Różne usługi i firmy twierdzą, że oferują zautomatyzowaną księgowość. Zazwyczaj to, co mają na myśli jest to, że automatyzują (lub przynajmniej przejąć) niektóre podsekcje księgowości. To niemożliwe, aby znaleźć jeden kawałek oprogramowania, które będzie zautomatyzować wszystko, od kategoryzacji wydatków do prowadzenia rejestru do płacenia rachunków. A jeśli stosujesz zasadę memoriałową, a nie kasową? Zapomnij o tym.
Ale jeśli naprawdę chcesz rozwiązanie księgowe, które działa sam, można uzyskać blisko z kombinacji oprogramowania i usług. W tym poście, będziemy pokryć dokładny zestaw narzędzi i usług do wykorzystania, jeśli chcesz automatycznego księgowania dla swojej firmy.
To działa zarówno dla gotówki i rachunkowości memoriałowej i będzie wymagać minimalnego wysiłku, aby utrzymać go w każdym miesiącu. Te narzędzia pozwolą Ci odzyskać czas, aby skupić się na strategicznych decyzjach biznesowych, a nie na comiesięcznym błądzeniu po oprogramowaniu księgowym.
Zanim zagłębimy się w stos, oto „dlaczego” stojące za zadaniami i narzędziami, które wybraliśmy.
W firmie Pilot, mamy zespół ekspertów księgowych (z supermocami oprogramowania), którzy prowadzą Twoją księgowość w QuickBooks Online. Pozwól nam zdjąć ciężar księgowości z Twojego talerza: Wypróbuj Pilota teraz.
- Dlaczego potrzebujesz czterech narzędzi (a nie tylko jednej świetnej usługi księgowej)
- Krok 1: Zdobądź skalowalne, solidne oprogramowanie księgowe
- Krok 2: Automatyzacja śledzenia wydatków
- Krok 3: Automatyczne prowadzenie ksiąg rachunkowych
- Krok 4: Automatyzacja Płatności& Należności
- (Bonus) Krok 5: Make Benefits & Payroll Way Easier
- Podsumowanie
Dlaczego potrzebujesz czterech narzędzi (a nie tylko jednej świetnej usługi księgowej)
Księgowość nie jest standardową usługą. Nie ma jeden rozmiar-wszystko lista zadań, które księgowy będzie zrobić, choć są mniej lub bardziej wspólne usługi oferowane. Zawsze ważne jest, aby przedyskutować, co chcesz, aby Twój księgowy osiągnąć przed podjęciem zatrudnienia. Ogólnie rzecz biorąc, księgowi wykonają niektóre lub wszystkie z następujących czynności:
- Kategoryzacja transakcji
- Rekoncyliacja kont bankowych
- Przygotowanie kluczowych sprawozdań finansowych
- Obsługa rachunków i faktur.
Dwie środkowe czynności – uzgadnianie kont bankowych z księgami firmy i przygotowywanie pomocnych sprawozdań finansowych – są zadaniami, które zaoferuje każdy księgowy. Kategoryzacja transakcji jest czymś, co niektórzy księgowi oferują, ale zazwyczaj tylko z wkładem od właściciela firmy (lub kogokolwiek, kto dokonuje zakupów dla firmy).
Obsługa rachunków i faktur jest czymś, co księgowi wewnętrzni często będą robić, ale wiele usług księgowych i zleconych księgowych nie będzie. A nawet jeśli znalazłeś kogoś, kto wykona wszystkie te zadania, posiadanie odpowiedniej automatyzacji i technologii oznacza, że mogą one osiągnąć znacznie więcej dla Twojej firmy, niż gdyby nie było tam technologii.
Następujące cztery narzędzia trafiają w to, co naszym zdaniem stanowi cztery największe potrzeby księgowości biznesowej: platforma do przechowywania danych księgowych, narzędzie do automatyzacji kategoryzacji wydatków, usługa do obsługi tego, czego komputery nie potrafią, oraz narzędzie upraszczające wysyłanie i odbieranie płatności.
Jako bonus dodaliśmy naszą ulubioną opcję automatyzacji listy płac i innych działań kadrowych w jak największym stopniu. Wybraliśmy każde narzędzie w tym stosie, ponieważ mamy osobiste doświadczenie z danym narzędziem i stwierdziliśmy, że każde z nich naprawdę pomogło firmom, z którymi pracujemy.
Bez dalszych ceregieli, oto nasz zalecany stos technologii księgowych.
Krok 1: Zdobądź skalowalne, solidne oprogramowanie księgowe
Dobre oprogramowanie księgowe jest jak ten przyjaciel w grupie, który pomaga wszystkim się dogadać. Nie można zbudować zautomatyzowany stos oprogramowania księgowego bez czegoś, co gra ładnie z wszystkich innych narzędzi. Oprogramowanie księgowe, które wybierzesz będzie służyć jako fundament dla wszystkiego, co przychodzi dalej. To w nim księgowi będą uzgadniać konta i budować raporty, a dane zsynchronizowane z innymi narzędziami będą żyły.
Ponieważ jego rozległe integracje, skalowalność i zestaw funkcji, polecamy QuickBooks Online małym firmom, firmom średniej wielkości i startupom. Może nie jest to tak ekscytujące i nowe oprogramowanie jak niektóre inne (patrząc na Ciebie, Xero), ale QuickBooks naprawdę może zrobić najwięcej pracy dla Twojego księgowego.
Raczej niż powtarzać wszystkie nasze powody, dla których uwielbiamy tę platformę, skierujemy Cię do wcześniejszego postu, który stworzyliśmy, aby porównać trzy popularne platformy: QuickBooks Online, Xero i Wave. Jeśli chcesz przeczytać więcej o innych opcjach przed podjęciem decyzji, możesz znaleźć nasz przewodnik po oprogramowaniu księgowym online.
Krok 2: Automatyzacja śledzenia wydatków
Drugie kluczowe narzędzie w Twoim stosie zautomatyzowanej księgowości powinno uprościć śledzenie i kategoryzację wydatków. Dlaczego? Ponieważ wydatki mogą być jednym z najbardziej czasochłonnych i bolesnych aspektów prowadzenia księgowości. To prawdziwy kłopot. Jeśli prowadzisz małą firmę z niewielkimi lub żadnymi wydatkami, możesz pominąć to narzędzie. Ale jeśli robisz rzeczy takie jak…
- Zarządzanie zapasami
- Wyjazdy służbowe
- Kupowanie materiałów biurowych i mebli
- Jedzenie z klientami
…wtedy dobrze jest mieć system na miejscu do śledzenia wszystkiego.
Chociaż komputery nie są dobre w czytaniu w myślach, są dobre w identyfikowaniu wzorców i automatyzacji przepływu pracy. Dlatego właśnie wybraliśmy Expensify jako drugie narzędzie w tym stosie.
Oto, jak to działa: Ktokolwiek wydaje firmowe pieniądze (każdy, od pracowników, przez dyrektorów generalnych, po właścicieli małych firm), pstryka zdjęcie paragonu za pośrednictwem aplikacji Expensify. Expensify zamienia te paragony w raport i oferuje przyciski zatwierdzania/odrzucania jednym kliknięciem. Informacje te są automatycznie synchronizowane w czasie rzeczywistym z Twoim kontem QuickBooks. Aplikacja ma nawet funkcję automatycznego zwrotu kosztów.
Więc chociaż Expensify wymaga kilku chwil wysiłku z Twojej strony (zrobienie zdjęcia paragonu lub naciśnięcie przycisku yay/nay przy zatwierdzaniu), usprawnia większość zadań biznesowych związanych z wydatkami.
Krok 3: Automatyczne prowadzenie ksiąg rachunkowych
Choć byłoby wspaniale, gdyby QuickBooks po prostu generował idealnie dokładne, zrozumiałe księgi każdego miesiąca, to tak nie jest. Oprogramowanie księgowe istnieje po to, aby ktoś z niego korzystał, a jeśli chcesz, aby ten proces był zautomatyzowany, będziesz potrzebował pomocy komputerów i ludzi.
Pomyśl o tym: Bookkeeping zasadniczo śledzi i opracowuje, jak pieniądze przeniósł się do i z firmy. Aby dowiedzieć się, co się stało w każdym miesiącu, trzeba spojrzeć na kilka źródeł danych (wyciąg bankowy, wyciąg z listy płac, wyciąg z karty kredytowej, faktury, które zostały wysłane, itp.) Sposób rejestrowania tych informacji jest dość standardowy i dobrze nadaje się do inteligentnej automatyzacji.
Ale inne części księgowości – takie jak nadawanie sensu tym danym, radzenie sobie z nieoczekiwanymi przypadkami użycia i wyjaśnianie wszystkiego – są lepiej wykonywane przez doświadczonych, ludzkich księgowych. To jest założenie, dlaczego Pilot w ogóle istnieje.
W Pilot, dajemy komputerom zadania, które komputery wykonują najlepiej, pozostawiając resztę w kompetentnych rękach naszych księgowych. Komputery zajmują się wszystkimi prostymi, podatnymi na błędy, powtarzalnymi zadaniami księgowymi, podczas gdy nasi księgowi mają więcej czasu, aby poświęcić go bezpośrednio na pytania i problemy klientów (a nie na ręczne wprowadzanie danych).
W skrócie, zatrudniamy księgowych ekspertów i dajemy im możliwość automatyzacji oprogramowania. Śledzą oni wszystko w QuickBooks Online, więc będziesz mieć łatwo dostępne, łatwo przenoszone i dokładne dane, a wszystko to na platformie, która dobrze integruje się z innymi wspaniałymi narzędziami finansowymi.
Czy przygotowujesz się do kolejnej rundy finansowania, czy też próbujesz stworzyć przyszłoroczny budżet, zawsze będziesz mieć informacje, których potrzebujesz w prostym, łatwo dostępnym formacie. Zapewniamy miesięczne, kwartalne i roczne sprawozdania finansowe, takie jak bilans, P&L i przepływy pieniężne. A jeśli chcesz wiedzieć coś konkretnego, Twój dedykowany księgowy będzie w stanie dostarczyć te informacje w każdej chwili.
P.S. Chyba nie sądziłeś, że złożymy razem stos technologii księgowych i nie polecimy siebie, prawda? Wypróbuj Pilot Now przez jeden miesiąc.
Krok 4: Automatyzacja Płatności& Należności
Konta płatne (wysyłanie faktur i przypominanie ludziom, aby je zapłacili) i należności (płacenie rachunków) są integralną częścią prowadzenia biznesu. Ale ktoś musi wykonać pracę polegającą na faktycznym usiąściu, określeniu, co musi zostać zapłacone, i upewnieniu się, że pieniądze przechodzą z rąk do rąk, kiedy powinny.
Niektórzy księgowi wykonają to zadanie, a niektórzy nie. Niezależnie od tego, kto się tym zajmuje, większość zadań potrzebnych do wystawiania faktur (generowanie faktur, przypominanie klientom o zapłacie, uzyskiwanie zatwierdzeń płatności od właściwych osób, aktualizowanie ksiąg, gdy pieniądze wypływają lub wpływają na konto itd. Do tego zadania polecamy Bill.com.
Jak w przypadku wszystkich programów na tej liście, Bill.com wymaga trochę czasu, aby go użyć. Ale znacznie upraszcza rachunki zobowiązań i należności. Od wysyłania automatycznych przypomnień o fakturach do synchronizacji danych konta bankowego z wybranym oprogramowaniem księgowym, wypełnia wiele zadań, które lepiej pozostawić komputerom.
Jego funkcja przeciągania &przeciągnij>dla rachunków oszczędza czas temu, kto prowadzi AP/AR, i można skonfigurować przepływ pracy zatwierdzania, tak aby każdy, kto potrzebuje wkładu, mógł nacisnąć jeden lub dwa przyciski, aby to zrobić.
W połączeniu z QuickBooks, Expensify i Pilot, Bill.com jest ostatnim elementem, którego potrzebujesz do zautomatyzowanego rozwiązania księgowego, które jest tak bliskie wyłączenia rąk, jak tylko możesz znaleźć.
(Bonus) Krok 5: Make Benefits & Payroll Way Easier
Payroll i inne zadania HR-jak zarządzanie planami ubezpieczeniowymi pracowników-jest czymś, czego większość księgowych nigdy nie dotknie. Jest to jednak kolejna ważna funkcja back-office, która może zostać usprawniona dzięki automatyzacji. Wielu z naszych klientów wypróbowało i polubiło Gusto, więc z przyjemnością polecamy je każdemu, kto szuka rozwiązania w zakresie płac.
Gusto ma sens dla małych i średnich firm oraz startupów. Podczas gdy zwodnicze byłoby twierdzenie, że Gusto automatyzuje HR, dokładne jest stwierdzenie, że automatyzuje wiele irytujących zadań i znacznie upraszcza prowadzenie listy płac.
Jak długo zajmuje Ci (lub Twojemu zespołowi) prowadzenie listy płac obecnie? Gusto twierdzi, że większość klientów może uruchomić listę płac w 10 minut lub mniej po skonfigurowaniu Gusto. Automatycznie składają i płacą również podatki od wynagrodzeń i zapewniają pomoc w zakresie świadczeń, takich jak opieka zdrowotna.
Jeśli poważnie myślisz o automatyzacji zadań back-office, Gusto jest dobrym dodatkiem do listy.
Podsumowanie
W 2019 roku nie ma tylko jednego kawałka oprogramowania, który całkowicie automatyzuje twoje back-office. Ale łącząc narzędzia przedstawione powyżej, możesz uzyskać jak najbliżej automatycznej księgowości.
Jeśli podobały Ci się te narzędzia i chcesz więcej rekomendacji, sprawdź nasz zalecany stos finansowy.
W Pilot, mamy zespół ekspertów księgowych (z supermocami oprogramowania) wykonujących Twoje księgi w QuickBooks Online. Pozwól nam zdjąć ciężar księgowości z Twojego talerza: Wypróbuj Pilota już teraz.