Nie jest tajemnicą – w konkurencyjnych branżach ludzie są wszystkim.
Przyciągnięcie i zatrzymanie najlepszych ludzi może dosłownie uczynić lub złamać Twoją firmę, a sukces zależy od wygrania „wojny o talenty”.
Najlepsze firmy wiedzą, że aby wygrać, trzeba stworzyć kulturę zaangażowania i środowisko, w którym ludzie chcą spędzać czas.
To właśnie tam niezbędny staje się kierownik biura w gwiazdorskiej obsadzie, ktoś, kto może kultywować kulturę, jakiej potrzebuje Twoja firma, i kierować statkiem we właściwym kierunku w miarę jej rozwoju.
Gdyby tylko było to takie proste…
Kierownik biura to wyjątkowe, wymagające stanowisko. Potrzeba zróżnicowanego zestawu umiejętności – i niesamowitej osoby – aby naprawdę dobrze prosperować w tej roli.
Darmowy bonus: Pobierz wersję PDF raportu The 2018 State of The Office Manager Report. Przeprowadziliśmy ankietę wśród 572 Office Managerów, aby odkryć 10 wniosków, które możesz wykorzystać do osiągnięcia swoich celów i pokonania wyzwań. Dodatkowo dowiedz się, ile zarabiają inni kierownicy biurowi (i jak możesz zarabiać więcej)!
Pomyśl o tym:
Kierownik biura jest jedną z niewielu osób (poza być może dyrektorem generalnym lub starszym personelem HR), która wchodzi w interakcje z pracownikami na każdym poziomie i w każdym dziale praktycznie każdego dnia.
W SnackNation jesteśmy wielkimi zwolennikami utalentowanych kierowników biurowych. To dlatego, że mamy przywilej pracować bezpośrednio z tysiącami niesamowitych kierowników biurowych w niektórych z najbardziej zaangażowanych firm z całego kraju.
Co więc trzeba zrobić, aby być jednym z tych menedżerów biurowych następnego poziomu? Jak znaleźć i zatrudnić kogoś, kto idealnie nadaje się do tej roli?
Rozmawialiśmy zarówno z kierownikami biurowymi, jak i z ludźmi, którzy ich zatrudniają w niektórych firmach, które robią to dobrze, jeśli chodzi o kulturę i zaangażowanie. Oto, co mieli do powiedzenia na temat najważniejszych cech, których potrzebujesz, aby zostać kierownikiem biura rockstar.
Najlepszym sposobem na tworzenie, śledzenie i monitorowanie sugestii zawartych w tym poście jest oprogramowanie do zwiększania wydajności, takie jak monday.
Niezrównana elastyczność
Słyszeliśmy to wielokrotnie – elastyczność była najważniejszą cechą wśród badanych przez nas osób. Aby być dobrym kierownikiem biura, trzeba być elastycznym i umieć radzić sobie ze wszystkim, co stanie na Twojej drodze.
Shannon McLendon, Kierownik Operacji i Wydarzeń w The Motley Fool, wyjaśnia:
„Kierownik biura w The Fool jest specjalistą od wszystkiego, noszącym wiele różnych kapeluszy.
Rzeczy zmieniają się szybko, więc muszę myśleć na bieżąco i być proaktywna w załatwianiu spraw.”
I wszystko wskazuje na to, że nie ma czegoś takiego jak „typowy dzień” dla kierownika biura. W jednej chwili możesz planować imprezę poza biurem dla 150 osób, a w następnej koordynować przyjazd ważnego inwestora lub pomagać w projektowaniu wnętrz nowej przestrzeni biurowej.
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Stellar Organization & Follow-Through
Ta druga wskazówka może wydawać się oczywista, ale bycie zorganizowanym jest jednym z największych czynników, jeśli chodzi o sukces w tej roli. Ponownie, rola OM jest tak szeroka i zróżnicowana, że łatwo stracić orientację w zadaniach. A ponieważ często wspierasz kierownictwo wyższego szczebla, większość spraw ma wysoki priorytet, a margines błędu jest niewielki.
Lindsey Ingalls, menedżer ds. sukcesu klienta i menedżer biura w Leadquizzes, rozkłada to na czynniki pierwsze.
„Jako menedżer biura masz coś, co wydaje się być milionem różnych rzeczy na raz i musisz się upewnić, że wszystkie zostaną załatwione. Nie mógłbym żyć bez mojego kalendarza Google i umieścić wszystkie moje zadania i czas mam zamiar je zrobić tam.
Nie ma znaczenia, jak małe zadanie jest, nawet coś, co trwa 5 minut, to idzie tam i to się robi.”
To nie jest tylko bycie zorganizowanym – to jest troska wystarczająca, aby upewnić się, że zadania, które śledzisz są wykonywane na czas i są wykonywane dobrze.
Kompletna dostępność
Kierownik biura powinien być dostępny – zarówno pod względem dostępności, jak i ciepła jego lub jej osobowości. Twój zespół powinien czuć się komfortowo, zwracając się do kierownika biura w sprawie zadań, które należą do niego.
Paul Marshall, dyrektor finansowy i starszy wiceprezes ds. operacyjnych w firmie Influitive, wyjaśnia, dlaczego uznał dostępność za cechę numer jeden wspaniałego kierownika biura:
„Przede wszystkim wspaniały kierownik biura powinien być dostępny dla swoich współpracowników, aby zapewnić, że wszyscy pracują z maksymalną wydajnością”, mówi. „Przykładem tego, jak robimy to w Influitive, jest strona [email protected], gdzie pracownicy mogą zapytać nasz zespół o wszystko, co sprawi, że ich praca będzie lepsza.”
Według Paula, cechę tę uosabia Rebecca Shaffer, która początkowo została zatrudniona jako koordynator ds. operacji, ale w ciągu zaledwie roku awansowała na kierownika ds. operacji/kierownika biura.
A oto Shannon z The Motley Fool z kolejnym powodem, dla którego dostępność jest tak ważna w tej roli:
Moja przystępność pomogła głupcom czuć się komfortowo przychodząc do mnie z jakimikolwiek problemami i pomogła rozwinąć dobre relacje z głupcami w całej firmie.
Mój największy sukces jako kierownika biura zawdzięczam zespołowi, który pracuje ze mną każdego dnia. Zaufanie, które w nich pokładam, aby przejść dodatkową milę i podejmować decyzje, okazało się nieocenione.
Mój zespół zajmuje się wszystkim, od operacji wewnętrznych, planowania wydarzeń, bezpieczeństwa, konserwacji, jak również ogólnym szczęściem pracowników. Bez nich nie mógłbym być skutecznym menedżerem, którym jestem.
Solidna komunikacja
Komunikacja jest często pomijaną (ale nie mniej ważną) umiejętnością, jeśli chodzi o prosperowanie w roli menedżera biura.
Ta praca często wymaga przyjmowania pomysłów z c-suite i tłumaczenia ich dla reszty organizacji.
Jest to szczególnie prawdziwe, gdy jesteś odpowiedzialny za wdrażanie polityki w całej firmie. Musisz uważnie komunikować uzasadnienie polityki biurowej, aby zapewnić jak największą akceptację ze strony swojego zespołu. Musisz również być w stanie przewidzieć pytania i być gotowym do udzielania odpowiedzi na bieżąco.
Liza Goldberg, nasz niesamowity Vibe Manager tutaj w SnackNation, uczyniła komunikację wewnętrzną niezbędną częścią swojego repertuaru.
„Komunikacja wewnętrzna w tej roli jest tak ważna.
Co tydzień stoję przed całą firmą, ogłaszając nowe działania lub wyjaśniając zasady, i muszę mieć pewność, że robię to w sposób, który jest wrażliwy na potrzeby zespołu, dostaje wszystkie szczegóły w prawo, a także jasno wyjaśnia powody, które za tym stoją – czy to nowa polityka parkingowa, czy nasz następny team building offsite.”
(Zabawny fakt: Liza zdobyła upragnioną firmową nagrodę Value Victor nieco ponad miesiąc od rozpoczęcia pracy – ona jest super!)
5. Nieuzasadniony optymizm
Kiedy ludzie odwiedzają biuro – czy to potencjalni nowi pracownicy, potencjalni inwestorzy, czy przyszli partnerzy strategiczni – kierownik biura jest zazwyczaj pierwszą osobą, którą widzą, a jego lub jej postawa pomaga w wywarciu tak ważnego pierwszego wrażenia.
Większość dobrych kierowników biur ma naturalnie pozytywne nastawienie i ciepłą atmosferę. Ale prawdziwe wyzwanie pojawia się w te nieuniknione złe dni. Każdy je miewa – dni, kiedy wolelibyśmy zostać w łóżku – i może być kuszące, aby pozwolić, aby nastrój przyćmił naszą osobowość. Ale kierownik biura nie ma tego luksusu, ponieważ jego postawa ma bezpośredni wpływ na firmę. Menedżerowie biurowi-gwiazdy wiedzą, jak robić radosną minę, nawet jeśli nie odzwierciedla ona w pełni ich nastroju wewnątrz firmy.
SnackNation CEO Sean Kelly zgadza się z tym:
„Posiadanie naturalnie wylewnej postawy jest koniecznością. Nawet kiedy jesteś zdołowany, musisz mieć pozytywną twarz.
Jesteś centrum morale – dlatego nazywamy to 'vibe managerem’, a nie kierownikiem biura.”
(PS – Get more sh*t done with The Assist – the #1 free weekly newsletter made for assistants by assistants.)
Magical Creativity
Coraz częściej kierownik biura w firmie jest odpowiedzialny za atmosferę w biurze. W rzeczywistości, to dlatego oficjalny tytuł naszego kierownika biura to „Vibe Manager”. Wibracja w biurze nadaje ton reszcie firmy i pomaga stworzyć kulturę, której potrzebujemy, aby być produktywnym, kreatywnym i osiągać nasze cele każdego miesiąca.
Utrzymanie kultury i wibracji wymaga znacznej kreatywności. Kierownicy biur dabble w takich rzeczach jak projektowanie wnętrz i planowanie wydarzeń.
Take planowanie imprezy off site na przykład – coś, co większość pracowników prawdopodobnie wziąć to za pewnik. Samo wymyślenie zabawnej, nowej aktywności, która spodoba się wszystkim, jest wyzwaniem.
Musisz zastanowić się, co jest czymś, czego nie robiliśmy wcześniej? Co sprawi przyjemność całemu zespołowi? Co możemy zrobić w ramach budżetu? W jaki sposób to działanie pomoże wesprzeć kulturę, której potrzebujemy, aby odnieść sukces? To duże wyzwanie i wymaga poważnego, nieszablonowego myślenia.
(Na szczęście mamy kilka pomysłów, które możesz pożyczyć.)
Niezachwiana pewność siebie
Ta rola dość często wymaga codziennej interakcji z dyrektorami generalnymi i dyrektorami operacyjnymi, więc musisz być pewny siebie, aby zasłużyć na ich szacunek.
Częścią składową tej pewności siebie jest zdolność do odepchnięcia się od czasu do czasu. Tak bardzo jak możesz tego chcieć, nie możesz być wszystkim dla wszystkich i musisz ustalić priorytety. Nauka mówienia „nie” jest niezbędna.
Lindsey z Leadquizzes wyjaśnia:
„Codziennie dostaję od ludzi w biurze prośby o rzeczy, które są 'konieczne’ i które chcą zrobić od razu, i ważne jest, aby nałożyć na nie ograniczenia, aby całe biuro mogło z nich skorzystać.
Tylko dlatego, że jedna osoba chce, aby temperatura w biurze była ustawiona na 78, nie oznacza, że całe biuro będzie z tego zadowolone. Musisz zachować zdrową równowagę, aby całe biuro było zadowolone.”
Przewidywanie jak Jedi
Bycie proaktywnym i przewidywanie przyszłych potrzeb jest jednym z najlepszych atutów, jakie może mieć kierownik biura.
Większa część pracy jest reaktywna i to może być jedno z największych wyzwań – reagowanie na niezliczone prośby, które kierownik biura otrzymuje z całej organizacji i nadawanie im priorytetów. Jednym ze sposobów na usprawnienie przepływu pracy i ograniczenie zadań reaktywnych jest przewidywanie i planowanie ich.
Liza Goldberg z firmy SnackNation rozwija ten pomysł:
„Musisz stale mieć oczy i uszy otwarte.
Jesteś jedną z jedynych osób w firmie, która ma prawdziwie holistyczny punkt widzenia na wiele kwestii, a twoim obowiązkiem jest zarówno przewidywanie potrzeb, jak i upewnianie się, że łączysz kropki dla osób i działów, które nie mają korzyści z twojej perspektywy.”
Inteligencja Emocjonalna & Niezłomność
Jak już wspomnieliśmy, jako kierownik biura masz do czynienia z ludźmi na każdym poziomie – od szeregowych pracowników po kierownictwo wyższego szczebla i wszystko pomiędzy. Oznacza to mnóstwo różnych osobowości – niektóre bardziej wymagające niż inne. Jako kierownik biura, musisz być w stanie poradzić sobie z nimi wszystkimi.
SnackNation CEO Sean Kelly (ktoś, kto wie co nieco o pracy z niesamowitymi kierownikami biurowymi) rozwija:
„Numerem jeden, który czyni kierownika biura gwiazdą rocka, jest wysoki stopień inteligencji emocjonalnej. Masz do czynienia z każdym w firmie i doświadczasz wielu różnych emocji i postaw.
Często zdarza się, że kiedy ludzie proszą o coś, niekoniecznie robią to z takim szacunkiem, z jakim powinni. Ale musisz wziąć to pod uwagę, zachować opanowanie i być odpornym. Te cechy są nieocenione dla sukcesu w tej roli.”
And while reading and catering to the emotional needs of your team is crucial, on the flipside, you can’t have thin skin and be a great office manager. Posiadanie głowy na poziomie i zachowanie opanowania w obliczu presji jest niezbędnym atrybutem.
Trzeba wiele, aby być świetnym kierownikiem biura. Czasami może się wydawać, że jeszcze trudniej go znaleźć.
Ale znaczenie kultury nie zniknie w najbliższym czasie, a zatem rola kierownika biura będzie tylko rosła w znaczeniu.
Dlatego musisz znaleźć kogoś, kto ucieleśnia większość (lub wszystkie) z tych cech. Znalezienie odpowiedniego dopasowania może wydawać się niemożliwym zadaniem, ale zaufaj nam, jest tego warte.
.