Qu’est-ce qu’un dictionnaire WBS ?

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Le dictionnaire WBS est l’un des trois composants qui constituent la ligne de base de la portée : 1) l’énoncé de la portée, 2) la structure de répartition du travail et 3) le dictionnaire WBS. Sans dictionnaire WBS, le projet ne dispose pas d’une base de référence complète et ne peut pas mesurer ou surveiller la performance de la portée.

Modèle de dictionnaire WBS

Le dictionnaire de la SRT est le document officiel du projet qui fournit des descriptions détaillées des informations clés pour tous les éléments de la structure de répartition du travail et doit respecter la règle des 100%. La règle des 100% exige que la SRT capture 100% de la portée du projet. Cependant, étant donné que les titres des éléments de l’OTP ne comportent qu’un ou deux mots, il est impossible de confirmer, en utilisant simplement l’OTP, que cette règle a été respectée. Le dictionnaire WBS est le document de projet qui décrit le travail dans chaque élément de sorte que l’équipe de projet est en mesure de planifier et d’exécuter 100% de la portée.

De nombreuses références décrivent le dictionnaire WBS comme un outil de description des Work Packages. Les lots de travaux sont définis comme les éléments les plus bas dans chaque jambe de la SRT. Bien que cette affirmation soit vraie, le dictionnaire de l’OTP décrit en fait chaque élément de l’OTP. Le dictionnaire de l’OTP est créé dans un format hiérarchique, tout comme la structure de répartition du travail. Les descriptions des éléments de niveau 1 doivent être créées en premier afin de comprendre leurs limites et de garantir leur alignement avec les éléments de niveau inférieur. C’est la meilleure façon de s’assurer que la règle des 100% est respectée.

Comment créer un dictionnaire d’OTP

Après l’approbation de la structure de répartition du travail, le dictionnaire d’OTP peut être créé. La création du dictionnaire WBS est dirigée par le gestionnaire de projet et développée par les membres de l’équipe de projet qui sont des experts en la matière (SME). L’approche de développement commence par les éléments de niveau 1, se poursuit dans chaque branche et se termine par les lots de travaux. Cette approche hiérarchique garantit que le travail au sein de chaque niveau 1 reste en alignement et en conformité avec la règle des 100%.

Lors de la création du dictionnaire de l’OTP, il est important que le contenu de chaque élément soit bref. L’objectif principal du dictionnaire de l’OTP est que les membres de l’équipe de projet aient une compréhension claire du travail effectué dans tous les éléments et en particulier dans les lots de travaux. Il ne s’agit pas d’une réécriture de l’énoncé de la portée, d’un paquet d’autorisation de travail, d’un contrat ou d’un accord, etc. Il s’agit d’une explication concise des sujets importants liés à chaque élément. Une bonne façon de s’assurer que ce format est respecté est d’utiliser un modèle de dictionnaire WBS tout en suivant ces étapes :

1. Réunir l’équipe de projet et valider la règle des 100%

   Réunir les PME de l’équipe de projet et examiner la structure de répartition du travail pour valider la règle des 100%. Assurez-vous que tout le monde comprend la logique et les hypothèses de la SRT. Révisez la SRT en fonction des commentaires des PME.

2. Créer le contenu de l’élément de niveau 1

   À l’aide d’un modèle comportant les sujets minimaux suivants, créez le contenu de chacun des éléments de SRT de niveau 1 (voir la figure 1) :

   1. Code d’identification et titre de la SRT de niveau 1 – Identifiez-le comme un compte de contrôle s’il en est un.
   2. Description – Définissez les limites de l’élément et encadrez le contenu de la portée de manière à ce que la portée incluse et exclue soit claire.
   3. Les livrables primaires – Le produit, le service ou le résultat créé lorsque tous les travaux de cette branche de la SRT sont terminés.
   4. Critères d’acceptation – Exigences fonctionnelles et physiques qui répondent aux attentes du client.
   5. Budget sommaire – Budget de toute la branche de la SRT, plus les hypothèses.
   6. Milestones – Jalon pour le ou les livrables primaires. Inclure également toutes les hypothèses, les contraintes et les interdépendances de calendrier avec d’autres livrables primaires dans les autres éléments de niveau 1 de l’OTP
   7. Risques clés – Inclure toutes les menaces et opportunités clés avec des stratégies de réponse.
3. Confirmer les éléments de niveau 1

   Retourner à la structure de répartition du travail et vérifier si les éléments de niveau 1 doivent être révisés en fonction du contenu nouvellement créé à partir du dictionnaire de l’OTP. Confirmez que les éléments de niveau 1 capturent 100% de la portée.

4. Créer le contenu des éléments restants

   Continuez à créer un contenu similaire en utilisant le même modèle pour les éléments restants jusqu’aux lots de travaux, mais sans les inclure. Ajustez le contenu pour refléter le niveau respectif de l’élément ; c’est-à-dire , Niveau 2, 3, etc.

5. Créer le contenu du lot de travaux

   À l’aide d’un modèle comportant les sujets minimaux suivants, créez le contenu de chacun des éléments du lot de travaux :

   1. Code d’identification et titre du niveau 1 de la SRTD – Identifiez-le comme un compte de contrôle s’il en est un.
   2. Organisation/personne responsable – Il s’agit de l’organisation, du groupe ou de la personne unique à qui l’on a confié la responsabilité unique de s’assurer que le lot de travaux est complété.
   3. Description – Définissez les limites du lot de travaux. Encadrez le contenu du champ d’application de manière à ce qu’il soit clair quel champ d’application est inclus et exclu. S’il s’agit d’un lot de planification, décrivez la portée connue et inconnue.
   4. Les produits livrables – Le produit, le service ou les résultats créés lorsque tous les travaux de ce lot de travail sont terminés. Incluez tout produit livrable intermédiaire critique.
   5. Critères d’acceptation – Exigences fonctionnelles et physiques qui répondent aux attentes du client. Inclure toutes les approbations uniques requises pour l’acceptation.
   6. Budget – Budget pour ce lot de travaux, plus toute information sur les ressources critiques et les hypothèses.
   7. Jalons – Date de début, date de fin, jalons intermédiaires, interdépendances, contraintes et toutes hypothèses.
   8. Risques – Inclure toutes les menaces et opportunités connues avec les stratégies de réponse.
6. Règle de validation à 100%

   Vérifier que le dictionnaire capture adéquatement la portée requise pour produire le livrable. S’assurer que le dictionnaire de l’OTP reflète 100 % de la portée.

Figure 1 – Modèle de dictionnaire WBS de niveau 1

Comment utiliser un dictionnaire WBS

Tout comme la structure de répartition du travail, le dictionnaire WBS est un outil essentiel de planification de la portée. Il sert également de base pour préparer les documents d’autorisation de travail, les calendriers, les estimations de coûts et le suivi et le contrôle des lignes de base. Comme mentionné à plusieurs reprises dans cet article, il définit le travail dans la structure de répartition du travail. Il contient les informations minimales essentielles pour comprendre les exigences du projet et répondre à tous les critères d’acceptation des produits livrables. Associé à l’énoncé de la portée approuvé et à la structure de répartition du travail, le dictionnaire de la SRT est le troisième et dernier élément de la ligne de base de la portée. La ligne de base est le document de projet utilisé pour mesurer la performance du projet. La ligne de base de la portée est le plan formel qui est comparé aux résultats réels pour surveiller et contrôler l’exécution de la portée.

Les documents d’autorisation de travail sont préparés sur la base des informations du lot de travaux et utilisés pour exécuter les travaux. Les informations du Work Package dans le dictionnaire WBS fournissent les données de base nécessaires à la création des documents d’autorisation de travail afin que les livrables répondent aux critères d’acceptation et puissent être transférés au client. L’équipe de projet doit se référer au dictionnaire WBS tout au long de l’exécution du projet pour s’assurer que les produits livrables répondent aux exigences.

Le dictionnaire WBS est également la principale entrée pour la création et le suivi des activités du calendrier et des estimations de coûts. La décomposition des lots de travaux crée des activités (voir la figure 2). Ces activités deviennent les activités qui construisent un calendrier en utilisant un format de diagramme de Gantt (Voir Figure 3). Une fois que les activités ont été chargées en ressources, les estimations de coûts peuvent être créées au niveau de l’activité, puis agrégées via la structure de répartition du travail pour l’ensemble du projet. Cela permet facilement au projet de surveiller et de contrôler les coûts à n’importe quel élément de la SRT ; un lot de travaux ou un compte de contrôle.

Figure 2 – Décomposition des lots de travaux en activités

Figure 3 – Création d’un diagramme de Gantt directement à partir des activités des lots de travaux

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