How to Conduct Exit Interviews

Fully Capitalize on This Underutilized HR Practice

W świecie zasobów ludzkich, nacisk zawsze kładziony jest na dobry początek. Od znalezienia tego idealnego kandydata do prowadzenia wywiadu spot-on, to wszystko jest o początku. Jednak silne praktyki HR nie są tylko o pierwszej fazie lub zatrudniania.

Nieuchronnie pracownicy odchodzą, co rozpoczyna proces zawijania rzeczy i prowadzenie exit interview. Dla wielu firm, pracownik exit interview jest afterthought.

Jednakże, exit interview jest potężnym narzędziem do konsekwentnego rozwoju i optymalizacji wydajności i kultury firmy. Wywiad końcowy jest rzadką okazją do uzyskania szczerych i surowych informacji zwrotnych na temat skuteczności organizacji w wielu obszarach, od tego, jak ściśle rola odpowiadała rzeczywistym obowiązkom na danym stanowisku, do tego, jak dobrze przywództwo faktycznie prowadzi.

W tym przewodniku przedstawimy dokładnie, jak przeprowadzić wywiad końcowy, który dostarczy cennych informacji zwrotnych do Twojej organizacji.

Krok 1: Określ format wywiadu końcowego

Format wywiadu końcowego jest ważny. Dwa najbardziej powszechne formaty exit interview są w osobie lub kwestionariusz. Każdy format ma zalety i wady.

Kwestionariuszowy wywiad końcowy

Oczywistą zaletą wywiadu końcowego opartego na kwestionariuszu jest to, że pracownik może go przeprowadzić w swoim własnym czasie. Kiedy pracownik jest w ostatnich dwóch tygodniach roli, zwykle są dość zajęci przejściem pracy, więc to może być bardziej wygodne.

Jednakże, kwestionariuszowy wywiad końcowy może spaść na bok, ponieważ pracownik jest tak zajęty podczas ostatniego odcinka. Ponadto, w scenariuszu kwestionariusza, pracownik może nie czuć się tak zmuszony do ujawnienia bogatych, szczerych informacji zwrotnych. Plus wiele osób po prostu nie lubią pisać długie odpowiedzi, więc ryzyko otrzymania jednego zdania odpowiedzi, z bardzo mało użytecznych informacji.

Face-to-Face Exit Interview

Face-to-Face exit interview oferuje kilka wyraźnych korzyści. Kończysz zatrudnienie w taki sam sposób, jak to się zaczęło, z uwagą wywiadu, który pokazuje profesjonalizm i klasę. Z formalnego wywiadu wyjścia w osobie otrzymasz również bardziej trójwymiarowe informacje zwrotne. Ludzie są często bardziej otwarci podczas rozmowy, a dostarczony szczegół jest znacznie bardziej przydatny.

Wadą wywiadu wyjścia w osobie jest to, że może czuć się jak obowiązek, który może negatywnie zabarwić informacji zwrotnej pod warunkiem. Ponadto, kiedy informacja zwrotna jest przekazywana w rozmowie, jest ona trudniejsza do śledzenia, więc będziesz musiał rozważyć sposób nagrywania lub przechwytywania treści wywiadu do późniejszej analizy.

Krok 2: Wybierz osobę przeprowadzającą wywiad

Jeśli zdecydujesz się na wywiad bezpośredni, będziesz musiał zdecydować się na osobę, która będzie administrować wywiadem.

Determine who will be the interviewer (manager, HR, etc)

Step 3: Create a List of Questions & What NOT to Ask

Dla efektywnego exit interview, będziesz potrzebował przygotowanej listy pytań. Pomoże to zorganizować wywiad i zaoszczędzić cenny czas zarówno dla ankietera, jak i wychodzącego pracownika.

Otwórz rozmowę wyjaśniając, czym jest exit interview. Podczas gdy termin „exit interview” jest szeroko rozumiany w branży HR, wielu pracowników nie będzie wiedziało, co to jest lub jakie jest znaczenie exit interview.

Gdy podzielisz się, że odpowiedzi pracownika bezpośrednio pomogą organizacji, sprawi to, że poczują się docenieni i zainspirowani do zaoferowania prawdziwych, przydatnych informacji zwrotnych.

Kilka najważniejszych pytań exit interview do rozważenia:

1. Opisz swoje doświadczenia z firmą.
2. Dlaczego odchodzisz?
3. Jakie były najlepsze strony pracy w tej firmie?
4. Co można by poprawić w naszej firmie?
5. Jak bardzo Twoja rola odpowiadała początkowemu opisowi stanowiska?
6. Jak to było pracować z kierownictwem firmy?
7. Jak wyglądało Twoje doświadczenie związane z przyjęciem do pracy? W jaki sposób można było to poprawić?
8. Czy byli jacyś liderzy lub współpracownicy, którzy szczególnie pomogli Panu(i) w tym procesie?
9. Jakich rad udzielił(a)by Pan(i) następnemu pracownikowi na tym stanowisku?

Wywiadowcze pytania, których należy unikać

1. Czy byłby Pan(i) skłonny(a) zostać?

   Na tym etapie jest już za późno na to pytanie.

2. Z którymi współpracownikami lub menedżerami pracowało się najgorzej?

   Jakkolwiek ważne jest, aby uzyskać konstruktywną informację zwrotną, wskazywanie konkretnych osób w organizacji nie jest przydatne. Skup się na szerszych tematach.

3. Dlaczego nie podobała Ci się praca tutaj?

   To jest zbyt szczegółowe i może skierować rozmowę na terytorium emocjonalne. Zamiast pytać ich wprost, dlaczego nie lubili organizacji, skup się na szerszych pytaniach o sposoby poprawy, które wygenerują lepsze informacje.

Krok 3: Wykorzystaj dane z Exit Interview do poprawy

Dane są najgorętszą walutą w biznesie, a informacje zwrotne z exit interview są kopalnią danych. Aby naprawdę wykorzystać exit interview, powinieneś zastosować zasady analityki danych.

Po pierwsze zapewnij spójne zbieranie danych, dlatego ważne jest, aby przeprowadzać wywiady w ten sam sposób za każdym razem. Dotyczy to zarówno sposobu prowadzenia wywiadu (osobisty vs. kwestionariuszowy), jak i rodzajów pytań. Oczywiście, będą wyjątki od tej reguły, ale im więcej zastosujesz spójności do swoich exit interviews, tym lepsze spostrzeżenia mogą być.

Następnie, należy stworzyć proces analizy. Nie wystarczy zebrać informacje z exit interview. Musisz faktycznie przejrzeć je, znaleźć kluczowe tematy, zidentyfikować elementy działań i wdrożyć je. Jeśli nie posiadasz procesu zbierania i analizy informacji zwrotnych z exit interview, pomyśl o wykorzystaniu swoich wewnętrznych ekspertów od danych. Prawdopodobnie mają oni solidne ramy i metody analizy danych.

Na koniec, należy podjąć działania. W miarę odkrywania spostrzeżeń z wywiadów końcowych, formalnie dziel się informacjami z interesariuszami i decydentami. Na przykład, jeśli otrzymasz informacje zwrotne wskazujące na to, że proces wdrażania pracowników nie jest wystarczająco dokładny, podziel się nimi z menedżerami i kierownictwem. Sformułuj plan poprawy materiałów onboardingowych.

Make the Exit Interview Your Secret Weapon

Dział HR, który kładzie tyle samo uwagi na fazę zatrudniania, co na ostatnie dwa tygodnie pracownika, ma przewagę. Jednak, jak wspomniano, wiele organizacji śpi na możliwość pełnego wykorzystania tego kroku w zestawie narzędzi zasobów ludzkich.

Jak planować swoje inicjatywy na następny kwartał i następny rok, dodać pozycję do analizy bieżących procesów exit interview. Kilka prostych poprawek może doprowadzić do wymiernych ulepszeń w kulturze Twojej firmy.