Ghid de implementare a Dosarului Electronic de Sănătate (DES)

Implementarea unui Dosar Electronic de Sănătate (DES) este un proces în mai multe etape care va avea impact asupra tuturor membrilor personalului. Ca în cazul oricărui proces nou, este implicată o curbă de învățare. Faptul de a avea un plan solid poate salva ore de stres pentru toți membrii echipei dumneavoastră.

Iată zece pași esențiali de urmat pentru o implementare EHR de succes.

1) Construiți echipa de implementare a dosarului electronic de sănătate (EHR)

În timp ce implementați EHR, veți avea nevoie de o echipă puternică pentru a ajuta ca procesul să decurgă cât mai ușor posibil. Echipa poate include membri ai personalului, cum ar fi medici, asistente medicale, asistenți medicali și personal administrativ. Membrii echipei vor asista procesul învățându-i pe colegi abilitățile EHR și servind ca mesageri ai echipei de implementare pentru a identifica provocările pe parcurs.

Un superutilizator principal, un medic principal și un manager de proiect sunt trei roluri esențiale care trebuie luate în considerare în timp ce vă formați echipa.

Superutilizatorul principal

Superutilizatorul principal este expertul EHR intern rezident. Câteva îndatoriri pot include crearea de șabloane și dezvoltarea fluxurilor de lucru. Această poziție poate fi, de asemenea, responsabilă pentru crearea de proceduri standard de operare pentru a rezolva problemele pe care utilizatorii le întâlnesc pe măsură ce utilizează sistemul.

Medicul șef

Rolul medicului șef este de a ghida organizația prin implementarea EHR, servind ca o legătură între utilizatorii de primă linie ai sistemului și personalul tehnic. Luați în considerare utilizarea în calitate de medic lider a unui medic cunoscător de tehnologie care salută noul proces.

Managerul de proiect

Managerul de proiect va deveni principalul punct de contact cu furnizorul și personalul EHR. Această poziție îi va ajuta, de asemenea, pe toți să se concentreze asupra termenelor de implementare, să urmărească progresul și să se ocupe de problemele utilizatorilor.

2) Pregătiți software-ul

Când implementați EHR, asigurați-vă că sunt îndeplinite măsurile de securitate pentru a nu încălca HIPPA. Este posibil ca organizația dvs. să trebuiască să efectueze o evaluare a riscurilor HIPPA. Puteți lucra cu furnizorul dumneavoastră de IT pentru sănătate pentru a vă asigura că software-ul este conform.

3) Determinați-vă nevoile de hardware

Alegerile dvs. hardware vor avea un impact semnificativ asupra timpului și banilor pe care practica dvs. îi folosește. De exemplu, având o imprimantă în fiecare cameră, medicii pot economisi până la 30 de minute pe zi. Unele cabinete oferă fiecărui membru al personalului propria tabletă sau laptop pentru a economisi timp de conectare și deconectare între fiecare interacțiune cu pacientul.

Dacă ideea de a face toate acestea pare copleșitoare, companiile de servicii IT pot ajuta cabinetele cu nevoile de hardware de sistem, ajutându-le să găsească echipamentul corect la cel mai bun preț. Multe companii vor instala, de asemenea, și depanarea dispozitivelor, luând povara de pe umerii personalului cabinetului dumneavoastră.

4) Luați în considerare amenajarea sălii de tratament pentru pacienți

Cum programul EHR necesită introducerea electronică a datelor, amenajarea sălii poate avea un impact substanțial asupra implicării și satisfacției pacienților. Dacă personalul și medicul stau cu fața spre pacient în timp ce introduc datele, pacienții pot avea impresia că nu sunt ascultați.

O modalitate de a rezolva acest lucru este utilizarea „triunghiului încrederii”. Aceasta este o configurație a camerei în care pacientul, medicul și computerul formează un triunghi virtual, permițând pacientului și medicului să se vadă unul pe celălalt. Această configurație ajută deoarece membrul personalului sau medicul trebuie doar să se întoarcă ușor în timp ce introduce datele, ajutând pacientul să simtă că este văzut. Luați în considerare posibilitatea de a amplasa birouri de formă semicirculară în camerele pacienților sau de a folosi cărucioare mobile pentru a ajuta pacientul să se simtă în largul său în timpul consultației.

5) Transferați datele

După ce hardware-ul și software-ul sunt gata de funcționare, următorul pas în implementarea EHR este transferul datelor. Pentru început, va trebui să stabiliți cum să migrați datele de la fostul dvs. sistem de evidență la noul DSE.

Există câteva modalități de a face acest pas. Puteți desemna personalul existent sau puteți angaja personal suplimentar sau temporar pentru a încărca informațiile în noul DES.

Pentru ca acest proces să fie cât mai ușor posibil, veți dori să pregătiți o listă de verificare a informațiilor care trebuie introduse în EHR. Existența unui proces va ajuta la asigurarea faptului că nu se omite nicio informație critică.

6) Creați fluxuri de lucru

Vorbind de proces, acum este momentul să puneți la punct fluxuri de lucru solide. Este vital să stabiliți fluxuri de lucru înainte de implementarea EHR pentru a diminua cantitatea de stres cu care se va confrunta echipa dumneavoastră.

Având fluxuri de lucru ineficiente, inclusiv un număr insuficient de membri ai personalului care sunt instruiți și pregătiți să utilizeze EHR va exacerba problemele în timpul procesului de implementare.

Considerați aceste întrebări pe măsură ce creați fluxurile de lucru:

• Este acest lucru necesar?
• Aplică acest lucru valoare adăugată pentru pacient?
• Crește acest lucru eficiența pentru personal?
• Este aceasta ordinea corectă?
• Este persoana potrivită cea care face acest pas?

7) Ce trebuie să faceți atunci când EHR-ul dvs. nu funcționează

Ca în cazul oricărui tip de tehnologie, trebuie să fiți pregătit pentru o defecțiune ocazională. Începeți prin a face un brainstorming al problemelor și veniți cu un plan de joc solid pentru modul de gestionare a problemelor potențiale.

De exemplu, ce veți face atunci când se va întrerupe curentul? Dacă există o defecțiune la nivelul întregului sistem care necesită ajutorul departamentului IT pentru a fi rezolvată? Veți dori să elaborați proceduri care să ofere instrucțiuni clare medicilor și personalului cu privire la ce trebuie să facă atunci când EHR nu este disponibil.

Considerați aceste întrebări atunci când vă elaborați procedurile:

• Cum vor fi notificați medicii și personalul cu privire la perioadele de indisponibilitate?
• Cum va continua fluxul de îngrijire a pacienților?
• Cum va avea loc înregistrarea pacienților?
• Cum vor documenta medicii și personalul vizita?

Dispunând de proceduri electronice și pe hârtie la dispoziția personalului, va crește încrederea acestuia cu privire la modul de gestionare a timpului de nefuncționare a EHR. Unele cabinete medicale compilează instrucțiunile în bibliorafturi cu trei inele și stochează copii atât în interiorul, cât și în afara cabinetului. De asemenea, luați în considerare stocarea de copii în format PDF într-un cloud securizat, astfel încât membrii personalului să aibă mai multe opțiuni pentru a obține rapid instrucțiunile.

8) Dispuneți de un program de instruire

Instruirea extinsă este imperativă pentru a asigura succesul implementării EHR. Creați un plan de instruire astfel încât toți medicii și personalul, actual și viitor, să poată dobândi cunoștințele și abilitățile necesare pentru a utiliza cu succes EHR atunci când veți fi gata de lansare.

Iată câteva principii de luat în considerare:

Începeți încet

Învățați medicii și personalul cu abilități de bază înainte de lansare. Poate fi dificil pentru utilizatori să înțeleagă pe deplin sistemul până când nu sunt capabili să utilizeze programul. Odată ce utilizatorii sunt capabili să „conducă” timp de cel puțin o săptămână, se pot introduce cursuri de formare suplimentare pentru a crește abilitățile, pentru a învăța trucuri de economisire a timpului și pentru a se simți mai confortabil cu tehnologia.

Lăsați colegii să-i învețe pe colegi

Considerați posibilitatea de a forma super-utilizatori în fiecare specialitate și pentru fiecare rol. De exemplu, asistentele medicale învață cel mai bine asistentele medicale și chirurgii învață cel mai bine chirurgii. În plus, dacă aveți un superutilizator în fiecare specialitate, acesta poate deveni o resursă permanentă pentru colegii săi.

Hațeți o hartă a nevoilor de formare continuă

Aveți un plan de formare continuă. Pe măsură ce trece timpul, utilizatorii vor găsi scurtături și noi modalități de utilizare a instrumentelor și vor dori să împărtășească aceste descoperiri cu colegii lor. În plus, EHR va trebui să fie actualizat cu funcționalități noi și/sau îmbunătățite care vor necesita o pregătire suplimentară.

Modalitățile de a gestiona eficient aceste situații includ:

• Dezvoltați un sistem prin care utilizatorii să trimită recomandări pentru EHR, astfel încât să se poată face modificări.
• Încurajați utilizatorii activi de EHR să împărtășească opiniile și să ofere soluții pentru îmbunătățirea utilizabilității, fie printr-un sistem formal de urmărire, fie printr-o discuție online care încurajează schimbul de idei.
• Crearea unui sistem de personalizare continuă a DSE. Odată ce medicii și personalul se familiarizează cu noul EHR, aceștia vor identifica modificările care pot îmbunătăți fluxul de lucru.
• Prezentați relația cu furnizorul de EHR și utilizați suportul IT pentru:

• • • Dezvoltarea sau personalizarea șabloanelor de introducere a datelor
    • Revizuirea formularelor și scrisorilor generate de EHR
    • Activarea de noi reguli de sprijinire a deciziilor clinice (în cazul în care disponibile)
    • Modificați seturile de comenzi
    • Căutați oportunități de integrare cu alte sisteme utilizate în mod obișnuit în cabinet

• Planificați în avans formarea grupului. Instruirea va lua timp de la vizitele pacienților, astfel încât planificarea avansată diminuează perturbarea fluxului de lucru al cabinetului.

9) Decideți asupra abordării de lansare – „Big Bang” sau Incremental?

După ce planul dvs. de implementare a EHR este gata de plecare, este timpul să decideți modul de lansare. Există, de obicei, două moduri de a face acest lucru, dintr-o dată, „Big Bang” sau încet, într-o abordare incrementală.

Câteva cabinete folosesc abordarea „big bang” și lansează sistemul EHR pentru toți pacienții și toate funcțiile în aceeași zi. Această abordare minimizează timpul petrecut pentru gestionarea înregistrărilor pe hârtie, precum și a noului sistem EHR în același timp. Dezavantajul este că poate fi foarte deranjantă și problemele mici pot părea monumentale.

Câteva cabinete adoptă o abordare mai lentă și implementează EHR în mod incremental. Prin introducerea funcțiilor EHR pe rând, cum ar fi e-prescrierea pentru început și apoi introducerea altor caracteristici mai târziu, unele practici consideră că perturbarea este mai ușor de gestionat. Practicile și organizațiile mai mari pot pune în aplicare încet, lansând mai întâi EHR în anumite locații sau departamente și introducând programul în restul organizației mai târziu.

După ce abordarea de lansare este decisă, medicii și personalul se pot pregăti pentru noul sistem EHR.

În ziua efectivă de „Go Live” este recomandat să se reducă volumul de pacienți, ceea ce va asigura o tranziție ușoară atât pentru pacienți, cât și pentru personal. De asemenea, se recomandă ca personalul de la recepție să informeze pacienții, fie înainte de programare, fie în ziua respectivă, că cabinetul face tranziția software-ului și că este posibil ca procesul să fie ușor întrerupt. Aceștia vor aprecia această perspectivă și vor avea mai multă răbdare în cazul în care va exista o întârziere în timpul vizitei lor.

10) Adunați feedback pentru îmbunătățirea continuă

Acum că ați implementat cu succes EHR, asigurați-vă că adunați feedback de la utilizatori pentru a îmbunătăți continuu procesul. Asigurați-vă că mențineți liniile de comunicare deschise, astfel încât membrii personalului și medicii să se simtă confortabil să ofere feedback. Dacă toată lumea lucrează împreună, sistemul EHR va reprezenta o îmbunătățire pentru cabinetul dumneavoastră.

Implementarea unui EHR este un proces în mai multe etape care necesită o planificare avansată. Utilizați acești pași pentru a vă ajuta să faceți tranziția cât mai ușoară posibil.

DUMMYTEXT

Surse:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Staffing in the New Economy

Păstrați-vă personalul concentrat pe experiențele pacienților

Descărcați cartea noastră electronică gratuită

.