Ce n’est pas un secret – dans les industries compétitives, les gens sont tout.
Attirer et retenir les meilleures personnes peut littéralement faire ou défaire votre entreprise, et le succès dépend de la victoire dans la » guerre des talents « .
Les meilleures entreprises savent que pour gagner, vous devez créer une culture d’engagement, et un environnement où les gens veulent passer leur temps.
C’est là qu’un office manager rockstar devient indispensable, quelqu’un qui peut cultiver la culture dont votre entreprise a besoin et diriger le navire dans la bonne direction à mesure que votre entreprise se développe.
Si seulement c’était aussi simple…
L’office manager est un poste unique et exigeant. Il faut un ensemble de compétences diverses – et une personne étonnante – pour vraiment s’épanouir dans ce rôle.
Bonus gratuit : obtenez une version PDF du rapport 2018 sur l’état du chef de bureau. Nous avons interrogé 572 Office Managers pour découvrir 10 points à retenir que vous pouvez utiliser pour atteindre vos objectifs et surmonter les défis. De plus, apprenez ce que d’autres Office Managers sont payés (et comment vous pouvez gagner plus) !
Considérez ceci :
L’Office Manager est l’une des rares personnes (autre que peut-être le PDG ou le personnel senior des RH) qui interagit avec les employés à tous les niveaux et au sein de chaque département pratiquement tous les jours.
A SnackNation, nous sommes d’énormes défenseurs des Office Managers talentueux. C’est parce que nous avons le privilège de travailler directement avec des milliers de gestionnaires de bureau incroyables dans certaines des entreprises les plus engagées de tout le pays.
Alors, que faut-il pour être l’un de ces gestionnaires de bureau de niveau supérieur ? Comment trouver et embaucher quelqu’un qui est parfait pour ce rôle ?
Nous avons parlé à la fois aux chefs de bureau et aux personnes qui les embauchent dans certaines des entreprises qui réussissent en matière de culture et d’engagement. Voici ce qu’ils avaient à dire sur les principaux traits dont vous avez besoin pour être un chef de bureau rockstar.
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Flexibilité inégalée
Nous l’avons entendu encore et encore – la flexibilité est le trait le plus important selon les personnes que nous avons interrogées. Pour être un bon gestionnaire de bureau, vous devez rouler avec les coups et être capable de gérer tout ce qui se présente à vous.
Shannon McLendon, responsable des opérations et des événements au Motley Fool, explique :
« Un chef de bureau au Fool est un touche-à-tout, qui porte plusieurs chapeaux différents.
Les choses changent rapidement, alors je dois penser sur mes pieds et être proactive pour que les choses soient faites. »
Et cela va de soi – il n’y a pas de « journée typique » pour un chef de bureau. Une minute, vous pouvez être en train de planifier un événement hors site pour 150 personnes, la suivante, vous coordonnez l’arrivée d’un investisseur important ou vous aidez à la conception intérieure d’un nouvel espace de bureau.
La capacité d’adaptation et d’improvisation est essentielle.
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Stellar Organization & Follow-Through
Ce deuxième conseil peut sembler être une évidence, mais être organisé est l’un des plus grands facteurs de réussite dans ce rôle. Encore une fois, le rôle de l’OM est si vaste et varié qu’il peut être facile de perdre le fil des tâches à accomplir. Et parce que vous soutenez souvent des cadres de niveau C, la plupart des choses sont hautement prioritaires et la marge d’erreur est mince.
Lindsey Ingalls, responsable de la réussite des clients et Office Manager chez Leadquizzes, nous le décompose.
« En tant qu’office manager, vous avez ce qui semble être un million de choses différentes qui se passent en même temps et vous devez vous assurer qu’elles sont toutes traitées. Je ne pourrais pas vivre sans mon calendrier Google et j’y mets toutes mes tâches et l’heure à laquelle je vais les faire.
Peu importe la petitesse de la tâche, même quelque chose qui prend 5 minutes, elle y va et elle est faite. »
Ce n’est pas seulement être organisé cependant – c’est être suffisamment attentionné pour s’assurer que les tâches que vous suivez sont faites à temps et sont bien faites.
Accessibilité totale
Un chef de bureau doit être accessible – à la fois en termes de disponibilité, et en termes de chaleur de sa personnalité. Votre équipe doit se sentir à l’aise d’approcher le gestionnaire de bureau pour les tâches qui lui appartiennent.
Paul Marshall, directeur financier et vice-président senior des opérations d’Influitive, explique pourquoi il a désigné l’accessibilité comme la qualité numéro un d’un gestionnaire de bureau incroyable :
« Avant tout, un grand gestionnaire de bureau doit être accessible à ses collègues pour s’assurer que chacun travaille à sa productivité maximale », dit-il. « Une expérience personnalisée fait que chaque employé se sent spécial et valorisé.
Un exemple de la façon dont nous faisons cela chez Influitive est à travers [email protected], où les employés peuvent demander à notre équipe tout ce qui rendra leur expérience de travail meilleure. »
Selon Paul, ce trait est incarné par Rebecca Shaffer, qui a été embauchée à l’origine comme coordinatrice des opérations, mais a été promue directrice des opérations/chef de bureau en seulement un an.
Voici Shannon de The Motley Fool avec une autre raison pour laquelle l’accessibilité est si importante dans ce rôle :
Mon accessibilité a aidé les Fools à se sentir à l’aise pour venir me voir avec n’importe quelle préoccupation et a contribué à favoriser de bonnes relations avec les Fools à travers l’entreprise.
Ma plus grande réussite en tant que chef de bureau est due à l’équipe qui travaille avec moi tous les jours. La confiance que j’ai en eux pour faire un effort supplémentaire et prendre des décisions s’est avérée inestimable.
Mon équipe s’occupe de tout, des opérations internes, de la planification des événements, de la sécurité, de la maintenance, ainsi que du bonheur général des employés. Je ne pourrais pas être le gestionnaire prospère que je suis sans eux.
Communication solide
La communication est une compétence souvent négligée (mais non moins importante) lorsqu’il s’agit de prospérer dans le rôle de gestionnaire de bureau.
Le travail exige souvent de prendre les idées de la c-suite et de les traduire pour le reste de l’organisation.
C’est particulièrement vrai lorsque vous êtes chargé de mettre en œuvre des politiques à l’échelle de l’entreprise. Vous devez prendre soin de communiquer le raisonnement qui sous-tend les politiques de votre bureau afin d’assurer la plus grande adhésion possible de votre équipe. Vous devez également être capable d’anticiper les questions et être prêt à y répondre à la volée.
Liza Goldberg, notre incroyable Vibe Manager ici à SnackNation, a fait de la communication interne un élément indispensable de son répertoire.
« La communication interne dans ce rôle est si importante.
Chaque semaine, je suis devant toute l’entreprise, j’annonce de nouvelles activités ou j’explique des politiques, et je dois m’assurer que je le fais d’une manière qui est sensible aux besoins de l’équipe, que tous les détails sont corrects et que j’explique aussi clairement les raisons derrière cela – que ce soit une nouvelle politique de stationnement ou notre prochain team building hors site. »
(Fait amusant : Liza a remporté le très convoité prix Value Victor de l’entreprise un peu plus d’un mois après son entrée en fonction – elle est géniale !)
5. Optimisme déraisonnable
Lorsque les gens visitent le bureau – qu’il s’agisse d’une nouvelle embauche potentielle, d’un investisseur éventuel ou d’un futur partenaire stratégique – le directeur de bureau est généralement la première personne qu’ils voient, et son comportement contribue à former ces premières impressions oh combien critiques.
La plupart des bons directeurs de bureau ont une attitude naturellement positive et un comportement chaleureux. Mais le véritable défi survient lors des inévitables mauvais jours. Tout le monde en a – des jours où l’on préférerait rester au lit – et il peut être tentant de laisser son humeur assombrir sa personnalité. Mais le chef de bureau n’a pas ce luxe, car son comportement a un impact direct sur l’entreprise. Les chefs de bureau rockstar savent qu’il faut afficher un visage heureux même si cela ne reflète pas totalement leur humeur intérieure.
Le PDG de SnackNation, Sean Kelly, est d’accord:
« Avoir une attitude naturellement effervescente est indispensable. Même lorsque vous êtes abattu, vous devez afficher un visage positif.
Vous êtes le centre du moral – c’est pourquoi nous appelons cela un ‘vibe manager’ plutôt qu’un office manager. »
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Créativité magique
De plus en plus, le chef de bureau d’une entreprise est responsable de l’ambiance du bureau. En fait, c’est la raison pour laquelle le titre officiel de notre office manager est « Vibe Manager ». L’ambiance du bureau donne le ton au reste de l’entreprise et contribue à créer la culture dont nous avons besoin pour être productifs, créatifs et atteindre nos objectifs chaque mois.
Maintenir une culture et une ambiance demande une créativité considérable. Les chefs de bureau s’adonnent à des choses comme la décoration intérieure et la planification d’événements.
Prenez par exemple la planification d’un événement hors site – quelque chose que la plupart des employés prennent probablement pour acquis. Le simple fait de trouver une activité nouvelle et amusante qui plaira à tous est un défi.
Vous devez vous demander ce que nous n’avons jamais fait auparavant. Qu’est-ce que toute notre équipe aimerait faire ? Que pouvons-nous faire dans les limites du budget ? Comment cette activité contribuera-t-elle à soutenir la culture dont nous avons besoin pour réussir ? C’est un défi de taille, et cela demande une sérieuse réflexion hors des sentiers battus.
(Heureusement, nous avons quelques idées que vous pouvez emprunter.)
Une confiance en soi inébranlable
Ce rôle nécessite assez fréquemment une interaction quotidienne avec des PDG et des directeurs d’exploitation, vous devez donc avoir confiance en vous pour gagner leur respect.
Partie intégrante de cette confiance en soi est la capacité de repousser de temps en temps. Autant que vous le souhaitiez, vous ne pouvez pas être tout pour tout le monde, et vous devez établir des priorités. Apprendre à dire non est essentiel.
Lindsey de Leadquizzes explique :
« Je reçois quotidiennement des demandes de personnes au bureau de choses qui sont « nécessaires » et qu’ils veulent faire tout de suite, et il est important de mettre des limites pour que tout le bureau puisse en bénéficier.
Parce qu’une personne veut que la température du bureau soit réglée à 78 ne signifie pas que tout le bureau serait heureux avec cela. Vous devez garder un équilibre sain pour que tout le bureau soit heureux. »
L’anticipation à la Jedi
Etre proactif et anticiper les besoins futurs est l’un des meilleurs atouts qu’un chef de bureau puisse avoir.
Une grande partie du travail est réactive, et cela peut être l’un des plus grands défis – réagir et prioriser la myriade de demande qu’un office manager reçoit de toute l’organisation. Une façon de rationaliser votre flux de travail et de réduire les tâches réactives est d’anticiper et de les planifier.
Liza Goldberg de SnackNation développe cette idée :
« Vous devez constamment garder vos yeux et vos oreilles ouverts.
Vous êtes l’une des seules personnes dans l’entreprise qui a un point de vue vraiment holistique sur beaucoup de questions, et il est de votre responsabilité à la fois d’anticiper les besoins, et de vous assurer que vous reliez les points pour les personnes et les départements qui n’ont pas le bénéfice de votre perspective. »
Keen Emotional Intelligence & Steadfast Composure
Comme nous l’avons mentionné, vous traitez avec des personnes à tous les niveaux en tant que chef de bureau – des employés de rang à la c-suite, et tout ce qui se trouve entre les deux. Cela signifie des tonnes de personnalités différentes – certaines plus difficiles que d’autres. En tant que chef de bureau, vous devez être capable de les gérer toutes.
Le PDG de SnackNation, Sean Kelly (quelqu’un qui sait une chose ou deux sur le travail avec des chefs de bureau incroyables) développe :
« La chose numéro un qui fait un chef de bureau rockstar est un haut degré d’intelligence émotionnelle. Vous traitez avec tout le monde dans l’entreprise, et vous expérimentez beaucoup d’émotions et d’attitudes différentes.
Souvent, lorsque les gens demandent des choses, ils ne le font pas nécessairement avec autant de respect qu’ils le devraient. Mais il faut savoir prendre les choses à bras le corps, rester calme et faire preuve de résilience. Ces qualités sont inestimables pour réussir dans ce rôle. »
Et si lire et répondre aux besoins émotionnels de votre équipe est crucial, à l’inverse, vous ne pouvez pas avoir la peau fine et être un excellent office manager. Avoir la tête froide et garder son sang-froid face à la pression est un attribut nécessaire.
Il faut beaucoup de choses pour être un grand office manager. Parfois, il peut sembler encore plus difficile d’en trouver un.
Mais l’importance de la culture ne va pas disparaître de sitôt, et par conséquent le rôle de gestionnaire de bureau ne fera qu’augmenter en importance.
C’est pourquoi vous devez trouver quelqu’un qui incarne la plupart (ou tous) de ces traits. Trouver la bonne personne peut sembler être une tâche impossible, mais croyez-nous, cela en vaut la peine.