Comment mener des entretiens de départ

Capitaliser pleinement sur cette pratique RH sous-utilisée

Dans le monde des ressources humaines, l’accent est toujours mis sur un départ fort. Qu’il s’agisse de trouver le candidat parfait ou de mener un entretien ponctuel, tout est question de début. Cependant, les pratiques RH solides ne concernent pas seulement la première phase ou l’embauche.

Inévitablement, les employés quittent leur emploi, ce qui lance le processus de conclusion et la conduite d’un entretien de sortie. Pour de nombreuses entreprises, l’entretien de départ des employés est une réflexion après coup.

Pourtant, l’entretien de départ est un outil puissant pour faire évoluer et optimiser de manière constante les performances et la culture de l’entreprise. L’entretien de départ est une occasion rare d’obtenir des commentaires honnêtes et bruts sur l’efficacité d’une organisation dans de nombreux domaines, qu’il s’agisse de la correspondance entre un rôle et les tâches réelles d’un emploi ou de la façon dont le leadership dirige réellement.

Dans ce guide, nous allons décrire exactement comment mener un entretien de départ qui fournira des commentaires précieux à votre organisation.

Étape 1 : Déterminer le format de l’entretien de départ

Le format d’un entretien de départ est important. Les deux formats d’entretien de sortie les plus courants sont l’entretien en personne ou le questionnaire. Chaque format présente des avantages et des inconvénients.

Entretien de départ par questionnaire

L’avantage évident d’un entretien de départ par questionnaire est que l’employé peut le faire sur son temps libre. Lorsqu’un employé est dans les deux dernières semaines d’un rôle, il est généralement assez occupé à faire la transition du travail, donc cela pourrait être plus pratique.

Cependant, un entretien de sortie par questionnaire peut passer à la trappe parce que l’employé est tellement occupé pendant la dernière ligne droite. De plus, dans un scénario de questionnaire, un employé peut ne pas se sentir aussi obligé de divulguer un feedback riche et honnête. De plus, de nombreuses personnes n’aiment tout simplement pas rédiger des réponses longues, vous courez donc le risque de recevoir des réponses d’une seule phrase, avec très peu d’informations utilisables.

Entretien de sortie en face à face

L’entretien de sortie en face à face offre quelques avantages distincts. Vous mettez fin à l’emploi de la même manière qu’il a commencé, avec l’attention d’un entretien qui montre le professionnalisme et la classe. Avec un entretien de sortie formel en personne, vous recevez également un feedback plus tridimensionnel. Les gens sont souvent plus ouverts pendant la conversation et les détails fournis sont beaucoup plus utiles.

L’inconvénient d’un entretien de sortie en personne est qu’il peut être ressenti comme une obligation, ce qui pourrait colorer négativement le feedback fourni. De plus, lorsque le feedback est donné dans une conversation, il est plus difficile à suivre, vous devrez donc envisager un moyen d’enregistrer ou de capturer le contenu de l’entretien pour une analyse ultérieure.

Étape 2 : Choisir l’intervieweur

Si vous optez pour un entretien de départ en personne, vous devrez décider de la personne qui administrera l’entretien.

Déterminer qui sera l’intervieweur (gestionnaire, RH, etc)

Étape 3 : Créer une liste de questions &Ce qu’il ne faut PAS demander

Pour un entretien de départ efficace, vous aurez besoin d’une liste préparée de questions. Cela permettra d’organiser l’entretien et de gagner un temps précieux pour l’enquêteur et l’employé sortant.

Ouverture de l’entretien par une explication de ce qu’est un entretien de sortie. Bien que le terme « entretien de sortie » soit largement compris dans le secteur des RH, de nombreux employés ne sauront pas ce que c’est ou la signification de l’entretien de sortie.

Une fois que vous partagez le fait que les réponses d’une personne interrogée aideront directement l’organisation, cela les fera se sentir valorisés et inspirés à offrir un feedback authentique et utile.

Certaines des principales questions d’entretien de sortie à considérer :

1. Décrivez votre expérience avec l’entreprise.
2. Pourquoi passez-vous à autre chose ?
3. Quelles étaient les meilleures parties du travail ici ?
4. Qu’est-ce qui pourrait être amélioré dans notre entreprise ?
5. Dans quelle mesure votre rôle correspondait-il à la description de poste initiale ?
6. Comment était-ce de travailler avec la direction de l’entreprise ?
7. Comment s’est déroulée votre expérience d’accueil ? Comment aurait-elle pu être améliorée ?
8. Y a-t-il des dirigeants ou des collègues qui vous ont spécifiquement aidé ici ?
9. Quels conseils donneriez-vous au prochain employé dans ce rôle ?

Questions d’entretien de départ à éviter

1. Seriez-vous prêt à rester ?

   À ce stade, il est trop tard pour cette question.

2. Quels sont les collègues ou les responsables avec lesquels il était le plus difficile de travailler ?

   Bien qu’il soit important d’obtenir des commentaires constructifs, pointer du doigt des personnes spécifiques dans une organisation n’est pas utile. Concentrez-vous sur des thèmes plus larges.

3. Pourquoi n’avez-vous pas aimé travailler ici ?

   Ceci est trop spécifique et pourrait orienter la conversation vers un territoire émotionnel. Au lieu de leur demander directement pourquoi ils n’ont pas aimé l’organisation, se concentrer sur des questions plus larges sur les façons de s’améliorer générera de meilleures informations.

Étape 3 : Utiliser les données de l’entretien de départ pour s’améliorer

Les données sont la monnaie la plus chaude dans les affaires, et le feedback de l’entretien de départ est une mine d’or de données. Pour vraiment tirer parti d’un entretien de départ, vous devez appliquer les principes de l’analyse des données.

Assurez d’abord une collecte cohérente des données, c’est pourquoi il est important de mener les entretiens de la même manière à chaque fois. Cela s’applique à la façon dont l’entretien est mené (en personne ou par questionnaire) et aux types de questions. Bien sûr, il y aura des exceptions à cette règle, mais plus vous appliquerez la cohérence à vos entretiens de sortie, meilleurs seront les aperçus.

Puis, vous devez créer un processus d’analyse. Il ne suffit pas de collecter les informations de vos entretiens de départ. Vous devez réellement les examiner, trouver les thèmes clés, identifier les mesures à prendre et les mettre en œuvre. Si vous ne disposez pas d’un processus de collecte et d’analyse des informations issues des entretiens de départ, pensez à faire appel à vos experts internes en données. Ils disposent probablement de cadres et de méthodes solides pour l’analyse des données.

Enfin, vous devez passer à l’action. Au fur et à mesure que des aperçus sont découverts à partir des entretiens de sortie, partagez officiellement les informations avec les parties prenantes et les décideurs. Par exemple, si vous recevez des commentaires qui indiquent que l’accueil des employés n’est pas assez approfondi, partagez cette information avec les gestionnaires et la direction. Formulez un plan pour améliorer les documents d’accueil.

Faites de l’entretien de départ votre arme secrète

Le service RH qui met autant de réflexion dans la phase d’embauche que dans les deux dernières semaines d’un employé dispose d’un avantage majeur. Cependant, comme nous l’avons vu, de nombreuses organisations dorment sur l’opportunité d’exploiter pleinement cette étape de la boîte à outils des ressources humaines.

Lorsque vous planifiez vos initiatives pour le prochain trimestre et l’année prochaine, ajoutez un poste pour analyser vos processus actuels d’entretien de départ. Quelques ajustements simples pourraient conduire à des améliorations mesurables de la culture de votre entreprise.