Elektroniczny Rekord Zdrowia (EHR) Przewodnik Wdrożenia

Wdrożenie Elektronicznego Rekordu Zdrowia (EHR) jest wieloetapowym procesem, który będzie miał wpływ na wszystkich członków personelu. Jak w przypadku każdego nowego procesu, krzywa uczenia się jest zaangażowana. Posiadanie solidnego planu może zaoszczędzić godzin stresu dla każdego w zespole.

Oto dziesięć istotnych kroków, które należy podjąć w celu pomyślnego wdrożenia EHR.

1) Zbuduj swój elektroniczny rekord zdrowia (EHR) zespół wdrożeniowy

Jak wdrożyć swój EHR, trzeba będzie silny zespół, aby pomóc proces iść tak gładko, jak to możliwe. Zespół ten może obejmować członków personelu, takich jak lekarze, pielęgniarki, asystenci medyczni i personel administracyjny. Członkowie zespołu będą wspomagać proces, ucząc kolegów umiejętności EHR i służąc jako posłańcy do zespołu wdrożeniowego, aby zidentyfikować wyzwania po drodze.

Wiodący superużytkownik, lekarz prowadzący i kierownik projektu to trzy istotne role, które należy rozważyć podczas budowania zespołu.

Główny superużytkownik

Główny superużytkownik jest rezydentem w domu eksperta EHR. Kilka obowiązków może obejmować tworzenie szablonów i opracowywanie przepływów pracy. Stanowisko to może być również odpowiedzialne za tworzenie standardowych procedur operacyjnych w celu rozwiązywania problemów, z którymi użytkownicy stykają się podczas korzystania z systemu.

Lead Physician

Rola lekarza prowadzącego jest poprowadzenie organizacji przez wdrożenie EHR, służąc jako łącznik między użytkownikami pierwszej linii systemu i personelu technicznego. Rozważ wykorzystanie lekarza znającego się na technologii, który z zadowoleniem przyjmuje nowy proces jako lekarz prowadzący.

Menedżer projektu

Menedżer projektu stanie się głównym punktem kontaktu z dostawcą EHR i personelem. Pozycja ta będzie również pomóc wszystkim skupić się na harmonogramie wdrażania, śledzić postępy i radzić sobie z problemami użytkowników.

2) Przygotuj oprogramowanie

Podczas wdrażania EHR, zapewnić środki bezpieczeństwa są spełnione, aby nie naruszyć HIPPA. Organizacja może wymagać przeprowadzenia oceny ryzyka HIPPA. Można współpracować z dostawcą usług IT w zakresie ochrony zdrowia, aby upewnić się, że oprogramowanie jest zgodne z przepisami.

3) Określ swoje potrzeby sprzętowe

Twoje wybory sprzętowe będą miały znaczący wpływ na czas i pieniądze, które Twoja praktyka wykorzystuje. Na przykład, posiadanie drukarki w każdym pokoju może zaoszczędzić lekarzom do 30 minut dziennie. Niektóre praktyki zapewniają każdemu członkowi personelu własny tablet lub laptop, aby zaoszczędzić czas na logowaniu i wylogowywaniu się pomiędzy każdą interakcją z pacjentem.

Jeśli pomysł zrobienia tego wszystkiego wydaje się przytłaczający, firmy usługowe IT mogą pomóc praktykom z potrzebami sprzętowymi systemu poprzez pomoc w znalezieniu odpowiedniego sprzętu w najlepszej cenie. Wiele firm będzie również instalować i rozwiązywać problemy z urządzeniami, zdejmując ciężar z personelu biurowego.

4) Rozważ układ sali leczenia pacjentów

Jako że program EHR wymaga elektronicznego wprowadzania danych, układ sali może mieć znaczący wpływ na zaangażowanie i zadowolenie pacjentów. Jeśli personel i lekarz są odwróceni od pacjenta podczas wprowadzania danych, pacjenci mogą mieć wrażenie, że nie są słyszani.

Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest zastosowanie „trójkąta zaufania”. Jest to konfiguracja pokoju, w której pacjent, lekarz i komputer tworzą wirtualny trójkąt, pozwalając pacjentowi i lekarzowi widzieć siebie nawzajem. Taki układ jest pomocny, ponieważ członek personelu lub lekarz musi się tylko lekko obrócić podczas wprowadzania danych, co daje pacjentowi poczucie, że jest widziany. Warto rozważyć umieszczenie w pokojach pacjentów biurek o półokrągłym kształcie lub zastosować ruchome wózki, aby pacjent czuł się swobodnie podczas wizyty.

5) Przenieś dane

Gdy sprzęt i oprogramowanie są gotowe do pracy, następnym krokiem w implementacji EHR jest przeniesienie danych. Aby rozpocząć, należy ustalić, jak zmigrować dane z poprzedniego systemu rekordów do nowego EHR.

Istnieje kilka sposobów na wykonanie tego kroku. Można przypisać istniejący personel lub zatrudnić dodatkowy lub tymczasowy personel do załadowania informacji do nowego EHR.

Aby proces ten przebiegał tak sprawnie, jak to tylko możliwe, należy przygotować listę kontrolną informacji, które należy wprowadzić do EHR. Posiadanie procesu w miejscu pomoże zapewnić, że żadne krytyczne informacje nie zostaną pominięte.

6) Tworzenie przepływów pracy

Mówiąc o procesach, teraz jest czas, aby uzyskać solidne przepływy pracy w miejscu. Istotne jest, aby ustanowić przepływy pracy przed wdrożeniem EHR, aby zmniejszyć ilość stresu, z jakim spotka się Twój zespół.

Mając nieefektywne przepływy pracy, w tym niewystarczającą liczbę pracowników, którzy są przeszkoleni i gotowi do korzystania z EHR będzie zaostrzać problemy podczas procesu wdrażania.

Rozważ te pytania podczas tworzenia przepływów pracy:

• Czy jest to konieczne?
• Czy to stanowi wartość dodaną dla pacjenta?
• Czy to zwiększa wydajność personelu?
• Czy jest to właściwa kolejność?
• Czy właściwa osoba wykonuje ten krok?

7) Co zrobić, gdy EHR przestaje działać

Jak w przypadku każdego rodzaju technologii, należy być przygotowanym na sporadyczne awarie. Należy zacząć od burzy mózgów i opracować solidny plan postępowania w przypadku potencjalnych problemów.

Na przykład, co zrobisz, gdy zabraknie prądu? Co zrobić, jeśli jest awaria całego systemu, który wymaga pomocy IT, aby naprawić? Należy opracować procedury, które dają lekarzom i personelowi jasne instrukcje, co należy zrobić, gdy EHR jest niedostępny.

Rozważ te pytania podczas opracowywania procedur:

• Jak lekarze i personel będą powiadamiani o przestojach?
• Jak będzie kontynuowany przepływ opieki nad pacjentem?
• Jak będzie przebiegać odprawa pacjentów?
• Jak lekarze i personel będą dokumentować wizytę?

Posiadanie elektronicznych i papierowych procedur dostępnych dla personelu zwiększy ich pewność siebie w zakresie postępowania w przypadku przestoju EHR. Niektóre praktyki medyczne kompilują instrukcje w segregatorach z trzema pierścieniami i przechowują ich kopie zarówno w firmie, jak i poza nią. Można również rozważyć przechowywanie kopii PDF w bezpiecznej chmurze, aby członkowie personelu mieli wiele możliwości szybkiego uzyskania instrukcji.

8) Miej program szkoleniowy na miejscu

Wysokie szkolenia są niezbędne, aby zapewnić sukces z wdrożeniem EHR. Stwórz plan szkoleń, aby wszyscy lekarze i personel, obecny i przyszły, mogli zdobyć wiedzę i umiejętności, aby z powodzeniem korzystać z EHR, gdy będziesz gotowy do uruchomienia.

Oto kilka zasad do rozważenia:

Start slow

Zapewnij lekarzom i personelowi podstawowe umiejętności przed uruchomieniem. Użytkownikom może być trudno w pełni zrozumieć system, dopóki nie będą w stanie korzystać z programu. Gdy użytkownicy są w stanie „jeździć” przez co najmniej tydzień, można wprowadzić dodatkowe szkolenia, aby zwiększyć umiejętności, nauczyć się sztuczek oszczędzających czas i uzyskać większy komfort korzystania z technologii.

Niech koledzy uczą kolegów

Rozważmy szkolenie superużytkowników w każdej specjalności i dla każdej roli. Na przykład, pielęgniarki najlepiej uczą pielęgniarki, a chirurdzy najlepiej uczą chirurgów. Poza tym, jeśli masz superużytkownika w każdej specjalności, mogą oni stać się stałym źródłem informacji dla swoich kolegów.

Mapuj bieżące potrzeby szkoleniowe

Miej plan bieżących szkoleń. W miarę upływu czasu użytkownicy znajdą skróty i nowe sposoby korzystania z narzędzi i będą chcieli podzielić się tymi odkryciami ze swoimi kolegami. Ponadto, EHR będzie musiał być aktualizowany o nowe i/lub ulepszone funkcje, które będą wymagały dodatkowych szkoleń.

Sposoby skutecznego radzenia sobie z tymi sytuacjami obejmują:

• Opracowanie systemu umożliwiającego użytkownikom przekazywanie zaleceń dotyczących EHR, aby można było dokonać zmian.
• Zachęcanie aktywnych użytkowników EHR do dzielenia się uwagami i proponowania rozwiązań w zakresie zwiększania użyteczności, albo za pomocą formalnego systemu śledzenia, albo poprzez dyskusję online, która zachęca do dzielenia się pomysłami.
• Stwórz system ciągłego dostosowywania EHR do potrzeb. Gdy lekarze i personel zapoznają się z nowym EHR, zidentyfikują modyfikacje, które mogą poprawić przepływ pracy.
• Utrzymanie relacji z dostawcą EHR i wykorzystanie wsparcia IT do:

• • • Opracowania lub dostosowania szablonów wprowadzania danych
    • Poprawy formularzy i listów generowanych przez EHR
    • Włączenia nowych reguł wspomagania decyzji klinicznych (jeśli.
    • Modyfikuj zestawy zleceń
    • Poszukaj możliwości integracji z innymi powszechnie używanymi systemami w praktyce

• Zaplanuj szkolenie grupowe z wyprzedzeniem. Szkolenie będzie wymagało czasu wolnego od wizyt u pacjentów, więc zaawansowane planowanie zmniejsza zakłócenia w pracy praktyki.

9) Podjęcie decyzji o podejściu do uruchamiania – „Big Bang” czy stopniowe?

Gdy Twój plan wdrożenia EHR jest gotowy do działania, nadszedł czas, aby zdecydować, jak uruchomić. Istnieją zazwyczaj dwa sposoby, aby to zrobić, wszystko na raz, „Big Bang” lub powoli, w podejściu przyrostowym.

Niektóre praktyki stosują podejście „big bang” i wprowadzają system EHR dla wszystkich pacjentów i funkcji tego samego dnia. Takie podejście minimalizuje czas spędzony na zarządzaniu zapisami papierowymi, jak również nowym systemem EHR w tym samym czasie. Wadą jest to, że może być bardzo uciążliwe i małe problemy mogą wydawać się monumentalne.

Niektóre praktyki przyjmują wolniejsze podejście i wdrażają EHR przyrostowo. Wprowadzając funkcje EHR pojedynczo, takie jak e-precepta na początek, a następnie wprowadzając inne funkcje później, niektóre praktyki uważają, że zakłócenia są łatwiejsze do opanowania. Większe praktyki i organizacje mogą wdrażać EHR powoli, wprowadzając go najpierw w określonych miejscach lub działach, a później wprowadzając program do reszty organizacji.

Po podjęciu decyzji o podejściu do uruchomienia, lekarze i personel mogą przygotować się do nowego systemu EHR.

W dniu faktycznego „Go Live” zaleca się obniżenie ilości pacjentów, co zapewni płynne przejście zarówno dla pacjentów, jak i personelu. Zaleca się również, aby personel recepcji poinformował pacjentów albo przed umówieniem się na wizytę, albo w dniu, w którym praktyka zmienia oprogramowanie i że proces ten może być nieco zakłócony. Docenią oni wgląd i będą mieli więcej cierpliwości, jeśli wystąpi opóźnienie podczas ich wizyty.

10) Zbieraj informacje zwrotne w celu ciągłego doskonalenia

Teraz, gdy z powodzeniem wdrożysz EHR, upewnij się, że zbierasz informacje zwrotne od użytkowników w celu ciągłego doskonalenia procesu. Należy pamiętać o utrzymaniu otwartych linii komunikacyjnych, aby członkowie personelu i lekarze czuli się komfortowo, przekazując informacje zwrotne. Jeśli wszyscy będą współpracować, system EHR będzie stanowił ulepszenie dla Twojej praktyki.

Wdrażanie EHR to wieloetapowy proces, który wymaga zaawansowanego planowania. Skorzystaj z tych kroków, aby przejście było tak płynne, jak to tylko możliwe.

DUMMYTEXT

Źródła:

• https://www.stepsforward.org/modules/ehr-implementation#section-steps

Zatrudnianie personelu w nowej gospodarce

Pozwól swojemu personelowi skupić się na doświadczeniach pacjentów

Pobierz nasz darmowy e-book

.