Guide de mise en œuvre du dossier de santé électronique (DSE)

La mise en œuvre d’un dossier de santé électronique (DSE) est un processus en plusieurs étapes qui aura un impact sur tous les membres du personnel. Comme pour tout nouveau processus, une courbe d’apprentissage est impliquée. Avoir un plan solide peut épargner des heures de stress à tous les membres de votre équipe.

Voici dix étapes essentielles à suivre pour une mise en œuvre réussie du DSE.

1) Constituez votre équipe de mise en œuvre du dossier de santé électronique (DSE)

Lorsque vous mettrez en œuvre votre DSE, vous aurez besoin d’une équipe solide pour aider le processus à se dérouler le plus harmonieusement possible. L’équipe peut comprendre des membres du personnel tels que des médecins, des infirmières, des assistants médicaux et du personnel administratif. Les membres de l’équipe aideront le processus en enseignant aux collègues les compétences du DSE et en servant de messagers à l’équipe de mise en œuvre pour identifier les défis en cours de route.

Un superutilisateur principal, un médecin principal et un gestionnaire de projet sont trois rôles essentiels à considérer lors de la constitution de votre équipe.

Superutilisateur principal

Le superutilisateur principal est l’expert résident du DSE à l’interne. Quelques tâches peuvent inclure la création de modèles et le développement de flux de travail. Ce poste peut également être responsable de la création de procédures d’exploitation standard pour résoudre les problèmes que les utilisateurs rencontrent lorsqu’ils utilisent le système.

Médecin principal

Le rôle du médecin principal est de guider l’organisation dans la mise en œuvre du DSE en servant de lien entre les utilisateurs de première ligne du système et le personnel technique. Envisagez d’utiliser un médecin féru de technologie qui accueille le nouveau processus comme médecin principal.

Gestionnaire de projet

Le gestionnaire de projet deviendra le principal point de contact avec le fournisseur et le personnel du DSE. Ce poste aidera également tout le monde à rester concentré sur les délais de mise en œuvre, à suivre les progrès et à traiter les problèmes des utilisateurs.

2) Préparer le logiciel

Lors de la mise en œuvre de votre DSE, assurez-vous que les mesures de sécurité sont respectées pour ne pas violer la HIPPA. Votre organisation peut avoir besoin d’effectuer une évaluation des risques HIPPA. Vous pouvez travailler avec votre fournisseur d’informatique de santé pour vous assurer que le logiciel est conforme.

3) Déterminez vos besoins en matériel

Vos choix de matériel auront un impact significatif sur le temps et l’argent que votre pratique utilise. Par exemple, avoir une imprimante dans chaque pièce peut faire gagner aux médecins jusqu’à 30 minutes par jour. Certains cabinets fournissent à chaque membre du personnel sa propre tablette ou son propre ordinateur portable pour gagner du temps en se connectant et se déconnectant entre chaque interaction avec un patient.

Si l’idée de faire tout cela semble écrasante, les sociétés de services informatiques peuvent aider les cabinets à répondre aux besoins en matériel du système en aidant à trouver le bon équipement au meilleur prix. De nombreuses entreprises vont également installer et dépanner les appareils, ce qui soulage le personnel de votre bureau.

4) Considérez l’aménagement de la salle de traitement des patients

Comme le programme de DSE exige la saisie électronique des données, l’aménagement de la salle peut avoir un impact substantiel sur l’engagement et la satisfaction des patients. Si le personnel et le médecin se détournent du patient pendant la saisie des données, les patients peuvent avoir l’impression de ne pas être entendus.

Une façon de résoudre ce problème est d’utiliser le « triangle de confiance ». Il s’agit d’une configuration de la pièce où le patient, le médecin et l’ordinateur forment un triangle virtuel, permettant au patient et au médecin de se voir. Cette disposition est utile car le membre du personnel ou le médecin n’a qu’à se tourner légèrement pour saisir les données, ce qui donne au patient le sentiment d’être vu. Envisagez de placer des bureaux de forme semi-circulaire dans les chambres des patients ou utilisez des chariots mobiles pour aider le patient à se sentir à l’aise pendant son rendez-vous.

5) Transférer les données

Une fois que votre matériel et vos logiciels sont prêts à fonctionner, l’étape suivante de la mise en œuvre du DSE consiste à transférer les données. Pour commencer, vous devrez déterminer comment faire migrer les données de votre ancien système de dossiers vers votre nouveau DSE.

Il y a plusieurs façons de réaliser cette étape. Vous pouvez confier au personnel existant ou embaucher du personnel supplémentaire ou temporaire pour télécharger l’information dans le nouveau DSE.

Pour que ce processus se déroule le mieux possible, vous voudrez préparer une liste de contrôle des renseignements à entrer dans le DSE. Le fait d’avoir un processus en place permettra de s’assurer qu’aucune information essentielle ne sera oubliée.

6) Créez des flux de travail

Parlant de processus, il est maintenant temps de mettre en place des flux de travail solides. Il est vital d’établir des flux de travail avant la mise en œuvre du DSE pour diminuer la quantité de stress à laquelle votre équipe sera confrontée.

Avoir des flux de travail inefficaces, y compris un nombre insuffisant de membres du personnel qui sont formés et prêts à utiliser le DSE exacerbera les problèmes pendant le processus de mise en œuvre.

Considérez ces questions lorsque vous créez des flux de travail :

• Est-ce nécessaire ?
• Est-ce que cela ajoute de la valeur pour le patient ?
• Est-ce que cela augmente l’efficacité pour le personnel ?
• C’est le bon ordre ?
• Est-ce la bonne personne qui effectue cette étape ?

7) Que faire lorsque votre DSE est en panne

Comme avec tout type de technologie, vous devez être prêt à faire face à un pépin occasionnel. Commencez par faire un brainstorming sur les problèmes et établissez un plan de match solide pour gérer les problèmes potentiels.

Par exemple, que ferez-vous en cas de panne de courant ? Et s’il y a un dysfonctionnement de l’ensemble du système qui nécessite l’aide de l’informatique pour le réparer ? Vous voudrez élaborer des procédures qui donnent des instructions claires aux médecins et au personnel sur ce qu’il faut faire lorsque le DSE est indisponible.

Considérez ces questions lors de l’élaboration de vos procédures :

• Comment les médecins et le personnel seront-ils informés des temps d’arrêt ?
• Comment le flux de soins aux patients se poursuivra-t-il ?
• Comment se fera l’enregistrement des patients ?
• Comment les médecins et le personnel documenteront-ils la visite ?

Avoir des procédures électroniques et papier à la disposition du personnel augmentera sa confiance sur la façon de gérer les temps d’arrêt du DSE. Certains cabinets médicaux compilent les instructions dans des classeurs à trois anneaux et stockent des copies en interne et hors site. Envisagez également de stocker des copies PDF sur un cloud sécurisé, afin que les membres du personnel disposent de plusieurs options pour obtenir rapidement les instructions.

8) Mettez en place un programme de formation

Une formation approfondie est impérative pour assurer le succès de la mise en œuvre du DSE. Créez un plan de formation afin que tous les médecins et le personnel, actuels et futurs, puissent acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour utiliser le DSE avec succès lorsque vous serez prêt à le lancer.

Voici quelques principes à considérer :

Démarrer lentement

Fournir aux médecins et au personnel des compétences de base avant le lancement. Il peut être difficile pour les utilisateurs de comprendre pleinement le système jusqu’à ce qu’ils soient capables d’utiliser le programme. Une fois que les utilisateurs sont capables de « conduire » pendant au moins une semaine, une formation supplémentaire peut être introduite pour augmenter les compétences, apprendre des astuces pour gagner du temps et être plus à l’aise avec la technologie.

Laissez les collègues enseigner aux collègues

Envisagez de former des super utilisateurs dans chaque spécialité et pour chaque rôle. Par exemple, les infirmières enseignent mieux aux infirmières et les chirurgiens enseignent mieux aux chirurgiens. En outre, si vous avez un super utilisateur dans chaque spécialité, il peut devenir une ressource permanente pour ses collègues.

Cartographiez les besoins de formation continue

Ayez un plan de formation continue. Au fil du temps, les utilisateurs trouveront des raccourcis et de nouvelles façons d’utiliser les outils, et voudront partager ces découvertes avec leurs collègues. En outre, le DSE devra être mis à jour avec des fonctionnalités nouvelles et/ou améliorées qui nécessiteront une formation supplémentaire.

Les moyens de gérer efficacement ces situations comprennent :

• Développer un système permettant aux utilisateurs de soumettre des recommandations sur le DSE afin que des changements puissent être apportés.
• Encourager les utilisateurs actifs du DSE à partager leurs commentaires et à offrir des solutions pour améliorer la convivialité, soit par un système de suivi officiel, soit par une discussion en ligne qui encourage le partage des idées.
• Créer un système de personnalisation continue du DSE. Une fois que les médecins et le personnel auront pris en main le nouveau DSE, ils identifieront les modifications qui peuvent améliorer le flux de travail.
• Préserver la relation avec le fournisseur du DSE et utiliser le soutien informatique pour :

• • • Développer ou personnaliser les modèles de saisie de données
    • Réviser les formulaires et les lettres générés par le DSE
    • Activer de nouvelles règles d’aide à la décision clinique (si elles sont disponibles). disponibles)
    • Modifier les ensembles d’ordonnances
    • Recherchercher des possibilités d’intégration avec d’autres systèmes couramment utilisés dans le cabinet

• Planifier la formation de groupe à l’avance. La formation prendra du temps pour voir les patients, donc la planification avancée diminue la perturbation du flux de travail du cabinet.

9) Décidez de l’approche de lancement –  » Big Bang  » ou incrémentale ?

Une fois que votre plan de mise en œuvre du DSE est prêt, il est temps de décider comment le lancer. Il y a généralement deux façons de le faire, d’un seul coup, le « Big Bang », ou lentement, dans une approche incrémentielle.

Certains cabinets utilisent l’approche du « big bang » et déploient le système de DSE pour tous les patients et toutes les fonctions le même jour. Cette approche minimise le temps passé à gérer les dossiers papier ainsi que le nouveau système de DSE en même temps. L’inconvénient est qu’elle peut être très perturbante et que les petits problèmes peuvent sembler monumentaux.

Certains cabinets adoptent une approche plus lente et mettent en œuvre le DSE de façon incrémentielle. En introduisant les fonctions du DSE une à la fois, comme la prescription électronique pour commencer, puis en introduisant d’autres fonctions plus tard, certaines pratiques trouvent la perturbation plus facile à gérer. Les cabinets et les organisations de plus grande taille peuvent procéder à une mise en œuvre lente en déployant d’abord le DSE dans des sites ou des services particuliers et en introduisant le programme dans le reste de l’organisation plus tard.

Une fois que l’approche de lancement est décidée, les médecins et le personnel peuvent se préparer au nouveau système de DSE.

Le jour même du  » Go Live « , il est recommandé de réduire le volume de patients, ce qui assurera une transition en douceur pour les patients et le personnel. Il est également recommandé que le personnel de l’accueil informe les patients, soit avant le rendez-vous, soit le jour même, que le cabinet procède à la transition du logiciel et que le processus peut être légèrement interrompu. Ils apprécieront l’aperçu et auront plus de patience s’il y a un retard pendant leur visite.

10) Recueillir les commentaires pour une amélioration continue

Maintenant que vous avez mis en œuvre avec succès le DSE, assurez-vous de recueillir les commentaires des utilisateurs pour améliorer continuellement le processus. Veillez à garder les lignes de communication ouvertes afin que les membres du personnel et les médecins se sentent à l’aise pour fournir des commentaires. Si tout le monde travaille ensemble, le système de DSE constituera une amélioration pour votre cabinet.

La mise en œuvre d’un DSE est un processus en plusieurs étapes qui nécessite une planification avancée. Utilisez ces étapes pour aider à rendre la transition aussi douce que possible.

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Sources:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Staffing in the New Economy

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