Minden termelékenységi rendszer egyik kulcsa az, hogy valóban be kell tenni a dolgokat a rendszerbe. Ki gondolta volna?
Amilyen nyilvánvalónak is tűnik, sokunknak gondot okoz, hogy időt szánjunk arra, hogy gondolatainkat beírjuk a feladatkezelőnkbe, a teendők listájába vagy a szervezeti rendszerünkbe.
Ez számos okból történhet – nincs papír a közelben, nincs egyszerű módja az ötleteink rögzítésének -, de a termelékenységünknek is árthat, ha nem írunk be mindent a rendszerünkbe, hogy megfelelően tudjunk vele foglalkozni.
Ami papírra kellene, hogy kerüljön, az az agyunkban él, aztán tovább halad, hogy elfelejtsük és magára hagyjuk. Ez egy biztos út ahhoz, hogy bajba kerüljünk – vagy legalábbis elfelejtsük a szivárgó csapokat.
Ezekre a problémákra azonban van egy egyszerű, gyors megoldás – ezt hívják gondolatdömpingnek.
A gondolatdömping egyszerűen egy módja annak, hogy mindent kivegyünk a fejünkből és papírra vigyünk. Az agyunk nem arra van kitalálva, hogy örökké emlékezzen dolgokra, de a papír igen; egy üres agyban képesek vagyunk vagy új dolgokra koncentrálni, vagy az aktuális feladattal foglalkozni, ahelyett, hogy folyamatosan a múltbeli dolgokon rágódnánk, ami értékes sávszélességet vesz el.
A gondolatdömping végrehajtása egyszerű: vegyél elő egy tollat és egy papírt, vagy indíts el egy új dokumentumot a számítógépeden. Ezután írj le mindent, ami eszedbe jut. Nincs harmadik lépés.
Minden és minden szabad játék: amit tenned kell, amire gondolsz, reményeid, álmaid, céljaid és bármi más, ami eszedbe jut. Állítson be egy időkorlátot – mondjuk 20 percet -, és mindennek, ami az agyába jut, azonnal ki kell lépnie az agyából, és a papírra kell kerülnie.
Amint végzett, elkezdhet cselekedni a leírtakkal. Mivel kapcsolatban kell lépéseket tenned? Mivel kell foglalkoznod, mit kell nyomon követned vagy iktatnod valahol?
Azt, amivel nem kell tovább foglalkoznod? Csak szabadulj meg tőlük. Győződj meg róla, hogy soha többé nem kell rájuk gondolnod, és végezz velük.
Nincs meghatározott módszer a lehető legjobb agydömpingre. A lényeg az, hogy újraindítsd az agyadat, frissítsd a termelékenységi rendszeredet, és papírra veted mindazt, ami eddig az értékes (és korlátozott) helyet foglalta el az agyadban.
Sok ember használ “triggereket”, hogy megkönnyítse az elmedömpinget – egy sor kulcsszót vagy mondatot, amelyek az életed egy bizonyos aspektusára irányítják a figyelmedet, hogy az ezzel kapcsolatos dolgokra koncentrálhass. A 43 Folders hosszú listát tartalmaz ezekről a kiváltó okokról, a “Telefonhívások”-tól kezdve a “Bútorok”-on át az “Esküvők”-ig.”
Néhány ember, különösen a GTD követői, a Heti áttekintés előtt végeznek gondolatdömpinget, hogy kitalálják, mit tartogat az előttük álló hét. Mások, mint például én is, hetente egyszer – amikor csak van 20 szabad percem. Javaslom, hogy legalább hetente egyszer végezzük el – máskülönben hajlamos hosszúra és fárasztóra nyúlni.
A gondolatdömpinget bárhol el lehet végezni – ez egy másik nagyszerű dolog benne. Nyiss meg egy jegyzetet a mobiltelefonodon, vagy írj egy újság hátuljára; bárhol is vagy, ha van egy szabad pillanatod, tisztítsd ki a fejed.
Meg fogsz lepődni, mennyi minden kerül ki az agyadból és a szervezeti rendszeredbe, ha időt és teret szentelsz a kiürítésre.
Hogyan és mikor veszed ki a dolgokat a fejedből és teszed be a rendszeredbe?
Fotó: Tyla ’75