Elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) bevezetési útmutató

Az elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) bevezetése többlépcsős folyamat, amely a személyzet minden tagját érinti. Mint minden új folyamat, ez is tanulási folyamattal jár. Egy szilárd tervvel a csapat minden tagja számára órákig tartó stresszt spórolhat meg.

Itt van tíz alapvető lépés a sikeres EHR bevezetéséhez.

1) Állítsa össze az elektronikus egészségügyi nyilvántartás (EHR) bevezetésével foglalkozó csapatát

Az EHR bevezetése során egy erős csapatra lesz szüksége, hogy a folyamat a lehető legsimábban menjen. A csapat olyan munkatársakból állhat, mint az orvosok, ápolók, orvosi asszisztensek és adminisztratív személyzet. A csapattagok azzal segítik a folyamatot, hogy megtanítják a kollégáknak az EHR készségeit, és hírvivőként szolgálnak a bevezető csapat számára, hogy azonosítsák az út során felmerülő kihívásokat.

A vezető szuperfelhasználó, a vezető orvos és a projektmenedzser három alapvető szerepet kell figyelembe venni a csapat összeállítása során.

Vezető szuperfelhasználó

A vezető szuperfelhasználó a házon belüli EHR-szakértő. Néhány feladata közé tartozhat a sablonok létrehozása és a munkafolyamatok fejlesztése. Ez a pozíció lehet felelős a szabványos működési eljárások létrehozásáért is, amelyekkel a felhasználók a rendszer használata során felmerülő problémákat kezelik.

Vezető orvos

A vezető orvos feladata, hogy a szervezetet végigvezesse az EHR bevezetésén, összekötő kapocsként szolgálva a rendszer első vonalbeli felhasználói és a technikai személyzet között. Fontolja meg egy olyan technikában jártas orvos alkalmazását vezető orvosként, aki üdvözli az új folyamatot.

Projektvezető

A projektvezető lesz a fő kapcsolattartó az EHR-szállítóval és a személyzettel. Ez a pozíció segít mindenkinek abban is, hogy a bevezetési határidőkre összpontosítson, nyomon kövesse az előrehaladást és kezelje a felhasználói problémákat.

2) A szoftver előkészítése

Az EHR bevezetésekor gondoskodjon a biztonsági intézkedések betartásáról, hogy ne sérüljön a HIPPA. Lehet, hogy szervezetének HIPPA kockázatértékelést kell végeznie. Együttműködhet az egészségügyi informatikai szállítójával annak érdekében, hogy a szoftver megfeleljen a követelményeknek.

3) Határozza meg a hardverigényeit

A hardver kiválasztása jelentős hatással lesz a rendelője által felhasznált időre és pénzre. Ha például minden helyiségben van nyomtató, azzal az orvosok akár napi 30 percet is megtakaríthatnak. Egyes praxisok minden munkatársnak saját táblagépet vagy laptopot biztosítanak, hogy időt takarítsanak meg az egyes páciensek közötti be- és kijelentkezésekkel.

Ha mindennek a gondolata nyomasztónak tűnik, az informatikai szolgáltató cégek segíthetnek a praxisoknak a rendszer hardverigényeivel kapcsolatban, segítve a megfelelő berendezések megtalálását a legjobb áron. Sok vállalat az eszközök telepítését és hibaelhárítását is elvégzi, levéve ezzel a terhet a rendelő személyzetéről.

4) Vegye figyelembe a betegkezelő helyiségek elrendezését

Mivel az EHR-program elektronikus adatbevitelt igényel, a helyiségek elrendezése jelentős hatással lehet a betegek elkötelezettségére és elégedettségére. Ha a személyzet és az orvos az adatok bevitele közben a betegtől elfordul, a betegek úgy érezhetik, hogy nem hallják őket.

A megoldás egyik módja a “bizalmi háromszög” alkalmazása. Ez egy olyan szobakonfiguráció, ahol a beteg, az orvos és a számítógép egy virtuális háromszöget alkot, lehetővé téve, hogy a beteg és az orvos lássa egymást. Ez az elrendezés segít, mert a személyzet tagjának vagy az orvosnak csak kissé kell elfordulnia az adatok bevitele közben, ami segíti a beteget abban, hogy úgy érezze, látják őt. Fontolja meg félkör alakú íróasztalok elhelyezését a betegszobákban, vagy használjon mozgatható kocsikat, hogy a beteg kényelmesen érezze magát a rendelés alatt.

5) Adattovábbítás

Mihelyt a hardver és a szoftver készen áll, az EHR bevezetésének következő lépése az adatok továbbítása. Kezdetben meg kell határoznia, hogy hogyan kell az adatokat a korábbi nyilvántartó rendszeréből az új EHR-be átvinni.

Ezt a lépést többféleképpen is megteheti. Meglévő munkatársakat bízhat meg, vagy további vagy ideiglenes munkatársakat vehet fel az adatoknak az új EHR-be történő feltöltésére.

Azért, hogy ez a folyamat a lehető leggördülékenyebb legyen, érdemes elkészíteni egy ellenőrző listát az EHR-be bevinni kívánt információkról. Ha van egy folyamat, az segít abban, hogy ne maradjanak ki kritikus információk.

6) Hozzon létre munkafolyamatokat

Apropó folyamat, itt az ideje, hogy szilárd munkafolyamatokat hozzon létre. Létfontosságú, hogy az EHR bevezetése előtt munkafolyamatokat hozzon létre, hogy csökkentse a stresszt, amellyel a csapata szembesülni fog.

A nem hatékony munkafolyamatok, beleértve az EHR használatára képzett és felkészült munkatársak elégtelen számát, súlyosbítják a problémákat a bevezetési folyamat során.

A munkafolyamatok kialakítása során vegye figyelembe ezeket a kérdéseket:

• Szükséges ez?
• Ez hozzáadott értéket jelent a beteg számára?
• Ez növeli a személyzet hatékonyságát?
• Ez a helyes sorrend?
• A megfelelő személy végzi ezt a lépést?

7) Mi a teendő, ha az EHR nem működik

Mint minden típusú technológiánál, itt is fel kell készülni az alkalmi meghibásodásokra. Kezdje a problémák ötletelésével, és dolgozzon ki egy szilárd játéktervet a lehetséges problémák kezelésére.

Mit fog például tenni, ha elment az áram? Mi van akkor, ha az egész rendszerre kiterjedő üzemzavar lép fel, amelynek kijavításához az informatikusok segítségére van szükség? Olyan eljárásokat kell kidolgoznia, amelyek egyértelmű utasításokat adnak az orvosoknak és a személyzetnek arra vonatkozóan, hogy mit kell tenniük, ha az EHR nem áll rendelkezésre.

Az eljárások kidolgozásakor vegye figyelembe ezeket a kérdéseket:

• Hogyan fogják értesíteni az orvosokat és a személyzetet a leállásról?
• Hogyan fog folytatódni a betegellátás folyamata?
• Hogyan fog történni a betegek bejelentkezése?
• Hogyan fogják az orvosok és a személyzet dokumentálni a látogatást?

Az elektronikus és papíralapú eljárásoknak a személyzet számára való rendelkezésre állása növeli a bizalmukat az EHR leállásának kezelésével kapcsolatban. Egyes orvosi rendelők háromgyűrűs mappákban állítják össze az utasításokat, és a másolatokat házon belül és kívül is tárolják. Fontolja meg a PDF-másolatok biztonságos felhőben történő tárolását is, így a személyzet tagjai többféle módon is gyorsan hozzájuthatnak az utasításokhoz.

8) Legyen képzési programja

Az EHR bevezetésének sikeréhez elengedhetetlen a széles körű képzés. Készítsen képzési tervet, hogy a jelenlegi és a jövőbeni orvosok és a személyzet minden tagja elsajátíthassa az EHR sikeres használatához szükséges ismereteket és készségeket, amikor készen áll a bevezetésre.

Itt van néhány alapelv, amelyet érdemes figyelembe venni:

Lassan kezdje

Az orvosok és a személyzet alapkészségekkel való ellátása a bevezetés előtt. A felhasználóknak nehéz lehet teljesen megérteniük a rendszert, amíg nem tudják használni a programot. Amint a felhasználók legalább egy hétig képesek “vezetni”, további képzéseket lehet bevezetni a készségek növelése, az időtakarékos trükkök elsajátítása és a technológiával való megbarátkozás érdekében.

Hagyja, hogy a kollégák tanítsák a kollégákat

Figyeljen a szuperfelhasználók képzésére minden szakterületen és minden szerepkörben. Például az ápolók tanítják a legjobban az ápolókat, a sebészek pedig a sebészeket. Emellett, ha minden szakterületen van egy szuperfelhasználó, akkor ők folyamatos erőforrássá válhatnak a kollégáik számára.

Térképezze fel a folyamatos képzési igényeket

Legyen terve a folyamatos képzésre. Az idő múlásával a felhasználók rövidítéseket és új módszereket találnak majd az eszközök használatára, és ezeket a felfedezéseket meg akarják majd osztani kollégáikkal. Ezenkívül az EHR-t új és/vagy továbbfejlesztett funkciókkal kell majd frissíteni, ami további képzést igényel.

Az ilyen helyzetek hatékony kezelésének módjai közé tartozik:

• Kifejlesszen egy olyan rendszert, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy ajánlásokat nyújtsanak be az EHR-re vonatkozóan, hogy a módosításokat el lehessen végezni.
• Ösztönözze az aktív EHR-felhasználókat, hogy osszák meg inputjukat és ajánljanak fel megoldásokat a használhatóság javítására, akár egy formális nyomon követési rendszer, akár az ötletek megosztására ösztönző online vita révén.
• Hozzon létre egy rendszert az EHR folyamatos testreszabására. Amint az orvosok és a személyzet megbarátkozik az új EHR-rel, azonosítani fogják azokat a módosításokat, amelyek javíthatják a munkafolyamatokat.
• Fenntartja az EHR-szállítóval való kapcsolatot, és használja ki az informatikai támogatást:

• • • Adatbeviteli sablonok kidolgozása vagy testreszabása
    • Az EHR által generált űrlapok és levelek felülvizsgálata
    • Új klinikai döntéstámogatási szabályok engedélyezése (ha.
    • Módosítsa a rendeléskészleteket
    • Keresse az integrációs lehetőségeket a rendelőben gyakran használt más rendszerekkel

• Tervezze meg előre a csoportos képzést. A képzés időt vesz el a betegek fogadásától, ezért az előzetes tervezés csökkenti a rendelői munkafolyamatok megzavarását.

9) Döntsön az indítási megközelítésről – “Big Bang” vagy inkrementális?

Mihelyt az EHR bevezetési terve készen áll, ideje eldönteni, hogyan indítsa el. Ezt jellemzően kétféleképpen lehet megtenni, egyszerre, a “Big Bang”, vagy lassan, inkrementális megközelítésben.

Egyes praxisok a “big bang” megközelítést alkalmazzák, és ugyanazon a napon vezetik be az EHR-rendszert az összes betegre és funkcióra. Ez a megközelítés minimalizálja a papíralapú nyilvántartások és az új EHR-rendszer egyidejű kezelésére fordított időt. Hátránya, hogy nagyon zavaró lehet, és a kis problémák monumentálisnak tűnhetnek.

Egyes praxisok lassabb megközelítést alkalmaznak, és az EHR-t fokozatosan vezetik be. Azzal, hogy egyesével vezetik be az EHR-funkciókat, például kezdetben az e-felírást, majd később más funkciókat is bevezetnek, egyes praxisok könnyebben kezelik a fennakadást. A nagyobb praxisok és szervezetek lassan vezethetik be az EHR-t, először egyes telephelyeken vagy osztályokon, majd később vezetik be a programot a szervezet többi részén.

Mihelyt eldöntötték a bevezetési megközelítést, az orvosok és a személyzet felkészülhet az új EHR-rendszerre.

A tényleges “Go Live” napján ajánlott csökkenteni a betegforgalmat, ami biztosítja a zökkenőmentes átmenetet mind a betegek, mind a személyzet számára. Az is ajánlott, hogy a recepciós személyzet tájékoztassa a pácienseket akár a rendelés előtt, akár annak napján arról, hogy a rendelő átáll a szoftverre, és hogy a folyamat némileg megszakadhat. Értékelni fogják a betekintést, és türelmesebbek lesznek, ha a látogatásuk során késedelem lépne fel.

10) Gyűjtsön visszajelzést a folyamatos fejlesztés érdekében

Most, hogy sikeresen bevezette az EHR-t, mindenképpen gyűjtsön visszajelzést a felhasználóktól a folyamat folyamatos javítása érdekében. Ügyeljen arra, hogy a kommunikációs vonalak nyitva maradjanak, hogy a személyzet tagjai és az orvosok nyugodtan adjanak visszajelzést. Ha mindenki együtt dolgozik, az EHR-rendszer előrelépés lesz a rendelője számára.

Az EHR bevezetése többlépcsős folyamat, amely előrehaladott tervezést igényel. Használja ezeket a lépéseket, hogy az átállás a lehető legzökkenőmentesebb legyen.

DUMMYTEXT

Források:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Személyzet az új gazdaságban

Figyeljen arra, hogy munkatársai a betegélményekre koncentráljanak

Töltse le ingyenes e-könyvünket

.