Ei ole mikään salaisuus – kilpailluilla toimialoilla ihmiset ovat kaikki kaikessa.
Parhaiden ihmisten houkutteleminen ja pitäminen voi kirjaimellisesti tehdä tai rikkoa yrityksesi, ja menestys riippuu siitä, voitetaanko ”sota lahjakkuuksista”.
Parhaat yritykset tietävät, että voittaakseen voiton on luotava sitoutumisen kulttuuri ja ympäristö, jossa ihmiset haluavat viettää aikaansa.
Tässä kohtaa rocktähti-toimistopäälliköstä tulee korvaamaton, henkilö, joka voi viljellä yrityksesi tarvitsemaa kulttuuria ja ohjata laivaa oikeaan suuntaan yrityksen kasvaessa.
Kunpa se olisikin näin yksinkertaista…
Toimistopäällikkö on ainutlaatuinen, vaativa tehtävä. Tarvitaan monipuolisia taitoja – ja uskomaton yksilö – jotta roolissa voi todella menestyä.
Vapaa bonus: Saat PDF-version The 2018 State of The Office Manager Report -raportista. Kysyimme 572:lta toimistopäälliköltä paljastaaksemme 10 otetta, joiden avulla voit saavuttaa tavoitteesi ja voittaa haasteet. Lisäksi saat tietää, mitä muut toimistopäälliköt saavat palkkaa (ja miten voit ansaita enemmän)!
Huomioi tämä:
Toimistopäällikkö on yksi harvoista ihmisistä (ehkä toimitusjohtajan tai ylemmän henkilöstöhenkilöstön lisäksi), joka on vuorovaikutuksessa työntekijöiden kanssa jokaisella tasolla ja jokaisella osastolla lähes päivittäin.
Me SnackNationilla olemme lahjakkaiden toimistopäällikköjen valtavia kannattajia. Tämä johtuu siitä, että meillä on etuoikeus työskennellä suoraan tuhansien uskomattomien toimistopäälliköiden kanssa joissakin kaikkein sitoutuneimmissa yrityksissä ympäri maata.
Mitä siis vaaditaan, jotta voi olla yksi näistä seuraavan tason toimistopäälliköistä? Miten löytää ja palkata henkilö, joka on täydellinen tähän tehtävään?
Juttelimme sekä toimistopäälliköiden että heitä palkkaavien ihmisten kanssa joissakin yrityksissä, jotka tekevät kulttuurin ja sitoutumisen suhteen oikein. Tässä on, mitä heillä oli sanottavaa tärkeimmistä ominaisuuksista, joita tarvitset ollaksesi rocktähti toimistopäällikkö.
Paras tapa luoda, seurata ja valvoa tässä postauksessa esitettyjä ehdotuksia on tuottavuusohjelmisto, kuten monday.
vertaansa vailla oleva joustavuus
Kuulimme sen yhä uudelleen ja uudelleen – joustavuus oli tärkein yksittäinen piirre tutkimiemme ihmisten mukaan. Ollakseen hyvä toimistopäällikkö sinun on sopeuduttava tilanteeseen ja pystyttävä selviytymään kaikesta, mitä eteen tulee.
Shannon McLendon, The Motley Foolin Operations and Events Lead, selittää:
”Toimistopäällikkö The Foolilla on monien alojen ammattilainen, jolla on päässään monta eri hattua.
Jutut muuttuvat nopeasti, joten minun on ajateltava jaloillani ja oltava ennakoiva saadakseni asiat tehtyä.”
Ja se on ymmärrettävää – toimistopäällikön ”tyypillistä päivää” ei ole olemassakaan. Yhtenä hetkenä saatat olla suunnittelemassa 150 hengen offsite-tapahtumaa, seuraavana koordinoimassa tärkeän sijoittajan saapumista tai avustamassa uuden toimistotilan sisustussuunnittelussa.
Kyky sopeutua ja improvisoida on ratkaisevan tärkeää.
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Stellar Organization & Follow-Through
Tämä jälkimmäinen vinkki saattaa tuntua itsestäänselvyydeltä, mutta organisoituneisuutesi on yksi suurimmista tekijöistä, kun haluat menestyä tässä tehtävässä. Jälleen kerran, OM:n rooli on niin laaja ja monipuolinen, että voi olla helppoa menettää käsillä olevien tehtävien kokonaisuus. Ja koska usein tuet C-tason johtajia, useimmat asiat ovat erittäin tärkeitä ja virhemarginaali on pieni.
Lindsey Ingalls, Leadquizzesin asiakasmenestyspäällikkö ja toimistopäällikkö, selventää asiaa meille.
”Toimistopäällikkönä sinulla on miljoona erilaista asiaa yhtä aikaa meneillään, ja sinun on varmistettava, että ne kaikki tulevat hoidettua. En voisi elää ilman Google-kalenteriäni ja laitan sinne kaikki tehtäväni ja ajankohdan, jolloin aion tehdä ne.”
Ei ole väliä, kuinka pieni tehtävä on, vaikka se veisi viisi minuuttia, se menee sinne ja se tehdään.”
Ei kyse ole kuitenkaan vain organisoinnista – kyse on myös siitä, että välität tarpeeksi varmistaaksesi, että seurattavat tehtävät tehdään ajoissa ja hyvin.”
Täydellinen saavutettavuus
Toimistopäällikön tulisi olla saavutettavissa – sekä tavoitettavuuden että persoonallisuutensa lämpimän luonteen suhteen. Tiimisi pitäisi tuntea olonsa mukavaksi lähestyä toimistopäällikköä hänen omissa tehtävissään.
Paul Marshall, Influitive-yhtiön talousjohtaja ja varatoimitusjohtaja, selittää, miksi hän nimesi tavoitettavuuden loistavan toimistopäällikön ykkösominaisuudeksi:
”Ennen kaikkea loistavan toimistopäällikön pitäisi olla työtovereidensa tavoitettavissa varmistaakseen, että kaikki työskentelevät parhaalla mahdollisella tavalla tuottavuudellaan”, hän sanoo. ”Henkilökohtainen kokemus saa yksittäiset työntekijät tuntemaan itsensä erityiseksi ja arvostetuksi.”
Esimerkki siitä, miten toteutamme tämän Influitivessa, on [email protected], jossa työntekijät voivat kysyä tiimiltämme mitä tahansa, mikä tekee heidän työkokemuksestaan paremman.”
Paulin mukaan tätä ominaisuutta ilmentää Rebecca Shaffer, joka alunperin palkattiin Operations Coordinatoriksi, mutta joka ylennettiin Operations Manageriksi/Toimistopäälliköksi vain vuoden kuluttua.
Tässä on Shannon The Motley Foolista, jolla on toinen syy siihen, miksi lähestyttävyys on niin tärkeää tässä roolissa:
Lähestyttävyyteni on auttanut hölmöläisiä tuntemaan olonsa mukavaksi, kun he voivat tulla minun luokseni minkä tahansa huolenaiheensa kanssa, ja se on edesauttanut hyvien suhteiden syntymistä hölmöläisten kanssa eri puolilla yritystä.
Suurimman menestykseni toimistopäällikkönä ansaitsee tiimi, joka työskentelee kanssani päivittäin. Luottamus siihen, että luotan heihin, että he tekevät ylimääräistä ja tekevät päätöksiä, on osoittautunut korvaamattomaksi.
Tiimini huolehtii kaikesta sisäisistä toiminnoista, tapahtumien suunnittelusta, turvallisuudesta, kunnossapidosta sekä työntekijöiden yleisestä tyytyväisyydestä. En voisi olla niin menestyvä johtaja kuin olen ilman heitä.”
Vakaa viestintä
Kommunikaatio on usein vähälle huomiolle jäävä (mutta ei yhtään vähempää tärkeä) taito toimistopäällikön roolissa pärjäämiseksi.
Työssä on usein otettava ideoita c-suitesta ja käännettävä ne muulle organisaatiolle.
Tämä pätee erityisesti silloin, kun olet vastuussa koko yrityksen laajuisten toimintatapojen toteuttamisesta. Sinun on oltava huolellinen kommunikoidessasi toimistokäytäntöjesi taustalla olevat perustelut, jotta varmistat mahdollisimman suuren hyväksynnän tiimiltäsi. Sinun on myös pystyttävä ennakoimaan kysymykset ja oltava valmis vastaamaan niihin lennossa.
Liza Goldberg, upea Vibe Managerimme täällä SnackNationissa, on tehnyt sisäisestä viestinnästä välttämättömän osan repertuaaristaan.
”Sisäinen viestintä tässä roolissa on niin tärkeää.
Joka viikko olen koko yrityksen edessä ilmoittamassa uusista aktiviteeteista tai selittämässä toimintatapoja, ja minun on varmistettava, että teen sen tavalla, joka on herkkä tiimin tarpeille, jossa kaikki yksityiskohdat ovat oikein ja jossa myös selitetään selkeästi syyt asian taustalla – olipa kyse sitten uudesta pysäköintikäytännöstä tai seuraavasta tiimikoulutuksestamme offsite-tapahtumassa.”
(Hauska fakta: Liza voitti yrityksen himoitun Value Victor -palkinnon vain reilun kuukauden kuluttua työn aloittamisesta – hän on mahtava!)
5. Kohtuuton optimismi
Kun ihmiset vierailevat toimistolla – olipa kyse sitten mahdollisesta uudesta työntekijästä, mahdollisesta sijoittajasta tai tulevasta strategisesta kumppanista – toimistopäällikkö on tavallisesti ensimmäinen henkilö, jonka he näkevät, ja hänen käytöksensä auttaa muodostamaan nuo niin tärkeät ensivaikutelmat.
> Useimmilla hyvillä toimistopäälliköillä on luonnostaan positiivinen asenne ja lämminhenkinen käytös. Mutta todellinen haaste tulee väistämättöminä huonoina päivinä. Niitä on jokaisella – päiviä, jolloin mieluummin pysyisimme vain sängyssä – ja voi olla houkuttelevaa antaa mielialan synkistää persoonallisuuttasi. Toimistopäälliköllä ei kuitenkaan ole tätä ylellisyyttä, sillä hänen käytöksensä vaikuttaa suoraan yritykseen. Rockstar-toimistopäälliköt osaavat pukeutua iloiseen naamaan, vaikka se ei ehkä täysin heijastaisikaan heidän sisäistä mielialaansa.
SnackNationin toimitusjohtaja Sean Kelly on samaa mieltä:
”Luonnostaan kuohuvan asenteen omaaminen on välttämätöntä. Jopa silloin, kun olet allapäin, sinun on näytettävä positiiviselta.”
Olet moraalin keskipiste – siksi kutsumme sitä ’fiilispäälliköksi’ pikemminkin kuin toimistopäälliköksi.”
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.”
Magical Creativity
Yhä useammin yrityksen toimistopäällikkö vastaa toimiston fiiliksestä. Itse asiassa siksi toimistopäällikkömme virallinen titteli on ”Vibe Manager”. Toimiston tunnelma määrittää sävyn muulle yritykselle ja auttaa luomaan kulttuurin, jota tarvitsemme ollaksemme tuottavia ja luovia ja saavuttaaksemme tavoitteemme joka kuukausi.
Kulttuurin ja tunnelman ylläpitäminen vaatii huomattavaa luovuutta. Toimistopäälliköt harrastavat muun muassa sisustussuunnittelua ja tapahtumasuunnittelua.
Vastaanottakaamme esimerkiksi ulkotapahtuman suunnittelua, jota useimmat työntekijät pitävät luultavasti itsestäänselvyytenä. Jo pelkästään hauskan, uuden aktiviteetin keksiminen, josta kaikki nauttivat, on haaste.
On mietittävä, mitä sellaista emme ole tehneet aiemmin. Mitä koko tiimimme nauttisi tekemästä? Mitä voimme tehdä budjetin puitteissa? Miten tämä aktiviteetti auttaa tukemaan kulttuuria, jota tarvitsemme menestyäksemme? Se on suuri haaste, ja se vaatii vakavaa ajattelua laatikon ulkopuolelta.
(Onneksi meillä on muutamia ideoita, joita voitte lainata.)
Vakuuttamaton itseluottamus
Tämä tehtävä edellyttää melko usein päivittäistä kanssakäymistä toimitusjohtajien ja operatiivisten johtajien kanssa, joten sinun on oltava itsevarma ansaitaksesi heidän kunnioituksensa.
Tämän itseluottamuksen rinnalla on myös kykyä työntää aika ajoin takaisin. Niin paljon kuin haluaisitkin, et voi olla kaikkea kaikille, ja sinun on asetettava asiat tärkeysjärjestykseen. On tärkeää oppia sanomaan ei.”
Lindsey Leadquizzesista selittää:
”Saan päivittäin toimistolla työskenteleviltä ihmisiltä pyyntöjä asioista, jotka ovat ’välttämättömiä’ ja jotka he haluavat tehdä heti, ja on tärkeää asettaa rajoja, jotta koko toimisto hyötyy niistä.”
Mutta se, että yksi henkilö haluaa, että toimiston lämpötilaksi asetetaan 78 astetta, ei tarkoita, että koko toimisto olisi siihen tyytyväinen. On pidettävä terve tasapaino, jotta koko toimisto pysyy tyytyväisenä.”
Jedi-tyyppinen ennakointi
Ennakoivana toimiminen ja tulevien tarpeiden ennakoiminen on yksi toimistopäällikön parhaista voimavaroista.
Työstä suuri osa on reaktiivista, ja se voi olla yksi suurimmista haasteista – reagoiminen ja priorisoiminen niihin lukemattomiin pyyntöihin, joita toimistopäällikkö saa eri puolilta organisaatiota. Yksi tapa virtaviivaistaa työnkulkua ja vähentää reaktiivisia tehtäviä on ennakoida ja suunnitella niitä.
SnackNationin Liza Goldberg laajentaa tätä ajatusta:
”Sinun on pidettävä jatkuvasti silmäsi ja korvasi auki.
Olet yksi ainoista ihmisistä yrityksessä, jolla on todella kokonaisvaltainen näkökulma moniin asioihin, ja sinun vastuullasi on sekä ennakoida tarpeita että varmistaa, että yhdistät pisteitä ihmisille ja osastoille, joilla ei ole sinun näkökulmastasi hyötyä.”
Keen tunneäly & järkähtämätön maltti
Kuten olemme jo maininneet, toimistopäällikkönä olet tekemisissä ihmisten kanssa kaikilla tasoilla – yksinkertaisista työntekijöistä johtoportaaseen ja kaikkeen siltä väliltä. Tämä tarkoittaa valtavasti erilaisia persoonallisuuksia – toiset haastavampia kuin toiset. Toimistopäällikkönä sinun on pystyttävä käsittelemään niitä kaikkia.”
SnackNationin toimitusjohtaja Sean Kelly (henkilö, joka tietää pari asiaa työskentelystä upeiden toimistopäälliköiden kanssa) tarkentaa:
”Ykkösasia, joka tekee rocktähti-toimistopäälliköstä rokkitähden, on korkea tunneäly. Olet tekemisissä kaikkien kanssa yrityksessä ja koet paljon erilaisia tunteita ja asenteita.”
Usein, kun ihmiset pyytävät asioita, he eivät välttämättä tee sitä niin kunnioittavasti kuin pitäisi. Mutta sinun on otettava se rennosti, pysyttävä tyynenä ja oltava sitkeä. Nämä ominaisuudet ovat korvaamattoman tärkeitä roolissa menestymisen kannalta.”
Ja vaikka tiimisi tunnetarpeiden lukeminen ja huomioon ottaminen on ratkaisevan tärkeää, kääntöpuolena on se, että et voi olla hyvä toimistopäällikkö, jos sinulla on ohut nahka. Tasapainoinen pää ja maltin säilyttäminen paineen alla on välttämätön ominaisuus.
Hyvänä toimistopäällikkönä toimiminen vaatii paljon. Joskus saattaa tuntua vielä vaikeammalta löytää sellainen.
Mutta kulttuurin merkitys ei ole katoamassa lähiaikoina, ja siksi toimistopäällikön roolin merkitys vain kasvaa.
Sentähden sinun on löydettävä henkilö, joka ilmentää useimpia (tai kaikkia) näistä ominaisuuksista. Sopivan henkilön löytäminen saattaa tuntua mahdottomalta tehtävältä, mutta luota meihin, se on sen arvoista.