Selon le Bureau of Labor Statistics, il y a plus de quatre millions de secrétaires et d’assistants administratifs aux États-Unis. Bien que les termes secrétaire et assistant administratif soient souvent utilisés de manière interchangeable, dans certaines entreprises, il existe des distinctions importantes entre les deux postes, notamment les fonctions du poste, le niveau de responsabilité et le niveau d’éducation et de formation requis pour effectuer le travail.
Définition du secrétaire
En général, un secrétaire est une personne qui effectue strictement des tâches de bureau et de soutien, comme la dactylographie, la dictée, le classement ou la photocopie. Les secrétaires répondent également au téléphone et transmettent des messages, trient et distribuent le courrier et, dans certaines entreprises, s’occupent de la réception. Souvent, les secrétaires rédigent également les procès-verbaux des réunions. Dans la plupart des cas, les secrétaires ne supervisent pas le personnel et n’ont pas le pouvoir de déléguer des tâches.
Définition de l’assistant administratif
Les assistants administratifs, contrairement aux secrétaires, ont généralement des tâches qui vont au-delà des fonctions de bureau. Les assistants administratifs gèrent souvent les calendriers de leurs employeurs, organisent les déplacements, rédigent des documents et travaillent éventuellement avec leur patron et d’autres employés sur des projets. Ils gèrent souvent l’entretien de l’équipement de bureau et travaillent avec les vendeurs pour acheter des fournitures et négocier les prix et les contrats. Les adjoints administratifs de certaines entreprises peuvent également superviser d’autres employés de bureau.
Exigences en matière d’éducation
Bien qu’il soit possible de décrocher un poste de secrétaire de premier échelon avec un diplôme d’études secondaires, pour les postes administratifs plus avancés, comme les secrétaires de direction ou les adjoints de direction, il devient de plus en plus important pour les candidats d’avoir un diplôme d’études collégiales ou une expérience de travail significative, car de nombreux adjoints administratifs travaillent en étroite collaboration avec des cadres sur des projets de haut niveau. Pour travailler comme secrétaire juridique ou médicale, vous devez généralement suivre un programme spécialisé pour apprendre la terminologie et les procédures associées au domaine.
Compétences requises
D’excellentes compétences en informatique, en matériel de bureau et en dactylographie sont requises pour les secrétaires et les adjoints administratifs. Il est également important d’avoir de bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles, car ces deux postes nécessitent généralement d’interagir avec le public et les collègues de travail. L’organisation est également importante pour les secrétaires et les assistants administratifs, car leur travail consiste souvent à veiller à l’organisation des autres. Selon le Bureau of Labor Statistics, à mesure que les gestionnaires et autres professionnels assument davantage de tâches qui étaient traditionnellement confiées aux secrétaires, comme le traitement de texte, la demande de travailleurs strictement de bureau diminuera, tandis que les rôles d’assistant administratif se développeront.
Pay
En général, les assistants administratifs gagnent plus que les secrétaires. Selon le Bureau of Labor Statistics, le salaire moyen d’une secrétaire est de 29 050 $ par an, en 2008. Les secrétaires juridiques, médicales et de direction gagnent davantage, certaines secrétaires de direction gagnant plus de 50 000 dollars par an. Les assistants administratifs gagnent en moyenne 40 030 $ par an, et certains assistants de direction gagnent plus de 60 000 $ par an. Le salaire réel est déterminé par l’emplacement géographique, l’éducation, l’expérience et l’industrie.