20 skutecznych strategii komunikacyjnych w miejscu pracy

Od drobnych sprzeczek o dodatek urlopowy po poważne obawy związane z satysfakcją pracowników – istnieje bardzo niewiele problemów w miejscu pracy, których nie można rozwiązać za pomocą starej, dobrej komunikacji. Kiedy jednak dojdzie do trudnej rozmowy, warto mieć w zanadrzu kilka strategii, które pozwolą Ci wyciągnąć z niej jak najwięcej korzyści.

Co to jest skuteczna komunikacja?

Zanim przejdziemy do sedna sprawy, ważne jest, aby zrozumieć, co odróżnia dobrą komunikację od złej komunikacji. Może się to wydawać oczywistym rozróżnieniem (rozmowa z zespołem = dobra, krzyczenie im w twarz = zła), ale w rzeczywistości jest to nieco bardziej subtelne niż to.

Po pierwsze, wiele z tego, co mówimy, tak naprawdę nie wychodzi z naszych ust. Według psychologa Alberta Mehrabiana, tylko 7% znaczenia pochodzi z rzeczywistych słów, które wypowiadamy. Pozostałe 55% pochodzi z naszego języka ciała, a 38% to nasz ton głosu.

Te procenty technicznie odnoszą się tylko do komunikacji twarzą w twarz. Mehrabian wymyślił tę teorię w 1967 roku, na długo przed wynalezieniem poczty elektronicznej lub komunikatorów internetowych. Strategie komunikacji online mają tendencję do bycia nieco innymi – dotkniemy tego później.

Dlaczego skuteczna komunikacja jest ważna?

W kategoriach słownikowych, skuteczna komunikacja jest „komunikacją pomiędzy dwoma lub więcej osobami, w której zamierzona wiadomość jest pomyślnie dostarczona, odebrana i zrozumiana”. Mówiąc prościej, oznacza to, że zarówno mówca, jak i słuchacz otrzymują tę samą wiadomość z rozmowy – nie ma skrzyżowanych przewodów lub nieporozumień.

Oznacza to również, że osoba mówiąca czuje się wysłuchana i zrozumiana. Jeśli słuchacz powie „tak, absolutnie, całkowicie rozumiem, wezmę to pod uwagę”, a potem nic z tym nie zrobi, to nie jest to skuteczna komunikacja.

W sensie biznesowym skuteczna komunikacja nabiera dodatkowego znaczenia, dzięki czemu wspólne informacje przyczyniają się do sukcesu komercyjnego organizacji. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli na tej samej stronie, aby przyczynić się do osiągnięcia wspólnego celu, a skuteczna komunikacja jest niezbędna w osiągnięciu tego celu.

Dlaczego potrzebujesz silnej strategii komunikacyjnej?

Po prostu, dobra komunikacja może uczynić lub złamać firmę.

Jeśli jako menedżer nie jesteś w stanie skutecznie komunikować się ze swoim zespołem, skutecznie zredukowałeś swoje zdolności przywódcze niemal do zera.

Komunikacja jest niezbędna w sensie autorytatywnym, przy wydawaniu poleceń, dowodzeniu projektami lub rozmowach z klientami. Jest jednak równie ważna w sensie współpracy, jeśli chodzi o słuchanie zespołu i współpracę z nim w celu rozwiązania wszelkich problemów, jakie może mieć.

Bez dalszych ceregieli, oto wszystkie strategie komunikacyjne, jakich kiedykolwiek będziesz potrzebować. Podzieliliśmy je na strategie ogólne, z konkretnymi dla komunikacji twarzą w twarz i online.

20 skutecznych strategii komunikacyjnych, które przekształcą Twoją firmę

Słuchanie

Tak, to prawda, najważniejsze strategie komunikacyjne nie obejmują mówienia. Brzmi to trochę sprzecznie z intuicją, ale tak naprawdę nie ma mowy, abyś mógł prowadzić z kimś produktywną rozmowę, jeśli tak naprawdę nie wysłuchałeś jego lub jej obaw i nie wziąłeś ich pod uwagę.

Wchodzenie z całą bronią w ogień, bez zwracania uwagi na to, co druga osoba ma do powiedzenia, sprawi, że będziesz wydawał się byczy i nieuważny. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo czasu, aby dana osoba mogła opowiedzieć o swoich problemach – i nie przerywaj jej w połowie drogi.

Tworzenie atmosfery sprzyjającej otwartości

Podobnie jak w przypadku słuchania, skuteczna komunikacja opiera się na tworzeniu przestrzeni sprzyjającej otwartości. Pracownicy nie będą chcieli wyrażać swoich obaw, jeśli czują, że zostaną one po prostu zamiecione pod dywan i nie zostaną rozpatrzone.

Postaraj się stworzyć zrelaksowane i przystępne środowisko do rozmowy, ponieważ jeśli wydajesz się spieszny lub spięty, nie sprawisz, że druga osoba poczuje się swobodnie.

Szkolenie

Wiążą się z tym dwa aspekty. Po pierwsze, Twoje szkolenie dla nowych pracowników powinno być komunikatywne w odniesieniu do ich roli i szczegółów dotyczących firmy. Obejmuje to historię, klientów i wszelkie wewnętrzne polityki dotyczące takich spraw jak urlopy i godziny pracy. Jeśli okaże się, że wiele z Twoich nowych pracowników przychodzą do Ciebie co pół godziny, zadając te same pytania, to znak, że szkolenie nie jest do zera.

Po drugie, choć, skuteczne metody komunikacji powinny być również częścią szkolenia, które dajesz swoim pracownikom. Jak wszystko inne w biznesie, jest to umiejętność, której trzeba się nauczyć, a metody komunikacji będą się różnić w zależności od firmy. Twoim obowiązkiem jest zaszczepienie najlepszych praktyk w swoim zespole.

Czytaj dalej: Proste strategie uczenia się i rozwoju, które pozwolą Twoim pracownikom odnieść sukces

Twój ton, jeśli chodzi o język, którego używasz, jasność i sposób mówienia, są istotnymi aspektami dobrej komunikacji.

Oto 6 punktów za i przeciw skutecznej komunikacji:

5. Używaj jasnego i prostego słownictwa, aby mieć pewność, że osiągniesz swój cel. Jeśli Twój język jest dwuznaczny lub zbyt skomplikowany, ryzykujesz, że zostaniesz źle zrozumiany i będziesz musiał tłumaczyć się wiele razy.

6. NIE BĄDŹ zbyt żartobliwy – jesteś w profesjonalnym środowisku i Twój ton powinien temu odpowiadać

7. NIE UŻYWAJ slangu, przekleństw lub języka, który może być obraźliwy. Ryzykujesz, że zrazisz do siebie słuchaczy – a ponadto nie jest to zbyt profesjonalne.

8. NIE brzmisz jak zepsuta płyta. Twoja wiadomość powinna być na tyle jasna i autorytatywna za pierwszym razem, że nie powinieneś się powtarzać.

9. DOBRZE wprowadzaj humor w odpowiedni sposób. Utrzymanie lekkiej i swobodnej rozmowy tworzy przyjazne środowisko i sprawi, że Twój zespół będzie bardziej otwarty na Twoje przesłanie. Oczywiście, jest czas i miejsce na tę technikę – nie należy jej stosować na przykład na spotkaniu dyscyplinarnym.

10. NIE Bełkocz. Nie tylko utrudnia to członkom zespołu zrozumienie Cię, ale również świadczy o braku pewności siebie w tym, co mówisz.

Zachęta i informacja zwrotna

Po każdej wymianie zdań, zawsze upewnij się, że podziękowałeś drugiej osobie lub osobom za ich czas. Jest to zwykła uprzejmość, a ponadto pokazuje, że jesteś wdzięczny za ich obecność, kiedy mogli zająć się innym zadaniem.

Zapewnij słuchaczom czas na przekazanie informacji zwrotnych, nie tylko na temat tego, jak ich zdaniem przebiegła rozmowa, ale również na temat sposobu, w jaki przekazałeś informacje.

Przyjmij krytykę i wykorzystaj ją, aby lepiej zorganizować swoje komunikaty w przyszłości.

Strategie komunikacji twarzą w twarz

Ten otwarty styl spotkania jest doskonałym sposobem komunikowania się z pracownikami, a także komunikowania się ich z Tobą – to ulica dwukierunkowa!

Dla Ciebie jest to szansa, aby przekazać swoją pasję do projektu i stworzyć naprawdę integracyjne środowisko, które pozwala Twojemu zespołowi dzielić Twój entuzjazm i zaangażowanie. Dla nich jest to szansa na udział w otwartej dyskusji i wspólne podnoszenie argumentów.

Jeden na jeden

Niektóre problemy nie nadają się do omówienia w środowisku grupowym. W takich sytuacjach najlepszym rozwiązaniem są spotkania jeden na jeden. Jeśli jest to sprawa osobista, którą należy się zająć, lub problem z wydajnością, spróbuj wziąć tę osobę na bok na prywatną pogawędkę.

Ściągnij teraz: One-to-one meeting template – the ultimate guide for managers

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, język ciała stanowi około 55% znaczenia podczas komunikacji twarzą w twarz. Może ona naprawdę wpłynąć na skuteczność Twojej rozmowy.

Siedzenie prosto, uśmiechanie się, silny uścisk dłoni – wszystko to są pozytywne sygnały, że jesteś otwarty na szczerą rozmowę. Garbisz się na krześle, kładziesz stopy na biurku lub zamykasz oczy – to nie są dobre znaki. Unikaj tego za wszelką cenę.

Prezentacje

Wprowadzenie elementu wizualnego może pomóc w lepszym zilustrowaniu koncepcji, szczególnie podczas omawiania kreatywnego projektu. Pomocne może być również przekazywanie prezentacji członkom zespołu po spotkaniach, aby mogli odwoływać się do faktów lub statystyk podczas realizacji planów.

Strategie komunikacji online

Email

Komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała w ostatnich latach trochę złą reputację, ponieważ jest nękana przez tę samą krytykę, która dotyczy wielu platform technologicznych: że łatwo jest coś źle zrozumieć, gdy jest to zapisane, ponieważ nie masz wszystkich z języka ciała i tonu głosu markerów, które dostajesz w komunikacji twarzą w twarz.

Na szczycie tego, jest założenie, że w chwili, gdy dostajesz e-mail, nadawca siedzi przy biurku, stukając nogami i czekając na odpowiedź (nawet jeśli jest północ). W 99% przypadków tak nie jest, a większość e-maili, które wymagają pilnej odpowiedzi, będzie oznaczona jako „wysoki priorytet”.

Email jest w rzeczywistości bardzo skutecznym sposobem komunikacji z członkami zespołu na profesjonalnym poziomie, w sposób, który nie rozprasza ich od innej pracy, którą mogą wykonywać. Aby uniknąć jakiejkolwiek niepotrzebnej presji czasowej, upewnij się, że we wstępnym e-mailu określisz cel odpowiedzi/działania.

Instant messaging

Aplikacje takie jak Slack mogą być nieocenione w szybkiej i łatwej komunikacji z członkami zespołu. Są pewne rzeczy, które niekoniecznie wymagają wysyłania wiadomości e-mail. IM rozwiązuje ten problem, sprawiając wrażenie bardziej swobodnej platformy. Jest to również świetny sposób na włączenie zdalnych członków zespołu w kulturę firmy, dzięki czemu czują się oni częścią zespołu nawet wtedy, gdy ich tam nie ma.

Ale nie polegaj nadmiernie na komunikacji online

Mimo że technologie komunikacyjne mogą być niezwykle pomocne, nie należy ich nadużywać. Istnieją pewne rzeczy, które nie zostaną przekazane w sposób, w jaki chcesz, aby zostały przekazane za pośrednictwem komunikacji online, a rzeczy często mogą być pozostawione do otwartej interpretacji. Jeśli to możliwe, staraj się korzystać z rozmów w cztery oczy, aby budować lepsze relacje, a następnie wysyłaj e-maile, aby uzyskać jasność.

Off-the-wall strategie komunikacyjne

A teraz coś zupełnie innego…

Czasami, musisz myśleć trochę poza schematami, aby Twoja komunikacja była tak skuteczna, jak to tylko możliwe. Oto kilka nieszablonowych strategii – z pewnością możesz otrzymać kilka dziwnych spojrzeń i kilka zaniepokojonych e-maili od swojego zespołu, ale z pewnością skłoni ich to do rozmowy.

Pomoce wizualne

Jeśli często zdarza Ci się komunikować pracownikom te same rzeczy, zaoszczędź czas i energię, korzystając z pomocy wizualnych.

Masz kogoś, kto co 5 minut pyta Cię o kody do drukarek? Wydrukuj je i przyklej na drukarce. Bombardowany mailami z prośbą o urlop? Wprowadź wspólny kalendarz urlopowy, aby członkowie zespołu mogli sprawdzić, czy ich urlopy pokrywają się przed złożeniem wniosku. Pracownicy nieustannie nabijają się z Twojego fatalnego gustu w kwestii koszul? Przyklej na biurku tabliczkę z napisem „Lubię swoje koszule, ok, tylko zostaw mnie w spokoju”. Albo, no wiesz, idź na zakupy. Twój telefon.

Act it out

Kto nie kocha gry w szarady w Boże Narodzenie? Zawsze fajnie jest patrzeć, jak babcia próbuje odgrywać „Thor: Ragnarok”. Nie sugerujemy, że dosłownie grasz w szarady w biurze (cóż, w każdym razie nie codziennie), ale wprowadzenie fizycznego aspektu do komunikacji może zachęcić Twój zespół do nieszablonowego myślenia i może pomóc instrukcjom utkwić w ich umysłach.

Jest to również skuteczne narzędzie szkoleniowe, szczególnie do ćwiczenia interakcji z klientami i odgrywania potencjalnych wyników. Ponownie, upewnij się, że Twoi pracownicy nie grają w szarady z klientami.

Istnieją tony różnych sposobów skutecznej komunikacji z zespołem, a od ciebie zależy, czy znajdziesz najlepszy z nich. Bądź świadomy, że może to wymagać trochę prób i błędów, i bądź chętny do wypróbowania różnych taktyk. Na koniec dnia, skuteczna komunikacja musi działać dla Ciebie i Twojego zespołu, i dla nikogo innego.

Warto poświęcić trochę czasu, aby to osiągnąć. Doskonalenie strategii komunikacyjnych sprawi, że Twoje miejsce pracy stanie się szczęśliwsze i bardziej harmonijne.