World Class Manufacturing

Seiton on 5S-menetelmän toinen vaihe. Se tarkoittaa ”järjestykseen laittamista” tai kaiken laittamista oikeille paikoilleen.

5S Seiton – Tavoitteet

Seiton tavoitteena on, että kaikki säilytetään ”kätevästi”. Käytännössä tämä tarkoittaa:

• Säilytä työkalut sinne, missä niitä käytetään
• Mitä useammin sitä käytetään, sitä lähempänä sitä tulisi säilyttää
• Vähennä sekamelskaa varastoimalla harvoin käytetyt työkalut kauempana
• Helppoa tavaroiden hakemista ja palauttamista
• Työntekijä ei saisi taipua, kumartua tai venytellä usein
• Työntekijän ei pitäisi joutua vääntymään tai vaihtamaan suuntaa nostettuaan raskasta esinettä
• Työreitit pitäisi pitää tasaisina ja selkeinä
• Välttää sitä, että joudutaan nostamaan yhtä esinettä toisen päälle
• Välttää sitä, että joudutaan liikuttamaan esinettä useaan otteeseen sen takia, että se joutuu olemaan tiellä

5S:n harjoittelijat voivat kuvailla kolmea vyöhykettä varastoinnille:

• Säilytä useimmin käytetyt työkalut aivan työpöydän ääressä:
• Käytännöllinen
• Näkyvä
• Helppo tavoittaa
• Helppo laittaa takaisin, kun ei tarvita
• Päivittäiset tai kuukausittaiset työkalut saatetaan säilyttää jossakin lähistöllä, mutta ei tiellä
• Kokeile ripustaa työkalut telineeseen – hahmottele ja merkitse kukin ripustin selkeästi omalle työkalulleen
• Harkitse säilytyskaapin käyttämistä, jotta pöly ja lika pysyvät poissa työkalun päältä
• Näiden säilytyspaikkojen tulisi silti näkyä työpisteen alueelta
• Harvinaisestikäytetyt työkalut tai varaosat voitaisiin säilyttää muualla kuin työpisteessä
• Kokeile käyttää varastotilaa
• Hyllyihin tai kaappeihin tarvitaan silti selkeät etiketit, jotta esineet palautetaan käytön jälkeen

Lean 5S -kulttuurin rakentaminen

Varastointialueiden perustaminen on yksi asia. On eri asia saada ihmiset käyttämään niitä oikein.

Johdon on aloitettava sellaisen kulttuurin rakentaminen, jossa työntekijät pitävät itsestäänselvyytenä ja ylpeydenaiheena:

• Säilyttävät tavarat sinne, minne ne kuuluvat
• Pitävät työalueet siisteinä

Väärin paikalleen laitettu työväline on näkyvä silmiinpistävä häiriö hyvin johdetussa tehtaassa. Jos joku voisi jättää (harvoin käytetyn) putkiavaimen työpöydälleen tai nojaamaan konetta vasten – huomaisiko kukaan? Jos ei, on ehdottomasti aika aloittaa 5S-kampanja.

Miten 5S:ssä asetetaan järjestys

Edellisessä artikkelissa hahmoteltiin Seitonin tavoite. Tässä artikkelissa käsitellään sitä, ”miten” saatte järjestyksen tehtaaseen tai työpaikallenne.

Kolme tekijää ovat: suunnittele, missä jotain säilytetään; suunnittele, miten se säilytetään; varmista, että ihmiset noudattavat näitä sääntöjä.

Kuvittele, että jokaisella työvälineellä on oma mieli ja se haluaa olla mahdollisimman lähellä työntekijää. Mitä ne sanoisivat vaatiakseen lähimmän paikan? Miten ratkaisisit riidan?

Ensimmäinen ja tärkein näkökohta on: kuinka usein sitä käytetään? Se, mitä käsitellään useimmin, tulisi säilyttää mahdollisimman lähellä työntekijää. Oletetaan, että metallipajassa työntekijä viilaa jokaisesta kappaleesta purseen pois viimeistelläkseen sen. Viila olisi säilytettävä kätevästi lähellä – ei seinällä usean askeleen päässä. Jos työntekijä tarvitsee jakoavainta säätääkseen jotakin laitetta viikon alussa, säilytä jakoavain kauempana – jotta se ei ole usein tapahtuvan viilauksen tiellä.

Toiseksi, onko esineeseen helppo päästä käsiksi? Yllä olevassa esimerkissä työntekijän ei pitäisi joutua kumartumaan, venyttelemään tai vääntelemään vain päästäkseen viilaukseen eikä siirtämään muita esineitä pois tieltä joka kerta, kun viilausta haetaan.

Suunnittele myös harvoin käytettävien työkalujen säilytyspaikka. Et halua tuhlata aikaa rotanpesän kaivamiseen, kun tarvitset sitä vuosittain käytettävää työkalua. Käytä säilytyspaikan järjestämiseen samoja periaatteita, joita käytettiin työkalujen sijoittelussa lähemmäs työpöytää.

Miten säilytetään?

Klassinen tapa säilyttää käsityökaluja – jota harrastajat ja tehtaat käyttävät – on ripustaa ne työkalulautaan, maalatun ääriviivan päälle.

Tämän vakioidean lisäksi kannattaa harkita etiketin laittamista jokaiseen työkaluun. Olet varmaan nähnyt nitojia, joissa on henkilökohtainen tai osaston nimi – muistuttamaan mahdollista lainaajaa siitä, että se on palautettava pikaisesti. Työkalun etiketti voi viitata työpöytään; tai siinä voi näkyä työkalun koko tai jokin muu erityinen ominaisuus, jotta se olisi helppo tunnistaa.

Kaiken sen painotuksen jälkeen, joka koskee sitä, ”missä” työkaluja säilytetään, kysy myös ”missä kunnossa”? Keittiössä voisi olettaa, että kokkiveitsi pestään ennen kuin se laitetaan pois; mutta voi olla tapana teroittaa se nopeasti juuri ennen käyttöä. Pitäisikö työntekijän pyyhkiä rasva jakoavaimesta ennen sen ripustamista? Pitäisikö vaurioituneet työkalut merkitä ja lähettää korjattavaksi? (Vai onko työntekijä vastuussa työmääräyksen laatimisesta)?

Viimeiseksi, jotkin esineet saattavat vaatia erityisolosuhteita pitkäaikaista varastointia varten. Joitakin kemikaaleja ei voi varastoida korkeissa tai matalissa lämpötiloissa; metallit saattavat ruostua kosteissa tiloissa.

Lean-kulttuurin rakentaminen

Kun suunnittelu on tehty ja varastointi on käytettävissä, seuraava tehtävä on Seiton-kulttuurin rakentaminen.

Joissain toimistoympäristöissä noudatetaan periaatetta, jonka mukaan pöydälle ei saa jättää papereita. Johto mahdollistaa tämän tarjoamalla riittävästi säilytystilaa, jotta työntekijät voivat todellakin laittaa kaiken pois ennen lähtöä. Johto valvoo sitten käytäntöä partioimalla säännöllisesti työajan jälkeen ja takavarikoimalla kaikki pöydän päälle jätetyt paperit. Rikkoneen työntekijän kanssa käydään keskustelu esimiehen kanssa seuraavana työpäivänä.

Jossain määrin Seiton-askeleen noudattamisen valvominen kuuluu kurin ylläpitämiseen tähtäävään Shitsuke-prosessiin.

Hyödyt

Mitkä ovat Seiton-askeleen hyödyt 5S-prosessissa?

• Tuottavuuden lisääntyminen, koska työkalun hakemiseen kuluva aika vähenee
• Kustannussäästöt, koska ”kadonneita” työkaluja ei tarvitse tilata uudelleen
• Vahinkojen väheneminen, koska työkalut säilytetään kätevissä ja ergonomisissa paikoissa – työntekijät tekevät vähemmän kumartelua, nostelua, vääntelyä ja venyttelyä
• Tuottavuuden lisääntyminen, koska on selvää, milloin tavaroita ei tosiaankaan ole saatavilla
• Siivouksen helpottuminen

Tuottavuuden lisääntyminen – hakuaika lyhenee

Aika-liike-tutkimukset kehitettiin Taylorin ja Gilbrethin toimesta, vaikkakin heillä oli jonkin verran erilaiset kysymykset mielessä. On selvää, että toiminto, joka toistuu vaikkapa 100 kertaa päivässä ja vie 80 % työpäivästä, olisi optimoitava viikoittaiseen toimintoon nähden, joka vie 1 % työviikosta.

Siten useimmin käytettyjen työkalujen sijoittaminen sopivimpiin paikkoihin parantaa tuottavuutta lyhentämällä aikaa, joka kuluu näiden työkalujen hakemiseen ja vaihtamiseen.

Tiheimmin käytettyjen työkalujen sijoittaminen ”lähemmäs kättä” tarkoittaa sitä, että muut esineet joutuvat väistämättä sijaitsemaan ”kauempana”. Kaikkien harvemmin käytettävien työkalujen varastointi tiettyihin tunnettuihin paikkoihin – säilytyslokeroon tai varastohuoneeseen – tarkoittaa, että työntekijät tietävät edelleen, mistä etsiä näitä esineitä.

Pohdi, mitä tapahtuu, jos esineitä varastoidaan sattumanvaraisesti. Työntekijä saattaa pitää voiteluainepurkkia valmiina maanantaiaamun koneen rasvausta varten. Jos voiteluainetta säilytetään kaapissa, joku muu voi ”lainata” sitä tai se voi jäädä piiloon muiden esineiden taakse. Sen pitäminen työpöydällä tarkoittaa kuitenkin sitä, että se on tiellä kaikkien muiden rutiinitehtävien aikana, mikä hidastaa tavanomaista päivittäistä työskentelyä.

Voitelupurkin etsiminen ei tietenkään saisi kestää kauan, vaikka sitä käytettäisiinkin vain kerran viikossa. Oikeanlainen säilytys tarkoittaa siis sitä, että sillä on tietty paikka kaapissa – ja vaikka sitä käyttäisi useampi ihminen, se palautetaan aina nopeasti takaisin tarkalleen paikalleen.

Tässä on toinen esimerkki sattumanvaraisesta säilytyksestä. Oletetaan, että kaikki jakavat päivittäin yhden luudan pölyn ja lastujen lakaisua varten. Jos luuta säilytetään siellä, missä edellinen työntekijä sitä käytti, joku etsii jaettua luuta joka päivä.

Kustannussäästöt

Työntekijät voivat tilata tilalle uusia esineitä, jotka ovat yksinkertaisesti kadonneet. Jos esine on kadonnut sotkun taakse tai sitä ei ole säilytetty oikeassa paikassaan, korvaavan esineen hankkiminen voi olla yksinkertaisempaa.

Vähentyneet vammat

Työntekijä on matkalla kohti kroonisia vammoja, jos työhön kuuluu säännöllisesti jokin näistä toimista:

• Kyykistyminen tai yliojennus työkalun tai materiaalin tavoittamiseksi
• Vartalon vääntäminen painavan esineen nostamisen jälkeen
• Työskentely, jossa nivelet ovat hankalissa asennoissa (Toimistotyöntekijöille kehittyy karpaalitunneli-oireyhtymä siitä, että he näppäilevät jatkuvasti tietokoneen näppäimistöä ranteet ojennettuina neutraaliasennon sijasta – eivätkä he pidä painoa pystyssä työskennellessään!)

Työkalujen sijoittaminen sopiviin paikkoihin – jotta työntekijän ei tarvitse venytellä, vääntää, kumartua tai nostaa painopisteensä ulkopuolelle – vähentää selkäkipuja, venähdyksiä ja lihaskireyksiä.

Tuottavuuden lisääntyminen – käytettävissä olevien tavaroiden etsimiseen kuluvan ajan väheneminen

On helppo huomata, että työkalu puuttuu & sieltä, missä sitä pitäisi säilyttää, jos se pitäisi ripustaa työkalutaululle maalatun ääriviivan päälle. Myös työpöydälle tai lattialle jätetty huomataan nopeasti.

Jos työkalu on rikki, sen normaalissa säilytyspaikassa pitäisi olla lappu, jossa on selittävä huomautus. Tämäkin säästää aikaa ja sekaannusta ”väärin sijoitetun” työkalun etsimisessä.

Helpompi siivous

Työpisteen tai työpajan lattian siivoaminen on loppujen lopuksi helpompaa, kun työkalut on säilytetty oikein.

Pölyä kertyy helposti työpöydälle jätettyjen esineiden ympärille. Sitä vastoin, jos kaikki säilytetään työpöydän vieressä olevalla työkalutaululla, itse työpöytä voidaan pyyhkiä nopeasti puhtaaksi.

Sama pätee myös työpajan lattian lakaisemiseen, jossa ei ole sattumanvaraisesti pysäköityjä kärryjä.

Myöhemmät 5S-vaiheet käsittelevät nimenomaan siisteyttä.

Oskar Olofsson, kirjan ”Succeeding with 5S”

Uusi 5S-sovellus – visuaalinen ja helppo

• Toteuta ja ylläpidä 5S:ää
• Tehtävät, Tarkistuslistat ja auditoinnit
• Sisältää 5S-koulutusta ja työpajoja
• Lean-asiantuntija ja ”Succeeding with 5S”-kirjan kirjoittaja Oskar Olofsson