Elvezetés az érdekeltek nyilvántartásához
Az érdekeltek bármely olyan személy vagy szervezet, amely negatív vagy pozitív módon befolyásolhatja a projekt sikerét. Az Érdekelt felek nyilvántartása egy olyan dokumentum, amely a projekt külső és belső érintettjeinek listáját tartalmazza. A nyilvántartás jellemzően a következő kérdésekkel foglalkozik:
- Melyek az érdekelt felek nevei, elérhetőségei, megnevezése, cégneve?
- Melyek az érdekelt felek elvárásai, érdekei, hatása és követelményei?
- Mely érdekelt felek kritikusak a projekt egésze szempontjából, és melyek aktívabbak bizonyos projektfázisokban?
- Milyen gyakran igénylik az érdekeltek a kommunikációt, és mi a preferált kommunikációs módszer?
- Milyen típusú kommunikációra van szükség?
- Létezik-e jelentési kapcsolat az érdekeltek között?
Ez néhány olyan kérdés, amellyel az érdekeltek nyilvántartása foglalkozik. Ezt a listát a projekt kommunikációs követelményeinek megfelelően testre szabhatja. Az ezekre a kérdésekre adott válaszok megszerzésének aktusát nevezzük érdekcsoport-elemzésnek. Az érdekeltek elemzése során jellemzően összeállít egy listát a projekt összes érdekeltjéről, majd meghatározza elvárásaikat, hatásukat és befolyásukat a projektre. Az érdekeltek elemzése során hasznos a Hatalom/érdekeltség rács és a Befolyás/hatás rács. Megjegyzés: Az érdekelt fél lehet egy entitás is, például egy szervezet. Mielőtt részletesebben ismertetnénk ezt a formanyomtatványt, érdemes letölteni az alábbi linkről: Template for Basic Stakeholder Register.
Regiszter sablon
Az érdekeltek nyilvántartása csak annyira jó, amennyire a kérdésekre sikerül választ adnia. Ezért meglehetősen fontos, hogy az érdekeltek nyilvántartásának elkészítése előtt először a kérdéseket fejben tartsa. A trükk az, hogy elegendő információt tartalmazzon ahhoz, hogy hasznos legyen, és ne túl sokat, ami terjedelmessé teszi. Az érdekeltek nyilvántartása egy olyan dokumentum, amelyet megosztanak a projekt érdekelt feleivel. Ezért soha nem tartalmazhat olyan információkat, amelyek károsak vagy negatívan értelmezhetők. Íme egy mintasablon:
Image Credit: Rupen Sharma Mint látható, az érdekeltek nyilvántartásának sablonja olyan oszlopokkal rendelkezik, amelyek konkrét kérdésekkel foglalkoznak. A projektje számára megfelelőnek ítélt oszlopokat hozzáadhat és eltávolíthat. Vigyázzon, hogy ne legyen belőle terjedelmes dokumentum.
Regiszter példa
Most nézzük, hogyan töltődik fel a Regiszter. Az érdekelt felek elemzésének elvégzése után választ kapna a fent felsorolt kérdésekre. Ezek a válaszok ezután bekerülnek az érdekeltek nyilvántartásába. Egy példa az érdekeltek nyilvántartására az alábbiakban látható.
Image Credit: Rupen Sharma Amint a fent megjelenített képen látható, két külső és egy belső érdekelt van. A külső érdekeltek heti rendszerességű kommunikációt igényelnek videokonferencián keresztül. Ennek oka valószínűleg az, hogy a fejlesztőcsapat nem ugyanazon a földrajzi helyen található, mint az érdekelt fél. Egy érdekelt fél sokféleképpen befolyásolhatja a projektet, általában négy kategória létezik: Pozitív befolyásoló, negatív befolyásoló, támogató és útakadály. Ebben a példában Mandy Ali támogató. Ez valószínűleg azért van, mert a projekt egy nagyobb kezdeményezés része, amelyért ő a felelős. Az érdekeltek nyilvántartásának értéke az érdekeltek elemzésétől függ. Ügyeljen arra, hogy erre időt szánjon, és használjon megfelelő eszközöket, például a Salience Model for Stakeholder Managementet. Ha további mintaformanyomtatványokat és letölthető sablonokat keres, tekintse meg a Bright Hub erőforrás-útmutatóját: Több mint 50 ingyenes projektmenedzsment sablon és mintaűrlap.