Automatizált könyvelés:

Változatos szolgáltatások és cégek állítják, hogy automatizált könyvelést kínálnak. Általában azt jelentik, hogy automatizálják (vagy legalábbis átveszik) a könyvelés valamelyik részterületét. Lehetetlen olyan szoftvert találni, amely mindent automatizál a kiadások kategorizálásától a nyilvántartáson át a számlák kifizetéséig. És ha Ön inkább az eredményszemléletű, mint a pénzforgalmi szemléletű könyvelést alkalmazza? Felejtse el.

De ha valóban olyan könyvelési megoldást szeretne, amely magától működik, akkor a szoftverek és szolgáltatások kombinációjával közel kerülhet hozzá. Ebben a bejegyzésben az eszközök és szolgáltatások pontos csomagját mutatjuk be, amelyet használhat, ha automatikus könyvelést szeretne vállalkozásának.

Ez mind a pénzforgalmi, mind az eredményszemléletű könyvelés esetében működik, és minimális erőfeszítést igényel, hogy minden hónapban fenntartsa. Ezek az eszközök visszaadják Önnek az időt, hogy a stratégiai üzleti döntésekre összpontosíthasson, ahelyett, hogy minden hónapban a könyvelési szoftverben tapogatózna.

Mielőtt belemerülnénk a csomagba, íme a “miért” az általunk kiválasztott feladatok és eszközök mögött.

A Pilotnál szakértő könyvelőkből álló csapatunk (szoftveres szuperképességekkel) végzi könyvelését a QuickBooks Online-ban. Hagyja, hogy levegyük a könyvelési terheket az Ön válláról: Próbálja ki a Pilotot most.

Miért van szüksége négy eszközre (és nem csak egy nagyszerű könyvelési szolgáltatásra)

A könyvelés nem egy szabványosított szolgáltatás. Nincs egy egységes lista a feladatokról, amelyeket egy könyvelő végez, bár vannak többé-kevésbé általános szolgáltatások, amelyeket kínálnak. Mindig fontos megbeszélni, hogy mit szeretne a könyvelővel elvégeztetni, mielőtt felveszi. Általában a könyvelők a következők közül néhányat vagy az összeset elvégzik:

• A tranzakciók kategorizálása
• Bankszámláinak egyeztetése
• Főbb pénzügyi kimutatások elkészítése
• Számlák és számlák kezelése.

A középső kettő – a bankszámlák egyeztetése a cég könyvelésével és hasznos pénzügyi kimutatások elkészítése – olyan feladatok, amelyeket szinte minden könyvelő felajánl. A tranzakciók kategorizálása olyasmi, amit néhány könyvelő kínál, de általában csak a vállalkozás tulajdonosának (vagy annak, aki a vállalkozás számára vásárlásokat végez) közreműködésével.

A számlák és számlák kezelése olyasmi, amit a házon belüli könyvelők gyakran végeznek, de sok könyvelési szolgáltatás és kihelyezett könyvelő nem. És még ha talált is valakit, aki elvégzi ezeket a feladatokat, a megfelelő automatizálás és technológia rendelkezésre állása azt jelenti, hogy sokkal többet tudnak elérni vállalkozása számára, mintha a technológia nem lenne ott.

A következő négy eszköz eltalálja azt, ami szerintünk a négy legnagyobb igény az üzleti könyveléssel szemben: egy platform, amelyen a könyvelési adatokat tárolhatja, egy eszköz, amely automatizálja a kiadások kategorizálását, egy szolgáltatás, amely kezeli azt, amit a számítógépek nem tudnak, és egy eszköz, amely egyszerűsíti a kifizetések küldését és fogadását.

Bónuszként hozzácsaptuk kedvenc lehetőségünket a bérszámfejtés és más HR-tevékenységek lehető legnagyobb mértékű automatizálására. Azért választottunk minden eszközt ebben a veremben, mert személyes tapasztalatunk van az eszközzel, és úgy találtuk, hogy mindegyik valóban segített azoknak a vállalkozásoknak, amelyekkel együtt dolgozunk.

Minden további nélkül, íme az általunk ajánlott könyvelési technológiai verem.

1. lépés: Szerezzen be skálázható, robusztus könyvelési szoftvert

A jó könyvelési szoftver olyan, mint az a barát a csoportban, aki segít mindenkinek kijönni egymással. Nem építhetsz automatizált könyvelőszoftver-halmazt anélkül, hogy ne lenne valami, ami jól játszik az összes többi eszközzel. Az Ön által választott könyvelőszoftver lesz az alapja mindannak, ami ezután következik. Ez az, ahol a könyvelők egyeztetni fogják a számlákat és jelentéseket készítenek, és ez az, ahol a többi eszközéből szinkronizált adatok élni fognak.

Kiterjedt integrációi, skálázhatósága és funkciókészlete miatt a QuickBooks Online-t kisvállalkozásoknak, középvállalkozásoknak és induló vállalkozásoknak ajánljuk. Lehet, hogy nem olyan izgalmas és új, mint néhány más szoftver (rád néz, Xero), de a QuickBooks valóban a legtöbb munkát tudja elvégezni a könyvelője számára.

Ahelyett, hogy felelevenítenénk az összes okot, amiért szeretjük a platformot, inkább egy korábbi, általunk készített bejegyzésre utalunk, amelyben három népszerű platformot hasonlítunk össze: QuickBooks Online, Xero és Wave. Ha a döntés meghozatala előtt többet szeretne olvasni más lehetőségekről, hasznos lehet az online könyvelőszoftverekről szóló útmutatónk.

2. lépés: Automatizálja a kiadások nyomon követését

Az automatizált könyvelési verem második kulcsfontosságú eszközének le kell egyszerűsítenie a kiadások nyomon követését és kategorizálását. Miért? Mert a kiadások a könyvelés egyik legidőigényesebb és legfájdalmasabb részei lehetnek. Ez egy igazi nyűg. Ha kis céget vezet, ahol kevés vagy egyáltalán nincs költség, akkor kihagyhatja ezt az eszközt. De ha olyan dolgokat csinálsz, mint például…

• Leltárkezelés
• Üzleti utak
• Irodaszerek és bútorok vásárlása
• Elégköltözés az ügyfelekkel

…akkor jó, ha van egy rendszer, amely mindent nyomon követ.

A könyvelők nem tudják az összes kiadásodat nyomon követni helyetted, mert nem tudnak gondolatolvasni (különösen, ha szokásod, hogy az üzleti kiadásokat a személyes hitelkártyádra, a személyes kiadásaidat pedig az üzleti kártyádra írod). És nem kell mondanunk, hogy fontos a kiadások helyes kategorizálása – ez nagy különbséget jelent az adószezonban.

A számítógépek ugyan nem tudnak gondolatolvasni, de a minták felismerésében és a munkafolyamatok automatizálásában igen. Ezért választottuk az Expensify-t a második eszköznek ebben a veremben.

Íme, hogyan működik: Aki a cég pénzét költi (az alkalmazottaktól kezdve a vezérigazgatókon át a kisvállalkozókig bárki), az Expensify alkalmazáson keresztül lefényképezi a nyugtát. Az Expensify ezeket a nyugtákat jelentéssé alakítja, és egy kattintással jóváhagyó/elutasító gombokat kínál. Ez az információ automatikusan, valós időben szinkronizálódik a QuickBooks fiókkal. Még automatikus költségtérítéssel is rendelkezik.

Az Expensify tehát, bár néhány pillanatnyi erőfeszítést igényel az Ön részéről (a nyugta lefényképezése vagy a jóváhagyások igen/nem gombok megnyomása), a költségekkel kapcsolatos üzleti feladatok túlnyomó többségét egyszerűsíti.

3. lépés: Intézze el az automatikus könyvelést

Amilyen csodálatos is lenne, ha a QuickBooks minden hónapban tökéletesen pontos, érthető könyvelést generálna, ez nem így van. A könyvelőszoftverek azért léteznek, hogy valaki használja őket, és ha azt szeretné, hogy ez a folyamat automatizált legyen, akkor számítógépek és emberek segítségére van szüksége.

Gondoljon bele: A könyvelés lényegében azt követi nyomon és dolgozza ki, hogy a pénz hogyan mozgott be és ki a vállalkozásodból. Ahhoz, hogy kiderítse, mi történt minden hónapban, számos adatforrást kell megvizsgálnia (a bankszámlakivonatát, a bérszámfejtést, a hitelkártya-kivonatát, az elküldött számlákat stb.) Az, hogy hogyan rögzíti ezeket az információkat, meglehetősen szabványos, és jól alkalmazható az intelligens automatizáláshoz.

A könyvelés más részei azonban – például az adatok értelmezése, a váratlan felhasználási esetek kezelése és a magyarázatok megadása – jobb, ha tapasztalt, emberi könyvelők végzik. Ez a kiindulópontja annak, hogy a Pilot egyáltalán létezik.

A Pilotnál a számítógépekre bízzuk azokat a feladatokat, amelyeket a számítógépek a legjobban tudnak, a többit pedig a könyvelőink hozzáértő kezében hagyjuk. A számítógépek elintézik az egyszerű, hibakockázatos, ismétlődő könyvelési feladatokat, miközben könyvelőinknek több idejük marad arra, hogy közvetlenül az ügyfelek kérdéseivel és problémáival foglalkozzanak (és ne a kézi adatbevitellel).

Röviden: szakértő könyvelőket alkalmazunk, és szoftveres automatizálással ruházzuk fel őket. Mindent a QuickBooks Online-ban követnek nyomon, így Ön könnyen hozzáférhető, könnyen átvihető és pontos adatokkal rendelkezik, mindezt egy olyan platformon, amely jól integrálható más fantasztikus pénzügyi eszközökkel.

Akár a következő finanszírozási körre készül, akár a jövő évi költségvetést próbálja összeállítani, mindig egyszerű, könnyen hozzáférhető formátumban fogja rendelkezni a szükséges információkkal. Havi, negyedéves és éves pénzügyi kimutatásokat, például mérlegeket, P&L és cash flow-t biztosítunk. Ha pedig valami konkrét dologra kíváncsi, az Ön elkötelezett könyvelője bármikor meg tudja adni ezt az információt.

P.S. Ugye nem gondolta komolyan, hogy összeállítunk egy könyvelési tech stacket, és nem ajánljuk magunkat? Próbálja ki a Pilot Now-t egy hónapig.

4. lépés: Fizetendő számlák automatizálása & Követelések

A fizetendő számlák (számlák küldése és fizetési felszólítás) és a követelések (számlák kifizetése) az üzleti tevékenység szerves részét képezik. De valakinek el kell végeznie azt a munkát, hogy ténylegesen leüljön, meghatározza, mit kell kifizetni, és gondoskodjon arról, hogy a pénz akkor cseréljen gazdát, amikor kell.

Egyik könyvelő elvégzi ezt a feladatot, másik nem. Függetlenül attól, hogy ki végzi, a számlázáshoz szükséges feladatok nagy részét (számlák létrehozása, az ügyfelek emlékeztetése a fizetésre, fizetési jóváhagyások megszerzése a megfelelő személytől, a könyvelés frissítése, amikor a pénz elhagyja vagy megérkezik a számlára, és így tovább) hatékonyabban elvégezheti egy számítógép. Erre a feladatra a Bill.com-ot ajánljuk.

Mint a listán szereplő összes szoftver, a Bill.com használata is igényel némi időt. De nagymértékben leegyszerűsíti a fizetendő és a kintlévőségek könyvelését. Az automatikus számlázási emlékeztetők küldésétől kezdve a bankszámlaadatok szinkronizálásáig a kiválasztott könyvelőszoftverrel számos olyan feladatot végez el, amelyet jobb, ha a számítógépekre bízunk.

A számlák drag & drop funkciója időt takarít meg annak, aki az AP/AR-t vezeti, és beállíthat egy jóváhagyási munkafolyamatot, így bárki, akinek inputra van szüksége, egy-két gombnyomással elintézheti.

A QuickBooks, az Expensify és a Pilot programokkal kombinálva a Bill.com az utolsó darab, amire szüksége van egy olyan automatizált könyvelési megoldáshoz, amely a lehető legközelebb áll a kéz nélküli könyveléshez.

(Bónusz) 5. lépés: Könnyítse meg a juttatások & bérszámfejtését

A bérszámfejtés és más HR-feladatok – például a munkavállalói biztosítási programok kezelése – olyasmi, amihez a legtöbb könyvelő soha nem nyúl hozzá. De, ez egy másik fontos back-office funkció, amelyet automatizálással javítani lehet. Sok ügyfelünk kipróbálta és megszerette a Gustót, ezért szívesen ajánljuk mindenkinek, aki bérszámfejtési megoldást keres.”

A Gusto a kis- és középvállalkozások és a startupok számára is ésszerű. Bár megtévesztő lenne azt állítani, hogy a Gusto automatizálja a HR-t, az viszont pontos, hogy sok bosszantó feladatot automatizálnak, és jelentősen leegyszerűsítik a bérszámfejtést.

Mennyi ideig tart jelenleg Önnek (vagy csapatának) a bérszámfejtés? A Gusto azt állítja, hogy a legtöbb ügyfél a Gusto beállítása után 10 perc alatt vagy annál rövidebb idő alatt tudja lefuttatni a bérszámfejtést. Emellett automatikusan benyújtja és befizeti a bérszámfejtési adókat, és segítséget nyújt az olyan juttatásokkal kapcsolatban, mint az egészségügyi ellátás.

Ha komolyan gondolja a back-office feladatok automatizálását, a Gusto jó kiegészítője a listának.

Következtetés

2019-ben nem csak egy olyan szoftver létezik, amely teljesen automatizálja a back office-t. De a fent vázolt eszközök kombinálásával a lehető legközelebb kerülhet az automatikus könyveléshez.

Ha tetszettek ezek az eszközök, és további ajánlásokat szeretne, nézze meg ajánlott pénzügyi stackünket.

A Pilotnál szakértő könyvelők csapata (szoftveres szuperképességekkel) végzi könyvelését a QuickBooks Online-ban. Hagyja, hogy levegyük a könyvelési terheket az Ön válláról: Próbálja ki a Pilotot most.