Affordable Care Act (ACA) Reporting Cheat Sheet : Reporting Made Easy

Affordable Care Act (ACA) Reporting Requirements – FAQ

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Comment savoir si je dois remplir les formulaires B ou les formulaires C ?

Tous les grands employeurs (ALE) applicables doivent déposer les formulaires 1094-C et 1095-C auprès de l’IRS et fournir une copie du 1095-C à tous les employés à temps plein. La compagnie d’assurance d’un régime entièrement assuré doit remplir les formulaires 1094-B et 1095-B. En général, seuls les employeurs qui ne sont pas des EAF et qui ont un régime auto-assuré doivent remplir les formulaires 1094-B et 1095-B. Certains employeurs doivent remplir et distribuer le formulaire 1095-B s’il s’agit d’un régime auto-assuré qui n’est pas un ALE (grand employeur applicable). L’IRS a accordé un allègement supplémentaire aux entités tenues de distribuer le formulaire 1095-B. Pour ces deux groupes déclarant les formulaires B, l’IRS a déclaré qu’il n’imposera pas de pénalité pour défaut de distribution du formulaire 1095-B aux participants dans les cas où l’entité déclarante répond aux exigences suivantes :

1. Promouvoir un avis sur son site Web avec une adresse électronique, une adresse physique et un numéro de téléphone, où les personnes peuvent contacter l’entité pour demander une copie du 1095-B ; et
2. L’entité déclarante fournit une copie du 1095-B dans les 30 jours suivant la demande.

Quelle est la date limite pour déposer et fournir les formulaires ?

À l’IRS : Le 28 février ou le 1er avril (par voie électronique)
Au salarié : Le 31 janvier (prolongé jusqu’au 2 mars 2021)

Formulaire 1094-C

Qu’est-ce qu’un « envoi faisant autorité ? »

Si vous n’avez qu’un seul formulaire 1094-C, celui-ci doit rapporter les données agrégées au niveau de l’employeur pour le membre de l’ALE et constituer l’envoi faisant autorité. Si plusieurs formulaires 1094-C sont déposés pour un membre de l’ALE afin que les formulaires 1095-C de tous les employés à temps plein ne soient pas joints à un seul envoi de formulaire 1094-C, l’un des formulaires 1094-C doit rapporter les données agrégées au niveau de l’employeur pour le membre de l’ALE et être l’envoi faisant autorité.

Qu’est-ce qu’un membre du groupe ALE agrégé ?

Les sociétés qui font partie d’un groupe contrôlé sont un membre de l’ALE dans le groupe ALE agrégé. Chaque membre ALE doit remplir les formulaires 1094-C et 1095-C.

Que dois-je cocher sous « attestations d’admissibilité »?

A. Méthode de l’offre qualifiante – le membre de l’ALE peut certifier qu’il a fait une offre qualifiante (abordable en fonction du FPL et de la valeur minimale) à un ou plusieurs de ses employés à temps plein pour tous les mois de l’année où l’employé était un employé à temps plein.

D. Méthode de l’offre à 98 % – l’employeur peut certifier que, en tenant compte de tous les mois pendant lesquels les personnes étaient des employés du membre de l’ALE et n’étaient pas dans une période de non-cotisation limitée, le membre de l’ALE a offert une couverture santé abordable fournissant une valeur minimale à au moins 98 % de ses employés pour lesquels il dépose un formulaire 1095-C, et a offert une couverture minimale essentielle aux personnes à charge de ces employés.

Comment dois-je remplir la partie III(a)?

Cochez « oui » pour le mois applicable ou pour les 12 mois si vous avez offert une couverture essentielle minimale à au moins 95 % de vos employés à temps plein.

Quelle est la différence entre la partie III(b) et la partie III(c)?

Partie III (b) : Entrez le nombre d’employés à temps plein

Partie III (c) : Inscrivez le nombre total d’employés (y compris les employés à temps partiel et tous les autres)

Que dois-je inscrire dans la partie IV ?

Chaque membre agrégé de l’ALE doit faire un renvoi au nom et à l’EIN de toutes les autres entités du groupe contrôlé.

Formulaire 1095-C

Quel code dois-je inscrire à la ligne 14 ?

• 1A Couverture essentielle minimale offerte : Valeur minimale à l’employé FT Abordable selon le FPL Au conjoint et à la personne à charge
• 1B Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour l’employé Abordable ou inabordable Pour l’employé seulement
• 1C Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour l’employé Abordable ou inabordable pour les personnes à charge (pas le conjoint)
• 1D Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour l’employé Abordable ou inabordable pour le conjoint (pas la personne à charge)
• 1E Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour le salarié Abordable ou inabordable pour le conjoint et la personne à charge
• 1F Couverture minimale essentielle offerte : PAS de valeur minimale Abordable ou inabordable Pour l’employé, le conjoint et/ou la personne à charge
• 1G Couverture auto-assurée offerte : Au non-employé ou à l’ancien employé pour toute l’année civile
• 1H Aucune offre de couverture : Pour tout le mois ; ou Pour une partie du mois
• 1J Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour l’employé Abordable ou inabordable pour le conjoint sous condition
• 1K Couverture minimale essentielle offerte : Valeur minimale pour l’employé Abordable ou inabordable pour le conjoint Conditionnellement pour la personne à charge
• 1L Couverture individuelle HRA offerte : Au salarié Abordable selon le code postal de la résidence principale
• 1M Couverture individuelle HRA offerte : À l’employé et aux personnes à charge abordable basé sur le code postal de résidence principale
• 1N Couverture individuelle HRA offerte : Pour l’employé, le conjoint et la personne à charge abordable basé sur le code postal de la résidence principale
• 1O Couverture individuelle HRA offerte : A l’employé Abordable basé sur le site d’emploi principal Code postal
• 1P Couverture individuelle HRA offerte : À l’employé et aux personnes à charge abordable basé sur le site d’emploi principal Code postal
• 1Q Couverture individuelle HRA offerte : À l’employé, au conjoint et à la personne à charge Abordable selon le site d’emploi principal Code postal
• 1R Couverture individuelle HRA offerte : Inabordable pour l’employé, l’employé et son conjoint, l’employé et sa personne à charge, ou l’employé, son conjoint et sa personne à charge
• 1S Couverture individuelle HRA offerte : À l’employé à temps non complet

Quelle est la différence entre le code 1A et le code 1E?

Une offre de couverture sous le code 1A doit être abordable selon le seuil de pauvreté fédéral. Le code 1E peut être utilisé pour une couverture qui est abordable en vertu de l’une des mesures refuge d’abordabilité, ou inabordable.

Quel code dois-je inscrire à la ligne 16 ?

• 2A Employé non employé tous les jours du mois
• 2B Employé pas à temps plein ou n’était à temps plein qu’une partie du mois
• 2C Employé inscrit à la couverture tous les jours du mois
• 2D Employé en période d’attente, période de mesure, ou premier mois d’emploi sans période d’attente
• 2E Employé offrant une couverture syndicale au nom de l’employeur
• 2F Employé renonçant et couverture abordable sur la base de W-.2 safe harbor
• 2G Employee waived and coverage affordable based on federal poverty line safe harbor
• 2H Employee waived and coverage affordable based on rate of pay safe harbor

*When more than one code applies codes 2A – 2D supersede codes 2E – 2H.

Si le code 2C s’applique, il supplante tous les autres codes

Puis-je utiliser la case « Tous les 12 mois » pour le coût de la couverture à la ligne 15 ?

N’utilisez cette case que si le coût était exactement le même pour tous les 12 mois. Si le coût change pendant l’année du régime, entrez le coût applicable pour chaque mois. Les années de régime non calendaires ne peuvent généralement pas utiliser la case des 12 mois.

Comment dois-je déclarer une couverture qui prend fin à la date où l’emploi de l’employé se termine au milieu du mois ?

L’employeur ne peut pas entrer 2C à la ligne 16 parce que l’employé n’était pas inscrit à la couverture pour chaque jour du mois. Sinon, l’employeur devrait inscrire 2B pour indiquer que l’employé n’était pas un employé à temps plein pour tout le mois.

Comment déclarer un employé dans une période de mesure initiale pour toute l’année?

Les employeurs ne devraient remplir les formulaires que pour ses employés à temps plein. Jusqu’à ce que l’employé termine la période de mesure, aucun statut n’est attribué, de sorte qu’aucune déclaration n’est requise.

Dois-je remplir les formulaires pour les non-employés ?

La disposition de responsabilité partagée de l’employeur ne s’applique pas aux non-employés, tels que les entrepreneurs indépendants, les propriétaires et autres non-employés. Il n’y a pas d’obligation de déclaration pour les non-salariés en vertu de la section 6056. Cependant, en vertu de la section 6055, les régimes auto-assurés doivent faire un rapport sur tout non-employé couvert.

Comment dois-je déclarer une offre de couverture COBRA ou de retraité ?

Terminée pendant l’année de déclaration : Déclarer comme aucune offre de couverture – code 1H

Réduction des heures pendant l’année de déclaration : Déclarer comme une offre de couverture – généralement le code 1B, 1C, 1D, ou 1E

Sur COBRA auto-assuré toute l’année de déclaration : Déclarer comme une offre de couverture – code 1G

Dois-je remplir la partie III du 1095-C?

Régime auto-assuré : Oui ; Régime entièrement assuré : Non

Comment dois-je remplir la partie III(e) du 1095-C ?

Cochez tous les mois où l’employé, le conjoint de l’employé ou la personne à charge de l’employé a été couvert pendant au moins un jour du mois.

Comment dois-je déclarer un conjoint ou une personne à charge couvert par mon régime auto-assuré lorsque l’employé ne reçoit pas de 1095-C ?

Pour déclarer la couverture d’un conjoint ou d’une personne à charge seulement, remplissez les formulaires 1094-B et 1095-B et cochez tous les mois où la personne était couverte pendant au moins un jour du mois.

Dépôt

Suis-je obligé de déposer par voie électronique ?

Les employeurs qui soumettent 250 formulaires ou plus doivent déposer par voie électronique. Les employeurs qui déposent par voie électronique doivent le faire via le système de déclarations d’information sur la loi sur les soins abordables (AIR).

Quelles sont les pénalités si je ne remplis pas les formulaires ?

Défaut de produire une déclaration correcte : 270 $/retour

Défaut de fournir une déclaration correcte : 270 $/retour Intentionnel

Défaut intentionnel : 540 $/retour

L’IRS a-t-il créé des instructions plus détaillées sur la façon de remplir les formulaires ?

Oui, chaque année, l’IRS publie des formulaires mis à jour et des instructions pour les formulaires 1094-C et 1095-C et des instructions pour les formulaires 1094-B et 1095-B.

Vous voulez une version PDF de cette FAQ ?

Cliquez ici pour télécharger les exigences de déclaration ACA – FAQ : Date d’émission : 21 octobre 2020

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