Hogyan vezessünk kilépési interjúkat

Hasznosítsuk ki ezt a kihasználatlan HR-gyakorlatot

A humánerőforrás világában a hangsúly mindig az erős kezdésen van. A tökéletes jelölt megtalálásától kezdve a tökéletes interjú lefolytatásáig minden a kezdetről szól. Az erős HR-gyakorlatok azonban nem csak az első fázisról vagy a felvételről szólnak.

A munkavállalók elkerülhetetlenül felmondanak, ami elindítja a dolgok lezárásának és a kilépési interjú lefolytatásának folyamatát. Sok vállalat számára az alkalmazottak kilépési interjúja utólagos gondolat.

A kilépési interjú azonban hatékony eszköz a vállalati teljesítmény és kultúra következetes fejlesztéséhez és optimalizálásához. A kilépési interjú ritka lehetőség arra, hogy őszinte és nyers visszajelzést kapjunk a szervezet hatékonyságáról számos területen, kezdve attól, hogy egy szerep mennyire felelt meg a tényleges munkaköri feladatoknak, egészen addig, hogy a vezetés valójában mennyire jól vezet.

Ezzel az útmutatóval pontosan felvázoljuk, hogyan kell olyan kilépési interjút lefolytatni, amely értékes visszajelzést ad a szervezet számára.

1. lépés: A kilépési interjú formátumának meghatározása

A kilépési interjú formája fontos. A két leggyakoribb kilépési interjú formátum a személyes vagy a kérdőíves. Mindegyik formátumnak vannak előnyei és hátrányai.

Kérdőíves kilépési interjú

A kérdőíves kilépési interjú nyilvánvaló előnye, hogy a munkavállaló a saját idejében végezheti el. Amikor egy munkavállaló egy szerepkör utolsó két hetében van, általában eléggé elfoglalt a munka átállásával, így ez kényelmesebb lehet.

A kérdőíves kilépési interjú azonban elmaradhat, mert a munkavállaló annyira elfoglalt a véghajrában. Továbbá egy kérdőíves forgatókönyv esetén a munkavállaló nem érezhet olyan nagy késztetést arra, hogy gazdag, őszinte visszajelzést adjon. Ráadásul sokan egyszerűen nem szeretnek hosszú válaszokat írni, így fennáll annak a veszélye, hogy egymondatos válaszokat kapnak, amelyek nagyon kevés használható információt tartalmaznak.

A személyes kilépési interjú

A személyes kilépési interjúnak van néhány határozott előnye. Ugyanúgy fejezi be a munkaviszonyt, ahogyan az elkezdődött, egy olyan interjú figyelmességével, amely professzionalizmusról és klasszisról tanúskodik. A hivatalos, személyes kilépési interjúval háromdimenziósabb visszajelzést is kap. Az emberek gyakran nyitottabbak a beszélgetés során, és a közölt részletek sokkal hasznosabbak.

A személyes kilépőinterjú hátránya, hogy kötelezettségnek érezheti, ami negatívan színezheti a kapott visszajelzést. Továbbá, ha a visszajelzés beszélgetés közben történik, azt nehezebb nyomon követni, ezért meg kell fontolnia, hogyan rögzítheti vagy rögzítheti az interjú tartalmát a későbbi elemzéshez.

2. lépés: Válassza ki az interjúztatót

Ha a személyes kilépési interjú mellett dönt, el kell döntenie, hogy ki fogja az interjút vezetni.

Meghatározza, hogy ki lesz az interjúztató (vezető, HR-es stb.)

3. lépés: Készítse el a kérdések listáját & Mit NE kérdezzen

A hatékony kilépési interjúhoz szükség lesz egy előre elkészített kérdéslistára. Ez segít megszervezni az interjút, és értékes időt takarít meg mind az interjúztató, mind a kilépő munkavállaló számára.

Megnyitja az interjút azzal, hogy elmagyarázza, mi is az a kilépési interjú. Bár a “kilépőinterjú” kifejezés széles körben ismert a HR-szakmában, sok munkavállaló nem fogja tudni, hogy mi az, vagy mi a kilépőinterjú jelentősége.

Ha megosztja, hogy az interjúalany válaszai közvetlenül a szervezetet fogják segíteni, ez azt fogja éreztetni vele, hogy értékelik, és arra ösztönzi, hogy valódi, hasznos visszajelzést adjon.

A legfontosabb kérdések a kilépőinterjún, amelyeket érdemes figyelembe venni:

1. Írja le a vállalatnál szerzett tapasztalatait.
2. Miért lép tovább?
3. Mik voltak az itt végzett munka legjobb részei?
4. Mit lehetne javítani a vállalatnál?
5. Mennyire felelt meg a feladata az eredeti munkaköri leírásnak?
6. Milyen volt együtt dolgozni a vállalat vezetésével?
7. Milyen volt a beilleszkedés? Hogyan lehetett volna javítani rajta?
8. Voltak olyan vezetők vagy kollégák, akik kifejezetten segítettek Önnek ebben?
9. Milyen tanácsot adna a következő alkalmazottnak ebben a pozícióban?

Kikerülendő kérdések a kilépési interjún

1. Hajlandó lenne maradni?

   Ezzel a kérdéssel ebben a szakaszban már túl késő.

2. Mely kollégákkal vagy vezetőkkel volt a legrosszabb együtt dolgozni?

   Míg fontos, hogy konstruktív visszajelzést kapjunk, a szervezeten belül konkrét embereket kiemelni nem hasznos. Koncentráljon nagyobb témákra.

3. Miért nem szerettél itt dolgozni?

   Ez túlságosan konkrét, és érzelmi síkra terelheti a beszélgetést. Ahelyett, hogy közvetlenül megkérdezné, miért nem szerette a szervezetet, jobb információkat fog generálni, ha a fejlesztés módjaira vonatkozó szélesebb körű kérdésekre összpontosít.

3. lépés: Használja a kilépési interjú adatait a fejlesztésre

Az adat a legforróbb valuta az üzleti életben, és a kilépési interjúk visszajelzései az adatok aranybányáját jelentik. Ahhoz, hogy a kilépési interjúból valóban tőkét kovácsoljon, alkalmazza az adatelemzés alapelveit.

Először is biztosítsa a következetes adatgyűjtést, ezért fontos, hogy az interjúkat minden alkalommal ugyanúgy vezesse le. Ez vonatkozik az interjú lefolytatásának módjára (személyes interjú vs. kérdőív) és a kérdések típusaira. Természetesen lesznek kivételek ez alól a szabály alól, de minél következetesebben alkalmazza a kilépési interjúkat, annál jobbak lehetnek a meglátásai.

Második lépésként hozzon létre egy elemzési folyamatot. Nem elég összegyűjteni a kilépési interjúk adatait. Valóban át kell vizsgálnia azokat, meg kell találnia a legfontosabb témákat, azonosítania kell a cselekvési elemeket, és végre kell hajtania azokat. Ha nincs folyamata a kilépési interjúk visszajelzéseinek összegyűjtésére és elemzésére, gondolkodjon el a belső adatszakértők igénybevételén. Ők valószínűleg rendelkeznek szilárd keretekkel és módszerekkel az adatelemzéshez.

Végezetül cselekednie kell. Ahogy a kilépési interjúkból felszínre kerülnek a meglátások, ossza meg az információkat hivatalosan az érdekelt felekkel és a döntéshozókkal. Ha például olyan visszajelzést kap, amely szerint az alkalmazottak beillesztése nem elég alapos, ossza meg ezt a vezetőkkel és a vezetőséggel. Fogalmazzon meg egy tervet a beszoktatási anyagok javítására.

A kilépési interjú legyen a titkos fegyvere

Az a HR-osztály, amely a felvételi fázisra ugyanannyi figyelmet fordít, mint a munkavállaló utolsó két hetére, komoly előnyben van. Azonban, mint már említettük, sok szervezet elalszik a lehetőséggel, hogy teljes mértékben kihasználja ezt a lépést a humánerőforrás eszköztárában.

A következő negyedévre és jövő évre vonatkozó kezdeményezései megtervezésekor vegyen fel egy sort a jelenlegi kilépési interjúk folyamatainak elemzésére. Néhány egyszerű módosítás mérhető javulást eredményezhet a vállalati kultúrában.