A nyilatkozatok adják a ténybeli alapot a pontok és hatóságok memorandumában, a beadványokban és a keresetlevelekben megfogalmazott állításokhoz. (Vagyis a beadványban szereplő minden tényállításnak megfelelően alá kell támasztania egy nyilatkozatra való hivatkozással.) Íme, hogyan kell igazán jó nyilatkozatot írni:
Először is, írja a nyilatkozatot a nyilatkozattevő saját hangján, a saját nyelvén, a saját szemszögéből.
Másodszor, meséljen egy jó történetet. A nyilatkozatnak elbeszélésnek kell lennie, és átfogónak kell lennie az események tekintetében, amelyekről beszámol.
Végül tartsa be a bizonyítás szabályait. A nyilatkozatban mindennek úgy kell elfogadhatónak lennie, mintha a bíróságon tanúvallomás lenne. Megalapozottnak kell lennie (honnan tudja a tanú, amit tud), és nem lehet benne elfogadhatatlan szóbeszéd. Mutassa be személyes ismereteit a nyilatkozatban szereplő minden állításhoz.
Ne mondja például, hogy “Múlt héten általános segélyt kértem, de még hat hétig nem kaphatom meg”. Ehelyett mondja azt,
2012. június 4-én elmentem a megyei jóléti osztály Lincoln Avenue-n lévő irodájába. Emlékszem, mert hétfő volt, és a hétvégén kint aludtam. Beszéltem Ms. Jones-szal. Elmondtam neki, hogy hajléktalan vagyok. Aznap étkezési utalványt adott nekem. Azt mondta, hogy öt hét múlva vissza kell jönnöm egy találkozóra, hogy megbeszéljük az általános segélykérelmemet. Mondtam neki, hogy most van szükségem segítségre, és megkértem, hogy jöjjek be hamarabb. Azt mondta: “Nincs kivétel.”
A megalapozatlan következtetések és vélemények (“utálják a szegény embereket”) helytelenek; a benyomások (“elkedvetlenedtem”) rendben vannak. Kerülje a passzív hangot (pl. “az iratokat megkapták”). A passzív hang használata arra utal, hogy a beszélő nem rendelkezik személyes ismeretekkel, és hallomásból származó információkra hagyatkozik.