Ce mois-ci, dans la chronique « Financial Fitness » du Small Business Monthly, Karen Stern, associée responsable du groupe de services aux entrepreneurs Brown Smith Wallace, aborde certains éléments à garder à l’esprit alors que les petites entreprises commencent à se préparer à émettre des 1099 pour la prochaine saison fiscale.
Si vous engagez des entrepreneurs indépendants, des pigistes ou des vendeurs et que vous leur versez plus de 600 $ en paiements liés à l’entreprise, alors vous devrez préparer et émettre un formulaire 1099-MISC de l’IRS. Si vous êtes un propriétaire d’entreprise ou un entrepreneur indépendant, il est important de déterminer si vous devrez émettre ou déposer ces formulaires fiscaux.
Voici quelques éléments à garder à l’esprit alors que vous commencez à vous préparer à émettre et à déposer des 1099 pour la saison fiscale 2019 :
- Exigences. Les formulaires 1099 ne doivent être envoyés que pour les services fournis à une entreprise, et non pour les biens ou les marchandises. Les 1099 ne doivent pas non plus être envoyés pour des services non commerciaux et personnels. Si une entreprise a payé des services en utilisant une carte de crédit ou un réseau de paiement tiers, les règles de la 1099-K sont applicables pour la déclaration.
- W9s. L’IRS exige que le formulaire W-9, Demande de numéro d’identification du contribuable (TIN) et de certification, soit utilisé lors de la collecte des informations d’identification fiscale requises auprès de vos vendeurs et entrepreneurs indépendants. Vous devez demander des W-9 mis à jour chaque année pour vous assurer que vous disposez des informations les plus récentes.
- Correspondance des TIN. Des W-9 corrects sont la clé de 1099 corrects. Pour éviter d’éventuels avis de correspondance avec l’IRS, il est important de s’assurer que le nom officiel sur le W-9 qui correspond au TIN correspond exactement à ce qui figure dans le dossier de l’IRS.
- Délais. Pour les paiements d’une année spécifique, les entreprises doivent envoyer les 1099 aux bénéficiaires avant le 31 janvier de l’année suivante. Les entreprises doivent également envoyer des copies de chaque formulaire 1099 émis à l’IRS. Gardez à l’esprit que votre État peut également avoir des exigences et des délais distincts pour la déclaration des 1099 et leur dépôt.