Nem titok – a versenyképes iparágakban az emberek jelentenek mindent.
A legjobb emberek bevonzása és megtartása szó szerint eldöntheti vagy megtörheti a vállalkozását, és a siker a “tehetségekért folytatott háború” megnyerésén múlik.
A legjobb vállalatok tudják, hogy a győzelemhez az elkötelezettség kultúráját kell megteremteni, és olyan környezetet, ahol az emberek szívesen töltik az idejüket.
Ez az a pont, ahol egy rocksztár irodavezető nélkülözhetetlenné válik, aki képes ápolni a cégének szükséges kultúrát, és a cég növekedése során a megfelelő irányba terelni a hajót.
Ha csak ilyen egyszerű lenne…
Az irodavezető egyedülálló, igényes pozíció. Sokrétű készségekre – és egy csodálatos egyéniségre – van szükség ahhoz, hogy valóban jól boldoguljon ebben a szerepkörben.
Ingyenes bónusz: Szerezze meg a The 2018 State of The Office Manager Report (Az irodavezető helyzete 2018) PDF változatát. 572 irodavezetőt kérdeztünk meg, hogy feltárjunk 10 olyan tanulságot, amelyet felhasználhat céljai eléréséhez és a kihívások leküzdéséhez. Plusz megtudhatja, hogy más irodavezetők milyen fizetést kapnak (és hogyan kereshet többet)!
Figyeljen erre:
Az irodavezető azon kevés emberek egyike (talán a vezérigazgatót vagy a vezető HR-eseket leszámítva), aki minden szinten és minden részlegen belül gyakorlatilag minden nap kapcsolatba kerül az alkalmazottakkal.
A SnackNationnél nagy támogatói vagyunk a tehetséges irodavezetőknek. Ez azért van így, mert abban a kiváltságban van részünk, hogy közvetlenül több ezer hihetetlen irodavezetővel dolgozhatunk együtt a legelkötelezettebb vállalatoknál az ország minden tájáról.
Szóval, mi kell ahhoz, hogy valaki ilyen következő szintű irodavezető legyen? Hogyan lehet megtalálni és felvenni valakit, aki tökéletes erre a szerepre?
Beszéltünk mind az irodavezetőkkel, mind az őket alkalmazó emberekkel néhány olyan vállalatnál, amelyek jól csinálják, ha a kultúráról és az elkötelezettségről van szó. Íme, mit mondtak a legfontosabb tulajdonságokról, amelyekre szükséged van ahhoz, hogy rocksztár irodavezető legyél.
Az ebben a bejegyzésben szereplő javaslatok létrehozásának, nyomon követésének és ellenőrzésének legjobb módja egy olyan termelékenységi szoftver, mint a monday.
Páratlan rugalmasság
Újra és újra hallottuk – a megkérdezettek szerint a rugalmasság a legfontosabb tulajdonság. Ahhoz, hogy jó irodavezető legyél, alkalmazkodnod kell a körülményekhez, és képesnek kell lenned kezelni mindent, ami az utadba kerül.
Shannon McLendon, a The Motley Fool üzemeltetési és rendezvényszervezési vezetője kifejti:
“Egy irodavezető a Foolnál mindenhez ért, sokféle kalapot visel.
A dolgok gyorsan változnak, ezért gyorsan kell gondolkodnom, és proaktívnak kell lennem a dolgok elvégzésében.”
És ez érthető is – egy irodavezető számára nem létezik “tipikus nap”. Lehet, hogy az egyik percben egy 150 fős külső rendezvényt tervezel, a következőben pedig egy fontos befektető érkezését koordinálod, vagy egy új irodahelyiség belső kialakításában segítesz.”
Az alkalmazkodási és improvizációs képesség kritikus fontosságú.
(PS – A The Assist – az asszisztensek által asszisztenseknek készített #1 ingyenes heti hírlevéllel még több sz*rt végezhetsz el.)
Kiváló szervezés & Végigkövetés
Ez a második tipp talán magától értetődőnek tűnik, de a szervezettség az egyik legnagyobb tényező, amikor ebben a szerepben sikerrel jársz. Ismétlem, az OM szerepe olyan széleskörű és sokrétű, hogy könnyen elveszítheti az áttekintést a feladatok között. És mivel gyakran C-szintű vezetőket támogatsz, a legtöbb dolog kiemelt fontosságú, és a hibalehetőségek száma kicsi.”
Lindsey Ingalls, a Leadquizzes ügyfélsiker-menedzsere és irodavezetője részletezi nekünk.
“Irodavezetőként úgy tűnik, hogy millió különböző dolog történik egyszerre, és gondoskodnod kell arról, hogy mindet elintézd. Nem tudnék élni a Google-naptáram nélkül, és minden feladatomat és az elvégzésük időpontját beírom oda.”
Nem számít, milyen kicsi a feladat, még ha csak 5 percet vesz is igénybe, bekerül oda, és el is végzem.”
Ez azonban nem csak a szervezettséget jelenti – hanem azt is, hogy eléggé törődsz azzal, hogy a nyomon követett feladatokat időben és jól végezd el.”
Teljes elérhetőség
Az irodavezetőnek elérhetőnek kell lennie – mind az elérhetőség, mind a személyiségének melegsége szempontjából. A csapatának nyugodtan kell fordulnia az irodavezetőhöz a hozzá tartozó feladatokkal.”
Paul Marshall, az Influitive pénzügyi igazgatója és operatív alelnöke elmagyarázza, miért nevezte meg a megközelíthetőséget egy kiváló irodavezető első számú tulajdonságaként:
“A nagyszerű irodavezetőnek mindenekelőtt elérhetőnek kell lennie a munkatársai számára, hogy mindenki a maximális termelékenységgel dolgozzon” – mondja. “A személyre szabott élménytől az egyes alkalmazottak különlegesnek és értékesnek érzik magukat.”
Az Influitive-nél például a [email protected] oldalon keresztül valósítjuk meg ezt, ahol az alkalmazottak bármit kérhetnek a csapatunktól, ami jobbá teszi a munkatapasztalatukat.”
Paul szerint ezt a tulajdonságot Rebecca Shaffer testesíti meg, akit eredetileg operációs koordinátorként vettek fel, de alig egy év alatt operációs vezetőnek/irodaigazgatónak léptették elő.
Itt van Shannon a The Motley Fooltól egy másik okkal, amiért a megközelíthetőség olyan fontos ebben a szerepkörben:
A megközelíthetőségem segített abban, hogy a bolondok nyugodtan forduljanak hozzám bármilyen problémával, és hozzájárult a jó kapcsolatok kialakításához a bolondokkal a vállalat egész területén.
Irodavezetőként a legnagyobb sikeremet annak a csapatnak köszönhetem, amely minden nap velem dolgozik. A beléjük vetett bizalom, hogy extra mérföldet tesznek meg és döntéseket hoznak, felbecsülhetetlen értékűnek bizonyult.
A csapatom mindent kezel a belső műveletektől kezdve a rendezvények tervezésén át a biztonságig, a karbantartásig, valamint az alkalmazottak általános boldogságáig. Nélkülük nem lehetnék az a sikeres vezető, aki vagyok.
Szilárd kommunikáció
A kommunikáció egy gyakran figyelmen kívül hagyott (de nem kevésbé fontos) képesség, amikor az irodavezetői szerepben való boldogulásról van szó.
A munkakör gyakran megköveteli, hogy átvegyük az ötleteket a felsővezetésből, és lefordítsuk azokat a szervezet többi tagja számára.
Ez különösen igaz, ha az egész vállalatra kiterjedő irányelvek végrehajtásáért felelünk. Gondosan kell kommunikálnia az irodai irányelvek mögötti érveket, hogy a lehető legnagyobb egyetértést biztosítsa a csapata részéről. Képesnek kell lenned arra is, hogy előre jelezd a kérdéseket, és készen állj arra, hogy menet közben válaszolj rájuk.”
Liza Goldberg, a mi csodálatos Vibe Managerünk itt a SnackNationnél, a belső kommunikációt a repertoárjának nélkülözhetetlen részévé tette.
“A belső kommunikáció ebben a szerepben annyira fontos.
Minden héten az egész vállalat előtt állok, új tevékenységeket jelentek be vagy irányelveket magyarázok, és ügyelnem kell arra, hogy mindezt úgy tegyem, hogy érzékenyen reagáljak a csapat igényeire, minden részletet pontosan ismertessek, és világosan elmagyarázzam a mögöttes okokat is – legyen szó akár egy új parkolási irányelvről vagy a következő csapatépítő offsite-unkról.”
(Vicces tény: Liza alig több mint egy hónapja, hogy munkába állt, elnyerte a vállalat áhított Value Victor díját – ő a király!)
5. Indokolatlan optimizmus
Amikor az emberek meglátogatják az irodát – legyen az egy potenciális új alkalmazott, egy lehetséges befektető vagy egy jövőbeli stratégiai partner -, általában az irodavezető az első személy, akit látnak, és az ő viselkedése segít kialakítani azokat az oly fontos első benyomásokat.
A legtöbb jó irodavezető természetesen pozitív hozzáállással és meleg hangulattal rendelkezik. Az igazi kihívást azonban az elkerülhetetlen rossz napok jelentik. Mindenkinek vannak ilyenek – olyan napok, amikor legszívesebben csak ágyban maradnánk -, és csábító lehet, hogy hagyjuk, hogy a hangulatunk elsötétítse a személyiségünket. Az irodavezető azonban nem engedheti meg magának ezt a luxust, hiszen viselkedése közvetlen hatással van a vállalatra. A rocksztár irodavezetők tudják, hogy akkor is vidám arcot kell vágniuk, ha ez nem feltétlenül tükrözi teljesen a belső hangulatukat.”
A SnackNation vezérigazgatója, Sean Kelly egyetért:
“A természetesen pezsgő hozzáállás elengedhetetlen. Még akkor is pozitív arcot kell mutatnod, ha rosszkedvű vagy.”
Te vagy a morál központja – ezért hívjuk inkább “hangulatmenedzsernek”, mint irodavezetőnek.”
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Magical Creativity
Egy cég irodavezetője egyre inkább az iroda hangulatáért felelős. Valójában ezért az irodavezetőnk hivatalos titulusa “Vibe Manager”. Az irodai hangulat megadja az alaphangot a vállalkozás többi részének, és segít megteremteni azt a kultúrát, amelyre szükségünk van ahhoz, hogy produktívak és kreatívak legyünk, és minden hónapban elérjük a céljainkat.
A kultúra és a hangulat fenntartása jelentős kreativitást igényel. Az irodavezetők olyan dolgokba is belekóstolnak, mint a belsőépítészet és a rendezvényszervezés.
Vegyük például egy külső rendezvény megtervezését – amit a legtöbb alkalmazott valószínűleg természetesnek vesz. Már az is kihívást jelent, hogy olyan szórakoztató, új tevékenységet találjunk ki, amelyet mindenki élvezni fog.
El kell gondolkodni azon, hogy mi az, amit még nem csináltunk korábban? Mit élvezne az egész csapatunk? Mit tehetünk a költségvetésen belül? Hogyan fogja ez a tevékenység támogatni azt a kultúrát, amelyre szükségünk van a sikerhez? Ez egy komoly kihívás, és komoly, a dobozon kívüli gondolkodásra van szükség.
(Szerencsére van néhány ötletünk, amit kölcsönkérhetsz.)
Megingathatatlan önbizalom
Ez a szerepkör elég gyakran igényel napi interakciót vezérigazgatókkal és COO-kkal, ezért magabiztosnak kell lenned ahhoz, hogy elnyerd a tiszteletüket.
Az önbizalommal együtt jár az a képesség, hogy időről időre visszavágj. Bármennyire is szeretnéd, nem lehetsz mindenki számára minden, és fontossági sorrendet kell állítanod. Megtanulni nemet mondani elengedhetetlen.”
Lindsey a Leadquizzes-től kifejti:
“Naponta kapok kéréseket az irodában dolgozó emberektől olyan dolgokról, amelyek “szükségesek”, és amelyeket azonnal el akarnak végezni, és fontos, hogy korlátokat szabjunk, hogy az egész iroda hasznát vehesse.”
Az, hogy egy ember 78-ra szeretné beállítani az irodai hőmérsékletet, nem jelenti azt, hogy az egész iroda örülne ennek. Egészséges egyensúlyt kell fenntartani, hogy az egész iroda elégedett legyen.”
Jedi-szintű előrelátás
A proaktivitás és a jövőbeli igények előrejelzése az egyik legjobb eszköz, amivel egy irodavezető rendelkezhet.
A munka nagy része reaktív, és ez lehet az egyik legnagyobb kihívás – reagálni és rangsorolni azt a számtalan kérést, amelyet az irodavezető a szervezet minden részéből kap. A munkafolyamatok racionalizálásának és a reaktív feladatok csökkentésének egyik módja, ha előre látja és megtervezi azokat.”
A SnackNation munkatársa, Liza Goldberg bővebben kifejti ezt a gondolatot:
“Folyamatosan nyitva kell tartania a szemét és a fülét.
Egyike vagy az egyetlen embereknek a vállalaton belül, akinek valóban holisztikus nézőpontja van sok kérdésben, és a te felelősséged, hogy egyrészt előre jelezd az igényeket, másrészt gondoskodj arról, hogy összekösd a pontokat olyan emberek és részlegek számára, akiknek nem áll rendelkezésükre a te nézőpontod.”
Keen érzelmi intelligencia & Állhatatos higgadtság
Amint említettük, irodavezetőként minden szinten érintkezel emberekkel – a rangidős alkalmazottaktól a c-suite-ig, és a kettő között mindent. Ez rengeteg különböző személyiséget jelent – némelyik nagyobb kihívást jelent, mint a többi. Irodavezetőként mindegyikkel tudnod kell bánni.”
A SnackNation vezérigazgatója, Sean Kelly (aki tud egy-két dolgot a csodálatos irodavezetőkkel való munkáról) részletezi:
“Az első számú dolog, ami rocksztár irodavezetővé teszi az irodavezetőt, a magas fokú érzelmi intelligencia. Mindenkivel foglalkozol a cégnél, és rengeteg különböző érzelmet és hozzáállást tapasztalsz.”
Gyakran előfordul, hogy amikor az emberek kérnek dolgokat, nem feltétlenül teszik ezt annyi tisztelettel, amennyivel kellene. De ezt lazán kell venned, higgadtnak kell maradnod, és rugalmasnak kell lenned. Ezek a tulajdonságok felbecsülhetetlenek a szerepkör sikeréhez.”
És miközben a csapat érzelmi igényeinek olvasása és kielégítése kulcsfontosságú, a másik oldalon nem lehetsz vékony bőrű és mégis nagyszerű irodavezető. A higgadtság és a higgadtság megőrzése a nyomás alatt is szükséges tulajdonság.”
Nagyszerű irodavezetőnek lenni sok mindenre szükség van. Néha talán még nehezebbnek tűnik megtalálni.
De a kultúra fontossága nem fog egyhamar eltűnni, és ezért az irodavezetői szerep csak egyre nagyobb jelentőségű lesz.
Ezért kell találnia valakit, aki a legtöbb (vagy az összes) ilyen tulajdonságot megtestesíti. A megfelelő személy megtalálása lehetetlen feladatnak tűnhet, de higgye el nekünk, megéri.