Un guide de l’externalisation des processus juridiques pour les cabinets d’avocats

Il n’y a que quelques heures dans une journée. Quels que soient les efforts que vous et votre équipe déployez, la liste des tâches à accomplir pour gérer un cabinet d’avocats prospère est longue. Vous pouvez toutefois vous attaquer à cette liste de manière plus rapide, plus intelligente et plus efficace – en utilisant l’externalisation des processus juridiques pour faire évoluer vos opérations.

Dans ce guide, nous explorerons les fondements de l’externalisation des processus juridiques, les raisons pour lesquelles de plus en plus de cabinets d’avocats y ont recours et les tendances du secteur pour 2020. Nous avons également compilé une liste pratique des meilleures pratiques pour tirer le meilleur parti de l’externalisation des processus juridiques. Avec les informations que vous apprenez ici, vous serez en mesure de construire une pratique plus rentable plus rapidement que vous ne le pensez.

Qu’est-ce que l’externalisation des processus juridiques pour les cabinets d’avocats ?

L’externalisation des processus juridiques peut être une mesure d’économie significative. Au lieu de ressources internes dédiées, des services juridiques discrets sont transférés à des entreprises externes, des avocats locaux ou des paraprofessionnels. Pensez à toutes les tâches de routine banales qui peuvent être effectuées par une aide extérieure. Vous pouvez tirer parti de la force d’autres experts pour gagner du temps, réduire les coûts et diminuer votre charge de travail. Cela vous permet de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux. En d’autres termes, apporter de nouvelles affaires à votre cabinet et offrir un service de premier ordre aux clients existants.

Pour rendre la pratique du droit plus rentable, il est important de vraiment comprendre et utiliser vos forces. Malheureusement, la gestion d’un cabinet d’avocats, comme toute entreprise, implique de nombreuses tâches qui se disputent votre attention. C’est là que l’externalisation des processus juridiques peut être mise à profit. Il existe de nombreux services juridiques professionnels externalisés, ainsi que des avocats indépendants, et des praticiens à moindre coût.

La différence entre l’externalisation des processus juridiques et la délocalisation

Un point commun de confusion provient du mot « externalisation ». Il est donc important de reconnaître la distinction entre l’externalisation des processus juridiques et la délocalisation. Vous trouverez ci-dessous de brèves définitions.

• L’externalisation des processus juridiques consiste à utiliser des avocats et des professionnels locaux pour prendre en charge certaines tâches telles que l’examen des documents, la numérisation et les comparutions non substantielles devant les tribunaux.
• La délocalisation consiste à employer une main-d’œuvre étrangère bon marché pour effectuer des tâches à distance.

Tendances de l’industrie de l’externalisation des processus juridiques

Les tendances de l’industrie juridique pour 2020 montrent que les clients attendent des cabinets d’avocats qu’ils aillent au-delà de l’offre traditionnelle de services et de soutien. De plus en plus de cabinets d’avocats se tournent vers l’externalisation juridique pour rester compétitifs et rentables. En fait, on a estimé que le marché mondial de l’externalisation des processus juridiques se développait à un taux de croissance annuel composé de 31,8 % de 2019 à 2025. Le marché devrait atteindre 35,9 milliards de dollars d’ici 2025.

Voici d’autres facteurs qui indiquent la croissance du secteur :

• 6,2 milliards de dollars sont dépensés chaque année auprès de fournisseurs de services d’externalisation des processus juridiques, de découverte électronique et d’examen des documents, selon Thomson Reuters et le Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession.
• La même étude sur les prestataires de services juridiques alternatifs révèle également que 900 millions de dollars sont dépensés chaque année avec des avocats contractuels, l’in-sourcing et les services de dotation en personnel.
• 48% des cabinets d’avocats de l’enquête Altman Weil 2019 disent utiliser des avocats contractuels, 57% déclarent utiliser des avocats à temps partiel et 24,1% déclarent externaliser des fonctions non juridiques.

5 avantages de l’externalisation des processus juridiques pour les cabinets d’avocats

À la base, l’externalisation des processus juridiques est un moyen pratique d’augmenter la capacité, de se concentrer sur les points forts de votre cabinet d’avocats et d’augmenter la rentabilité. En fait, 62,1 % des cabinets d’avocats de l’enquête 2019 d’Altman Weil déclarent que le transfert du travail à des avocats contractuels  » a entraîné une amélioration significative des performances du cabinet. « 

Les cinq principaux avantages de l’externalisation des processus juridiques pour les cabinets d’avocats comprennent :

Élargir votre expertise dans les domaines de pratique.

Il existe tellement de types de pratique du droit que votre cabinet d’avocats ne peut pas être un expert dans tous les domaines. En externalisant des services juridiques spécifiques à des avocats contractuels, vous répondez à tous les besoins de vos clients sans avoir à embaucher un employé à temps plein.

Permettre une dotation flexible en personnel pour les affaires de vos clients.

Les avocats indépendants fournissent leurs services uniquement lorsque votre cabinet juridique a besoin d’aide. En vous mettant à la pige, vous pouvez trouver une aide juridique qualifiée à n’importe quel niveau de compétence pour tout type de projet ou d’affaire. Et un bonus ? Engager un avocat en tant que freelance est un excellent moyen d’essayer la relation de travail avant de s’engager à plein temps.

S’orienter vers une facturation forfaitaire.

L’externalisation via LAWCLERK vous permet d’engager des avocats talentueux pour vous aider sur des projets discrets ou des affaires entières sur une base forfaitaire. Vous pouvez facturer à vos clients des honoraires fixes ou proposer des plafonds d’honoraires mixtes pour le travail juridique. Apprenez-en plus sur la facturation des cabinets d’avocats dans notre guide complet.

Baisser le coût de vos services juridiques.

LAWCLERK, par exemple, ne fait pas payer à ses utilisateurs des frais d’inscription ou des frais mensuels juste pour faire partie de la place de marché. Vous ne payez que le prix forfaitaire que vous avez fixé lorsque vous engagez un avocat indépendant par le biais du site. Au final, ce sont vos clients qui bénéficient de ces économies.

5. Trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Les solos et les cabinets subissent plus que jamais la pression de travailler constamment pour faire des bénéfices. Les avocats indépendants apportent une aide supplémentaire lorsque vous en avez besoin, sans les frais généraux d’un associé à temps plein. Utilisez ce temps supplémentaire pour vous ressourcer auprès de vos amis, de votre famille et de vos loisirs.

Quels services juridiques externalisés sont les plus bénéfiques pour un cabinet d’avocats ?

Il existe une liste apparemment infinie d’activités potentielles que votre cabinet pourrait externaliser. En outre, de nouvelles entreprises arrivent constamment sur le marché et proposent des moyens innovants d’externalisation.

Pour déterminer les meilleures entreprises d’externalisation pour vous, considérez ce qui suit :

Évaluez les besoins de votre cabinet.

Il existe de nombreuses options en matière d’externalisation des processus juridiques. Cependant, elles ne seront pas toutes utiles à votre cabinet. Une bonne façon de commencer est de vous poser ces questions :

• Quelles sont les tâches qui prennent beaucoup de temps au personnel, mais qui n’ont pas nécessairement besoin d’être réalisées en interne ?
• La personne doit-elle être physiquement dans votre bureau ?
• Avez-vous besoin de quelqu’un pour aller au tribunal ?
• Le travail à distance est-il acceptable ?

Explorez les options d’externalisation du travail juridique qui correspondent à vos besoins.

Une fois que vous avez compris les domaines à améliorer au sein de votre cabinet d’avocats, identifiez les nombreuses entreprises d’externalisation des processus juridiques disponibles. Si les coûts sont une préoccupation importante, envisagez l’externalisation des services juridiques où les fournisseurs peuvent fournir des frais fixes par rapport aux taux horaires.

Types de domaines courants pour l’externalisation des processus juridiques

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques domaines spécifiques où l’externalisation des processus juridiques peut aider votre cabinet à être plus efficace :

Parution au tribunal pour les avocats de comparution et les indemnités journalières

Lors d’une comparution au tribunal non substantielle, vous pouvez passer cinq minutes devant le juge, une heure à attendre que votre affaire soit appelée et plus d’une heure en temps de déplacement. Bien que vous ayez passé des heures à travailler sur l’affaire, du point de vue de votre client, vous avez fourni cinq minutes de valeur. Cela peut conduire à des différends sur la facturation, De plus, ce temps peut consommer une part importante d’un honoraire forfaitaire.

A la place, profitez du marché croissant des avocats de comparution (ou per diem) disponibles. Ils se présenteront aux audiences à votre place moyennant des honoraires forfaitaires ou un tarif réduit. Les avocats de comparution peuvent vous faire gagner un temps précieux. Du temps qui peut être consacré à accomplir plus de travail et à facturer à votre plein tarif.

Entreprises qui offrent des services de comparution au tribunal:

• AppearMe offre une application pour smartphone qui permet aux avocats de programmer un autre avocat pour faire une comparution au tribunal à leur place avec très peu de temps d’avance. Ce service ne comporte aucun engagement permanent.
• CAP-Court Appearance Professionals permet aux avocats de programmer un autre avocat pour comparaître à leur place en fonction du domaine de pratique dont ils ont besoin – y compris les audiences civiles, pénales, de recouvrement ou de faillite.
• Attorneys On Demand fournit une couverture des audiences dans tout le pays. Vous soumettez les détails de vos besoins en matière d’avocats de comparution, puis Attorneys On Demand affecte un avocat pour effectuer la comparution.

Cas et travaux écrits

Les sociétés d’externalisation juridique spécialisées remplacent les sociétés de recrutement traditionnelles. Elles fournissent du personnel flexible pour des domaines spécifiques, y compris des avocats indépendants expérimentés.

Cela signifie que, que vous ayez besoin d’un avocat pour travailler dans votre bureau afin d’aider à un cas particulier, ou d’un avocat pour travailler à distance sur un projet discret, les avocats indépendants qualifiés sont faciles à trouver et à portée de clic.

Les entreprises qui offrent ce service comprennent :

• Hire An Esquire fournit non seulement la dotation et le placement traditionnels d’avocats, mais aussi l’accès à des avocats contractuels qui peuvent travailler à distance ou dans votre bureau à un taux horaire pour n’importe quelle durée.
• LAWCLERK est axé sur les praticiens solos et les petits cabinets, et donne accès à un vaste réseau d’avocats indépendants disponibles pour aider à la recherche et aux projets écrits (mémos, plaidoiries, accords, etc.) au prix forfaitaire que vous fixez.
• Montage Legal donne accès à des avocats indépendants sélectionnés dans votre juridiction, qui sont disponibles pour fournir des services contractuels et des services liés à des projets à un taux horaire.

Il est facile de réaliser votre travail avec l’aide d’avocats externes. Par exemple, les réseaux d’avocats comme Hire An Esquire ou LAWCLERK s’intègrent directement à Clio Manage, ce qui permet aux avocats d’éviter la saisie de données en double et de garder la trace de ce qui doit être fait. Les documents clés des affaires peuvent être partagés en toute sécurité via le portail de communication client sécurisé de Clio, Clio Connect.

E-discovery pour une révision plus facile des documents

Ne gaspillez pas vos précieuses ressources à numériser, coder et terminer la révision des documents. D’innombrables entreprises fournissent des services de numérisation et de codage peu coûteux.

Il existe également des entreprises qui donnent accès à un vaste bassin d’avocats contractuels si vous souhaitez externaliser l’examen des documents. En outre, vous ne paierez qu’une fraction de ce que vous payeriez à un employé à temps plein. Certaines entreprises offrent l’option d’avocats sur place tandis que d’autres fournissent des avocats hors site qui gèrent les examens de documents de façon numérique.

Consilio, Integreon et QuisLex sont quelques-unes des nombreuses entreprises indépendantes d’externalisation des processus juridiques et de découverte électronique disponibles pour vous aider.

Mieux encore, Clio s’intègre à des solutions technologiques telles que Logikcull pour vous aider à compléter le processus d’e-discovery plus rapidement et de manière plus rentable.

Autres domaines d’externalisation des processus juridiques

Heureusement, vous pouvez externaliser tout type de travail à un avocat contractuel ou à un autre fournisseur de services. Voici quelques autres tâches que vous pouvez envisager d’externaliser :

• Résumé des cas cités dans le mémoire d’une partie adverse
• Recherche juridique et mémos
• Motions
• Pleadings
• Discovery, y compris les citations à comparaître, les RFP, les RROGS, et les RFA
• Réponses à la divulgation et plaidoiries comme les motions de contrainte/quash/ordonnance de protection
• Examen de documents
• Résumés de dépositions
• Baux
• Testaments
• Trusts
• Pouvoirs
• Accords
• Articles juridiques
• Lettres de demande et autres correspondances
• Documents d’entreprise tels que les accords d’exploitation, les règlements administratifs et les résolutions d’entreprise

Pour plus d’informations sur les choses à faire et à ne pas faire en matière d’externalisation des processus juridiques, assurez-vous de vous inscrire à notre webinaire avec LAWCLERK. Vous apprendrez comment trouver et déléguer efficacement des missions de recherche et de rédaction à des professionnels externalisés.

Quel est l’avenir du secteur de l’externalisation des processus juridiques ?

De plus en plus de cabinets d’avocats tirent parti de l’externalisation des processus juridiques pour augmenter leur capacité et réduire leurs coûts, l’externalisation des processus juridiques est en hausse dans le monde entier. Cela est particulièrement vrai si l’on considère l’émergence de cabinets d’avocats virtuels et de nouveaux types de cabinets d’avocats tels que les cabinets d’avocats par abonnement.

Alors que le secteur se développe, voici trois tendances d’externalisation des processus juridiques qui méritent d’être surveillées :

Intelligence artificielle et automatisation

La rationalisation des processus et la création de flux de travail plus efficaces pour les étapes à fort volume, telles que l’accueil des clients, font une grande différence pour le succès d’un cabinet d’avocats. L’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) ou de logiciels d’automatisation est particulièrement utile pour les avocats qui cherchent à s’affranchir des tâches manuelles.

Consultez le répertoire d’applications de Clio pour trouver des outils qui peuvent externaliser le travail manuel pour votre cabinet. Les domaines comprennent l’e-discovery, la recherche juridique, la gestion des documents, et bien plus encore. Et le mieux, c’est qu’ils sont déjà configurés pour augmenter la productivité car ces intégrations sont liées à Clio.

Externalisation hybride

Alors que les cabinets d’avocats cherchent les moyens les plus efficaces de s’attaquer aux tâches de routine, certains expérimentent l’utilisation d’une combinaison hybride d’externalisation des processus juridiques et de délocalisation. Les cabinets peuvent créer une efficacité 24 heures sur 24 en utilisant à la fois l’externalisation onshore et offshore. Quel que soit le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez, vous pouvez accomplir n’importe quelle tâche à n’importe quelle heure de la journée.

La hausse de l’e-discovery

Les modifications récentes des règles fédérales de procédure civile rendant les informations stockées électroniquement telles que les courriels, les calendriers électroniques et les messages vocaux découvrables sur les appareils portatifs dans le cadre d’un litige signifient que le marché des services d’e-discovery est en croissance. Avec plus de besoins pour les services de découverte électronique, plus de cabinets peuvent se tourner vers la commodité et la rentabilité de l’externalisation des processus juridiques.

Créer un cabinet d’avocats plus rentable avec l’externalisation des processus juridiques

Si vous cherchez des moyens viables de différencier votre cabinet et d’augmenter votre capacité sans augmenter les frais généraux du cabinet, l’externalisation des processus juridiques peut être la voie à suivre.

Vous êtes en mesure d’externaliser plus que jamais imaginé avec les avancées technologiques maintenant disponibles. Vous pouvez ajouter de l’expertise et des capacités à votre pratique tout en réduisant les coûts et la charge de travail.

L’essentiel ? L’externalisation des tâches fastidieuses et banales vous permet de réaliser un travail plus significatif. C’est une situation gagnant-gagnant. Vous avez plus de temps à consacrer à fournir un service de premier ordre à vos clients et à générer des bénéfices plus importants.