Potrivit Biroului de Statistică a Muncii, există peste patru milioane de secretare și asistenți administrativi în Statele Unite. În timp ce termenii secretară și asistent administrativ sunt adesea folosiți în mod interschimbabil, în unele companii există câteva distincții importante între cele două poziții, inclusiv sarcinile de serviciu, nivelul de responsabilitate și nivelul de educație și pregătire necesar pentru a îndeplini postul.
Definiția secretarului
În general, o secretară este o persoană care îndeplinește strict sarcini de birou și de sprijin, cum ar fi dactilografierea, dictarea, arhivarea sau fotocopierea. De asemenea, secretarele răspund la telefon și transmit mesaje, sortează și distribuie corespondența și, în unele companii, se ocupă de sarcini de recepție. Adesea, secretarele întocmesc și procesele-verbale ale ședințelor. În cele mai multe cazuri, secretarele nu supraveghează personalul și nici nu au puterea de a delega sarcini.
Definiția asistentului administrativ
Asistenții administrativi, spre deosebire de secretare, au, în general, sarcini care se extind dincolo de funcțiile de birou. Adesea, asistenții administrativi se ocupă de calendarele angajatorilor lor, fac aranjamentele de călătorie, redactează documente și, eventual, lucrează cu șeful lor și cu alți angajați la proiecte. Adesea, aceștia gestionează întreținerea echipamentelor de birou și colaborează cu furnizorii pentru a achiziționa consumabile și pentru a negocia prețurile și contractele. La unele companii, asistenții administrativi pot, de asemenea, să supervizeze alți funcționari.
Rechizite de studii
În timp ce este posibil să obțineți un post de secretariat la nivel de începător cu o educație de liceu, pentru posturile administrative mai avansate, cum ar fi secretari executivi sau asistenți executivi, devine din ce în ce mai important pentru candidați să aibă o diplomă de colegiu sau o experiență de lucru semnificativă, deoarece mulți asistenți administrativi lucrează îndeaproape cu directorii pe proiecte de nivel înalt. Pentru a lucra ca secretară juridică sau medicală, trebuie, în general, să absolviți un program specializat pentru a învăța terminologia și procedurile asociate domeniului.
Recomandări de competențe
Cunoștințele excelente de utilizare a calculatorului, a echipamentelor de birou și de dactilografiere sunt o cerință atât pentru secretare, cât și pentru asistenții administrativi. De asemenea, este important să aveți bune abilități de comunicare și relaționare, deoarece ambele posturi necesită, în general, interacțiunea cu publicul și cu colegii de muncă. Organizarea este, de asemenea, importantă pentru secretare și asistenți administrativi, deoarece munca lor se concentrează adesea pe menținerea organizării celorlalți. Potrivit Biroului de Statistică a Muncii, pe măsură ce managerii și alți profesioniști își asumă mai multe sarcini de care se ocupau în mod tradițional secretarele, cum ar fi procesarea textelor, cererea de lucrători strict de birou va scădea, în timp ce rolurile de asistent administrativ se vor extinde.
Pagare
În general, asistenții administrativi câștigă mai mult decât secretarele. Potrivit Biroului de Statistică a Muncii, salariul mediu pentru o secretară este de 29.050 de dolari pe an, începând cu 2008. Secretarele juridice, medicale și executive câștigă mai mult, unele secretare executive câștigând mai mult de 50.000 de dolari pe an. Asistenții administrativi câștigă în medie 40.030 de dolari pe an, iar unii asistenți executivi câștigă mai mult de 60.000 de dolari pe an. Salariul real este determinat de locația geografică, educație, experiență și industrie.
.