A végső útmutató a munkavállalói kézikönyv elkészítéséhez |

Szóval, most lépte át a felvételi folyamat célvonalát, és készen áll arra, hogy üdvözölje új alkalmazottját a kisvállalkozásában. Vannak kritikus lépések, amelyeket mind az alkalmazottak felvételéhez, mind megtartásához meg kell tennie. A kettő közötti kulcsfontosságú kapocs az Ön alkalmazotti kézikönyve.

A kézikönyve nemcsak a cég kultúráját, jövőképét, hangulatát és az útra vonatkozó szabályokat határozza meg, hanem azt a szándékát is, hogy világosan kommunikáljon. Emellett a kézikönyv bizonyos elemei – például a juttatások, a kompenzáció, a juttatások és a biztonságos munkakörnyezet – elengedhetetlenek az alkalmazottak megtartásához.

Megvizsgáljuk, hogy kisvállalkozóként miért van szüksége munkavállalói kézikönyvre (és milyen szívfájdalmat és dollárokat takarít meg elkerülhetetlenül), mit tartalmazzon, hogyan készítse el, és hogyan gondoskodjon arról, hogy alkalmazottai az első nap az egyik első dokumentumok között olvassák el.

A munkavállalói kézikönyv célja

A munkavállalói kézikönyv az a működési játékkönyv és kommunikációs eszköz, amelyre Önnek és csapatának szüksége van ahhoz, hogy kodifikálja a kisvállalkozásában való munkavégzés szabályait. Egy jól megírt kézikönyv részletezi azokat a normákat, elvárásokat és folyamatokat, amelyek betartását elvárja alkalmazottaitól, miközben jelzi számukra, hogyan fogja kezelni a felmerülő helyzeteket.

A nagyszerű kézikönyvek olyan dokumentumok, amelyek izgatják és felhatalmazzák alkalmazottait, miközben megerősítik az Ön kultúráját és értékeit. Az alkalmazotti kézikönyv egyértelműséget és kontextust biztosít – ha bármilyen probléma merülne fel -, így az alkalmazottak pontosan tudják, hová kell fordulniuk. Az újonnan felvett alkalmazottak kapnak egy példányt az alkalmazotti kézikönyvből, és egy formanyomtatványt, amelyen alá kell írniuk, hogy elolvasták és megértették a tartalmát.

A kézikönyv ugyan nem garantálja a megfelelőséget (és nem is hivatalos munkaszerződés), de minden fél számára egyértelművé teszi, hogyan kell eljárni, és megvédheti a kisvállalkozókat a jogi lépésekkel szemben, vagy akár bizonyítékként is felhasználható például egy diszkriminációellenes perben.

Miért van szüksége munkavállalói kézikönyvre

Itt van két megdöbbentő statisztika: Először is, a Gusto kisvállalkozók körében végzett felmérése szerint a 10 főnél kevesebb alkalmazottat foglalkoztató kisvállalkozások mindössze 26%-ának volt munkavállalói kézikönyve. Másodszor, ha az esetleges munkaügyi perek költségeit nézzük, a Court Statistics Project tanulmánya szerint a bírósági tárgyalásra kerülő munkaügyi perek átlagos költsége 88 000 dollár.

Gondoljunk arra, hogy elég egyetlen per ahhoz, hogy megsemmisítő csapást mérjen a vállalatra, és a pereskedés hatásai messze túlmutathatnak a pénzügyi veszteségeken. Egy per árthat vállalkozása hírnevének, különösen, ha negatív színben tünteti fel vállalkozását, és a helyi vagy országos média nyilvánosságra hozza. Emellett stresszt okozhat Önnek és alkalmazottainak. Talán meg tudta volna előzni a pert, ha készített volna egy alkalmazotti kézikönyvet.

Elkerülhetetlen, hogy legyen egy kézikönyv, mert nemcsak azt fogalmazza meg, hogy minden alkalmazottat egyformán és tisztességesen kezelnek, hanem elősegíti a pozitív, barátságos, produktív és biztonságos munkakörnyezet kialakítását is.

Elképzelhető, hogy azon tűnődik, hogy kötelező-e alkalmazotti kézikönyvvel rendelkeznie az Ön vállalkozása számára. Bár a Szövetségi Munkaügyi Minisztérium nem írja elő a dokumentum tényleges elkészítését, Önnek kötelessége tájékoztatni a munkavállalókat a munkahelyi jogaikról – akár látható munkahelyi feliratokkal, akár hivatalos kézikönyvvel. Az okos kisvállalkozó tulajdonosok mindkettő mellett döntenek, hogy minden alapot lefedjenek.

Először is érdemes áttekinteni a Munkaügyi Minisztérium kötelező munkahelyi plakátjait. majd az állami munkaügyi hivatal weboldalán rákeresni az esetleges állami követelményekre.

Ha különböző államokban működtet telephelyeket, előfordulhat, hogy különböző kézikönyveket kell írnia és készítenie; további információkért forduljon ügyvédjéhez. Például a Connecticuti Munkaügyi Minisztérium követelményei nem feltétlenül azonosak a Kaliforniai Munkaügyi Kapcsolatok Minisztériumának követelményeivel.

Ne feledje, hogy amikor munkavállalói kézikönyvet készít, a puszta minimumon túlmenően olyan – jogi vagy egyéb – irányelvekre is szeretne összpontosítani, amelyek közvetlen hatással vannak kisvállalkozására.

A 10 kötelező tartalom a munkavállalói kézikönyvben

Ne érezze magát túlterheltnek, és ne gondolja, hogy minden egyes gondolatot, törvényt vagy folyamatot bele kell foglalnia a kézikönyvébe – a kézikönyv általános útmutatóként szolgál, a részletek pedig az útmutató használatának gyakorlatában merülnek fel. Koncentráljon arra, hogy azokat a lényeges elemeket tartalmazza, amelyek közvetlenül érintik Önt és alkalmazottait.

1. Vállalat áttekintése, jövőkép, küldetés és értékek

Meghatározza a vállalat küldetését, jövőképét és célját már a kezdetektől fogva, hogy az alkalmazottak teljes mértékben tisztában legyenek a vállalat értékeivel, és azokkal összhangban legyenek. Az Ön értékei és meggyőződései azok az irányadó elvek – ami Önnek a legfontosabb -, amelyek vállalkozásának minden aspektusát vezérlik. Ez az Ön erkölcsi iránytűje és magja, és célt és irányt ad Önnek és alkalmazottainak.

A Patagonia küldetésnyilatkozata például így kezdődik: “Azért vállalkozunk, hogy megmentsük az otthoni bolygónkat”. Alapvető értékeik közé tartozik, hogy a legjobb terméket készítik, nem okoznak felesleges kárt, az üzletet a természet védelmére használják, és nem kötődnek a konvenciókhoz. Azok az alkalmazottak, akik csatlakoznak a vállalathoz, tudják, hogy egy olyan szervezethez szerződnek, amely értékeli a környezeti fenntarthatóságot és felelősséget.

Legyen világos, hogy mit képvisel, és így képessé teheti alkalmazottait arra, hogy a legjobb szószólóik legyenek. Ebben a részben érdemes feltüntetni:

• Az alapító vagy a tulajdonos üdvözlő levelét
• A vállalkozás eredettörténetét és működési idővonalát
• Fényképeket a személyzetről és a munkahelyről
• Minden olyan erőteljes eladást vagy statisztikát, amely hatással lehet
• A vállalat által támogatott eseményeket, legyen szó akár éves kirándulásokról vagy szentesített önkéntes munkáról

2. Javadalmazás, juttatások és juttatások

Ez a rész a közönségkedvenc, és az első, amit a munkavállaló részletesen elolvas. Nemcsak arról akarnak teljes és világos képet kapni, hogy mikor és hogyan fogják őket kompenzálni, valamint a teljesítményértékelés folyamatáról, hanem azt is meg akarják érteni, hogy milyen juttatásokra és vállalati kedvezményekre jogosultak.

A kompenzáció tekintetében meg kell határozni:

• A kifizetés gyakoriságát és időpontját. Hetente vagy kéthetente fizeti ki az alkalmazottakat? Megérkezik-e a fizetés egy adott napon és időpontban a hónapon belül? Határozzon meg egyértelmű elvárásokat azzal kapcsolatban, hogy mikor kapják meg az alkalmazottak a fizetésüket.
• Hogyan fizetik ki őket. Csekket ad át az alkalmazottaknak, közvetlen befizetést kínál, vagy egy online feldolgozó cégen keresztül fizet, mint például a PayPal vagy a Stripe? Tisztázza, hogy az alkalmazottak hogyan kapják meg a pénzüket, és kell-e információt szolgáltatniuk ahhoz, hogy a fizetési folyamat zökkenőmentesen menjen. Sok vállalkozás esetében ez olyan egyszerű, mint egy közvetlen befizetési űrlap kitöltése.
• Túlóra szabályzat. Tisztázza, hogy van-e túlóra-politikája, valamint annak felépítését és azt, hogy mi minősül túlórapénznek.
• Alternatív kompenzáció. Lehet, hogy a kompenzációja részvény- vagy eszkalációs bónuszokat, vagy a célok és értékesítési célok eléréséhez kapcsolódó kompenzációt tartalmaz. Határozza meg, hogy a munkavállalók hogyan és mikor juthatnak hozzá ehhez a kiegészítő vagy alternatív kompenzációhoz.

A bérezésre vonatkozó részben a teljesítményértékeléssel és a fizetéssel/bónuszokkal kapcsolatos elvárásokat is meg kell határoznia. Ön olyan vállalat, amely strukturált éves vagy féléves értékelést ad, vagy a folyamat lazább és gördülékenyebb? Az alkalmazottak a vállalkozás sikere alapján kapnak bizonyos százalékos bónuszt, vagy egyéni teljesítményalapú vagy “szúrópróbaszerű” bónuszokat? Nincs helyes vagy helytelen eljárás – egyszerűen csak legyen átlátható az értékelési, emelési és bónuszfolyamatok tekintetében.

A juttatások tekintetében általános áttekintést szeretne adni arról, hogy mit kínál az egészségügyi, fogászati, látás- és életbiztosítások, valamint a nyugdíjbiztosítások tekintetében, beleértve a jogosultsági feltételeket is. Ebben a részben szeretné elmagyarázni:

• Az alapvető egészségügyi, biztosítási és nyugdíjellátásokat és a jogosultságot. Például, teljes munkaidős alkalmazottnak kell-e lennie ahhoz, hogy hozzáférjen bizonyos (vagy az összes) ellátáshoz? Kínálnak-e arányosított csomagokat? Tájékoztassa a munkavállalókat, hogy mikor jelentkezhetnek be, és mikor jogosultak a juttatásokra.
• Oktatási és képzési juttatások. Feltétlenül tüntesse fel a tandíj-visszatérítést vagy az online tanfolyamokat, ha kínál ilyen juttatásokat.
• Jutalmak. A fizetős vállalati telefonoktól és laptopoktól kezdve az ingyenes ebédeken át a rugalmas időbeosztásig és a távmunkáig vázolja fel azokat az előnyöket, amelyek különlegessé és egyedivé teszik a vállalatánál való munkavégzést. A juttatásokkal vonzhatja és tarthatja meg a legjobb tehetségeket.

3. Magatartási kódex

Tegye általánossá a normáit, hogy ne essen abba a csapdába, hogy a viselkedés minden egyes permutációját tartalmazza. Azt szeretné, ha az alkalmazottak alapvetően megértenék, hogy mit tart elfogadhatónak. A magatartási kódexbe a következő területeket érdemes belefoglalni:

• Öltözködési szabályok
• Telefon, e-mail és internet használata munkaidőben
• Étkezési szünetek és pihenőidők
• Tüdőzés, alkohol, és kábítószerrel való visszaélés irányelvei
• Adatkezelés és ügyfélvédelem
• Konfliktuskezelési szabályzat
• Vevői vagy szállítói ajándékok (bármilyen formában) vagy megvesztegetés
• Etikai normák és irányelvek
• A bizalmas információk védelme

A munkavállalói kézikönyvnek ki kell térnie a munkahelyi viselkedéssel kapcsolatos fegyelmi eljárásokra is.

4. Diszkriminációellenes és esélyegyenlőségi irányelvek

A törvény szerint kifejezetten ki kell mondania, hogy vállalkozása a diszkriminációmentességre és az esélyegyenlőségre vonatkozó törvényeket betartja a felvétel és az előléptetés során, az Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottságának (EEOC) megfelelően.

Elképzelhető, hogy Önnek is fontolóra kell vennie a bevándorlási és állampolgársági törvény (INA) kezelését és betartását, amely tiltja a tisztességtelen felvételi, elbocsátási, előléptetési és toborzási gyakorlatokat a munkavállaló állampolgársági státuszával, nemzeti származásával és a jogosultságuk ellenőrzésének folyamatával kapcsolatban. A törvény a megtorlás és megfélemlítés elleni jogorvoslatot is körvonalazza.

5. Családi és orvosi szabadságra vonatkozó irányelvek

Ha kisvállalkozásának több mint 50 alkalmazottja van, rendelkeznie kell a családi és orvosi szabadságról szóló törvényre (FMLA) vonatkozó irányelvekkel. A törvény előírja, hogy egy 12 hónapos időszak alatt legfeljebb 12 hétig terjedő, munkahelyi védelem alatt álló, fizetés nélküli szabadságot kell biztosítania a munkavállaló életében bekövetkező események miatt, beleértve a gyermekszülést és a gyermekgondozást, a betegségben vagy súlyos betegségben szenvedő közvetlen családtag ápolását, vagy saját egészségügyi betegségének ápolását.

A szabadság ideje alatt a munkáltatóknak a munkavállalók összes egészségügyi ellátását is fenn kell tartaniuk. További információért tekintse meg az FMLA munkáltatói útmutatót. Szintén szükség lehet az állami törvények áttekintésére annak megállapításához, hogy a munkavállalói kézikönyvben kell-e további kötelezettségekkel foglalkoznia.

6. Menetrend, munkaidő és fizetett szabadidő (PTO)

Itt tisztázni kell a munkaidőt, valamint azt, hogy a munkavállalóknak mikor kell érkezniük és távozniuk. Ki kell térnie az esetleges ünnepnapokra, az ünnepnapokon vagy munkaidőn kívül történő munkavégzéssel kapcsolatos irányelvekre, valamint arra, hogy a dolgozókat hogyan fogják kompenzálni. Azt is érdemes felvázolni, hogy az alkalmazottak hogyan tudják “beütni” az idejüket, hogy a vezetőjük nyomon követhesse és ellenőrizhesse a jelenlétüket.

A PTO-t illetően tisztázni kell a betegszabadságra, a rövid távú szabadságra és a szabadságra szánt idő mennyiségét, valamint – ha van szerzett vagy felhalmozási folyamat – azt, hogy a megszerzett napokat át lehet-e “tolni” a következő évre.

7. Munkahelyi biztonság és védelem

A félreértések és az esetleges peres ügyek elkerülése érdekében határozza meg, milyen lépéseket tesz a biztonságos fizikai és nem fizikai munkakörnyezet biztosítása érdekében. Legyen szó akár a gépek üzemeltetésére vonatkozó irányelvekről és eljárásokról, akár a szexuális zaklatással vagy zaklatással kapcsolatos panaszok benyújtására vonatkozó eljárásáról, az alkalmazottai érezzék jól magukat, hogy biztonságos környezetben dolgoznak. Győződjön meg arról is, hogy tisztában van a munkavállalók kártérítési szabályaival és eljárásaival.

8. Digitális magatartás és közösségi média szabályzat

A digitális és közösségi technológia minden eddiginél elterjedtebb, ami mind a munkáltatók, mind a munkavállalók számára az azonnali kapcsolat előnyeit biztosítja, ugyanakkor megnyitja a felelősségvállalás kapuit is. Győződjön meg róla, hogy meghatározza, hogyan beszélhetnek (vagy nem beszélhetnek) alkalmazottai a vállalatról és hogyan képviselhetik azt a közösségi médiában.

Mind a helyszíni, mind a távoli alkalmazottak számára meg kell határozni az eszközök, a belső dokumentumok és az ügyfélinformációk védelmére vonatkozó normákat. Ez jelentheti egy adott hálózatra való bejelentkezést az e-mailek vagy dokumentumok eléréséhez, amikor nem az irodában tartózkodik, vagy lehet az is, hogy hogyan kezeli a jelszavakat.

9. Titoktartás és összeférhetetlenség

A kisvállalkozások tulajdonosainak meg kell védeniük vállalkozásuk azon bizalmas aspektusait, amelyek egyedivé és versenyképessé teszik őket. Ennek érdekében biztosítani szeretné, hogy az üzleti titkok és minden védett információ a vállalaton belül maradjon. Bölcs dolog lehet, ha az alkalmazottakkal titoktartási megállapodást (NDA) írat alá, amely rögzíti az információmegosztásra vonatkozó szabályokat.

Azt is figyelembe kell venni, hogy a gig-gazdaság virágzik, a munkavállalók 36%-a részmunkaidős munkát vállal; érdemes megfontolni, hogy meghatározzák, milyen típusú munkák és projektek megengedettek, amíg egy személy az Ön alkalmazásában áll.

Segítséget jelenthet egy munkajogász bevonása, aki eligazítja Önt az iparágára vonatkozó legjobb gyakorlatok tekintetében, valamint segíthet a megfelelő nyelvezet kialakításában.

10. Fontos kizáró nyilatkozatok

Győződjön meg arról, hogy a munkavállalók teljes egyértelműséggel tudják, hogy:

• A kézikönyv nem kötelező érvényű szerződés, és nem garantálja a további foglalkoztatást.
• A kézikönyv a végső szó az összes irányelvre vonatkozóan, felváltva minden olyan emlékeztetőt vagy dokumentumot, amelyet a kézikönyv megalkotása előtt terjesztettek a munkavállalók között.
• Az irányelvek változhatnak. Nem minden, ami a dokumentumban szerepel, kőbe vésett. Önnek joga van megváltoztatni az irányelveket, ahogyan az üzleti tevékenysége változik és fejlődik; ugyanakkor nyilvánosságra kell hoznia minden olyan vonatkozó frissítést, amely hatással van az alkalmazottaira.
• Az alkalmazottaknak el kell olvasniuk és el kell ismerniük a kézikönyv átvételét. A tudatlanság sosem boldogság, különösen, ha a munkavállalói jogokról és a vállalati eljárásokról van szó. Az alkalmazottaknak kötelességük tájékozódni az Ön által meghatározott normákról és az őket megillető jogokról.

Hogyan kezdjen hozzá

Ne találja fel újra a kereket. Szinte minden vállalat rendelkezik működési irányelvekkel, így ha megakad a tartalom és a kreativitás terén, ne keressen tovább, mint a Google.com. Használja a kutatást arra, hogy inspirációt nyerjen, hogy mit tartalmazzon, hogyan közvetítse az információkat, és hogyan tervezze meg és csomagolja a kézikönyvet. Lehet, hogy egy MS Word dokumentumban szeretné egyszerűen tartani a dizájnt, mégis emberi és játékos lehet a szöveggel. Vagy talán van némi költségvetése arra, hogy egy illusztrált kézikönyvet készítsen kisvállalkozása márkaszíneivel, betűtípusaival és logójával, hogy az alkalmazottak már az első pillanattól kezdve elkötelezettnek érezhessék magukat a márka iránt.

Az is lehet, hogy a kézikönyvhöz szükséges szövegek nagy részét (például az értékeket, szolgáltatásokat és folyamatokat) már létrehozta más dokumentumok, például a weboldal és a belső irányelvek készítése során. A meglévő forrásokból származó információk összevonása – ahelyett, hogy megnyitna egy MS Word dokumentumot, és a nulláról kezdené az egészet – időt takarít meg, és segít biztosítani, hogy a nyelvezet egységes legyen a jelenlegi alkalmazottak és az újonnan felvettek számára egyaránt.

1. lépés. Terítse ki a vörös szőnyeget.

Az új alkalmazottja frissen van túl az állásinterjún és a tárgyalási folyamaton, és szeretné, ha a pozitív energia és az izgalom folytatódna. Az Ön munkavállalói kézikönyve az egyik első kulcsfontosságú találkozás, amit a helyszínen fog megtapasztalni, és az első benyomás számít. A dizájntól és a szövegtől kezdve a nyitó oldalakig szeretné, ha az újonc azonnal otthon érezné magát. Kezdje vállalkozásának lendületével és szenvedélyével. Nyisson a jövőképével, küldetésével és alapvető értékeivel. Magyarázza el, hogy milyen vállalkozást szeretne működtetni, és hogy az alkalmazottai kulcsszerepet játszanak ebben a történetben, és hagyja, hogy először Önt ismerjék meg, mielőtt beleesnének a jogi szaknyelv labirintusába.

A gondolkodásának irányításához nézzen példákat olyan vállalatokra, amelyek kiemelkedő módon kommunikálják alapvető értékeiket.

2. lépés. Merüljön el a szabályzatokban és eljárásokban.

A következő lépés, hogy belemerüljön a kézikönyv húsába. Ha az előző szakaszban vázolt összes összetevőt tartalmazza, fontolja meg illusztrált példák létrehozását, hogy az alkalmazottak kontextust és egyértelműséget kapjanak. Lehet, hogy a kézikönyv elemeit grafikákkal, képregényekkel, fényképekkel vagy illusztrációkkal szeretné szemléltetni. Legyen kreatív az információk ábrázolásának módjával kapcsolatban. Hamarosan belemerülünk a példákba.

3. lépés. Tekintse át a kézikönyvet a legfontosabb érdekelt felekkel.

Gondoskodjon arról, hogy képzett szakemberei legyenek a humánerőforrás képviselői vagy tanácsadói, valamint munkajogászok formájában, akik tisztában vannak a legújabb szövetségi, helyi és állami törvényekkel. Érdemes velük megvizsgáltatni a dokumentumot, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nemcsak világosan megfogalmazta az információkat, hanem arról is, hogy nem teszi ki magát bizonytalanságnak, félreértelmezésnek vagy egyenesen felelősségre vonásnak. Ha most időt szán az anyag megfelelő átvilágítására, az később megtérül.

4. lépés. Tervezés és terjesztés.

A lehetőségek határtalanok. Maradhat egyszerű egy szövegszerkesztésű dokumentummal, amelyet az új alkalmazottaknak a beszoktatási folyamat részeként ad át, vagy tervezhet valami vizuális és különlegeset, amelyet személyesen is átadhat és online is elérhet. Minden az Ön erőforrásain, márkáján és költségvetésén múlik. A lényeg itt az, hogy minden olyan információt megadjon az alkalmazottaknak, amelyre szükségük van ahhoz, hogy sikeresek legyenek az Ön vállalkozásában. A csomagolás és a design fokozhatja az izgalmat, és nagyobb hűségérzetet kelthet vállalkozásához, mint élő, lélegző márkához.

5. lépés. Tegyen rendszeres frissítéseket.

Hallgassa meg alkalmazottait, munkatársait, HR-eseit és jogászait az év során. Világunk folyamatosan változik – minden nap új technológia jelenik meg a piacon -, ezért fontos, hogy kézikönyve lépést tartson a trendekkel és az idővel. Fontolja meg, hogy legalább évente egyszer felülvizsgálja azt, és szükség esetén végezzen anyagi frissítéseket.

Források, amelyeket felhasználhat, ha elakad

Itt számos online elérhető munkavállalói kézikönyv sablon található:

• The National Federation of Independent Business (NFIB) sablon
• The National Council of Nonprofit Associations sablon
• RocketLawyer sablon
• Lessonly sablon

Ha mélyebb betekintést szeretne nyerni abba, hogy mit tartalmazzon a kézikönyv, nézze meg:

• Society for Human Resource Management (SHRM). Tagjaiknak ingyenes alkalmazotti kézikönyvsablont, valamint díj ellenében személyre szabott lehetőségeket kínálnak.
• U.S. Department of Labor. Ismerje meg az egyenlő foglalkoztatási lehetőségekre, a családi és betegszabadságra stb. vonatkozó törvényeket. Érdemes utánanézni az állami szintű törvényeknek is, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelnek.
• Occupational Safety and Health Administration (OSHA). Betekintést nyújtanak a biztonságos munkahely biztosításával kapcsolatos munkáltatói kötelezettségekről.

Hogyan készítsen olyan kézikönyvet, amelyet az alkalmazottai el akarnak majd olvasni

A munkavállalói kézikönyvek rossz hírét keltik. Gyakran úgy írják le őket, mint az álmatlanság végső gyógymódját – egy rakás száraz jogi nyelven írt oldalt, amelyek látszólag csak a korábbi munkahelyi problémák katalogizálására vagy az újoncok megrémítésére szolgálnak. Nem feltétlenül lebilincselő éjszakai olvasmányok.

Az útmutatónak azonban nem kell unalmas képzési kézikönyvnek lennie, vagy George Orwell 1984-jét idéznie. Ne feledje, hogy tervrajzot készít arról, hogy az embereknek hogyan kell működniük a kisvállalkozásán belül. Az Ön kultúrájától, hitétől és értékeitől kezdve a mindennapi irányelvekig, amelyek segítenek abban, hogy mindenki számára tisztességes, biztonságos és élvezetes munkakörnyezetet biztosítsanak, az alkalmazottaknak elkötelezettnek kell érezniük magukat, és alig várják, hogy elkezdődjön a napjuk.

Itt van hat trükk, hogy az alkalmazottai már az első oldalról rákattanjanak a lapozgatós könyvére.

1. Nyissa meg a víziójával, küldetésével és értékeivel.

Tegye lehetővé, hogy az alkalmazottai részt vegyenek a vállalkozás nagyobb képében. Segítsen az alkalmazottainak érezni, hogy valami nagyobb dolog részesei, mint a munkaidő-nyilvántartásuk.

2. Beszéljen úgy, mint egy ember.

A szakzsargonnál semmi sem altatja el gyorsabban az embereket. Legyen pozitív, vidám és beszélgetős. Ne feledje, ez nem egy szónoklat a múltbeli hibák és munkavállalói baklövések ellen. A kézikönyve egy útmutató a vállalkozás számára, hogy a legjobbat hozza ki magából. Még mindig lehet professzionális anélkül, hogy unalmas vagy merev nyelvezetet használna.

3. Játssza ki az előnyeit.

Az emberek szeretnek dicsekedni a menő munkahelyi előnyeikkel. Fontolja meg, hogy a juttatások oldalát elölről tölti meg a juttatásokkal, vagy a kézikönyvben (és még a munkahelyén is!) olyan képeket mutathat be, amelyek az Ön kultúrájában elmerülő, boldog alkalmazottakat mutatják.

4. Vegye figyelembe a csomagolást és a megjelenítést.

Az előző részben arról beszéltünk, hogyan készítheti el a kézikönyvét. Ha van egy kis költségvetése és némi kreativitása, akkor jól szórakozhat a szárazságáról ismert dokumentummal. Az Education First (EF) cégnek például van egy elragadó, szeszélyes és illusztrált kézikönyve, amely a csapatszellemre, valamint a bürokrácia és a hierarchia felszámolására összpontosít.

Más szóval, gondolkodjon kreatívan egy olyan munkavállalói kézikönyv létrehozásán, amely nemcsak tájékoztatja a munkavállalóit, hanem arra is csábítja őket, hogy elolvassák a kézikönyvet, és segít nekik, hogy jól érezzék magukat, amikor Önt választják munkaadójuknak. A Valve Software pimasz vizuális eszközökkel kommunikálja értékeit, és a kemény munkára összpontosít, miközben megőrzi humorérzékét.

És beszéljünk arról, hogy gyakorolják, amit prédikálnak: A Trello a technológiai platformján hozta létre a munkavállalói kézikönyvét. Vagy talán kölcsönözhet a Netflix egyszerűsített játékkönyvéből. Náluk nincsenek csicsás, interaktív grafikák, de a kézikönyvük társalgási, közérthető nyelven vázolja az értékeiket és az irányelveiket, vagyis nincs szükség fordításra.

5. Legyen okos a formátumokkal.

Az internet miatt az emberek hozzászoktak ahhoz, hogy naponta nagy mennyiségű információval bombázzák őket. Ennek eredményeként arra tanították magukat, hogy a dokumentumokat nagyjából úgy olvassák, mint egy online cikket, ahol vannak szakaszcímek, szünetek, felsorolásjelek és tömörség. A hatalmas szövegdarabok nyomasztóak, ezért tegye a kézikönyvét a lapozó szem számára is élvezhetővé. Ironikus módon az alkalmazottak többet fognak olvasni, ha ad nekik egy kis vizuális lélegzetvételnyi teret.

6. Legyen igazságos és következetes.

Ez talán nyilvánvalónak hangzik, de gyakorolja, amit prédikál. Éld meg az általad leírt kultúrát és hitrendszert. Bánjon minden alkalmazottal egyformán, együttérzéssel és méltányossággal, és ami a legfontosabb, legyen következetes minden cselekedetében.

A munkavállalói kézikönyv megalkotása és megosztása a teljes felvételi folyamat számos alapvető lépése közül az egyik. Annak meghatározásától kezdve, hogy mikor kell új munkatársat felvennie, egészen a felvételi folyamat megtervezéséig, a felvételi folyamat során tett lépések következményeinek megértése nagyszerű befektetés kisvállalkozása jövőbeli sikerébe.

Készen áll arra, hogy további legújabb meglátásokat kapjon arról, hogyan találhat munkatársakat és hogyan irányíthatja hatékonyabban vállalkozását? A kisvállalkozóként való tanulást és növekedést segítő tippektől kezdve az olyan létfontosságú témákkal kapcsolatos átfogó, lépésről lépésre történő útmutatók eléréséig, mint például a felvételi folyamat, iratkozzon fel a Small Biz Ahead heti e-hírlevélre.