En raison de l’élimination du paiement individuel à responsabilité partagée à partir de 2018, le formulaire 1095-B n’est plus nécessaire pour qu’un contribuable puisse calculer l’impôt fédéral à payer ou remplir une déclaration de revenus, mais l’obligation de fournir le formulaire 1095-B demeure.
Le 2 octobre 2020, l’Internal Revenue Service (IRS) a annoncé une extension de la date limite pour fournir les formulaires d’information sur la couverture santé 2020 aux employés dans l’avis 2020-76. Les Applicable Large Employers (ALE) ont désormais jusqu’au 2 mars 2021 pour fournir les formulaires 1095-C de 2020 aux particuliers.
L’IRS a également étendu l’allégement transitoire des pénalités pour informations incorrectes ou incomplètes en vertu des sections 6721 et 6722 aux ALE qui peuvent démontrer qu’ils ont fait des efforts de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration du formulaire 1095-C en vertu de la section 6056 pour 2020 ; à la fois pour la fourniture aux particuliers et pour le dépôt auprès de l’IRS.
L’avis 2020-76 de l’IRS offre un allègement supplémentaire des pénalités en vertu de la section 6722 aux fournisseurs de couverture minimale essentielle (MEC) qui ne fournissent pas le formulaire 1095-B ou le formulaire 1095-C aux individus qui n’étaient pas des employés à temps plein pour tout mois de l’année, sous certaines conditions.
Contexte
La section 6056 de l’Internal Revenue Code (IRC) en vertu de l’Affordable Care Act (ACA) exige que les ALE déclarent à l’IRS si elles offrent à leurs employés à temps plein et aux personnes à charge qualifiées de leurs employés la possibilité de s’inscrire à une couverture minimale essentielle (MEC) dans le cadre d’un régime admissible offert par l’employeur. Une ALE est un employeur qui a employé (toute combinaison de travailleurs au sein d’un groupe contrôlé) en moyenne au moins 50 employés à temps plein (y compris les employés équivalents à temps plein) au cours de l’année civile précédente. Les employés sont considérés comme étant à temps plein au cours de tout mois où ils sont crédités d’au moins 30 heures de service par semaine, en moyenne, ou 130 heures de service au cours du mois.
Les ALE doivent fournir les formulaires 1095-C aux employés ou aux personnes couvertes concernant la couverture d’assurance maladie qui leur est offerte. Les particuliers peuvent utiliser ces informations pour déterminer si, pour chaque mois, ils peuvent demander le crédit d’impôt sur les primes dans leur déclaration de revenus individuelle. Le formulaire 1095-C doit être fourni et déposé pour chaque employé ayant travaillé à plein temps pendant un ou plusieurs mois de l’année et comprend les détails de toute couverture d’assurance maladie offerte à l’employé, déclarée sur une base mensuelle. Pour les régimes auto-assurés, le formulaire 1095-C doit également être fourni aux personnes qui se sont inscrites à une couverture qualifiée, ce qui peut inclure les employés à temps non complet et tout conjoint et personne à charge couverts.
L’échéance du 31 janvier pour fournir les formulaires 1095-C aux employés a également été prolongée pour 2015 (avis 2016-4) ; 2016 (avis 2016-70), 2017 (avis 2018-06) ; 2018 (avis 2018-94) et 2019 (avis 2019-63).
Délai prolongé pour fournir les formulaires 1095-C de 2020 aux employés
L’avis 2020-76 de l’IRS a annoncé une prolongation du délai pour fournir les formulaires 1095-C aux employés jusqu’au 2 mars 2021, mais les employeurs sont encouragés à fournir ces déclarations dès que possible. La prolongation est automatique et il n’est pas nécessaire de la demander. La date limite pour le dépôt des formulaires 1095-C n’est pas prolongée et reste le 28 février (1er mars 2021 car le 28 février tombe un dimanche) pour les déposants sur papier, ou le 31 mars pour les déposants électroniques. Le dépôt électronique est requis pour les parties qui déposent 250 formulaires ou plus.
La plupart des employés n’auront pas besoin du formulaire 1095-C pour préparer leur déclaration de revenus. Avant 2019, certains employés peuvent avoir référencé le formulaire 1095-C, partie III, pour déterminer si un paiement à responsabilité partagée pour la couverture d’assurance maladie s’appliquait. Cependant, à compter du 1er janvier 2019, la pénalité du mandat de couverture santé individuelle a été réduite à zéro à la suite du Tax Cuts and Jobs Act de 2017. Par conséquent, la case « Couverture de soins de santé pendant toute l’année ou exonération » a été supprimée du formulaire 1040. Les informations relatives à la couverture santé restent pertinentes pour les résidents de Californie, du district de Columbia, du New Jersey ou de Rhode Island, qui ont des mandats de couverture santé individuelle en vigueur. Les contribuables peuvent également se fier à d’autres informations reçues de leur employeur ou du fournisseur de la couverture pour remplir leur déclaration.
2020 est la dernière année pour l’allégement transitoire « de bonne foi » des pénalités pour les informations incorrectes ou incomplètes
L’IRS a également étendu l’allégement transitoire des pénalités pour les informations incorrectes ou incomplètes en vertu des sections 6721 et 6722 aux ALE qui peuvent démontrer qu’ils ont fait des efforts de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration du formulaire 1095-C ; à la fois pour la fourniture aux individus et pour le dépôt auprès de l’IRS. La section 6721 de l’IRC impose une pénalité pour ne pas avoir déposé dans les délais une déclaration de renseignements ou pour avoir déposé une déclaration de renseignements incorrecte ou incomplète (par exemple, avec un nom et/ou un numéro de sécurité sociale incorrect). La section 6722 du Code impose une pénalité pour ne pas avoir fourni en temps voulu une déclaration d’information ou pour avoir fourni une déclaration d’information incorrecte ou incomplète.
L’IRS a précédemment accordé un allègement transitoire des pénalités en vertu des sections 6721 et 6722 aux ALE qui pouvaient démontrer qu’elles avaient fait des efforts de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration d’information de l’ACA pour 2015 à 2019. L’avis 2020-76 étend cet allégement aux formulaires 1094-C/1095-C de 2020, mais il précise que « comme cet allégement de bonne foi était destiné à être un allégement transitoire, c’est la dernière année que le département du Trésor et l’IRS ont l’intention de fournir cet allégement ». Les ALE pourront bénéficier d’un allègement s’ils peuvent démontrer qu’ils ont fait des efforts de bonne foi pour se conformer aux exigences de déclaration d’informations correctes et complètes. Aucun allègement n’est prévu en cas de défaut de dépôt ou de fourniture d’une déclaration aux dates d’échéance (telles que prolongées par l’avis 2020-76). Pour déterminer la bonne foi, l’IRS tiendra compte du fait que l’employeur a fait des efforts raisonnables pour préparer la déclaration des informations requises et les fournir aux employés. L’IRS tiendra également compte de la mesure dans laquelle l’employeur prend des mesures pour s’assurer qu’il sera en mesure de se conformer aux exigences de déclaration pour 2020.
Allégement de la pénalité pour avoir omis de fournir le formulaire 1095-B et certains formulaires 1095-C
En raison de l’élimination du paiement individuel à responsabilité partagée commençant après 2018, le formulaire 1095-B n’est plus nécessaire pour qu’un contribuable puisse calculer l’impôt fédéral à payer ou remplir une déclaration de revenus, bien que l’obligation de fournir le formulaire 1095-B demeure. L’IRS n’imposera pas de pénalité en vertu du Code Sec. 6722 pour avoir omis de fournir un formulaire 1095-B si : (1) l’entité déclarante affiche un avis sur son site Web indiquant que les particuliers peuvent demander un formulaire 1095-B 2020 et que ceux-ci doivent fournir une adresse électronique et une adresse physique pour l’envoi de la déclaration ainsi qu’un numéro de téléphone où ils peuvent être contactés ; et (2) l’entité déclarante fournit la déclaration dans les 30 jours suivant la demande. Cet allégement des pénalités ne s’applique pas à la fourniture du formulaire 1095-C aux employés à temps plein. L’allègement des pénalités couvrira toute pénalité liée à la fourniture du formulaire 1095-C à tout employé qui n’est pas un employé à temps plein pour tout mois de 2020.
Les efforts « de bonne foi » peuvent nécessiter une action
Comme indiqué, aucun allègement ne sera accordé dans le cas des entités déclarantes qui ne font pas un effort de bonne foi pour se conformer aux règlements. En ce qui concerne l’exactitude des informations déclarées, telles que les noms et les numéros de sécurité sociale (SSN), ces règlements sont reflétés et expliqués dans la publication 1586 de l’IRS. Cette publication précise les actions nécessaires pour éviter les pénalités pour les déclarations d’informations (par ex, Cette publication précise les actions nécessaires pour éviter les pénalités pour les déclarations de renseignements (par exemple, les formulaires 1095-C et W-2) qui sont déposées ou fournies avec des SSN manquants ou incorrects, ou avec des noms qui ne correspondent pas aux SSN correspondants.
Les pénalités d’exactitude peuvent atteindre 280 $ par déclaration pour défaut de dépôt et défaut de fourniture de déclarations de renseignements exactes et opportunes, jusqu’à un plafond annuel de 3 392 000 $ (1 130 500 $ pour les employeurs dont les recettes brutes sont inférieures à 5 000 000 $). Des pénalités distinctes en vertu des sections 6721 et 6722 peuvent s’appliquer au dépôt et à la fourniture, de sorte que la pénalité globale pourrait être de 560 $ par déclaration, jusqu’à concurrence de 6 784 000 $ par an. L’IRS n’a généralement pas fait valoir ces pénalités de manière systématique pour les formulaires 1095-C ou les formulaires W-2, mais la politique d’application peut changer à l’avenir.
Pour éviter ces pénalités, les employeurs peuvent avoir besoin de suivre les conseils de la publication 1586 pour vérifier auprès des employés s’ils ont connaissance d’une erreur de nom/SSN. Par exemple, le système de dépôt électronique de l’IRS pour les formulaires 1095-C notifie les employeurs de toute erreur de nom et de SSN. Ces avis d’erreur ne sont pas un avis 972CG de l’IRS, c’est-à-dire qu’ils ne nécessitent pas de sollicitation spécifique, mais il peut être raisonnable, dans les circonstances, de vérifier les dossiers de l’employeur pour confirmer que les informations fournies par l’employé ont été transcrites correctement ; et, si c’est le cas, de demander aux employés concernés de vérifier que les informations fournies correspondent au nom et au SSN figurant sur leur carte de sécurité sociale. Par exemple, les gens peuvent oublier d’informer l’administration de la sécurité sociale (SSA) concernant les mariages, les divorces, etc.
Pour plus d’informations, voir l’avis 2020-76 de l’IRS ou la publication 1586 de l’IRS.
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Mise à jour le 15 octobre 2020
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Étiquettes : réglementaire
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