Mivel manapság annyi lehetőség van az információk elferdítésére és torzítására, egy prezentációnak többet kell nyújtania, mint egyszerűen csak nagyszerű ötleteket megosztani – ezeket az ötleteket hiteles adatokkal kell alátámasztania. Ez akkor is igaz, ha egy vezető új üzleti ügyfeleket próbál megszólítani, ha egy eladó árulja a szolgáltatásait, vagy ha egy vezérigazgató érvel a változás mellett.
“Az adatvezérelt prezentáció kidolgozásának és megtartásának ismerete ma már sok szakember számára létfontosságú készség, mivel gyakran kell olyan történeteket mesélnünk a kollégáinknak, amelyek sokkal meggyőzőbbek, ha számokkal támasztják alá őket” – mondja Alexandra Samuel kutató és tanácsadó.
Nem probléma, mondhatja. Egy oszlopdiagram ide, egy kördiagram oda, és már mehet is a verseny, igaz?
Nem olyan gyorsan. Mert bár a jó prezentációhoz tartoznak adatok, az adatok önmagukban nem garantálják a jó prezentációt. Nem az adatok puszta jelenléte az, ami erőt ad az előadónak. Hanem az, hogy az adatokat hogyan mutatja be.
A PowerPoint, a Prezi, a Canva, a Visme, a Haiku Deck és más értelmetlen nevű technológiai platformok korában egyszerűnek tűnhet az adatok bemutatása. De tegye fel a kezét, ha valaha is összezavarodott már egy diagram láttán egy konferencián, vagy hallotta már, hogy egy előadó azt mondja: “Valószínűleg nem látja jól ezt a diagramot, de amit mutat, az…”? Mi lehet nagyobb diagramhiba annál, mint hogy maga a diagram használhatatlanná válik?
Az, ahogyan az adatokat bemutatja, megduplázhatja – vagy megtizedelheti – azok hatását, ezért vegye figyelembe ezt a hét módszert, amellyel biztosíthatja, hogy az adatai tegyék a dolgukat.
- 1) Győződjön meg róla, hogy az adatai jól láthatók
- 2) Koncentráljon leginkább azokra a pontokra, amelyeket az adatai illusztrálnak
- 3) Osszon meg egy – és csak egy – fő pontot minden táblázatból
- 4) Jelöld meg egyértelműen a diagram összetevőit
- 5) Emelje ki vizuálisan az “Aha!” zónákat
- 6) Írjon olyan diacímet, amely megerősíti az adatok lényegét
- 7) A közönségnek, ne az adatoknak adjon elő
1) Győződjön meg róla, hogy az adatai jól láthatók
Ez talán nyilvánvalónak hangzik, de néha túl közel van az előadásához – szó szerint. Ami a laptopodon olvasható, az a képernyőre vetítve már sokkal kevésbé lehet az. A közönséged nem fogja megtanulni azt, amit nem lát. Hogy elkerülje a nehezen látható számok és címkék béna fordításának bukását, próbálja meg a prezentációját olyan távol ülő kollégákkal, mint amilyen távol a tényleges közönség ülne. Kérdezze meg tőlük: “Jól látják ezt a táblázatot?”. Ha a válasz nem határozott “igen”, tervezze át, hogy könnyebb legyen a szemnek.
2) Koncentráljon leginkább azokra a pontokra, amelyeket az adatai illusztrálnak
Képregényes nyelven szólva, Ön Wonder Woman, az adatok pedig a varázslatos lasszó – egy eszköz, amely erősíti a hatását, de nincs értéke, amíg nem alkalmazza célzottan. Ne hagyd a közönségedre az adatok dekódolásának terhét. Az Ön feladata, hogy elmagyarázza, hogyan támasztják alá az adatok a főbb pontjait.
“Az adatfóliák valójában nem az adatokról szólnak. Hanem az adatok jelentéséről” – magyarázza Nancy Duarte prezentációtervezési szakértő. “Rajtad múlik, hogy ezt a jelentést világossá tedd, mielőtt elkattintod. Ellenkező esetben a közönség nem fogja feldolgozni – nemhogy megvenni – az érveidet.”
Amikor összekapcsolja az adatokat az általuk alátámasztott lényeges pontokkal, az átmenetnek egyértelműnek kell lennie, és így kell hangzania:
“Ez az adat azt mutatja…”
“Ez a diagram azt illusztrálja…”
“Ezek a számok azt bizonyítják…”
Ezek az átmenetek ugyanolyan fontosak lehetnek, mint maguk a következtetések, mivel a közönség figyelmét a következtetésekre irányítja.
3) Osszon meg egy – és csak egy – fő pontot minden táblázatból
A leggyorsabb módja annak, hogy összezavarja a hallgatóságát, ha túl sok részletet oszt meg egyszerre. Csak olyan adatpontokat osszon meg, amelyek jelentősen alátámasztják az álláspontját – és ideális esetben grafikononként csak egy pontot. Hogy kordában tartsa a grafikonjait, kérdezze meg magától: “Mi a legfontosabb tanulság, amit a közönségemnek ebből az adatból ki kell szűrnie?”. Ez az egyetlen tanulság, amit közvetítenie kell. Ha több jelentős pontra szeretne rámutatni, fontolja meg, hogy mindegyiket új vizualizációval demonstrálja.
Sok előadó elköveti azt a hibát, hogy azt hiszi, alkotmányos kötelessége minden egyes pontot, ötletet és adatpontot megosztani a dián. De ha egy olyan sarkalatos trendet oszt meg, amely 2014 és 2017 között drámaian megnőtt, akkor lehet, hogy értelmetlen, hogy mi történt 2013-ban. Ha a válaszadók 77%-a egy terméket, 21%-a pedig egy másikat preferál, az is lehet, hogy az, amit a maradék 2% preferál, túl jelentéktelen ahhoz, hogy indokolt legyen megemlíteni.”
Az adatprezentációs guru Scott Berinato szerint: “Az impulzus az, hogy mindent, amit tudsz, a szorgalmas ábrák azt a gondolatot kommunikálják, hogy éppen az voltál – szorgalmas, mint:
4) Jelöld meg egyértelműen a diagram összetevőit
Míg te hetek vagy hónapok óta dolgozol ugyanazzal a diagrammal, a hallgatóságod csupán másodpercekig van vele kapcsolatban. Adja meg nekik a legjobb esélyt arra, hogy megértsék az adatait, ha egyszerű, világos és teljes nyelvezetet használ az X- és Y-tengelyek, a tortadarabok, a sávok és más diagramelemek azonosítására. Igyekezzen elkerülni a nem egyértelmű rövidítéseket, és ne feltételezze, hogy az egyik dián megjelölt elemek a következő diákon is emlékezni fognak.
A közönségének egyes tagjai vizuális tanulók (mint én!), akik sokkal jobban feldolgozzák azt, amit látnak, mint amit hallanak, ezért a diagram vizuális intuitivitása és egyértelműsége kulcsfontosságú.
5) Emelje ki vizuálisan az “Aha!” zónákat
Minden értékes diagramnak vagy kördiagramnak van egy “Aha!” zónája – egy olyan szám vagy adattartomány, amely valami döntő fontosságú dolgot tár fel az Ön álláspontja szempontjából.
Az okos előadók szóban elmagyarázzák az “Aha!” zóna jelentőségét, megosztva a tanulságot, trendet vagy történetet, amelyet az adatok elmondanak.
A jobb előadók hangosan elmagyarázzák, de a diára is felírják, mint egy felsorolás.
A legjobb előadók azonban a fentieket mind megteszik ÉS vizuálisan kiemelik magát az “Aha!” zónát egy körrel vagy árnyékolással, hogy elérjék a közönségükben lévő differenciált (auditív, verbális, vizuális) tanulókat, valamint hogy háromszorosan megerősítsék a legfontosabb adatok tanulságát.
6) Írjon olyan diacímet, amely megerősíti az adatok lényegét
Még ha az adatokat hatékonyan mutatják be egy dián, a legértékesebb ingatlan az oldal címe, mert ez az első elem, amelyet a közönség észrevesz és feldolgoz. Az előadók azonban túl gyakran használnak olyan általános szavakat és kifejezéseket, mint a “Statisztikák” és a “Számok alapján”, amelyek nem szolgálnak funkcionális célt.
Még ha a címek konkrétak is, mint az “Ezerévesek preferenciái” vagy a “Kampánytudatosság”, akkor is fel lehet őket dobni olyan pont-specifikusabb címekkel, mint az “Ezerévesek a mobilt preferálják” vagy a “Növekszik a kampánytudatosság”.”
7) A közönségnek, ne az adatoknak adjon elő
Nagyon sok előadó úgy nézi a diáit, miközben adatokat oszt meg, mintha a PowerPoint lenne a közönsége. De csak a közönséged a közönséged, és mint embertársaid, akkor fogadják el legjobban a mondanivalódat, ha a szemükbe nézel. Ez nem azt jelenti, hogy soha ne nézzen az adataira – csak ne beszélgessen vele. Pillantson rá a diáira hivatkozásként, de a kritikus pontokat közvetlenül a közönségének mondja el.
Ha világosan és lényegre törően mutatja be az adatokat, az adatok növelhetik a pontok hitelességét és megbízhatóságát. Ha rosszul mutatja be az adatokat, nemcsak ezt a lehetőséget pazarolja el, hanem előadóként az Ön hírnevét is ronthatja. Akárcsak Wonder Woman lasszója, ez is egy erőteljes eszköz a lenyűgöző igazságok előhívására – bánjon vele bölcsen.