A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint az Egyesült Államokban több mint négymillió titkár és adminisztratív asszisztens dolgozik. Bár a titkár és az adminisztratív asszisztens kifejezéseket gyakran felcserélhetően használják, egyes vállalatoknál néhány fontos különbség van a két pozíció között, beleértve a munkaköri feladatokat, a felelősségi szintet és a munkakör betöltéséhez szükséges képzettségi és képzési szintet.
A titkárnő fogalma
A titkár általában olyan személy, aki szigorúan irodai és támogató feladatokat lát el, például gépelést, diktálást, iktatást vagy fénymásolást. A titkárok emellett telefonokat vesznek fel és üzeneteket kézbesítenek, leveleket válogatnak és kézbesítenek, és egyes vállalatoknál recepciós feladatokat is ellátnak. A titkárok gyakran vezetnek jegyzőkönyveket is. A legtöbb esetben a titkárok nem felügyelik a személyzetet, és nem rendelkeznek hatáskörrel a feladatok delegálására.
Az adminisztratív asszisztens meghatározása
A titkárokkal ellentétben az adminisztratív asszisztensek feladatai általában túlmutatnak az irodai feladatokon. Az adminisztratív asszisztensek gyakran kezelik munkáltatójuk naptárát, utazási előkészületeket tesznek, dokumentumokat fogalmaznak meg, és esetleg együtt dolgoznak főnökükkel és más alkalmazottakkal a projekteken. Gyakran irányítják az irodai berendezések karbantartását, és együttműködnek a szállítókkal a kellékek beszerzésében, valamint az árak és szerződések megtárgyalásában. Egyes vállalatoknál az adminisztratív asszisztensek más irodai dolgozókat is felügyelhetnek.
Elképzettségi követelmények
Míg középiskolai végzettséggel is el lehet helyezkedni egy belépő szintű titkársági pozícióban, a magasabb szintű adminisztratív pozíciókhoz, például a vezetői titkársághoz vagy a vezetői asszisztensekhez egyre fontosabb, hogy a jelöltek főiskolai diplomával vagy jelentős munkatapasztalattal rendelkezzenek, mivel sok adminisztratív asszisztens magas szintű projekteken dolgozik együtt a vezetőkkel. Ahhoz, hogy jogi vagy egészségügyi titkárként dolgozhasson, általában speciális programot kell elvégeznie, hogy megtanulja az adott területhez kapcsolódó terminológiát és eljárásokat.
Készségkövetelmények
A titkárságvezetők és az adminisztratív asszisztensek számára egyaránt követelmény a kiváló számítógépes, irodatechnikai és gépírási készség. Fontos továbbá, hogy jó kommunikációs és interperszonális készségekkel rendelkezzenek, mivel mindkét pozícióban általában a nyilvánossággal és a munkatársakkal való kapcsolattartásra van szükség. A szervezőképesség is fontos a titkárok és az adminisztratív asszisztensek számára, mivel munkájuk gyakran mások szervezettségének fenntartására összpontosul. A Munkaügyi Statisztikai Hivatal szerint, ahogy a vezetők és más szakemberek több olyan feladatot vesznek át, amelyeket hagyományosan a titkárok végeztek, például szövegszerkesztést, a szigorúan irodai dolgozók iránti kereslet csökkenni fog, míg az adminisztratív asszisztensi szerepek bővülni fognak.
Fizetés
Az adminisztratív asszisztensek általában többet keresnek, mint a titkárok. A Bureau of Labor Statistics (Munkaügyi Statisztikai Hivatal) szerint a titkárok átlagfizetése 29 050 dollár évente, 2008-ban. A jogi, orvosi és vezető beosztású titkárok többet keresnek, egyes vezető beosztású titkárok több mint 50 000 dollárt keresnek évente. Az adminisztratív asszisztensek átlagosan 40 030 dollárt keresnek évente, néhány vezetői asszisztens pedig több mint 60 000 dollárt. A tényleges fizetést a földrajzi elhelyezkedés, az iskolai végzettség, a tapasztalat és az iparág határozza meg.