12 conseils d’étiquette commerciale que vous devez connaître pour faire des affaires avec succès en Russie.
Des hommes d’affaires russes lors de la cérémonie marquant l’ouverture des échanges à la bourse unie MICEX-RTS, 2011. Photo : RIA Novosti
Bien des choses ont changé depuis plus de deux décennies que les étrangers viennent en Russie pour faire des affaires. On attend rarement des clients qu’ils portent de nombreux toasts à la vodka pour prouver qu’ils sont un partenaire digne de confiance, et les accords commerciaux ne sont plus signés dans la banya (sauna russe).
Cela dit, il y a encore un certain nombre de choses qu’un investisseur ou un entrepreneur potentiel doit garder à l’esprit avant d’entrer dans une salle de conseil ou de nouer des contacts commerciaux en Russie. Vous trouverez ci-dessous les principaux facteurs culturels que vous devez prendre en compte pour réussir à faire des affaires en Russie.
1. Il est important de bien maîtriser le langage formel et les titres. Ils ne sont pas suggérés et souvent le statut et les titres sont des réalisations fières. Un expatrié a déclaré qu’ils ont été réprimandés par téléphone par un fonctionnaire du ministère russe après que la correspondance a été envoyée avec le mauvais titre. Cela a failli torpiller l’affaire. N’agissez pas de manière informelle, sauf si vos partenaires vous le suggèrent. Soyez formel dans les réunions et abstenez-vous de faire de l’humour autodérisoire car cela sera très probablement mal compris.
2. La culture d’affaires russe n’est pas homogène. Il y a un mélange de vieille bureaucratie et de pensée occidentale à Moscou et les personnes qui comprennent ces deux systèmes sont extrêmement précieuses. La génération de la perestroïka qui a grandi pendant la transition est souvent particulièrement apte à naviguer dans l’espace entre ces deux mondes. N’oubliez pas de prêter attention à l’âge de vos collègues et au système dans lequel ils ont grandi : Cela vous aidera à comprendre leur approche.
3. Les Russes mettent davantage l’accent sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et y parviennent largement mieux que leurs collègues occidentaux. Cela peut être lié au fait de ne pas vouloir faire de blagues au travail. Comme les Russes essaient de ne pas travailler tout le temps, ils ont tendance à être sérieux lors des réunions, afin d’avoir le temps de plaisanter avec leur famille et leurs amis plus tard. Les Russes ne s’attardent généralement pas au téléphone lorsqu’une conversation est terminée. Raccrocher le téléphone une fois l’accord conclu ne signifie pas que le partenaire est impoli : Les Russes n’engagent tout simplement pas autant de conversation, ne soyez donc pas surpris par la brusquerie.
4. Les gens veulent apprendre à connaître ceux avec qui ils font des affaires. Les expatriés s’accordent généralement à dire que par rapport à l’Occident, les gens investissent plus de temps pour apprendre à connaître les gens avant de faire des affaires avec eux. Cela peut donner l’impression que le processus commercial est un peu lent, mais les partenaires russes y voient simplement de la prudence. Un expatrié de longue date à Moscou a déclaré qu’il était nécessaire d’investir son temps dans les gens. Lorsque vous pouvez développer de bonnes relations personnelles avec votre personnel russe, vous pouvez être surpris par leur flexibilité, leur appréciation et leur dévouement.
5. Souvenez-vous des fêtes et des anniversaires. Par exemple, si vous ne célébrez pas correctement la Journée internationale de la femme (8 mars), vous pourriez en venir à regretter les frictions que vous ressentirez de la part de vos collègues féminines dans les mois qui suivent. Cadeaux, cadeaux, cadeaux ! Beaucoup plus d’occasions que celles auxquelles vous êtes peut-être habitué chez vous nécessitent des cadeaux ou seraient rehaussées par des cadeaux. En Russie, si vous ne savez pas si vous devez apporter un cadeau, c’est probablement une bonne idée d’en apporter un.
6. Il peut être assez délicat de programmer une réunion le matin. Les Russes ont tendance à commencer à travailler un peu plus tard et à travailler un peu plus tard le soir que dans l’Ouest. Cela varie d’un secteur à l’autre, mais en général, il est préférable de programmer les discussions après le déjeuner et de laisser une petite fenêtre de temps entre les rendez-vous : Ne soyez pas surpris si un partenaire ne peut pas vous rencontrer tout de suite ou est en retard.
7. Les relations sont très importantes. Même si vous vous sentez extrêmement qualifié en tant qu’étranger essayant de décrocher un emploi dans une entreprise russe, votre capacité à obtenir cet emploi dépend souvent des connexions. Cela s’applique également aux transactions commerciales : La personnalité et les relations sont primordiales.
8. Les téléphones portables pour les relations. Il semblerait qu’une nation qui valorise sa famille et son temps libre serait très difficile à atteindre. Au lieu de cela, les gens vont répondre à leur téléphone dans une réunion, pendant qu’ils donnent une classe, au cinéma, presque partout. Rappelez-vous que les relations sont importantes et que seules les personnes privilégiées reçoivent des numéros de téléphone portable et qu’elles veulent maintenir ces relations. Ils répondront à leurs téléphones et ils s’attendront à ce que vous fassiez de même.
9. Evaluez et formez vos employés. Vous pouvez être assez direct avec les Russes et donner votre avis. Les Russes apprécient cela, surtout lorsque vous expliquez que vos commentaires ne sont pas personnels, mais qu’ils sont destinés à l’amélioration des performances de l’entreprise ou des compétences de l’employé. Créez une atmosphère ouverte dans laquelle les commentaires des uns et des autres peuvent s’épanouir. Soyez toujours direct : Ne faites pas d’allusion à quelque chose et supposez que les autres ont compris ce que vous vouliez dire.
10. Si vous devez faire appel à l’administration, préparez-vous à la bureaucratie. La plupart de ce que vous avez entendu est vrai, bien que comprendre le système et être préparé vous aidera. Vous devrez souvent retrouver la bonne personne à contacter, envoyer des télécopies et attendre. Cela demande de la patience et de la persévérance. Cependant, expliquez très clairement à toutes les personnes concernées s’il y a un délai strict qu’il n’est pas flexible.
11. Obtenez quelque chose par écrit si vous le pouvez. Vous obtiendrez rarement un accord par écrit (dans un email par exemple) car cela engagerait à quelque chose qui pourrait ne pas être possible le moment venu. Les relations personnelles sont très importantes et doivent être entretenues car ce sont ces personnes qui vous aideront lorsque vous en aurez besoin. Les Russes n’aiment pas planifier non pas parce qu’ils sont paresseux, mais parce qu’ils n’aiment pas briser leurs promesses.
12. Enfin, faire des affaires en Russie exige de la flexibilité. Les entreprises qui réussissent en Russie s’adaptent rapidement aux circonstances changeantes. Vous pouvez rencontrer une résistance à la planification, mais votre capacité à planifier et à improviser vous permettra d’avoir un plan de secours et d’avoir souvent une longueur d’avance sur la concurrence.
Certains commentaires d’expatriés :
« La planification est possible ! Beaucoup d’employés russes diront que la planification en Russie ne sert à rien puisque cela ne fonctionnera pas parce que…c’est la Russie ! En effet, les choses vont toujours ou souvent dans une direction différente de celle initialement prévue. Mais d’après mon expérience, avec une bonne planification et un bon contrôle, vous aurez plus de temps pour l’improvisation. » Charles Hoedt, fondateur de In Your Pocket Russia et directeur de Nuffic Neso Russia. Pays-Bas. Vit en Russie depuis 1998.
« La personne la plus importante dans une entreprise est souvent le comptable. Assurez-vous d’en avoir un bon en qui vous pouvez avoir confiance, qui a un bon réseau avec d’autres comptables et qui suit les changements constants des lois et des règlements financiers. N’oubliez pas qu’un comptable russe est assez conservateur et pense souvent en termes d’impossibilités, alors que vous voulez résoudre les choses. » Charles Hoedt, fondateur de In Your Pocket Russia et directeur de Nuffic Neso Russia. Pays-Bas. Vit en Russie depuis 1998.
« Les Russes sont des gens de culture. Ils connaissent leurs Pouchkine et Tchekhov et n’ont pas peur de les citer, même dans les milieux d’affaires. La lecture de la culture devrait être obligatoire pour tous ceux qui veulent faire des affaires en Russie. Il est important d’avoir les nerfs solides – les processus et les décisions peuvent prendre beaucoup de temps – mais quand les choses se passent, tout va vite et les Russes travaillent très efficacement. » Lasse Lindberg, acteur. Finlandais. A vécu en Russie de 2005-2009 et 2011-2013.
« Apprenez la langue, essayez de ne pas comparer tout et tout le monde à votre propre pays, et ayez beaucoup de patience. » Anna-Christin Albers, propriétaire de bar. Allemagne. Est en affaires en Russie depuis 2004.
