Co to jest Słownik WBS?

➔Darmowa 30-dniowa próbna wersja oprogramowania WBS

Słownik WBS jest jednym z trzech komponentów, które składają się na linię bazową zakresu: 1) Deklaracja Zakresu, 2) Struktura Podziału Pracy i 3) Słownik WBS. Bez Słownika WBS, projekt nie posiada kompletnej linii bazowej i nie może mierzyć ani monitorować wykonania zakresu.

Szablon Słownika WBS

Słownik WBS jest formalnym dokumentem projektowym, który zawiera szczegółowe opisy kluczowych informacji dla wszystkich Elementów w Strukturze Podziału Pracy i musi być zgodny z Regułą 100%. Reguła 100% wymaga, aby WBS ujmował 100% zakresu projektu. Ponieważ jednak tytuły elementów WBS składają się tylko z jednego lub dwóch słów, nie można potwierdzić za pomocą samego WBS, że reguła ta została spełniona. Słownik WBS jest dokumentem projektowym, który opisuje prace w każdym z Elementów w taki sposób, że zespół projektowy jest w stanie zaplanować i zrealizować 100% zakresu.

Wiele referencji opisuje Słownik WBS jako narzędzie do opisu Pakietów Prac. Pakiety Prac są definiowane jako najniższe Elementy w każdej Nodze WBS. Chociaż stwierdzenie to jest prawdziwe, Słownik WBS w rzeczywistości opisuje każdy element WBS. Słownik WBS jest tworzony w formacie hierarchicznym, podobnie jak Struktura Podziału Pracy. Opisy Elementów Poziomu 1 muszą być stworzone jako pierwsze, aby zrozumieć jego granice i zapewnić zgodność z Elementami niższego poziomu. Jest to najlepszy sposób na zapewnienie, że Reguła 100% jest przestrzegana.

Jak stworzyć Słownik WBS

Po zatwierdzeniu Struktury Podziału Pracy, można stworzyć Słownik WBS. Tworzenie Słownika WBS jest prowadzone przez Kierownika Projektu i rozwijane przez członków zespołu projektowego, którzy są Subject Matter Experts (SME). Podejście do rozwoju rozpoczyna się od Elementów Poziomu 1, następnie przechodzi w dół każdej z odnóg i kończy się Pakietami Prac. To hierarchiczne podejście zapewnia, że praca w ramach każdego Poziomu 1 pozostaje w zgodzie i zgodności z Zasadą 100%.

Podczas tworzenia Słownika WBS, ważne jest, aby zawartość każdego elementu była zwięzła. Podstawowym celem Słownika WBS jest to, aby członkowie zespołu projektowego mieli jasne zrozumienie pracy wykonywanej we wszystkich Elementach, a w szczególności w Pakietach Prac. Nie jest to przepisywanie Opisu Zakresu, Pakietu Autoryzacji Prac, Kontraktu lub Umowy, itp. Jest to zwięzłe wyjaśnienie ważnych tematów związanych z każdym Elementem. Dobrym sposobem na zapewnienie przestrzegania tego formatu jest użycie szablonu słownika WBS i wykonanie następujących kroków:

1. Zbierz zespół projektowy i waliduj 100% Regułę

   Zbierz MŚP zespołu projektowego i dokonaj przeglądu Struktury Podziału Pracy w celu walidacji 100% Reguły. Upewnij się, że wszyscy rozumieją logikę i założenia WBS. Popraw WBS w oparciu o informacje zwrotne od MŚP.

2. Utwórz zawartość Elementu Poziomu 1

   Używając szablonu z następującymi minimalnymi tematami, utwórz zawartość dla każdego z Elementów Poziomu 1 WBS (Patrz Rysunek 1):

   1. Kod ID i Tytuł Poziomu 1 WBS – Zidentyfikuj go jako Konto Kontrolne, jeśli jest nim.
   2. Opis – Zdefiniuj granice Elementu i określ zawartość zakresu tak, aby było jasne, jaki zakres jest włączony, a jaki wyłączony.
   3. Pierwotny Produkt (Produkty) – Produkt, usługa lub rezultat powstały po zakończeniu wszystkich prac w tej Nodze WBS.
   4. Kryteria Akceptacji – Wymagania funkcjonalne i fizyczne, które spełniają oczekiwania klienta.
   5. Podsumowanie Budżetu – Budżet dla całej Nogi WBS, plus założenia.
   6. Kamienie Milowe – Kamienie Milowe dla Pierwotnego Produktu (Produktów). Uwzględnij również wszelkie założenia, ograniczenia i współzależności harmonogramu z innymi Podstawowymi Produktami w innych Elementach Poziomu 1 WBS
   7. Kluczowe Ryzyka – Uwzględnij wszelkie kluczowe zagrożenia i szanse wraz ze strategiami odpowiedzi.
3. Potwierdź Elementy Poziomu 1

   Powróć do Struktury Podziału Pracy i sprawdź, czy Elementy Poziomu 1 powinny zostać zmienione w oparciu o nowo utworzoną zawartość ze Słownika WBS. Potwierdź, że Elementy Poziomu 1 obejmują 100% zakresu.

4. Twórz zawartość pozostałych Elementów

   Kontynuuj tworzenie podobnej zawartości przy użyciu tego samego szablonu dla pozostałych Elementów aż do, ale nie włączając Pakietów Prac. Dostosuj zawartość, aby odzwierciedlić odpowiedni poziom elementu, tj, Poziom 2, 3, itd.

5. Utwórz Zawartość Pakietu Prac

   Używając szablonu z następującymi minimalnymi tematami, utwórz zawartość dla każdego z Elementów Pakietu Prac:

   1. Kod ID Poziomu 1 WBS i Tytuł – Zidentyfikuj go jako Konto Kontrolne, jeśli jest to jedno konto.
   2. Organizacja Odpowiedzialna/Jednostka – Jest to pojedyncza organizacja, grupa lub osoba, której przypisano wyłączną odpowiedzialność za zapewnienie, że Pakiet Prac zostanie ukończony.
   3. Opis – Określenie granic Pakietu Roboczego. Opisz zawartość zakresu tak, aby było jasne, jaki zakres jest włączony, a jaki wyłączony. Jeśli jest to Pakiet Planowania, należy opisać znany i nieznany zakres.
   4. Dostawy – Produkt, usługa lub wyniki powstałe po zakończeniu wszystkich prac w tym Pakiecie Prac. Uwzględnić wszelkie krytyczne pośrednie produkty dostarczane.
   5. Kryteria akceptacji – Wymagania funkcjonalne i fizyczne, które spełniają oczekiwania klienta. Uwzględnić wszelkie unikalne zatwierdzenia wymagane do akceptacji.
   6. Budżet – Budżet dla tego Pakietu Prac, plus wszelkie krytyczne informacje o zasobach i założenia.
   7. Kamienie milowe – Data rozpoczęcia, data zakończenia, pośrednie kamienie milowe, współzależności, ograniczenia i wszelkie założenia.
   8. Ryzyko – Uwzględnij wszelkie znane zagrożenia i szanse wraz ze strategiami reagowania.
6. Zalicz 100% Reguła

   Zalicz, czy Słownik odpowiednio oddaje zakres wymagany do wytworzenia przedmiotu dostawy. Upewnij się, że Słownik WBS odzwierciedla 100% zakresu.

Figura 1 – Szablon Słownika WBS Poziom 1

Jak korzystać ze Słownika WBS

Tak jak Struktura Podziału Pracy, Słownik WBS jest krytycznym narzędziem planowania zakresu. Stanowi on również podstawę do przygotowania dokumentów autoryzacji pracy, harmonogramów, kosztorysów oraz monitorowania i kontroli linii bazowych. Jak już wielokrotnie wspominano w tym artykule, definiuje on pracę w Work Breakdown Structure. Zawiera minimum informacji niezbędnych do zrozumienia wymagań projektu i spełnienia wszystkich kryteriów akceptacji dostarczanych produktów. W połączeniu z zatwierdzonym zakresem i Strukturą Podziału Pracy, słownik WBS jest trzecim i ostatnim składnikiem linii bazowej zakresu. Linia bazowa jest dokumentem projektowym służącym do pomiaru wyników projektu. Linia bazowa zakresu jest formalnym planem, który jest porównywany z rzeczywistymi wynikami w celu monitorowania i kontroli realizacji zakresu.

Dokumenty autoryzacji prac są przygotowywane na podstawie informacji Pakietu Prac i wykorzystywane do realizacji prac. Informacje o Pakietach Prac w Słowniku WBS dostarczają podstawowych danych potrzebnych do stworzenia dokumentów autoryzacji prac, tak aby dostarczane produkty spełniały kryteria akceptacji i mogły być przekazane klientowi. Zespół projektowy powinien odwoływać się do Słownika WBS w trakcie realizacji projektu, aby zapewnić, że dostarczane produkty spełniają wymagania.

Słownik WBS jest również podstawowym materiałem wejściowym do tworzenia i monitorowania działań harmonogramu i szacunków kosztów. Dekompozycja Pakietów Prac tworzy działania (patrz rysunek 2). Te działania stają się działaniami, które budują harmonogram przy użyciu formatu wykresu Gantta (patrz Rysunek 3). Po obciążeniu działań zasobami, szacunki kosztów mogą być tworzone na poziomie działań, a następnie agregowane poprzez Work Breakdown Structure w całym projekcie. To w prosty sposób pozwala projektowi monitorować i kontrolować koszty na każdym elemencie WBS; pakiecie roboczym lub koncie kontrolnym.

Rysunek 2 – Rozkład pakietów roboczych na działania

Rysunek 3 – Tworzenie wykresu Gantta bezpośrednio z działań pakietu roboczego

Ściągnij program MindView i stwórz własną strukturę podziału pracy.

.