Yksi minkä tahansa tuottavuusjärjestelmän avaimista on se, että asiat todella laitetaan järjestelmään. Kuka olisi uskonut?
Vaikka se tuntuukin ilmeiseltä, monilla meistä on vaikeuksia käyttää aikaa ajatustemme kirjaamiseen tehtävienhallintajärjestelmään, tehtävälistaan tai organisointijärjestelmään.
Tämä voi johtua monista syistä – ei ole paperia lähellä, ei helppoa tapaa kirjata ajatuksia – mutta tuottavuutemme voi kärsiä siitä, ettemme syötä kaikkea järjestelmäämme, jotta voimme käsitellä sitä kunnolla.
Mitä pitäisi kirjata paperille, elää aivoissa ja jatkuu sitten unohdettavaksi ja rauhaan. Se on varma tie vaikeuksiin – tai ainakin vuotavien hanojen unohtamiseen.
Tähän ongelmaan on kuitenkin olemassa yksinkertainen ja nopea ratkaisu – sitä kutsutaan mind dumpiksi.
Mind dump on yksinkertaisesti tapa, jolla saat kaiken pois päästäsi ja paperille. Aivojamme ei ole tehty muistamaan asioita ikuisesti, mutta paperia on; kun aivot ovat tyhjät, pystymme joko keskittymään uusiin asioihin tai käsittelemään käsillä olevaa tehtävää sen sijaan, että haikailisimme jatkuvasti menneissä asioissa, jotka vievät arvokasta kaistanleveyttä.
Mielipidätyksen toteuttaminen on yksinkertaista: ota esiin kynä ja paperi tai käynnistä uusi dokumentti tietokoneellasi. Kirjoita sitten ylös kaikki, mitä mieleesi tulee. Kolmatta vaihetta ei ole.
Kaikki ja kaikki on reilua peliä: mitä sinun pitää tehdä, mitä ajattelet, toiveet, unelmat, tavoitteet ja mitä tahansa muuta mieleesi tulee. Aseta aikaraja – vaikkapa 20 minuuttia – ja kaiken, mikä tulee mieleesi, on heti poistuttava aivoista ja mentävä paperille.
Kun olet valmis, voit ryhtyä toteuttamaan kirjoittamiasi asioita. Minkä suhteen sinun on ryhdyttävä toimiin? Mitä sinun täytyy käsitellä, seurata tai arkistoida jonnekin?
Asioita, joita ei tarvitse käsitellä enempää? Hankkiudu niistä vain eroon. Varmista, ettei sinun tarvitse ajatella niitä enää koskaan, ja ole valmis niiden kanssa.
Ei ole olemassa mitään tiettyä tapaa tehdä parasta mahdollista mind dumpia. Tarkoitus on nollata aivosi, päivittää tuottavuusjärjestelmäsi ja laittaa paperille kaikki ne asiat, jotka ovat vieneet arvokasta (ja rajallista) tilaa aivoissasi.
Monet ihmiset käyttävät ”laukaisimia” helpottaakseen ajatustensa tyhjennystä – joukon avainsanoja tai -lauseita, jotka asettavat mielesi tiettyyn elämän osa-alueeseen, jotta voit keskittyä siihen liittyviin asioihin. 43 Foldersissa on pitkä luettelo tällaisista laukaisimista, kaikkea ”puheluista”, ”huonekaluista” ja ”häistä”.
Jotkut ihmiset, erityisesti GTD:n seuraajat, tekevät mind dumpin ennen viikkokatsausta, jotta he voivat miettiä, mitä tuleva viikko tuo tullessaan. Toiset, kuten minä, tekevät sen noin kerran viikossa – aina kun minulla on 20 minuuttia aikaa. Suosittelen tekemään sen vähintään kerran viikossa – muuten siitä tulee helposti pitkä ja rasittava.
Mind dumpin voi myös tehdä missä tahansa – toinen sen hieno puoli. Avaa muistilappu kännykkään tai kirjoita sanomalehden kääntöpuolelle; missä ikinä oletkin, jos sinulla on vapaa hetki, tyhjennä pääsi.
Hämmästyt, miten paljon asioita tulee ulos aivoista ja järjestysjärjestelmään, kun omistat aikaa ja tilaa niiden tyhjentämiseen.
Miten ja milloin saat asiat ulos päästäsi ja järjestelmääsi?
Kuva: Tyla ’75