Ultimate Guide to Creating an Employee Handbook |

Olet siis juuri ylittänyt maaliviivan rekrytointiprosessissa, ja nyt olet valmis toivottamaan uuden työntekijän tervetulleeksi pienyritykseesi. On olemassa kriittisiä vaiheita, jotka sinun on toteutettava sekä työntekijöiden vastaanottamiseksi että säilyttämiseksi. Keskeinen linkki näiden kahden välillä on työntekijäkäsikirjasi.

Käsikirjasi ei ainoastaan luo pohjan yrityksesi kulttuurille, visiolle, tunnelmalle ja pelisäännöille, vaan se myös vahvistaa aikomuksesi viestiä selkeästi. Lisäksi tietyt käsikirjan sisältämät elementit – kuten etuisuudet, korvaukset, edut ja turvallinen työympäristö – ovat olennaisia työntekijöiden säilyttämisen kannalta.

Tutkimme, miksi tarvitset työntekijän käsikirjaa pienyrittäjänä (ja mitä sydänsuruja ja dollareita säästät väistämättä), mitä käsikirjaan kannattaa sisällyttää, miten käsikirja luodaan ja miten varmistat, että työntekijäsi tekevät käsikirjasta yhden ensimmäisistä asiakirjoista, jotka he lukevat ensimmäisenä päivänään.

Työntekijän käsikirjan tarkoitus

Työntekijän käsikirja on toiminnan pelikirja ja viestintäväline, jonka sinä ja tiimisi tarvitsette kodifioidaksenne pienyrityksessä työskentelyn pelisäännöt. Hyvin kirjoitettu käsikirja tarjoaa erittelyn standardeista, odotuksista ja prosesseista, joita odotat työntekijöidesi noudattavan, ja samalla se viestii heille, miten hallitset eteen tulevia tilanteita.

Hyvät käsikirjat ovat asiakirjoja, jotka innostavat ja voimaannuttavat työntekijöitäsi ja vahvistavat samalla kulttuuriasi ja arvojasi. Työntekijöiden käsikirja tarjoaa selkeyttä ja kontekstia – jos ongelmia ilmenee – jotta työntekijät tietävät tarkalleen, mihin kääntyä. Uusille työntekijöille annetaan käsikirja ja allekirjoitettava lomake, jolla vahvistetaan, että he ovat lukeneet käsikirjan ja ymmärtävät sen sisällön.

Vaikka käsikirja ei takaa sääntöjen noudattamista (eikä se ole virallinen työsopimus), se antaa kaikille osapuolille selkeyttä siitä, miten toimitaan, ja se voi suojella pienyrittäjiä oikeudenkäynneiltä tai sitä voidaan jopa käyttää todisteena esimerkiksi syrjinnän vastaisessa oikeudenkäynnissä.

Miksi tarvitset työntekijäkäsikirjan

Tässä on kaksi häkellyttävää tilastoa: Guston pienyritysten omistajille tekemän tutkimuksen mukaan vain 26 prosentilla pienistä, alle 10 työntekijän yrityksistä oli työntekijän käsikirja. Toiseksi, kun tarkastellaan mahdollisten työoikeudenkäyntien kustannuksia, Court Statistics Project -tutkimuksen mukaan oikeudenkäyntiin menevän työoikeudenkäynnin mediaanikustannus on 88 000 dollaria.

Ajattele, että vain yksi oikeudenkäynti riittää antamaan yrityksellesi murskaavan iskun, ja oikeudenkäyntien vaikutukset voivat ulottua pitkälle taloudellisten tappioiden lisäksi. Oikeusjuttu voi vahingoittaa yrityksesi mainetta, varsinkin jos se maalaa yrityksesi negatiivisessa valossa ja jos paikalliset tai valtakunnalliset tiedotusvälineet julkaisevat sen. Se voi myös aiheuttaa stressiä sinulle ja työntekijöillesi. Olisit ehkä voinut ehkäistä oikeusjutun, jos olisit laatinut työntekijäkäsikirjan.

Toimintakäsikirjan laatiminen on tärkeää, koska se ei ainoastaan ilmaise, että kaikkia työntekijöitä kohdellaan tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti, vaan se myös auttaa edistämään myönteistä, tervetulleeksi toivottavaa, tuottavaa ja turvallista työympäristöä.

Mahdat miettiä, onko työntekijäkäsikirja pakollinen yrityksellesi. Vaikka liittovaltion työministeriö ei vaadi asiakirjan varsinaista laatimista, sinun on tiedotettava työntekijöille heidän oikeuksistaan työpaikalla – olipa kyse sitten näkyvistä työpaikan opasteista tai virallisesta käsikirjasta. Fiksut pienyrittäjät valitsevat molemmat, jotta kaikki on katettu.

Tulee ensin tutustua työministeriön pakollisiin työpaikkajulisteisiin. ja etsiä sitten mahdolliset osavaltioiden vaatimukset osavaltiosi työvoimatoimiston verkkosivuilta.

Jos toimipaikkojasi on eri osavaltioissa, saatat joutua laatimaan ja tuottamaan erilaisia käsikirjoja; ota yhteyttä lakimieheesi saadaksesi lisätietoja. Esimerkiksi Connecticutin työministeriön vaatimukset eivät välttämättä ole samat kuin Kalifornian teollisuussuhteiden ministeriön vaatimukset.

Muista, että kun laadit työntekijäkäsikirjaa, sinun kannattaa mennä pelkkää vähimmäistasoa pidemmälle ja keskittyä myös toimintatapoihin – laillisiin tai muihin – joilla on suora vaikutus pienyritykseesi.

Kymmenen pakollista kohtaa työntekijäkäsikirjassasi

Älä tunne oloasi ylivoimaiseksi ja ajattele, että sinun on sisällytettävä jokainen yksittäinen ajatus, laki tai prosessi käsikirjaasi – sen on tarkoitus toimia yleisenä oppaana, ja yksityiskohdat syntyvät oppaan käyttökäytännössä. Keskity sisällyttämään keskeiset elementit, jotka vaikuttavat suoraan sinuun ja työntekijöihisi.

1. Yrityksen yleiskatsaus, visio, toiminta-ajatus ja arvot

Määrittele yrityksesi toiminta-ajatus, visio ja tarkoitus alusta alkaen, jotta työntekijöilläsi on täysi selvyys yrityksesi arvoista ja niiden yhdenmukaistaminen niiden kanssa. Arvosi ja uskomuksesi ovat johtavia periaatteita – sitä, mikä on sinulle tärkeintä – jotka ohjaavat yritystoimintasi kaikkia osa-alueita. Ne ovat moraalinen kompassisi ja ytimesi, ja ne antavat sinulle ja työntekijöillesi tarkoituksen ja suunnan.

Esimerkiksi Patagonian toiminta-ajatus alkaa ilmoittamalla: ”Olemme alalla pelastaaksemme kotiplaneettamme.” Heidän keskeisiä arvojaan ovat parhaan tuotteen valmistaminen, tarpeettoman haitan välttäminen, liiketoiminnan käyttäminen luonnon suojelemiseen ja sopimuksettomuus. Yritykseen liittyvät työntekijät tietävät, että he ovat liittymässä organisaatioon, joka arvostaa ympäristön kestävää kehitystä ja vastuullisuutta.

Tee selväksi, mitä edustat, ja voit antaa työntekijöillesi mahdollisuuden olla parhaita puolestapuhujiasi. Tähän osioon kannattaa sisällyttää:

• Tervehdyskirje perustajalta tai omistajalta
• Yrityksen syntytarina ja toiminta-aikataulu
• Kuvia henkilökunnasta ja työpaikasta
• Mahdollisia vaikuttavia myyntitietoja tai tilastoja, jotka tekisivät vaikutuksen
• Mahdollisia yrityksen sponsoroimia tapahtumia, tarkoittipa se sitten vuotuisia retkiä tai sanktioituja vapaaehtoistoimia

2. Korvaukset, edut ja etuisuudet

Tämä osio on yleisön suosikki ja ensimmäinen, jonka työntekijä lukee yksityiskohtaisesti. Hän ei halua ainoastaan saada täydellistä ja selkeää tietoa siitä, milloin ja miten hänelle maksetaan korvausta, sekä suorituksen arviointiprosessista, vaan hän haluaa myös ymmärtää edut ja yrityksen etuisuudet, joihin hän on oikeutettu.

Korvauksen osalta haluat määritellä:

• Maksun tiheys ja maksuaika. Maksatteko työntekijöille viikoittain vai kahden viikon välein? Saapuvatko palkat tiettynä päivänä ja kellonaikana kuukauden sisällä? Aseta selkeät odotukset siitä, milloin työntekijöille maksetaan korvaus.
• Miten heille maksetaan. Annatko työntekijöille shekkejä, tarjoatko suoraa talletusta vai maksatko verkkoprosessointiyrityksen, kuten PayPalin tai Stripen, kautta? Selvitä, miten työntekijät saavat rahansa ja tarvitseeko heidän antaa tietoja, jotta maksuprosessi sujuu ongelmitta. Monissa yrityksissä se on niinkin yksinkertaista kuin suoratalletuslomakkeen täyttäminen.
• Ylityökäytäntö. Selvitä, onko sinulla ylityökäytäntöä, sekä sen rakenne ja se, mikä katsotaan ylityökorvaukseksi.
• Vaihtoehtoiset korvaukset. Ehkäpä palkkaukseenne kuuluu osake- tai korotusbonuksia tai tavoitteiden ja myyntitavoitteiden saavuttamiseen liittyviä korvauksia. Määrittele, miten ja milloin työntekijät voivat saada näitä lisä- tai vaihtoehtoisia korvauksia.

Palkkausta koskevassa osiossa tulisi myös hahmotella suoritusarviointeihin ja palkkaan/palkkioihin liittyvät odotukset. Oletko yritys, joka antaa jäsenneltyjä vuosittaisia tai puolivuosittaisia arviointeja, vai onko prosessi rennompi ja sujuvampi? Saavatko työntekijät tietyn prosentuaalisen bonuksen, joka perustuu yrityksen menestykseen, vai saavatko he yksilöllisiä suoritukseen perustuvia tai ”pistebonuksia”? Ei ole olemassa oikeaa tai väärää menettelyä – ole yksinkertaisesti avoin arviointi-, palkankorotus- ja bonusprosesseistasi.

Etujen osalta haluat antaa yleisen yleiskatsauksen siitä, mitä tarjoat terveydenhoito-, hammashoito-, näkö-, henkivakuutus- ja eläkejärjestelyjen osalta, mukaan lukien kelpoisuusvaatimukset. Tässä osiossa haluat selittää:

• Perusterveydenhuolto-, vakuutus- ja eläke-etuudet ja kelpoisuusehdot. Pitääkö sinun esimerkiksi olla kokoaikainen työntekijä, jotta voit käyttää tiettyjä (tai kaikkia) etuja? Tarjoatteko suhteutettuja paketteja? Kerro työntekijöille, milloin he voivat ilmoittautua ja milloin he ovat oikeutettuja etuuksiin.
• Koulutusetuudet. Muista mainita lukukausimaksut tai verkkokurssit, jos tarjoat näitä etuja.
• Etuudet. Hahmottele edut, jotka tekevät työskentelystä yrityksessäsi erityistä ja ainutlaatuista, maksullisista yrityspuhelimista ja kannettavista tietokoneista, ilmaisista lounaista, joustavista aikatauluista ja etätyöstä. Etujen avulla voit houkutella ja pitää huippulahjakkuuksia.

3. Käyttäytymissäännöt

Tee vaatimuksistasi yleiset, jotta et lankea siihen ansaan, että sisällytät niihin kaikki mahdolliset käyttäytymismuodot. Haluat antaa työntekijöille perusymmärryksen siitä, mitä pidät hyväksyttävänä. Käyttäytymissääntöihin kannattaa sisällyttää seuraavat osa-alueet:

• Pukeutumissäännöt
• Puhelimen, sähköpostin ja internetin käyttö työaikana
• Ruokatauot ja lepoajat
• Tupakointi, alkoholi, ja päihteiden väärinkäyttöä koskevat ohjeet
• Tiedonhallinta ja asiakkaiden yksityisyys
• Konfliktien ratkaisukäytännöt
• Asiakkaiden tai toimittajien lahjat (missä tahansa muodossa) tai lahjukset
• Eettiset normit ja käytännöt
• Luottamuksellisten tietojen suojaaminen

Työntekijöiden käsikirjassa olisi käsiteltävä myös mahdollisia kurinpidollisia menettelytapoja, joita sinulla on käytössäsi liittyen työntekijän käytökseen työssä.

4. Syrjinnän vastaiset ja yhtäläisiä mahdollisuuksia koskevat käytännöt

Lain mukaan sinun on nimenomaisesti mainittava, että yrityksesi noudattaa syrjimättömyyttä ja yhtäläisiä työllistymismahdollisuuksia koskevia lakeja työhönotossa ja ylennyksissä Equal Employment Opportunity Commissionin (EEOC) mukaisesti.

Mahdollisesti sinun on myös harkittava maahanmuutto- ja kansalaisuuslain (Immigration and Nationality Act, INA) käsittelemistä ja noudattamista, sillä se kieltää epäoikeudenmukaiset palkkaus-, erottamis-, ylennys- ja rekrytointikäytännöt, jotka liittyvät työntekijän kansalaisuusasemaan, kansalliseen alkuperään ja heidän kelpoisuutensa tarkistamisprosessiin. Laissa säädetään myös oikeussuojakeinoista kostotoimia ja pelottelua vastaan.

5. Perhe- ja sairauslomakäytännöt

Jos pienyrityksessäsi on yli 50 työntekijää, sinulla on oltava perhe- ja sairauslomakäytäntö (FMLA). Laki edellyttää, että tarjoat 12 kuukauden aikana enintään 12 viikkoa työsuojattua palkatonta lomaa työntekijän elämäntapahtumien, kuten synnytyksen ja lastenhoidon, sairaan tai vakavasta sairaudesta kärsivän lähimmän perheenjäsenen hoitamisen tai oman sairauden hoitamisen ajaksi.

Lomakauden aikana työnantajan on myös ylläpidettävä kaikkia työntekijän terveysetuuksia. Lisätietoja saat FMLA Employer’s Guide -oppaasta. Saatat myös joutua tarkastelemaan osavaltioiden lakeja selvittääksesi, tarvitseeko sinun käsitellä lisämandaatteja työntekijäkäsikirjassasi.

6. Aikataulu, aukioloajat ja palkallinen vapaa-aika (PTO)

Tässä vaiheessa haluat selventää aukioloaikasi ja sen, milloin työntekijöiden odotetaan saapuvan ja lähtevän. Sinun tulisi mainita mahdolliset juhlapyhät, mahdolliset juhlapyhinä tai muina kuin työaikoina työskentelyyn liittyvät käytännöt ja se, miten työntekijöille maksetaan korvauksia. Kannattaa myös selventää, miten työntekijät voivat ”kellottaa” aikansa, jotta esimies voi seurata ja tarkistaa heidän läsnäolonsa.

Työntekijöiden vapaa-ajan osalta on selvitettävä sairauspäiviin, lyhytaikaisiin vapaapäiviin ja lomapäiviin varattu aika, ja jos käytössä on ansaitsemis- tai kertymisprosessi, sallitaanko ansaittujen päivien ”siirtyminen” seuraavalle vuodelle.

7. Työpaikan turvallisuus

Välttääksesi epäselvyyksiä ja mahdollisia oikeudenkäyntejä määrittele toimenpiteet, joihin ryhdyt turvallisen fyysisen ja ei-fyysisen työympäristön varmistamiseksi. Olipa kyse sitten koneiden käyttöä koskevista käytännöistä ja menettelytavoista tai menettelystäsi seksuaalista häirintää tai kiusaamista koskevien valitusten tekemiseksi, työntekijöidesi tulisi tuntea olonsa turvalliseksi työskennellessään turvallisessa ympäristössä. Varmista myös, että ymmärrät työntekijöiden korvaussäännöt ja -menettelyt.

8. Digitaalista käyttäytymistä ja sosiaalista mediaa koskevat käytännöt

Digitaalinen ja sosiaalinen teknologia ovat läpäisevämpiä kuin koskaan, mikä antaa sekä työnantajille että työntekijöille välittömän yhteydenpidon hyödyn, mutta avaa myös oven vastuulle. Varmista, että määrittelet, miten työntekijäsi voivat (tai eivät voi) puhua yrityksestäsi ja edustaa sitä sosiaalisessa mediassa.

Sekä paikan päällä että etänä työskenteleville työntekijöille haluat asettaa standardit omaisuuden, sisäisten asiakirjojen ja asiakastietojen suojaamiseksi. Tämä voi tarkoittaa kirjautumista tiettyyn verkkoon, jotta voit käyttää sähköpostia tai asiakirjoja, kun et ole toimistossa, tai se voi tarkoittaa salasanojen hallintaa.

9. Salassapitovelvollisuus ja eturistiriidat

Pienyritysten omistajien tulisi suojella yrityksensä luottamuksellisia näkökohtia, jotka tekevät niistä ainutlaatuisia ja kilpailukykyisiä. Tätä varten haluat varmistaa, että liikesalaisuudet ja kaikki omistusoikeudelliset tiedot pysyvät yrityksen sisällä. Saattaa olla viisasta pyytää työntekijöitä allekirjoittamaan salassapitosopimus (NDA), jossa määritetään tietojen jakamista koskevat säännöt.

Myös keikkatalous kukoistaa, sillä 36 prosenttia työntekijöistä tekee osa-aikaisia sivutoimisia töitä.Kannattaa ehkä harkita sellaisten töiden ja projektien määrittelemistä, jotka ovat sallittuja henkilön ollessa palveluksessasi.

Voi olla hyödyllistä käyttää työsuhdejuristia, joka voi opastaa sinua toimialasi parhaissa käytännöissä ja auttaa sinua asiaankuuluvan kielen laatimisessa.

10. Tärkeitä vastuuvapauslausekkeita

Varmista, että työntekijät tietävät ehdottoman selvästi, että:

• Käsikirja ei ole sitova sopimus eikä takaa jatkotyöskentelyä.
• Käsikirja on viimeinen sana kaikista toimintaperiaatteista, ja se korvaa kaikki muistiot tai asiakirjat, joita on saatettu jakaa työntekijöille ennen käsikirjan laatimista.
• Osiaatteet voivat muuttua. Kaikki asiakirjassa oleva ei ole kiveen hakattua. Sinulla on oikeus muuttaa toimintatapoja liiketoimintasi muuttuessa ja kehittyessä; sinun on kuitenkin myös ilmoitettava kaikista asiaankuuluvista päivityksistä, jotka vaikuttavat työntekijöihisi.
• Henkilöstön on luettava ja vahvistettava vastaanottaneensa työntekijäkäsikirjan. Tietämättömyys ei ole koskaan autuus, varsinkaan kun on kyse työntekijöiden oikeuksista ja yrityksen menettelytavoista. Työntekijöillä on vastuu siitä, että he saavat tietoa asettamistasi normeista ja oikeuksistaan.

Miten pääset alkuun

Älä keksi pyörää uudelleen. Lähes jokaisella yrityksellä on toimintaohjeet, joten jos olet ymmällään sisällön ja luovuuden suhteen, etsi Google.comista. Käytä tutkimustietoa inspiraation lähteenä siitä, mitä sisällytetään, miten tiedot välitetään ja miten käsikirja suunnitellaan ja paketoidaan. Ehkä haluat pitää ulkoasun yksinkertaisena MS Word -asiakirjassa, mutta voit silti olla inhimillinen ja leikkisä tekstin kanssa. Tai ehkä sinulla on jonkin verran budjettia luoda kuvitettu käsikirja, jossa on pienyrityksenne tuotemerkin värit, fontit ja logo, jotta työntekijät voivat tuntea sitoutuneensa tuotemerkkiinne heti alusta alkaen.

Voi myös olla, että olet jo luonut suuren osan käsikirjaa varten tarvittavasta tekstistä (kuten arvoista, palveluista ja prosesseista) tuottaessasi muita asiakirjoja, kuten verkkosivustoasi ja sisäisiä käytäntöjäsi. Tietojen yhdistäminen olemassa olevista lähteistä – sen sijaan, että avaisit MS Word -asiakirjan ja aloittaisit tyhjästä – säästää aikaa ja auttaa varmistamaan, että kieli on yhdenmukaista sekä nykyisille työntekijöille että uusille työntekijöille.

Vaihe 1. Roll out the red carpet.

Uusi työntekijäsi on juuri päässyt haastattelu- ja neuvotteluprosessista, ja haluat, että positiivinen energia ja innostus jatkuvat. Työntekijäkäsikirjasi on yksi ensimmäisistä tärkeistä kohtaamisista, joita hän tekee kanssasi paikan päällä, ja ensivaikutelma on tärkeä. Haluat, että tulokas tuntee olonsa kotoisaksi aina ulkoasusta ja tekstistä alkusivuihin asti. Aloita yrityksesi vauhdilla ja intohimolla. Avaa visio, missio ja perusarvot. Selitä, millaista liiketoimintaa haluat harjoittaa ja miten työntekijöilläsi on keskeinen rooli tässä tarinassa, ja anna heidän tutustua sinuun ensin, ennen kuin he putoavat juridisen kielenkäytön labyrinttiin.

Katsele ajattelusi ohjaamiseksi esimerkkejä yrityksistä, jotka viestivät ydinarvonsa erottuvalla tavalla.

Vaihe 2. Sukella toimintaperiaatteisiin ja menettelytapoihin.

Seuraavaksi haluat päästä käsikirjan sisältöön. Kun sisällytät kaikki edellisessä osiossa esitetyt osat, harkitse kuvitettujen esimerkkien luomista, jotta työntekijät saavat asiayhteyden ja selkeyden. Ehkä haluat visualisoida käsikirjan elementtejä grafiikan, sarjakuvien, valokuvien tai kuvitusten avulla. Ole luova sen suhteen, miten esität tietoa. Sukellamme esimerkkeihin pian.

Vaihe 3. Tarkastele käsikirjaa tärkeimpien sidosryhmien kanssa.

Varmista, että käytössäsi on koulutettuja ammattilaisia henkilöstöhallinnon edustajien tai konsulttien sekä työsuhdejuristien muodossa, jotka ovat perillä uusimmista liittovaltion, paikallisista ja osavaltioiden laeista. Kannattaa pyytää heitä tarkastamaan asiakirjasi varmistaaksesi, ettet ole ainoastaan ilmaissut tietoja selkeästi, vaan että et myöskään avaa itseäsi epävarmuudelle, väärintulkinnalle tai suoranaiselle vastuulle. Jos käytät nyt aikaa siihen, että aineistosi tarkastetaan kunnolla, se kannattaa myöhemmin.

Vaihe 4. Suunnittele ja levitä.

Vaihtoehdot ovat rajattomat. Voit pitää sen yksinkertaisena tekstinkäsittelydokumentilla, jonka annat uusille työntekijöille osana heidän perehdyttämisprosessiaan, tai voit suunnitella jotain visuaalista ja erityistä, joka voidaan toimittaa henkilökohtaisesti ja jota voi käyttää verkossa. Kaikki riippuu resursseistasi, brändistäsi ja budjetistasi. Tärkeintä on antaa työntekijöille kaikki tiedot, joita he tarvitsevat menestyäkseen yrityksessäsi. Pakkaukset ja muotoilu voivat lisätä innostusta ja luoda enemmän uskollisuuden tunteita yritystäsi kohtaan elävänä, hengittävänä brändinä.

Vaihe 5. Tee säännöllisiä päivityksiä.

Kuuntele työntekijöitäsi, kollegojasi, henkilöstöhallinnon henkilöstöä ja lakimiehiäsi vuoden mittaan. Maailmamme muuttuu jatkuvasti – markkinoilla on uutta teknologiaa joka päivä – joten on tärkeää varmistaa, että käsikirjasi pysyy trendien ja aikojen mukana. Harkitse sen tarkistamista vähintään kerran vuodessa ja tee tarvittaessa aineellisia päivityksiä.

Lähteitä, joita voit käyttää, jos jäät jumiin

Tässä on useita verkossa saatavilla olevia työntekijöiden käsikirjan malleja:

• National Federation of Independent Business (NFIB) -malli
• National Council of Nonprofit Associations -malli
• RocketLawyer -malli
• Lessonly -malli

Jos haluat saada syvällisempää tietoa siitä, mitä käsikirjaan kannattaa sisällyttää, tutustu seuraaviin sivustoihin:

• Society for Human Resource Management (SHRM). He tarjoavat jäsenilleen ilmaisen työntekijän käsikirjan mallin sekä maksullisia räätälöityjä vaihtoehtoja.
• U.S. Department of Labor. Tutustu lakeihin, jotka koskevat yhtäläisiä työllistymismahdollisuuksia, perhe- ja sairauslomia jne. Kannattaa myös tutkia osavaltiotason lakeja varmistaaksesi, että noudatat niitä.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). He tarjoavat näkemyksiä työnantajan velvollisuuksista turvallisen työpaikan tarjoamiseksi.

How to Create a Handbook That Your Employees Will To Read

Työntekijöiden käsikirjat ovat saaneet huonon maineen. Niitä kuvataan usein äärimmäiseksi unettomuuslääkkeeksi – pino kuivalla lakikielellä kirjoitettuja sivuja, jotka näyttävät vain luetteloivan aiempia työpaikan ongelmia tai pelottelevan alokkaita alistumaan. Ne eivät välttämättä ole mukaansatempaavaa iltalukemista.

Ohjekirjasi ei kuitenkaan tarvitse olla tylsä koulutuskäsikirja tai olla takauma George Orwellin kirjasta 1984. Muista, että olet luomassa suunnitelmaa siitä, miten ihmisten tulisi toimia pienyrityksessäsi. Kulttuuristasi, uskomuksistasi ja arvoistasi päivittäisiin toimintatapoihin, jotka auttavat varmistamaan, että kaikilla on oikeudenmukainen, turvallinen ja miellyttävä työympäristö, työntekijöiden pitäisi tuntea olevansa sitoutuneita ja innokkaita aloittamaan päivänsä.

Tässä on kuusi vinkkiä, joiden avulla saat työntekijäsi koukkuun sivunkirjoitukseesi heti ensimmäisestä sivusta lähtien.

1. Avaa visio, missio ja arvot.

Valmistele, että työntekijäsi voivat osallistua yrityksesi kokonaiskuvaan. Auta työntekijöitäsi tuntemaan, että he ovat osa jotain suurempaa kuin heidän työaikataulunsa.

2. Puhu kuin ihminen.

Mikään ei saa ihmisiä nukahtamaan nopeammin kuin jargon-puhe. Ole positiivinen, pirteä ja keskusteleva. Muista, että tämä ei ole huuto menneisyyden vääryyksiä ja työntekijöiden kömmähdyksiä vastaan. Käsikirjasi on opas, jonka avulla yrityksesi pääsee parhaalla mahdollisella tavalla eteenpäin. Voit silti olla ammattimainen käyttämättä tylsää tai jäykkää kieltä.

3. Korosta etuja.

Ihmiset rakastavat kehuskella hienoilla työetuuksillaan. Harkitse etusivun esittelyä etuisuuksillasi, tai voit esitellä koko käsikirjassa (ja jopa työpaikallasi!) kuvia, joissa näkyy kulttuuriinne uppoutuneita onnellisia työntekijöitä.

4. Harkitse pakkaamista ja esittelyä.

Edellisessä osiossa puhuimme siitä, miten voit laatia käsikirjasi. Jos sinulla on hieman budjettia ja luovuutta, voit pitää hauskaa kuivana tunnetun asiakirjan kanssa. Esimerkiksi Education Firstillä (EF) on ihastuttava, omituinen ja kuvitettu käsikirja, jossa keskitytään tiimihenkeen sekä byrokratian ja hierarkian poistamiseen.

Toisin sanoen, mieti luovasti sellaisen työntekijäkäsikirjan luomista, joka ei ainoastaan informoi työntekijöitäsi, vaan myös houkuttelee heitä lukemaan käsikirjan ja auttaa heitä tuntemaan olonsa hyväksi valitessaan sinut työnantajakseen. Valve Software viestii arvoistaan röyhkeän visuaalisen ilmeen avulla ja keskittyy ahkeraan työskentelyyn huumorintajua unohtamatta.

Ja puhutaan siitä, että he harjoittavat sitä, mitä saarnaavat: Trello loi työntekijäkäsikirjansa teknologia-alustallaan. Tai ehkä voit lainata Netflixin yksinkertaistettua pelikirjaa. Heillä ei ole hienoja, vuorovaikutteisia grafiikoita, mutta heidän käsikirjassaan hahmotellaan heidän arvonsa ja käytäntönsä keskustellen, selkokielellä, eli käännöstä ei tarvita.

5. Ole fiksu formaattien kanssa.

Internetin ansiosta ihmiset ovat tottuneet siihen, että heitä pommitetaan suurilla tietomäärillä joka päivä. Tämän seurauksena he ovat kouluttaneet itsensä lukemaan asiakirjoja pitkälti verkkoartikkelin tapaan, jossa on jaksootsikoita, taukoja, bulletteja ja lyhyyttä. Valtavat tekstikokonaisuudet ovat ylivoimaisia, joten tee käsikirjastasi mieluisa silmäilevälle silmälle. Ironista kyllä, työntekijät lukevat enemmän, jos annat heille visuaalista hengähdystaukoa.

6. Ole oikeudenmukainen ja johdonmukainen.

Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta toteuta sitä, mitä saarnaat. Elä kuvailemaasi kulttuuria ja uskomusjärjestelmää. Kohtele kaikkia työntekijöitä tasapuolisesti myötätuntoisesti ja oikeudenmukaisesti, ja mikä tärkeintä, ole johdonmukainen kaikissa toimissasi.

Työntekijöiden käsikirjan luominen ja jakaminen on yksi monista olennaisista vaiheista koko rekrytointiprosessissa. Sen määrittämisestä, milloin sinun on otettava uusi työntekijä palvelukseen, aina palvelukseenottoprosessin suunnitteluun asti, palkkaamisprosessin aikana tekemiesi toimien vaikutusten ymmärtäminen on suuri investointi pienyrityksesi tulevaan menestykseen.

Valmis saamaan lisää viimeisimpiä oivalluksia siitä, miten löytää työntekijöitä ja hallita yritystäsi tehokkaammin? Tilaa Small Biz Aheadin viikoittainen sähköinen uutiskirje, joka sisältää vinkkejä, jotka auttavat sinua oppimaan ja kasvamaan pienyrityksen omistajana, sekä kattavia vaiheittaisia oppaita tärkeistä aiheista, kuten palkkaamisprosessista.