Itse asiassa 62,1 prosenttia Altman Weilin vuoden 2019 tutkimukseen osallistuneista asianajotoimistoista raportoi, että töiden siirtäminen sopimusjuristien hoidettavaksi ”johti merkittävään parannukseen toimiston suorituskyvyssä.”

Lainopillisten prosessien ulkoistamisen viisi tärkeintä etua asianajotoimistoille ovat seuraavat:

Käytäntöalueiden asiantuntemuksen laajentaminen.

Lainkäytön aloja on niin paljon erilaisia, ettei asianajotoimistosi voi olla kaikkien alojen asiantuntija. Ulkoistamalla tietyt lakipalvelut sopimuslakimiehille voit vastata kaikkiin asiakkaidesi tarpeisiin ilman, että sinun tarvitsee palkata kokoaikaista työntekijää.

Mahdollistat joustavan henkilöstömitoituksen asiakastapauksiisi.

Freelance-lakimiehet tarjoavat palveluitaan vain silloin, kun asianajotoimistosi tarvitsee apua. Käyttämällä freelance-toimintaa voit löytää pätevää juridista apua millä tahansa taitotasolla mihin tahansa projektiin tai tapaukseen. Ja bonuksena? Asianajajan palkkaaminen freelancerina on loistava tapa kokeilla työsuhdetta ennen sitoutumista kokoaikaiseen palkkaukseen.

Moving towards flat-fee billing.

Outsourcing kautta LAWCLERK voit palkata lahjakkaita lakimiehiä avustamaan sinua yksittäisissä projekteissa tai kokonaisissa tapauksissa flat-fee perusteella. Voit veloittaa asiakkailtasi kiinteän palkkion tai tarjota lakiasiaintyöstä sekoitettuja maksukattoja. Lue lisää asianajotoimistojen laskutuksesta kattavasta oppaastamme.

Alennat lakipalvelujesi kustannuksia.

LAWCLERK ei esimerkiksi veloita käyttäjiltään mitään rekisteröitymis- tai kuukausimaksuja vain siitä, että he ovat osa markkinapaikkaa. Maksat vain asettamasi kiinteän maksun hinnan, kun palkkaat freelance-lakimiehen sivuston kautta. Lopulta asiakkaasi hyötyvät näistä säästöistä.

5. Työ- ja yksityiselämän tasapainon löytäminen.

Soloja ja yrityksiä painostetaan enemmän kuin koskaan työskentelemään jatkuvasti voiton tavoittelemiseksi. Freelance-lakimiehet tuovat lisäapua silloin, kun sitä tarvitaan, ilman kokopäiväisen osakkaan aiheuttamia yleiskustannuksia. Käytä ylimääräinen aika latautumiseen ystävien, perheen ja harrastusten parissa.

Mitkä ulkoistetut lakiasiainpalvelut hyödyttävät lakiasiaintoimistoa eniten?

Lista mahdollisista toiminnoista, joita toimistosi voisi ulkoistaa, on näennäisesti loputon. Lisäksi markkinoille tulee jatkuvasti uusia yrityksiä, jotka tarjoavat innovatiivisia ulkoistamistapoja.

Voidaksesi määrittää sinulle parhaiten sopivat ulkoistamisyritykset, ota huomioon seuraavat seikat:

Arvioi yrityksesi tarpeet.

Lainopillisten prosessien ulkoistamisessa on paljon vaihtoehtoja. Kaikki niistä eivät kuitenkaan ole hyödyllisiä yrityksellesi. Hyvä tapa aloittaa on kysyä itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Mitkä tehtävät vievät paljon henkilökunnan aikaa, mutta niitä ei välttämättä tarvitse suorittaa talon sisällä?
• Tarvitseeko henkilön olla fyysisesti toimistossasi?
• Tarvitsetko jonkun käymään oikeudessa?
• Onko etätyöskentely hyväksyttävää?

Tutki tarpeitasi vastaavia oikeudellisen työn ulkoistamisvaihtoehtoja.

Kun ymmärrät lakiasiaintoimistossasi olevat parannusalueet, tutustu lukuisiin saatavilla oleviin oikeudellisten prosessien ulkoistamisyrityksiin. Jos kustannukset ovat merkittävä huolenaihe, harkitse sellaisten oikeudellisten palvelujen ulkoistamista, joissa myyjät voivat tarjota kiinteitä maksuja verrattuna tuntihintoihin.

Yleisiä alatyyppejä oikeudellisten prosessien ulkoistamiseen

Etkö ole varma, mistä aloittaa? Seuraavassa on vain muutamia erityisiä aloja, joilla oikeudellisten prosessien ulkoistaminen voi auttaa yritystäsi tehostamaan toimintaansa:

Tuomioistuimessa esiintyminen oikeudenkäyntiavustajan ja päivärahojen osalta

Ei-substantiiviseen oikeudenkäyntiin saattaa kulua viisi minuuttia tuomarin edessä, tunti asiasi kutsun odottamiseen ja yli tunti matka-aikaan. Vaikka käytit tuntikausia asian parissa työskentelyyn, asiakkaasi näkökulmasta katsottuna annoit viisi minuuttia arvoa. Lisäksi tämä aika voi viedä huomattavan osan kiinteästä palkkiosta.

Hyödynnä sen sijaan kasvavat markkinat, joilla on tarjolla avustajia (tai päivärahoja). He esiintyvät kuulemisissa puolestasi kiinteää korvausta tai alennettua maksua vastaan. Esiintymisavustaja voi säästää arvokasta aikaa. Aikaa, joka voidaan käyttää enemmän työn tekemiseen ja laskuttamiseen täydellä taksalla.

Yritykset, jotka tarjoavat oikeudessa esiintymispalveluja:

• AppearMe tarjoaa älypuhelinsovelluksen, jonka avulla asianajajat voivat varata toisen asianajajan esiintymään oikeudessa heidän puolestaan hyvin pienellä etumatkalla. Tähän palveluun ei liity jatkuvia sitoumuksia.
• CAP-Court Appearance Professionals -palvelun avulla asianajajat voivat ajoittaa toisen asianajajan esiintymään heidän puolestaan tarvitsemansa harjoitusalan perusteella – mukaan lukien siviili-, rikos-, perintä- tai konkurssikuulustelut.
• Attorneys On Demand tarjoaa kuulemistilaisuuksia koko maassa. Sinä ilmoitat yksityiskohtaiset tiedot esiintymisasiamiestarpeistasi, minkä jälkeen Attorneys On Demand nimeää asianajajan esiintymään.

Tapaus- ja kirjalliset työt

Erikoistuneet juridiset ulkoistamisyritykset korvaavat perinteiset henkilöstövuokrausyritykset. Ne tarjoavat joustavaa henkilöstöresursointia tietyille aloille, mukaan lukien kokeneet freelance-lakimiehet.

Tämä tarkoittaa, että tarvitsitpa sitten lakimiestä työskentelemään toimistossasi tietyn tapauksen parissa tai lakimiestä työskentelemään etänä erillisen projektin parissa, ammattitaitoiset freelance-lakimiehet ovat helposti löydettävissä ja vain klikkauksen päässä.

Yhtiöitä, jotka tarjoavat tätä palvelua, ovat muun muassa:

• Hire An Esquire tarjoaa perinteisen lakimieshenkilöstön palkkaamisen ja sijoittamisen lisäksi myös pääsyn sopimusasianajajiin, jotka voivat työskennellä etänä tai toimistossasi tuntipalkalla minkä tahansa keston ajan.
• LAWCLERK on keskittynyt yksityisyrittäjille ja pienille yrityksille, ja se tarjoaa pääsyn laajaan verkostoon freelance-lakimiehiä, jotka ovat käytettävissä avustamaan tutkimuksessa ja kirjallisissa projekteissa (muistiot, vetoomukset, sopimukset jne.) asettamaasi kiinteään hintaan.
• Montage Legal tarjoaa pääsyn lainkäyttöalueellasi toimiviin tarkastettuihin freelance-lakimiehiin, jotka ovat käytettävissä tarjoamaan sopimus- ja projektipohjaisia palveluja tuntihintaan.

Työn tekeminen on helppoa ulkopuolisten lakimiesten avulla. Esimerkiksi asianajajaverkostot, kuten Hire An Esquire tai LAWCLERK, integroituvat suoraan Clio Manageen, jolloin asianajajat voivat välttää päällekkäisen tietojen syöttämisen ja seurata, mitä on tehtävä. Tapausten keskeiset asiakirjat voidaan jakaa turvallisesti Clion suojatun asiakasviestintäportaalin, Clio Connectin, kautta.

E-discovery helpottaa asiakirjojen tarkistamista

Älä tuhlaa arvokkaita resurssejasi skannaamiseen, koodaamiseen ja asiakirjojen tarkistamiseen. Lukemattomat yritykset tarjoavat edullisia skannaus- ja koodauspalveluja.

On myös yrityksiä, jotka tarjoavat pääsyn laajaan sopimusjuristien joukkoon, jos haluat ulkoistaa asiakirjojen tarkastuksen. Lisäksi maksat vain murto-osan siitä, mitä maksaisit kokoaikaiselle työntekijälle. Jotkin yritykset tarjoavat mahdollisuuden käyttää lakimiehiä paikan päällä, kun taas toiset tarjoavat ulkopuolisia lakimiehiä, jotka hoitavat asiakirjojen tarkistukset digitaalisesti.

Consilio, Integreon ja QuisLex ovat vain muutamia monista itsenäisistä oikeudellisten prosessien ulkoistamista ja sähköistä etsintää tarjoavista yrityksistä, jotka voivat auttaa sinua.

Jopa parempaa on, että Clio integroituu Logikcullin kaltaisiin teknologisiin ratkaisuihin, joiden avulla voit saattaa e-discovery-prosessin päätökseen nopeammin ja kustannustehokkaammin.

Muita alueita oikeudellisten prosessien ulkoistamiseen

Onneksi voit ulkoistaa minkä tahansa tyyppisiä töitä sopimusasianajajalle tai muulle palveluntarjoajalle. Seuraavassa on muutamia muita tehtäviä, joiden ulkoistamista kannattaa harkita:

• Yhteenveto tapauksista, joihin vastapuolen kirjelmässä viitataan
• Juristinen tutkimus ja muistiot
• Ehdotukset
• Pleadings
• Discovery, mukaan lukien haasteet, RFP:t, RROGS, ja RFA:t
• Discovery-vastaukset ja -väitteet, kuten hakemukset pakottamiseksi, kumoamiseksi tai suojamääräykseksi
• Dokumenttien tarkistaminen
• Lausuntoyhteenvedot
• vuokrasopimukset
• testamentit
• Testamentit
• Trustit
• Valtakirjat
• Sopimukset
• Lainopilliset artikkelit
• Kehotuskirjeet ja muu kirjeenvaihto
• Yritysasiakirjat, kuten toimintasopimukset, by-laws, and corporate resolutions

Jos haluat lisätietoa oikeudellisten prosessien ulkoistamisen eduista ja haitoista, muista ilmoittautua webinaariin LAWCLERKin kanssa. Saat tietää, miten löydät ja delegoit tehokkaasti tutkimus- ja kirjoitustehtäviä ulkoistetuille ammattilaisille.

Mitä oikeudellisten prosessien ulkoistamisen alalla tapahtuu seuraavaksi?

Mikäli yhä useammat lakiasiaintoimistot hyödyntävät oikeudellisten prosessien ulkoistamista kapasiteetin lisäämiseksi ja kustannusten alentamiseksi, oikeudellisten prosessien ulkoistaminen on yleistymässä kaikkialla maailmassa. Tämä pätee erityisesti, kun otetaan huomioon virtuaalisten asianajotoimistojen ja uudentyyppisten asianajotoimistojen, kuten tilauspohjaisten asianajotoimistojen, syntyminen.

Toimialan kasvaessa tässä on kolme oikeudellisten prosessien ulkoistamisen trendiä, joita kannattaa seurata:

Tekoäly ja automatisointi

Prosessien virtaviivaistamisella ja tehokkaampien työnkulkujen luomisella suuren volyymin vaiheisiin, kuten asiakkaiden vastaanottoon, on suuri merkitys asianajotoimiston menestykselle. Tekoälyn (AI) tai automaatio-ohjelmistojen käyttäminen on erityisen hyödyllistä asianajajille, jotka haluavat siirtyä pois manuaalisista tehtävistä.

Katso Clion sovellushakemistosta työkaluja, joilla voit ulkoistaa manuaalista työtä toimistollesi. Alueita ovat muun muassa e-discovery, oikeudellinen tutkimus, asiakirjojen hallinta ja paljon muuta. Ja parasta on, että ne on jo valmiiksi asetettu lisäämään tuottavuutta, koska nämä integraatiot on yhdistetty Clioon.

Hybridi ulkoistaminen

Kun asianajotoimistot etsivät tehokkaimpia tapoja hoitaa rutiinitehtäviä, jotkut kokeilevat oikeudellisten prosessien ulkoistamisen ja ulkoistamisen hybridiyhdistelmän käyttöä. Yritykset voivat luoda ympärivuorokautista tehokkuutta käyttämällä sekä onshore- että offshore-ulkoistamista. Riippumatta siitä, millä aikavyöhykkeellä olet, saat minkä tahansa tehtävän valmiiksi mihin vuorokaudenaikaan tahansa.

E-discovery lisääntyy

Siviiliprosessin liittovaltion sääntöihin hiljattain tehdyt muutokset, joiden ansiosta sähköisesti tallennetut tiedot, kuten sähköpostit, sähköiset kalenterit ja ääniviestit, ovat löydettävissä kannettavilta laitteilta oikeudenkäynneissä, merkitsevät sitä, että sähköisten löytämispalveluiden markkinat kasvavat. Kun e-discovery-palvelujen tarve kasvaa, yhä useammat yritykset voivat turvautua oikeudellisten prosessien ulkoistamisen helppokäyttöisyyteen ja kustannustehokkuuteen.

Luo kannattavampi asianajotoimisto oikeudellisten prosessien ulkoistamisella

Jos etsit toteuttamiskelpoisia tapoja erottautua yrityksestäsi ja lisätä kapasiteettiäsi ilman, että yrityksen yleiskustannukset kasvavat, oikeudellisten prosessien ulkoistaminen voi olla oikea ratkaisu.

Voit nykyisin saatavilla olevien teknisten edistysaskeleiden ansiosta ulkoistaa enemmän kuin koskaan ennen voit kuvitella. Voit lisätä asiantuntemusta ja kapasiteettia praktiikkaasi samalla kun vähennät kustannuksia ja työmäärää.

Lopputulos? Kun ulkoistat aikaa vievät ja arkipäiväiset tehtävät, voit tehdä mielekkäämpää työtä. Se on win-win-tilanne. Sinulla on enemmän aikaa tarjota ensiluokkaista palvelua asiakkaillesi ja tuottaa suurempia voittoja.