Mi az a WBS-szótár?

A WBS-szótár az a hivatalos projektdokumentum, amely a munkamegosztási struktúra összes elemére vonatkozó kulcsfontosságú információk részletes leírását tartalmazza, és meg kell felelnie a 100%-os szabálynak. A 100%-os szabály megköveteli, hogy a WBS a projekt hatókörének 100%-át foglalja magában. Mivel azonban a WBS-elemek címei csak egy vagy két szóból állnak, lehetetlen pusztán a WBS használatával megerősíteni, hogy ez a szabály teljesül. A WBS-szótár az a projektdokumentum, amely az egyes Elemek munkáját úgy írja le, hogy a projektcsapat képes legyen a terjedelem 100%-át megtervezni és végrehajtani.

A WBS-szótárat számos hivatkozás a munkacsomagok leírásának eszközeként írja le. A munkacsomagokat a WBS minden egyes lábának legalsó Elemeként határozzák meg. Bár ez az állítás igaz, a WBS-szótár valójában a WBS minden elemét leírja. A WBS-szótár a munkamegosztási struktúrához hasonlóan hierarchikus formátumban készül. Először az 1. szintű Elemek leírását kell elkészíteni, hogy megértsük a határait és biztosítsuk az alacsonyabb szintű Elemekkel való összehangolást. Ez a legjobb módja a 100%-os szabály betartásának.

Hogyan hozzon létre egy WBS-szótárt

A Munkamegosztási struktúra jóváhagyása után létrehozható a WBS-szótár. A WBS-szótár létrehozását a projektmenedzser vezeti, és a projektcsapat azon tagjai dolgozzák ki, akik szakterületi szakértők (SME). A fejlesztési megközelítés az 1. szintű elemekkel kezdődik, majd az egyes lábak mentén halad lefelé, és a munkacsomagokkal fejeződik be. Ez a hierarchikus megközelítés biztosítja, hogy az egyes 1. szinten belüli munka összhangban maradjon és megfeleljen a 100%-os szabálynak.

A WBS-szótár létrehozásakor fontos, hogy az egyes elemek tartalma rövid legyen. A WBS-szótár elsődleges célja, hogy a projektcsapat tagjai világosan megértsék az összes Elemben és különösen a Munkacsomagokban végzett munkát. Ez nem a terjedelmi nyilatkozat, a munkaengedélyezési csomag, a szerződés vagy megállapodás stb. átírása. Ez az egyes Elemekkel kapcsolatos fontos témák tömör magyarázata. Jó módszer e formátum betartásának biztosítására, ha egy WBS-szótár sablont használ, miközben ezeket a lépéseket követi:

1. A projektcsapat összeállítása és a 100%-os szabály érvényesítése

   Hívja össze a projektcsapat KKV-it, és tekintse át a munkamegosztási struktúrát a 100%-os szabály érvényesítése érdekében. Győződjön meg arról, hogy mindenki megértette a WBS logikáját és feltételezéseit. A KKV-k visszajelzései alapján vizsgálja felül a WBS-t.

2. 1. szintű elemtartalom létrehozása

   A következő minimális témákat tartalmazó sablon segítségével hozza létre az egyes 1. szintű WBS-elemek tartalmát (lásd az 1. ábrát):

   1. WBS 1. szintű azonosító kód és cím – Azonosítsa az elemet, mint ellenőrzési számlát, ha van ilyen.
   2. leírás – Határozza meg az elem határait és keretezze a terjedelem tartalmát, hogy egyértelmű legyen, mi tartozik bele és mi nem.
   3. Primer Deliverable(s) – Az a termék, szolgáltatás vagy eredmény, amely akkor jön létre, amikor az adott WBS láb összes munkája befejeződik.
   4. Acceptance Criteria – Az ügyfél elvárásainak megfelelő funkcionális és fizikai követelmények.
   5. Summary Budget – A teljes WBS láb költségvetése, valamint a feltételezések.
   6. Milestones – Az Primary Deliverable(s) mérföldköve. Tartalmazzon továbbá minden feltételezést, korlátozást és ütemezésbeli kölcsönös függőséget más elsődleges teljesítményekkel a többi WBS 1. szintű elemben
   7. Főbb kockázatok – Tartalmazza a főbb veszélyeket és lehetőségeket a válaszstratégiákkal.
3. 1. szintű elemek megerősítése

   Visszatérjen a munkamegosztási struktúrához, és ellenőrizze, hogy az 1. szintű elemeket felül kell-e vizsgálni a WBS-szótárból újonnan létrehozott tartalom alapján. Erősítse meg, hogy az 1. szintű elemek a hatókör 100%-át lefedik.

4. A fennmaradó elemek tartalmának létrehozása

   Folytassa a hasonló tartalmak létrehozását ugyanazon sablon használatával a fennmaradó elemekhez, egészen a munkacsomagokig, de azok kivételével. Állítsa be a tartalmat úgy, hogy tükrözze az Elem megfelelő szintjét; pl, 2. szint, 3. szint stb.

5. Munkapakett-tartalom létrehozása

   A következő minimális témákat tartalmazó sablon használatával hozza létre a tartalmat minden egyes Munkapakett-elemhez:

   1. WBS 1. szint azonosító kódja és címe – Azonosítsa, mint ellenőrzési fiókot, ha van ilyen.
   2. Felelős szervezet/személy – Ez az egyetlen szervezet, csoport vagy személy, amely kizárólagos felelősséget kapott a Munkapakett teljesítésének biztosításáért.
   3. Description – A munkacsomag határainak meghatározása. Keretezze a hatókör tartalmát úgy, hogy egyértelmű legyen, mi tartozik bele és mi nem. Ha tervezési csomagról van szó, írja le az ismert és ismeretlen hatóköröket.
   4. Teljesítmények – Az a termék, szolgáltatás vagy eredmény, amely akkor jön létre, ha az adott munkacsomagban végzett összes munka befejeződött. Tartalmazzon minden kritikus közbenső eredményt.
   5. Átvételi kritériumok – Az ügyfél elvárásainak megfelelő funkcionális és fizikai követelmények. Tartalmazza az elfogadáshoz szükséges egyedi jóváhagyásokat.
   6. Budapest – A munkacsomag költségvetése, valamint minden kritikus erőforrásra vonatkozó információ és feltételezés.
   7. Mérföldkövek – Kezdeti dátum, végdátum, köztes mérföldkövek, kölcsönös függőségek, korlátozások és bármilyen feltételezés.
   8. Kockázatok – Tartalmazzon minden ismert veszélyt és lehetőséget a válaszstratégiákkal együtt.
6. 100%-os szabály érvényesítése

   Validálja, hogy a szótár megfelelően rögzíti a teljesítendő termék előállításához szükséges terjedelmet. Győződjön meg arról, hogy a WBS-szótár a hatókör 100%-át tükrözi.

1. ábra – WBS-szótár 1. szintű sablon

Hogyan használja a WBS-szótárt

A munkamegosztási struktúrához hasonlóan a WBS-szótár is fontos terjedelemtervezési eszköz. A munkaengedélyezési dokumentumok, ütemtervek, költségbecslések, valamint az alapvonalak nyomon követésének és ellenőrzésének alapjául is szolgál. Amint ebben a cikkben már többször említettük, meghatározza a munkát a munkamegosztási struktúrában. Tartalmazza a minimálisan szükséges információkat a projektkövetelmények megértéséhez és a teljesítendő eredmények összes átvételi kritériumának teljesítéséhez. A jóváhagyott hatókör-nyilatkozattal és a munkamegosztási struktúrával kombinálva a WBS-szótár a hatókör-alapvonal harmadik és utolsó összetevője. Az alapvonal a projekt teljesítményének mérésére használt projektdokumentum. A hatókör alapvonala az a hivatalos terv, amelyet összehasonlítanak a tényleges eredményekkel a hatókör végrehajtásának nyomon követése és ellenőrzése céljából.

A munkaengedélyezési dokumentumokat a munkacsomag információi alapján készítik el, és a munka végrehajtásához használják. A WBS-szótárban szereplő munkacsomag-információk biztosítják a munkaengedélyezési dokumentumok létrehozásához szükséges alapadatokat, hogy a teljesítmények megfeleljenek az átvételi kritériumoknak, és átadhatók legyenek az ügyfélnek. A projektcsapatnak a projekt végrehajtása során végig a WBS-szótárra kell hivatkoznia annak biztosítása érdekében, hogy a teljesítmények megfeleljenek a követelményeknek.

A WBS-szótár egyben az elsődleges input az ütemezési tevékenységek és költségbecslések létrehozásához és nyomon követéséhez. A munkacsomagok felbontása tevékenységeket hoz létre (lásd a 2. ábrát). Ezek a tevékenységek lesznek azok a tevékenységek, amelyek Gantt-diagram formátumú ütemtervet alkotnak (lásd a 3. ábrát). Miután a tevékenységek erőforrással lettek feltöltve, költségbecslések hozhatók létre a tevékenységek szintjén, majd a munkamegosztási struktúrán keresztül a teljes projektre vonatkozóan összesíthetők. Ez könnyen lehetővé teszi a projekt számára a költségek nyomon követését és ellenőrzését a WBS bármely eleménél; egy munkacsomagnál vagy egy ellenőrzési számlánál.

2. ábra – A munkacsomagok tevékenységekre bontása

3. ábra – Gantt-diagram létrehozása közvetlenül a munkacsomagok tevékenységeiből

Töltse le a MindView programot, és hozza létre saját munkabontási struktúráját.