Irányítási struktúrák | Az írástudás alapjai

Irányítási struktúrák

Az igazgatótanács képviseli a szervezet tagságát. Az igazgatótanács határozza meg a szervezet küldetésének teljesítéséhez szükséges irányelveket, eljárásokat, értékeket és hosszú távú tervezést. Az igazgatótanács ezt egy irányítási struktúrán vagy modellen keresztül teszi. A struktúra, amelynek bevezetéséről az igazgatótanács dönt, nemcsak a szervezet politikáját határozza meg, hanem olyan dolgokat is, mint a személyzet és az igazgatótanács közötti kapcsolat, valamint a bizottságok szerepe és használata.

Míg az igazgatótanács felelőssége az irányítási struktúra meghatározása, a szervezet tevékenységeit az igazgatótanács tagjai, a személyzet és a bizottságok végzik. Nincs egyetlen helyes struktúra minden nonprofit szervezet számára, és idővel szükség lehet a modellek megváltoztatására. Ami gyakran meghatározhatja, hogy az igazgatótanács hogyan választja a kormányzást, az az igazgatótanács tagjainak és munkatársainak tapasztalata, a szervezeten belüli korábbi tapasztalatok, az, hogy a szervezet hogyan kívánja megvalósítani a programjait és szolgáltatásait, valamint az, hogy az igazgatótanács hogyan tekint a szervezeten belüli hatalomra és hatáskörre.

A fejezet végén található feladat egy gyakorlaton keresztül segíti a testületeket annak eldöntésében, hogy melyik irányítási struktúra a legmegfelelőbb a szervezetük számára, de a United Way vezetőségfejlesztési forrása azt javasolja, hogy a vezetőségek a következő három kérdést vizsgálják meg, amikor az irányítási modellről döntenek:

1. Milyen döntéseket akar a vezetőség meghozni, és melyeket akarja átruházni?
2. Milyen mértékben akar a testület részt venni a szervezet működésében?
3. Hogyan határozzák meg és kommunikálják a testület és a személyzet közötti beszámolási kapcsolatot?

Különböző irányítási struktúrák

A kormányzási struktúrákat két alapvető kategóriába lehet sorolni – politikai és igazgatási tanácsok. A politikai irányító testületek dolgozzák ki a politikát és alkalmaznak egy ügyvezető igazgatót a politika végrehajtására, míg az adminisztratív irányító testületek gyakorlatiasabb szerepet játszanak a szervezet irányításában a bizottságok és a személyzet támogatásával.

Az irányítás e két tág kategóriáján belül négy általános irányítási modell létezik:

1. Policy Board: Ezt a modellt néha menedzsment-csapat igazgatótanácsnak is nevezik, és általában nonprofit szervezeteknél alkalmazzák. Több bizottság segíti a szervezet tevékenységének végrehajtását, és az igazgatótanács és a munkatársak közötti kapcsolat egyfajta partnerséget jelent.
2. Policy Governance Board: Ezt a modellt az alapító John Carver után néha “Carver Board”-nak is nevezik, és formálisabb struktúrával rendelkezik. Az igazgatótanács egységesen, egy hangot használva működik, és ritkán dolgozik bizottságokkal. Az ügyvezető igazgató nagyon világos hatáskörrel és feladatkörrel rendelkezik, valamint korlátokat szab arra vonatkozóan, hogy mit vállalhat, és az igazgatótanács fő hangsúlyt a szakpolitikák kidolgozására helyezi. A Policy Governance Board modell teljesebb meghatározását a www.carvergovernance.com/model.htm.
3. Working Board oldalon találja: Az ilyen típusú igazgatótanács igazgatói gyakorlatiasabb szerepet játszanak a szervezet néhány adminisztratív funkciójában, mint például a PR, a pénzügyi irányítás, a programtervezés és a személyzet. Nem ritka, hogy ezekben az igazgatóságokban nincs személyzet.
4. Kollektív igazgatóság: Néha szövetkezetnek vagy koalíciónak is nevezik, a kollektív tanács szintén a szervezet számos adminisztratív funkcióját látja el. Ezek a testületek hasonlóan gondolkodó emberekből állnak, akik egy adott célt támogatnak. A személyzet és az igazgatók egyetlen egységként működnek együtt. Általában nincs ügyvezető igazgató, és gyakran nincs szavazás, mivel mindenki konszenzusos modellben dolgozik.

Amint már említettük, nincs olyan struktúra, amely minden szervezetre illik, de az Erőre építve: Improving Governance and Accountability in Canada’s Voluntary Sector (Az irányítás és az elszámoltathatóság javítása a kanadai önkéntes szektorban) azt állítja, hogy az igazgatótanács által irányított szervezeteknek legalább három alapvető elemmel kell rendelkezniük:

• Egy olyan igazgatótanács, amely képes objektív felügyeletet biztosítani
• Egy független jelölőbizottság, amely biztosítja az igazgatótanács megfelelő utódlását
• Egy ellenőrző bizottság, amelynek elsődleges feladata annak jelentése, hogy a szervezet megfelel-e az őt szabályozó törvényeknek, szabályoknak, előírásoknak és szerződéseknek

Nathan Garber, a szervezetek irányításáról szóló számos könyv és cikk neves szerzője betekintést nyújt más, kevésbé ismert igazgatótanács-típusokba, például a mecénási és tanácsadó bizottságokba. További információkért ezekről a típusú testületekről, valamint segítségért annak eldöntéséhez, hogy egy szervezetnek meg kell-e változtatnia jelenlegi irányítási modelljét, kattintson ide.

Az irányítási struktúra kiválasztása után ajánlott, hogy a testület képzést kérjen, hogy megértse a modellt és a testület szerepét a modellen belül. A folyamatos képzés az elnökségi tagok felfrissítéseként és az új tagok eligazításaként is fontos.

A United Way a fent vázolt négy részletes elnökségi típus keretét felhasználva áttekintést nyújt az egyes elnökségi típusok által ellátott különböző funkciókról.

A testületi modellek összehasonlítása

(Forrás: United Way Canada)

A bizottságok szerepe

A bizottságok száma és típusa egy szervezetnél gyakran összefügg azzal, hogy milyen irányítási struktúra szerint működik. A policy-governance modell hajlamos arra, hogy a munkát egészében végezze, és nagyon kevés bizottsággal rendelkezik. Más típusú igazgatóságok több bizottsággal is rendelkezhetnek, amelyek a szervezet munkájának elvégzésével vannak megbízva.

A szervezeten belül általában háromféle bizottság létezik – állandó, ad hoc és tanácsadó bizottságok.

Az állandó bizottságoknak meghatározott problémás területeik vannak, amelyeket folyamatosan figyelemmel kísérnek, amelyekről jelentést tesznek és amelyekkel kapcsolatban tanácsot adnak az igazgatóságnak. Az állandó bizottságok példái:

• Végrehajtó bizottság
• Személyzeti bizottság
• Pénzügyi bizottság
• Nomináló bizottság
• Az adománygyűjtő bizottság

A nonprofit szervezeteknél újabban divatos az irányítási bizottság. Néha ez magában foglalja vagy helyettesíti a jelölőbizottságot, és feladatai közé tartozik az alapszabályok felülvizsgálata, az igazgatótanács fejlesztésének tervezése és az igazgatótanács irányítási struktúrájának figyelemmel kísérése.

Az állandó bizottságok gyakoribbak az adminisztratív/politikai modellel rendelkező igazgatótanácsokban, és általában egy vagy több igazgatótanácsi tagot foglalnak magukban a bizottságban, a személyzet támogatásával együtt. Míg a politikai irányítású igazgatóságok ritkán rendelkeznek állandó bizottságokkal, gyakran mégis van egy jelölőbizottságuk, amely az új igazgatósági tagok toborzásáért felelős.

Az ad hoc bizottságokat az igazgatóságok hozzák létre időben korlátozott, meghatározott célokra. Amikor a bizottság célja vagy feladata teljesült, a bizottság feloszlik. Ilyen például egy konferencia vagy adománygyűjtő rendezvény megszervezésére létrehozott bizottság.

Az ad hoc bizottságokhoz hasonlóan a tanácsadó bizottságokat is gyakran azért hozzák létre, hogy konkrét, időben korlátozott kérdésekkel foglalkozzanak. Feladatuk lehet egy kérdés felkutatása, kivizsgálása vagy nyomon követése, majd megalapozott tanácsadás az igazgatótanácsnak. Azok a szervezetek, amelyek kutatás-fejlesztési projektek megvalósítására kapnak támogatást, gyakran csatolnak tanácsadó bizottságokat a projekthez, néha a finanszírozó ragaszkodása miatt. A tanácsadó bizottságokat azért lehet létrehozni, hogy olyan szakértőket hozzanak össze, akik különleges tanácsokkal tudnak szolgálni az ügyvezető igazgatót vagy az igazgatótanácsot érdeklő konkrét kérdésekben.

Az igazgatótanácsok néha elkövetik azt a hibát, hogy olyan bizottságokat hoznak létre, amelyekre nincs szükség, vagy olyan bizottságokat tartanak fenn, amelyekre már nincs szükségük. Egy ad hoc bizottság létrehozása előtt az igazgatóságnak meg kell határoznia, hogy a munkát jobban el tudná-e végezni az igazgatóság egésze, a személyzet vagy az igazgatóság egy-egy tagja. Hasonlóképpen, a testületeknek rendszeresen értékelniük kell az állandó bizottságok munkáját, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a bizottságnak még mindig van célja és hatékonyan működik.

A hatékony működéshez a bizottságoknak szükségük van a következőkre:

• egyértelmű szerep és cél
• feladatmeghatározás
• egy elnök
• megfelelő számú, a bizottság szerepének megfelelő számú tag
• egy mechanizmus a testületnek való beszámolásra
• egy mód a munkájuk értékelésére

Ontario új nem-

Ontario új nem-for-Profit Corporations Act

Ontario tartomány új jogszabályt dolgoz ki, a Not-for-Profit Corporations Act (vagy ONCA) nevű törvényt. Ez a jogszabály még nem lépett hatályba, de hatással lesz számos ontariói nonprofit szervezet alapszabályára és tagsági struktúrájára.

Itt van két kiváló információforrás az ONCA-ról:

• A Kormányzati és Fogyasztói Szolgáltatások Minisztériuma: sse.gov.on.ca/mcs/en/Pages/onca1.aspx

• Community Legal Education Ontario: http://nonprofitlaw.cleo.on.ca/

Bylaws

Minden szervezetnek rendelkeznie kell saját alapszabállyal. Egy nem bejegyzett szervezet az irányító dokumentumaira alapszabály helyett inkább alkotmányként hivatkozhat. Az alapszabály áttekintést nyújt a szervezet céljáról, küldetéséről és célkitűzéseiről. Gyakran ez adja a keretét a szabadalmi okiratnak, amelyre akkor van szükség, amikor a szervezet bejegyzési státuszért folyamodik.

A bejegyzett szervezetnek rendelkeznie kell olyan alapszabállyal, amely megfelel a bejegyzési jogszabályok követelményeinek. Az alapszabályok szó szerint azok a jogszabályok, amelyek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy hatékonyan és eredményesen végezzék tevékenységüket. Azok az igazgatótanácsok, amelyek nem vizsgálják felül az alapszabályukat, néha azon kaphatják magukat, hogy azok ellen dolgoznak, és ezáltal veszélybe sodorják a szervezetet. Az alapszabályt csak az igazgatótanács módosíthatja, a változtatásokat pedig az általános tagságnak kell jóváhagynia (bárhogyan is határozzák meg ezt).

Az alapszabályok kidolgozásához gyakran nehéz mintákat és sablonokat találni, mivel azok minden egyes szervezet esetében egyediek. A sablonok jó forrásai más hasonlóan gondolkodó nonprofit szervezetektől származnak. Az írástudó szervezetek például más írástudó szervezetektől kereshetnek példákat.

A szabályzat szabványos kerete azonban meglehetősen általános, és tartalmaznia kell:

• A szervezet célja
• A tagság leírása
• A vezetőség összetételének és irányítási struktúrájának leírása
• A székhely helye
• A vezetőség tagjainak hivatali ideje
• A vezetőségi ülések száma, beleértve az éves közgyűléseket
• különleges ülések és zárt ülések
• Az állandó bizottságok száma és rövid leírása, valamint a bizottsági elnök kinevezésének folyamata
• Megnevezés, az ügyvezető igazgatók megnevezése és felelősségi köre (ha van ilyen)
• A választási és szavazási eljárás
• A határozatképességgel kapcsolatos részletek
• A megüresedett igazgatósági helyek betöltése
• Az igazgatók visszahívása
• Vezetői pozíciók
• Az alapszabályzat módosítása
• Az előírt jelentések és jogi bejelentések
• A közhasznú státusz
• A pénzügyi évre vonatkozó részletek
• Bankszámlák, pénzügyi kötelezettségek, támogatók
• Erdekütközés
• Kártalanítás
• A szervezet feloszlatása, valamint a pénzeszközök és a befektetett eszközök kifizetése

A Muttart Alapítványnak van egy kiváló munkafüzete az alapszabályzat elkészítéséhez és felülvizsgálatához: https://www.muttart.org/wp-content/uploads/2015/11/Drafting-and-Revising-Bylaws-2009.pdf

Politikák és eljárások

A politikák és eljárások lényegében arra vonatkozó utasítások, hogy egy szervezet, valamint annak igazgatótanácsa és személyzete hogyan tartja be az irányítási struktúrát, az irányító dokumentumokat és a szabályzatokat. A szabályzat megmondja egy szervezetnek, hogy mit kell tennie, az eljárás pedig azt, hogy hogyan kell tennie. Minden irányelvhez kell egy eljárás, és ezek a dokumentumok együttesen irányítják az igazgatótanácsot és a személyzetet a döntéshozatalban és a bizonyos korlátok között történő munkavégzésben.

Az első lépés – és gyakran a nehéz munka – az irányelvek és eljárások kidolgozása. Szerencsére, ha egyszer kialakult egy sablon, könnyebb új irányelveket kidolgozni, amikor azok felmerülnek. A szervezet irányítási modellje határozza meg, hogyan alakul a politikák és eljárások kidolgozása, de gyakran a politikák kidolgozása az igazgatótanácsra, az eljárások kidolgozása pedig az ügyvezető igazgatóra hárul.

A vezetőség felelőssége a politikák kidolgozása, nyomon követése és módosítása, valamint annak biztosítása, hogy a döntések meghozatalára és a cselekvésekre a politikáknak megfelelően és a megfelelő eljárásokat követve kerüljön sor. Az irányelvek rendszeres felülvizsgálata és átdolgozása jó gyakorlat, és gyakran egy bizottság végzi az igazgatótanács általi megvitatás és jóváhagyás céljából.

A CLO és a Literacy Link South Central (LLSC) egy-egy átfogó kézikönyvet dolgozott ki a felnőttek írástudását oktató szervezetek irányelveiről és eljárásairól. Forrásaik nem csak az általános szervezeti kategóriákhoz tartozó irányelvek és eljárások sablonjait tartalmazzák, mint például a pénzügyi menedzsment, a humán erőforrás, az adminisztráció, a marketing és az önkéntesek menedzselése, hanem az írástudási szolgáltatások nyújtására specifikus sablonokat is, mint például az információ és utalás, a szolgáltatástervezés és az esetkezelés. A CLO szabályzatai a honlapunkon, az LLSC-é pedig itt érhető el.

Az Institute of Community Directors of Australia is létrehozott egy ingyenes online “szabályzatbankot”: www.communitydirectors.com.au/icda/policybank/

Incorporation and Charitable Status

A nonprofit szervezet a közösség javát szolgáló tevékenységeket végez, és olyan egyéni tagokkal rendelkezik, akiknek nem származik hasznuk a szervezet munkájából. Néhány vezetőséget összezavarhat a “nonprofit” kifejezés, azt gondolva, hogy ez azt jelenti, hogy a szervezet nem kereshet pénzt, és nem rendelkezhet többlettel vagy tartalékkal a pénzügyi év végén. Mindaddig, amíg a többletet vagy tartalékot a szervezet programjainak és szolgáltatásainak megvalósítására használják fel, és nem a tagok vagy a személyzet személyes nyereségére, elfogadható (és tulajdonképpen javasolt), hogy egy nonprofit szervezet “nyereséggel” rendelkezzen. (Forrás: B: A nonprofit szervezetek igazgatóinak feladatai és felelősségei. Canadian Society of Association Executives)

Egy nonprofit szervezetnek nem kötelező bejegyeztetnie magát, vagy kérvényeznie, hogy bejegyzett jótékonysági szervezet legyen. Ezek különálló és különálló folyamatok, amelyek bizonyos előnyöket és felelősségeket teremtenek az ezt választó szervezetek számára.

Társasági bejegyzés

A társasági bejegyzés egy olyan jogi személy létrehozásának folyamata, amely független, a tagokétól elkülönült és különálló létezéssel rendelkezik. A jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet igazgatótanácsában ülő tagok a szervezet “tulajdonosainak” tekintendők, és ezért felelősek a szervezet vagyonáért, pénzeszközeiért és tartozásaiért. (További információért lásd e modul Igazgatóságok és kockázatkezelés című részét).

Egy szervezetnek bejegyzettnek kell lennie ahhoz, hogy kormányzati támogatásban részesülhessen. Például a Képzési, Főiskolai és Egyetemi Minisztérium megköveteli, hogy az írástudás és alapkészségek finanszírozására pályázó ügynökségek bejegyzettek legyenek. Az Ontario Trillium Alapítvány és számos más finanszírozó is megköveteli, hogy a finanszírozásra pályázó szervezetek bejegyzettek legyenek. A legtöbb alapítvány azt is megköveteli, hogy a támogatást igénylő szervezetek bejegyzett jótékonysági szervezetek legyenek.

A bejegyzett szervezetnek rendszeres jelentéseket kell benyújtania, és meg kell felelnie bizonyos előírásoknak, különben a társasági státusz elvesztését kockáztatja. Mindenképpen ellenőrizze a tartományában vagy államában a bejegyzett és a jótékonysági szervezetekre vonatkozó speciális előírásokat.

A legtöbb kanadai szervezet a tartományi kormány megfelelő minisztériumán keresztül kérvényezheti a társasági státuszt. Egyes szervezeteknek – küldetésüktől függően – szövetségi bejegyzési kérelmet kell benyújtaniuk.

A Not-for-Profit Incorporator’s Handbook, amely ingyenesen beszerezhető a Ministry of the Attorney General-tól, végigvezeti Önt ezen a folyamaton.

Charitable Status

Az adományokról szóló, jövedelemadó szempontjából megfelelő nyugta kiállításához egy szervezetnek bejegyzett jótékonysági szervezetnek kell lennie. A legtöbb alapítvány megköveteli, hogy a támogatást igénylő szervezetek bejegyzett jótékonysági szervezetek legyenek.

A kanadai adóhatóság (Canada Revenue Agency, CRA) honlapján a “Charities” (Jótékonysági szervezetek) menüpont alatt találhatók a szövetségi szinten bejegyzett jótékonysági szervezetté válással kapcsolatos információk és űrlapok. A jótékonysági szervezeteknek ismét jelentési és megfelelési eljárásokra van szükségük, de sok szervezet látja előnyét annak, hogy jótékonysági adományokat fogadhat el. A jótékonysági szervezet jövedelemadó-bizonylatot adhat az adományozóknak, ami gyakran ösztönzőleg hat az adományozókra. Nem kötelező, hogy egy szervezetet bejegyezzenek, mielőtt jótékonysági szervezetté válna, de ez gyakran megkönnyíti a folyamatot.

A CRA honlapja olyan “célok” vagy tárgyak mintáit tartalmazza, amelyek alkalmasak arra, hogy a szervezetek az irányítási dokumentumaik részét képezzék, és amelyekre a bejegyzett jótékonysági szervezetté válás kérelmezésekor van szükség. Kattintson ide, ha többet szeretne megtudni a szövetségi jótékonysági szervezetté válásról.

Tevékenység

A Nathan Garber & Associates alábbi segédlapja segít azonosítani, hogy hol ért egyet és hol nem ért egyet az igazgatótanács és az ügyvezető igazgató hatáskörével kapcsolatban. Számos olyan tevékenységet sorol fel, amelyet egy sikeres szervezetben el kell végezni. Adjon hozzá minden olyan tevékenységet, amely az Ön szervezetére jellemző; majd használja az űrlapot a megbeszélések irányítására és az igazgatótanács és az ügyvezető igazgató kapcsolatával kapcsolatos elvárások tisztázására. Az eredmény lesz az alapja a saját szervezetére szabott irányítási struktúrának.

A vezetőségi ülésen:

1. Ossza ki a lapot az összes vezetőségi tagnak és az ED-nek.
2. Mindenkinek körülbelül 15 perc áll rendelkezésére, hogy megjelölje, melyik oszlopba tartozik a döntés vagy tevékenység.
3. Egy törzslapon gyűjtse össze a válaszokat, feltüntetve, hogy hány válasz került az egyes oszlopokba.
4. Tekintse át a válaszok megoszlását, és vegye figyelembe azokat a pontokat, amelyekben
   1. egyetértés van
   2. különböző vélemények vannak
   3. a testület konszenzusa eltér az ED válaszától

Tárgyalja meg a b és c kategóriába tartozó pontokat, amíg a testület, valamint a testület és az ED (ügyvezető igazgató) között megállapodásra nem jut.

További források

1. A demokratikus kormányzás hét pillére Mel Gilltől. Synergy Associates. Charity Channel, 2009. május.
2. Policy Governance.com: The Authoritative Website for the Carver Policy Governance® Model.
3. Governance Check-Up help sheet from Nathan Garber & Associates to help organisations to assess whether their current governance model is working well.
4. Grassroots Governance: Governance in the Nonprofit Sector by Certified General Accountants: cga-ontario.org/assets/file/publication_grassroots_governance.pdf
5. Colouring Outside the Box: One Size Does Not Fit All in Nonprofit Governance by the Management Assistance Program: https://www.propelnonprofits.org/wp-content/uploads/2017/10/Ten-Dimensions-that-Shape-Your-Board.pdf
6. A Management Assistance Program for Nonprofits létrehozott egy erőforrás-weboldalt, amely on-demand webináriumokat és forrásokat tartalmaz a kormányzás témájában.

.