20 hatékony kommunikációs stratégia a munkahelyen

A szabadságpénzzel kapcsolatos kisebb vitáktól a dolgozói elégedettséggel kapcsolatos komoly aggodalmakig nagyon kevés olyan munkahelyi probléma van, amelyet ne lehetne megoldani a jó öreg kommunikációval. De amikor a dolgok eldőlnek, és nehéz beszélgetést kell folytatnod, létfontosságú, hogy legyen néhány stratégia a tarsolyodban, hogy a lehető legtöbbet hozd ki belőle.

Mi a hatékony kommunikáció?

Mielőtt rátérnénk a lényegre, fontos megérteni, mi különbözteti meg a jó és a rossz kommunikációt. Ez nyilvánvaló különbségtételnek tűnhet (beszélgetni a csapatoddal = jó, az arcukba kiabálni = rossz), de valójában ennél egy kicsit finomabb a dolog.

Először is, sok minden, amit mondunk, valójában nem jön ki a szánkból. Albert Mehrabian pszichológiai kutató szerint a jelentésnek mindössze 7%-a származik a tényleges szavakból, amiket kimondunk. A fennmaradó 55% a testbeszédünkből származik, 38% pedig a hanghordozásunkból.

Ezek az arányok technikailag csak a szemtől-szembe kommunikációra vonatkoznak. Mehrabian 1967-ben állt elő ezzel az elmélettel, jóval azelőtt, hogy az e-mailt vagy az azonnali üzenetküldést feltalálták volna. Az online kommunikációra vonatkozó stratégiák általában kicsit mások – erre később kitérünk.

Miért fontos a hatékony kommunikáció?

A szótár szerint a hatékony kommunikáció “két vagy több személy közötti olyan kommunikáció, amelyben a szándékolt üzenet sikeresen átadásra, fogadásra és megértésre kerül”. Leegyszerűsítve ez azt jelenti, hogy a beszélő és a hallgató egyaránt ugyanazt az üzenetet kapja a beszélgetésből – nincsenek keresztezett szálak vagy félreértések.

Ez azt is jelenti, hogy a beszélő személy úgy érzi, hogy meghallgatják és megértik. Ha a hallgató azt mondja, hogy “igen, abszolút, teljesen értem, amit mondasz, figyelembe fogom venni”, de aztán semmi ilyesmit nem tesz, az nem hatékony kommunikáció.

Üzleti értelemben a hatékony kommunikáció további jelentést kap, amikor a megosztott információk hozzájárulnak a szervezet kereskedelmi sikeréhez. Létfontosságú, hogy minden alkalmazott egy oldalon álljon, hogy hozzájárulhasson egy közös cél eléréséhez, és ehhez hatékony kommunikációra van szükség.

Miért van szükség erős kommunikációs stratégiára?

Egyszerűen szólva, a jó kommunikáció megalapozhat vagy megtörhet egy vállalkozást.

Ha vezetőként képtelen hatékonyan kommunikálni a csapatával, akkor gyakorlatilag szinte nullára csökkentette vezetői képességeit.

A kommunikáció tekintélyelvű értelemben is létfontosságú, ha utasításokat kell adni, projekteket kell irányítani vagy az ügyfeleknek kell dobni. De ugyanilyen fontos együttműködő értelemben is, amikor meghallgatja a csapatát, és együtt dolgozik velük az esetlegesen felmerülő aggályaik megoldásán.

Minden további nélkül íme, az összes kommunikációs stratégia, amire valaha is szüksége lesz. Általános stratégiákra osztottuk őket, valamint a szemtől-szembeni és online stratégiákra vonatkozó konkrét stratégiákra.

20 hatékony kommunikációs stratégia, hogy átalakítsa vállalkozását

Hallgatás

Igen, ez így van, a legfontosabb kommunikációs stratégiák valójában nem a beszédet foglalják magukban. Kicsit ellentmondásosnak hangzik, de valójában kizárt, hogy produktív beszélgetést folytass valakivel, ha nem hallgattad meg ténylegesen az aggályait, és nem vetted azokat figyelembe.

Azzal, hogy minden fegyverrel nekimész, anélkül, hogy odafigyelnél a másik mondanivalójára, bunkónak és figyelmetlennek fogsz tűnni. Ügyeljen arra, hogy elegendő időt szánjon arra, hogy az illető beszélhessen az aggályairól – és ne vágja félúton félbe.

Fogadó légkör megteremtése

A meghallgatáshoz hasonlóan a hatékony kommunikáció is a befogadó tér megteremtésén múlik. Az alkalmazottak nem akarnak majd hangot adni aggodalmaiknak, ha úgy érzik, hogy azokat csak a szőnyeg alá söprik, és nem foglalkoznak velük.

Próbáljon nyugodt és megközelíthető környezetet teremteni a beszélgetéshez, mert ha sietősnek vagy feszültnek tűnik, az nem fogja megnyugtatni a másik személyt.

Tréning

Ez két szempontból is fontos. Először is, az új alkalmazottak képzésének kommunikálnia kell a munkakörüket és a céggel kapcsolatos részleteket. Ez magában foglalja az előzményeket, az ügyfeleit és az olyan dolgokra vonatkozó belső irányelveket, mint például a szabadság és a munkaidő. Ha azt tapasztalja, hogy sok új alkalmazottja félóránként ugyanazokat a kérdéseket teszi fel Önnek, az annak a jele, hogy a képzése nem felel meg a követelményeknek.

Másrészt azonban a hatékony kommunikációs módszereknek is részét kell képezniük az alkalmazottak képzésének. Mint minden más az üzleti életben, ez is egy megtanulandó készség, és a kommunikációs módszerek cégenként eltérőek lesznek. Az Ön felelőssége, hogy a legjobb gyakorlatokat beoltja a csapatába.

Olvasson tovább: Egyszerű tanulási és fejlesztési stratégiák, amelyekkel sikerre katapultálhatja alkalmazottait

A hangnem, az Ön által használt nyelvezet, a világosság és a beszédmód mind a jó kommunikáció létfontosságú elemei.

Itt van a hatékony kommunikáció 6 dózisa és tilalma:

5. DO használjon világos és egyszerű szókincset, hogy biztosítsa, hogy átvegye a lényeget. Ha a nyelvezete félreérthető vagy túl bonyolult, azt kockáztatja, hogy félreértik, és esetleg többször kell magyarázkodnia.

6. NE legyen túlságosan tréfás – szakmai környezetben van, és a hangnemének ennek megfelelőnek kell lennie

7. NE használjon szlenget, káromkodó szavakat vagy olyan nyelvezetet, amely sértő lehet. Ezzel azt kockáztatod, hogy elidegeníted a hallgatóidat – ráadásul ez nem is túl professzionális.

8. NE hangozzék úgy, mint egy megszakadt lemez. Üzenetednek már elsőre is elég világosnak és hitelesnek kell lennie ahhoz, hogy ne kelljen folyton ismételgetned magad.

9. NE vezesse be a humort a megfelelő módon. Ha a beszélgetést könnyedén és lazán tartja, barátságos légkört teremt, és a csapata fogékonyabb lesz az üzenete iránt. Nyilvánvaló, hogy ennek a technikának megvan a helye és ideje – például egy fegyelmi tárgyaláson nem érdemes használni.

10. NE motyogj! Nemcsak megnehezíti a csapattagok számára, hogy megértsék Önt, hanem azt is elárulja, hogy nem bízik abban, amit mond.

Bátorítás és visszajelzés

Minden eszmecsere után mindig ügyeljen arra, hogy megköszönje a másik személynek vagy személyeknek az idejét. Ez egyszerű udvariasság, ráadásul azt mutatja, hogy hálás vagy a jelenlétükért, amikor más feladattal is foglalkozhattak volna.

Foglaljon időt arra is, hogy a hallgatóság visszajelzést adjon, nemcsak arról, hogy szerintük hogyan ment a beszélgetés, hanem arról is, hogy Ön hogyan adta át az információt.

A kritikát vegye figyelembe, és használja fel arra, hogy a jövőben jobban felépítse az üzeneteit.

Kommunikációs stratégiák a személyes megbeszélésekhez

Ez a nyílt megbeszélési stílus remek módja annak, hogy kommunikáljon alkalmazottaival, és hogy ők is kommunikáljanak Önnel – ez egy kétirányú utca!

Ez egy lehetőség arra, hogy átadja a projekt iránti szenvedélyét, és egy igazán befogadó környezetet teremtsen, amely lehetővé teszi, hogy a csapata osztozzon az Ön lelkesedésében és elkötelezettségében. Számukra ez egy lehetőség, hogy részt vegyenek egy nyílt vitában, és közösen vessék fel a pontokat.

Egyszemközt

Egyéni megbeszéléseken bizonyos problémákat nem célszerű csoportos keretek között megbeszélni. Ezekben az esetekben a négyszemközti megbeszélések jelentik a legjobb megoldást. Ha személyes aggodalomról van szó, vagy a teljesítménnyel kapcsolatos problémáról, próbálja meg félreállítani az illetőt egy négyszemközti beszélgetésre.

Töltse le most: One-to-one meeting template – the ultimate guide for managers

Mint már említettük, a testbeszéd a jelentés mintegy 55%-át adja a személyes kommunikáció során. Ez valóban sokat számíthat abban, hogy a beszélgetés hatékony legyen.

Az egyenes ülés, a mosoly, az erős kézfogás – ezek mind-mind pozitív jelzések arra, hogy Ön fogékony egy komoly beszélgetésre. A székben való görnyedés, a lábad az asztalra helyezése vagy a szemed lehunyása – nem olyan jó jelek. Mindenképpen kerülje.

Prezentációk

A vizuális elem bevezetése segíthet a koncepciók jobb szemléltetésében, különösen, ha egy kreatív projektről beszélünk. Az is hasznos lehet, ha a prezentációkat a megbeszélések után körbeküldi a csapattagoknak, hogy a tervek megvalósításakor vissza tudjanak hivatkozni a tényekre vagy statisztikákra.

Kommunikációs stratégiák online

Email

Az e-mailen keresztüli kommunikáció az utóbbi években kissé rossz hírnévre tett szert, mivel ugyanazok a kritikák érik, mint sok más technológiai platformot: Könnyen félre lehet érteni valamit, ha le van írva, mert nincs meg az összes testbeszéd és hanglejtés, amit a személyes kommunikációban tapasztalhatunk.

Ráadásul van egy olyan feltételezés, hogy abban a pillanatban, amikor megkapod az e-mailt, a feladó az íróasztalánál ül, a lábával kopogtat és várja a választ (még akkor is, ha éjfél van). Az esetek 99%-ában ez nem így van, és a legtöbb sürgős választ igénylő e-mail amúgy is “kiemelt fontosságú” megjelölést kap.

Az e-mail valójában rendkívül hatékony módja a csapattagokkal való szakmai szintű kommunikációnak, méghozzá úgy, hogy nem vonja el őket más munkájukról. A feleslegesen érzékelt időnyomás elkerülése érdekében győződjön meg róla, hogy az első e-mailben célt tűzött ki a válaszadásra/intézkedésre.

Instant messaging

Az olyan alkalmazások, mint a Slack, felbecsülhetetlen értékűek lehetnek a csapattagokkal való gyors és egyszerű kommunikációban. Vannak olyan dolgok, amelyekhez nem feltétlenül szükséges e-mailt küldeni. Az IM megoldja ezt a problémát azzal, hogy lazább platformnak tűnik. Emellett remek módja annak is, hogy a távoli csapattagokat bevonjuk a vállalati kultúrába, így akkor is a csapat részének érezhetik magukat, amikor nincsenek ott.

De ne hagyatkozzon túlzottan az online kommunikációra

Noha a kommunikációs technológiák rendkívül hasznosak lehetnek, nem szabad túlzásba vinni a használatukat. Vannak bizonyos dolgok, amelyek az online kommunikáción keresztül nem úgy fognak átjönni, ahogyan szeretnénk, és a dolgok gyakran nyílt értelmezésre szorulnak. Ha lehetséges, próbáljon személyes beszélgetést használni a jobb kapcsolatépítés érdekében, és az egyértelműség érdekében kövesse az e-maileket.

Különleges kommunikációs stratégiák

És most valami egészen másról…

Néha egy kicsit a dobozon kívül kell gondolkodni ahhoz, hogy a kommunikáció a lehető leghatékonyabb legyen. Íme néhány nem mindennapi stratégia – persze, lehet, hogy furcsa pillantásokat és néhány aggódó e-mailt fogsz kapni a csapatodtól, de biztosan szóra bírja őket.

Vizuális segédeszközök

Ha gyakran azon kapja magát, hogy ugyanazokat a dolgokat kommunikálja a munkatársainak, takarítson meg időt és energiát néhány vizuális segédeszközzel.

Van valaki a fülében, aki 5 percenként a nyomtatókódokat kéri? Nyomtassa ki őket, és ragassza a nyomtatóra. Szabadságot kérő e-mailekkel bombázzák? Vezessen be egy közös szabadságnaptárt, hogy a csapattagok a kérés benyújtása előtt ellenőrizhessék, hogy a szabadságuk nem fedi-e egymást. A munkatársak állandóan gúnyolódnak a szörnyű ízlésű ingeken? Ragasszon egy táblát az asztalára: “Szeretem az ingeimet, oké, csak hagyjon békén”. Vagy, tudod, menj el vásárolni. A te döntésed.

Játszd el

Ki ne szeretne karácsonykor Charades-t játszani? Mindig szórakoztató nézni, ahogy a nagyi megpróbálja eljátszani a “Thor: Ragnarok”-ot. Nem azt javasoljuk, hogy szó szerint Charades-t játsszon az irodában (nos, legalábbis nem minden nap), de a fizikai aspektus bevezetése a kommunikációba arra ösztönözheti a csapatát, hogy gondolkodjon a dobozon kívül, és segíthet abban, hogy az utasítások megragadjanak a fejükben.

Ez egy hatékony képzési eszköz is, különösen az ügyfelekkel való interakciók gyakorlására és a lehetséges eredmények eljátszására. Ismét csak arra kell ügyelni, hogy a munkatársak ne *ténylegesen* játsszanak Charades-t az ügyfelekkel.

Tonnányi különböző módja van a hatékony kommunikációnak a csapatoddal, és csak rajtad múlik, hogy megtaláld a legjobbat. Legyen tisztában azzal, hogy ehhez szükség lehet egy kis próbálkozásra és tévedésre, és legyen hajlandó különböző taktikákat kipróbálni. Végső soron a hatékony kommunikációnak önnek és a csapatának kell működnie, és senki másnak.

Érdemes egy kis időt szánni a helyes kommunikációra. A kommunikációs stratégiák tökéletesítése boldogabb és harmonikusabb hellyé teszi a munkahelyét.