Útmutató a jogi folyamatok kiszervezéséhez ügyvédi irodák számára

A napnak csak kevés órája van. Nem számít, milyen keményen dolgozik Ön és csapata, egy sikeres ügyvédi iroda működtetése során a kötelezően elvégzendő feladatok listája igen hosszú. Ezt a listát azonban gyorsabban, okosabban és hatékonyabban is kezelheti – ha a jogi folyamatok kiszervezését használja a működésének bővítéséhez.

Ezzel az útmutatóval megvizsgáljuk a jogi folyamatok kiszervezésének alapjait, azt, hogy miért használja egyre több ügyvédi iroda, valamint a 2020-as iparági trendeket. Összeállítottunk egy praktikus listát is a legjobb gyakorlatokról, amelyekkel a lehető legtöbbet hozhatja ki a jogi folyamatok kiszervezéséből. Az itt megismert információk segítségével hamarabb lesz képes nyereségesebb praxist kiépíteni, mint gondolná.

Mi a jogi folyamatok kiszervezése az ügyvédi irodák számára?

A jogi folyamatok kiszervezése jelentős költségmegtakarítást jelenthet. A dedikált belső erőforrások helyett a diszkrét jogi szolgáltatásokat külső cégeknek, helyi ügyvédeknek vagy segédügyvédeknek adják át. Gondoljon az összes olyan hétköznapi rutinfeladatra, amelyet külső segítséggel is el lehet végezni. Más szakértők erejét kihasználva időt takaríthat meg, csökkentheti a költségeket és csökkentheti a munkaterhelését. Így Ön arra koncentrálhat, amihez a legjobban ért. Más szóval arra, hogy új ügyfeleket szerezzen a cégének, és a meglévő ügyfeleknek kiváló szolgáltatást nyújtson.

Az ügyvédi hivatás jövedelmezőbbé tételéhez fontos, hogy valóban megértse és kihasználja erősségeit. Sajnos egy ügyvédi iroda vezetése, mint minden vállalkozásé, rengeteg olyan feladattal jár, amelyek versengenek a figyelméért. Ez az a pont, ahol a jogi folyamatok kiszervezését ki lehet használni. Rengeteg professzionális kiszervezett jogi szolgáltatás, valamint szabadúszó ügyvédek és alacsonyabb költségű szakemberek állnak rendelkezésre.

A jogi folyamatok kiszervezése és az offshoring közötti különbség

Az “outsourcing” szóból gyakran adódik félreértés. Fontos tehát felismerni a jogi folyamatok kiszervezése és az offshoring közötti különbséget. Az alábbiakban rövid meghatározásokat találunk.

• A jogi folyamatok kiszervezése helyi ügyvédek és szakemberek igénybevételét jelenti bizonyos feladatok, például az iratok átnézése, a szkennelés és a nem érdemi bírósági megjelenések elvégzésére.
• Az offshoring az olcsó tengerentúli munkaerő alkalmazása a feladatok távoli elvégzésére.

A jogi folyamatok kiszervezésének iparági trendjei

A jogi iparági trendek 2020-ra azt mutatják, hogy az ügyfelek elvárják az ügyvédi irodáktól, hogy a hagyományos szolgáltatás- és támogatási kínálaton túlmutató szolgáltatásokat nyújtsanak. Több ügyvédi iroda fordul a jogi kiszervezés felé, hogy versenyképes és nyereséges maradjon. A becslések szerint a jogi folyamatok kiszervezésének globális piaca 2019 és 2025 között 31,8%-os összetett éves növekedési ütemmel bővül. Az előrejelzések szerint a piac 2025-re eléri a 35,9 milliárd dollárt.

Az iparág növekedését jelzi néhány más tényező is:

• A Thomson Reuters és a Georgetown Law Center for the Study of the Legal Profession szerint évente 6,2 milliárd dollárt költenek a jogi folyamatok kiszervezését, az e-discovery-t és az iratok felülvizsgálatát végző szolgáltatókkal.
• Ugyanez az alternatív jogi szolgáltatókról szóló tanulmány azt is megállapítja, hogy évente 900 millió dollárt költenek szerződéses ügyvédekre, in-sourcingra és személyzeti szolgáltatásokra.
• Az Altman Weil 2019-es felmérésében az ügyvédi irodák 48%-a állítja, hogy szerződéses ügyvédeket alkalmaz, 57%-uk részmunkaidős ügyvédeket, 24,1%-uk pedig nem ügyvédi funkciók kiszervezéséről számolt be.

5 előnye a jogi folyamatok kiszervezésének az ügyvédi irodák számára

A lényegét tekintve a jogi folyamatok kiszervezése kényelmes módja a kapacitás növelésének, az ügyvédi iroda erősségeire való összpontosításnak és a nyereségesség növelésének. A 2019-es Altman Weil felmérésben az ügyvédi irodák 62,1%-a számolt be arról, hogy a munka szerződéses ügyvédekre történő áthelyezése “jelentős javulást eredményezett a cég teljesítményében.”

A jogi folyamatok kiszervezésének öt legfontosabb előnye az ügyvédi irodák számára a következő:

A szakterületi szakértelem bővítése.

A jogi gyakorlatnak olyan sokféle típusa van, hogy az ügyvédi irodája nem lehet szakértője minden területnek. Azáltal, hogy bizonyos jogi szolgáltatásokat szerződéses ügyvédeknek szervez ki, ügyfelei minden igényét kielégítheti anélkül, hogy teljes munkaidős alkalmazottat kellene felvennie.

Flexibilis munkaerő-felvétel lehetővé tétele ügyfelei ügyeiben.

A szabadúszó ügyvédek csak akkor nyújtják szolgáltatásaikat, amikor az ügyvédi irodájának szüksége van a segítségre. Azzal, hogy szabadúszóvá válik, bármilyen képzettségi szinten találhat képzett jogi segítséget bármilyen projekthez vagy ügyhöz. És egy bónusz? Egy ügyvéd szabadúszóként történő alkalmazása remek lehetőség arra, hogy kipróbálja a munkakapcsolatot, mielőtt elkötelezné magát a teljes munkaidős foglalkoztatás mellett.

Az átalánydíjas számlázás felé mozdul el.

A LAWCLERK-en keresztül történő kiszervezés lehetővé teszi, hogy tehetséges ügyvédeket vegyen igénybe, akik átalánydíjas alapon segítik Önt egyes projektek vagy teljes ügyek lebonyolításában. Ügyfeleinek meghatározott díjat számolhat fel, vagy a jogi munkáért kombinált díjplafonokat biztosíthat. Tudjon meg többet az ügyvédi irodai számlázásról átfogó útmutatónkban.

A jogi szolgáltatások költségeinek csökkentése.

A LAWCLERK például nem számít fel a felhasználóinak semmilyen regisztrációs vagy havi díjat, csak azért, hogy részt vehessenek a piacon. Ön csak az Ön által meghatározott átalánydíjas árat fizeti, amikor az oldalon keresztül szabadúszó ügyvédet vesz fel. Végeredményben az Ön ügyfelei profitálnak ezekből a megtakarításokból.

5. A munka és a magánélet egyensúlyának megtalálása.

Az ügyvédekre és a cégekre minden eddiginél nagyobb nyomás nehezedik, hogy folyamatosan dolgozzanak, hogy nyereséget termeljenek. A szabadúszó ügyvédek akkor hoznak plusz segítséget, amikor szükség van rá, anélkül, hogy egy teljes munkaidőben foglalkoztatott munkatárs rezsiköltségei lennének. Használja ki az extra időt arra, hogy feltöltődjön barátaival, családjával és hobbijaival.”

Milyen kiszervezett jogi szolgáltatások a legelőnyösebbek egy ügyvédi iroda számára?

A lehetséges tevékenységek végtelennek tűnő listája van, amelyeket a cége kiszervezhet. Ráadásul folyamatosan új cégek jelennek meg a piacon, amelyek innovatív módszereket kínálnak a kiszervezéshez.

Az Ön számára legjobb kiszervező cégek meghatározásához vegye figyelembe a következőket:

Értékelje fel cége igényeit.

A jogi folyamatok kiszervezése terén rengeteg lehetőség van. Azonban nem mindegyik lesz hasznos az Ön cége számára. Jó kiindulási alap, ha a következő kérdéseket teszi fel magának:

• Mely feladatok veszik el a személyzet idejét, de nem feltétlenül kell házon belül elvégezni őket?
• Az illetőnek fizikailag az irodájában kell tartózkodnia?
• Szüksége van valakire, aki eljár a bíróságra?
• A távmunka elfogadható?

Vizsgálja meg az Ön igényeinek megfelelő jogi munka kiszervezési lehetőségeit.

Mihelyt megértette, hogy milyen területeken van mit javítani az ügyvédi irodáján belül, keresse meg a számos elérhető jogi folyamatok kiszervezésével foglalkozó vállalatot. Ha a költségek jelentős aggodalomra adnak okot, fontolja meg a jogi szolgáltatások kiszervezését, ahol a szolgáltatók átalánydíjat tudnak biztosítani az óradíjakkal szemben.

A jogi folyamatok kiszervezésének gyakori területtípusai

Nem tudja, hol kezdje? Íme néhány konkrét terület, ahol a jogi folyamatok kiszervezése segíthet cége hatékonyságának növelésében:

Bírósági megjelenés a megjelenési tanácsadók és a napidíjak számára

Egy nem érdemi bírósági megjelenésnél előfordulhat, hogy öt percet tölt a bíró előtt, egy órát vár az ügye tárgyalására, és több mint egy órát utazással tölt. Bár órákat dolgozott az ügyön, az ügyfele szemszögéből nézve öt perc értéket nyújtott. Ez vitákhoz vezethet a számlázással kapcsolatban, Ráadásul ez az idő az átalánydíj jelentős részét felemésztheti.

Ehelyett használja ki a megjelenési tanácsadás (vagy napidíj) egyre növekvő piacát. Ők átalánydíjért vagy kedvezményes díjért megjelennek az Ön helyett a meghallgatásokon. A megjelenési tanácsadók értékes időt takaríthatnak meg. Időt, amelyet több munka elvégzésére és a teljes díjszabás szerinti számlázásra fordíthat.

A bírósági megjelenési szolgáltatásokat kínáló cégek:

• Az AppearMe egy olyan okostelefonos alkalmazást kínál, amellyel az ügyvédek nagyon rövid előkészítési idővel egy másik ügyvédet jelölhetnek ki, hogy megjelenjen helyettük a bíróságon. Ez a szolgáltatás nem jár folyamatos kötelezettségekkel.
• A CAP-Court Appearance Professionals lehetővé teszi az ügyvédek számára, hogy az általuk igényelt szakterület alapján – beleértve a polgári, büntetőjogi, behajtási vagy csődeljárási meghallgatásokat is – beütemezzenek egy másik ügyvédet, aki megjelenik helyettük.
• Az Attorneys On Demand országszerte tárgyalási lefedettséget biztosít. Ön elküldi a megjelenési ügyvédi igényeinek részleteit, majd az Attorneys On Demand kijelöl egy ügyvédet a megjelenésre.

Eljárási és írásbeli munka

A hagyományos munkaerő-kölcsönző cégeket felváltják a specializált jogi kiszervező cégek. Rugalmas munkaerő-felvételt biztosítanak bizonyos területekre, beleértve a tapasztalt szabadúszó ügyvédeket is.

Ez azt jelenti, hogy akár az irodájában dolgozó ügyvédre van szüksége, aki egy adott ügyben nyújt segítséget, akár egy ügyvédre, aki távolról dolgozik egy különálló projekten, a képzett szabadúszó ügyvédek könnyen megtalálhatók, és csak egy kattintásnyira vannak.

Az ezt a szolgáltatást kínáló cégek közé tartoznak:

• A Hire An Esquire nemcsak hagyományos ügyvédi személyzetet és közvetítést biztosít, hanem hozzáférést biztosít olyan szerződéses ügyvédekhez is, akik távmunkában vagy az Ön irodájában dolgozhatnak óradíjjal, bármilyen időtartamra.
• A LAWCLERK az egyéni ügyvédekre és a kis cégekre összpontosít, és hozzáférést biztosít a szabadúszó ügyvédek hatalmas hálózatához, akik az Ön által meghatározott átalánydíjas áron segíthetnek a kutatásban és az írásbeli projektekben (feljegyzések, beadványok, megállapodások stb.).
• A Montage Legal hozzáférést biztosít az Ön joghatósága alá tartozó, ellenőrzött szabadúszó ügyvédekhez, akik szerződéses és projektalapú szolgáltatásokat nyújtanak óradíjért.

A külsős ügyvédek segítségével könnyen elvégezheti munkáját. Az olyan ügyvédi hálózatok, mint például a Hire An Esquire vagy a LAWCLERK például közvetlenül integrálódnak a Clio Manage-be, lehetővé téve az ügyvédek számára, hogy elkerüljék a kétszeres adatbevitelt és nyomon kövessék az elvégzendő feladatokat. Az ügyek kulcsfontosságú dokumentumai biztonságosan megoszthatók a Clio biztonságos ügyfélkommunikációs portálján, a Clio Connecten keresztül.

E-discovery a dokumentumok könnyebb felülvizsgálatáért

Ne pazarolja értékes erőforrásait a szkennelésre, kódolásra és a dokumentumok felülvizsgálatának befejezésére. Számtalan vállalat nyújt olcsó szkennelési és kódolási szolgáltatásokat.

Vannak olyan vállalatok is, amelyek hozzáférést biztosítanak a szerződéses ügyvédek széles köréhez, ha ki szeretné szervezni a dokumentumok felülvizsgálatát. Ráadásul csak töredékét fizeti annak, amit egy teljes munkaidős alkalmazottnak fizetne. Egyes cégek lehetőséget biztosítanak helyszíni ügyvédek igénybevételére, míg mások olyan külsős ügyvédeket biztosítanak, akik digitálisan kezelik a dokumentumok felülvizsgálatát.

A Consilio, az Integreon és a QuisLex csak néhány a számos független jogi folyamatok kiszervezésével és e-discovery-vel foglalkozó cég közül, amelyek az Ön segítségére lehetnek.

Még jobb, ha a Clio integrálódik az olyan technológiai megoldásokkal, mint például a Logikcull, hogy segítsen gyorsabban és költséghatékonyabban elvégezni az e-discovery folyamatot.

A jogi folyamatok kiszervezésének egyéb területei

Szerencsére bármilyen típusú munkát kiszervezhet egy szerződéses ügyvédnek vagy más szolgáltatónak. Íme néhány további feladat, amelyek kiszervezését érdemes megfontolnia:

• Az ellenérdekű fél beadványában hivatkozott esetek összefoglalása
• Jogi kutatás és emlékeztetők
• Elterjesztések
• Elterjesztések
• Discovery, beleértve az idézéseket, RFP-ket, RROGS-eket, és RFA-k
• Feltárási válaszok és beadványok, mint például a kényszerítésre/felfüggesztésre/védő végzésre irányuló indítványok
• A dokumentumok felülvizsgálata
• Egyetértési összefoglalók
• Lízingek
• Végrendeletek
• Trösztök
• Véghatalmazások
• Megállapodások
• Jogi cikkek
• Követelő levelek és egyéb levelezés
• Vállalati dokumentumok, mint például működési megállapodások, by-laws, and corporate resolutions

A jogi folyamatok kiszervezésével kapcsolatos további információkért regisztráljon a LAWCLERKkel tartott webináriumunkra. Megtudhatja, hogyan találja meg és hogyan delegálhatja hatékonyan a kutatási és írási feladatokat kiszervezett szakemberekre.

Mi következik a jogi folyamatok kiszervezésében?

Mivel egyre több ügyvédi iroda veszi igénybe a jogi folyamatok kiszervezését a kapacitás növelése és a költségek csökkentése érdekében, a jogi folyamatok kiszervezése világszerte egyre nagyobb teret nyer. Különösen akkor, ha figyelembe vesszük a virtuális ügyvédi irodák és az új típusú ügyvédi irodák, például az előfizetéses ügyvédi irodák megjelenését.

Az iparág növekedésével az alábbi három jogi folyamatok kiszervezési trendre érdemes odafigyelni:

Mesterséges intelligencia és automatizálás

A folyamatok racionalizálása és hatékonyabb munkafolyamatok létrehozása a nagy volumenű szakaszokban, például az ügyfélfelvételben, nagyban hozzájárul egy ügyvédi iroda sikeréhez. A mesterséges intelligencia (AI) vagy az automatizálási szoftverek használata különösen hasznos azoknak az ügyvédeknek, akik szeretnének eltávolodni a manuális feladatoktól.

Nézze meg a Clio alkalmazásjegyzékét olyan eszközökért, amelyek kiszervezhetik a kézi munkát az irodája számára. A területek közé tartozik az e-discovery, a jogi kutatás, a dokumentumkezelés és még sok más. És a legjobb az, hogy már be vannak állítva a termelékenység növelésére, mivel ezek az integrációk a Clióhoz kapcsolódnak.

Hybrid kiszervezés

Amint az ügyvédi irodák a rutinfeladatok megoldásának leghatékonyabb módjait keresik, egyesek a jogi folyamatok kiszervezésének és az offshoringnak a hibrid kombinációjával kísérleteznek. A cégek az onshore és az offshore kiszervezés alkalmazásával is megteremthetik az éjjel-nappal tartó hatékonyságot. Nem számít, hogy melyik időzónában tartózkodik, bármilyen feladatot a nap bármely szakában elvégezhet.

Az e-discovery növekedése

A Szövetségi Polgári Eljárási Szabályzat közelmúltbeli módosításai, amelyek az elektronikusan tárolt információkat, például az e-maileket, e-naptárakat és hangüzeneteket a peres eljárások során kézi eszközökön felfedezhetővé teszik, az e-discovery szolgáltatások piacának növekedését jelentik. Mivel egyre nagyobb szükség van az e-discovery szolgáltatásokra, egyre több cég fordulhat a jogi folyamatok kiszervezésének kényelméhez és költséghatékonyságához.

Jogi folyamatok kiszervezésével nyereségesebb ügyvédi irodát hozhat létre

Ha életképes módokat keres arra, hogy megkülönböztesse cégét és növelje kapacitását anélkül, hogy növelné a cég általános költségeit, a jogi folyamatok kiszervezése lehet a megfelelő megoldás.

A most elérhető technológiai fejlesztésekkel többet tud kiszervezni, mint valaha is gondolta volna. Hozzáadhat szakértelmet és kapacitást a praxisához, miközben csökkentheti a költségeket és a munkaterhelést.

A lényeg? Az időigényes és hétköznapi feladatok kiszervezése lehetővé teszi, hogy több értelmes munkát végezzen. Ez egy mindenki számára előnyös helyzet. Több ideje marad arra, hogy kiváló szolgáltatást nyújtson ügyfeleinek, és nagyobb profitot termeljen.