W dzisiejszych czasach jest tak wiele sposobów na przekręcanie i zniekształcanie informacji, że prezentacja musi robić coś więcej niż tylko dzielić się wspaniałymi pomysłami – musi wspierać te pomysły wiarygodnymi danymi. Dotyczy to zarówno osób na stanowiskach kierowniczych, które przedstawiają nowych klientów biznesowych, sprzedawców sprzedających swoje usługi, jak i dyrektorów generalnych, którzy opowiadają się za zmianami.
„Wiedza o tym, jak opracować i przedstawić prezentację opartą na danych, jest obecnie kluczową umiejętnością dla wielu profesjonalistów, ponieważ często musimy opowiadać naszym kolegom historie, które są o wiele bardziej przekonujące, gdy są poparte liczbami”, mówi badaczka i konsultantka Alexandra Samuel.
Nie ma problemu, możesz powiedzieć. Wykres słupkowy tu, wykres kołowy tam i już możesz się ścigać, prawda?
Nie tak szybko. Bo chociaż dobra prezentacja zawiera dane, to same dane nie gwarantują dobrej prezentacji. To nie sama obecność danych daje prezenterowi siłę. Chodzi o to, jak te dane są prezentowane.
Pokazywanie danych może wydawać się proste w dobie PowerPointa, Prezi, Canvy, Visme, Haiku Deck i innych bezsensownie nazwanych platform technologicznych. Ale podnieś rękę, jeśli kiedykolwiek byłeś zdezorientowany wykresem, który zobaczyłeś na konferencji lub kiedykolwiek usłyszałeś od prezentera: „Prawdopodobnie nie widzisz tego wykresu dobrze, ale to co on pokazuje to…”? Co może być większą porażką niż sam wykres, który staje się bezużyteczny?
To, w jaki sposób prezentujesz dane, może podwoić – lub zdziesiątkować – ich wpływ, więc zwróć uwagę na te siedem sposobów, aby upewnić się, że twoje dane wykonują swoją pracę.
- 1) Upewnij się, że twoje dane są widoczne
- 2) Skoncentruj się najbardziej na punktach, które ilustrują Twoje dane
- 3) Dziel się jednym – i tylko jednym – głównym punktem z każdego wykresu
- 4) Wyraźnie oznacz elementy wykresu
- 5) Wizualnie podkreśl strefy „Aha!”
- 6) Napisz tytuł slajdu, który wzmocni znaczenie danych
- 7) Prezentuj dla swojej publiczności, nie dla swoich danych
1) Upewnij się, że twoje dane są widoczne
To może zabrzmieć jak oczywistość, ale czasami jesteś zbyt blisko swojej prezentacji – dosłownie. To, co jest czytelne na laptopie, może być znacznie mniej czytelne, gdy jest wyświetlane na ekranie. Twoja publiczność nie nauczy się tego, czego nie widzi. Aby uniknąć wpadki związanej z owczym tłumaczeniem trudno dostrzegalnych liczb i etykiet, przećwicz swoją prezentację z kolegami siedzącymi w takiej odległości, w jakiej siedziałaby rzeczywista publiczność. Zapytaj ich: „Czy widzicie ten wykres wyraźnie?”. Jeśli odpowiedź będzie inna niż stanowcze „tak”, przeprojektuj go tak, aby był bardziej przyjazny dla oczu.
2) Skoncentruj się najbardziej na punktach, które ilustrują Twoje dane
W kategoriach komiksowych jesteś Wonder Woman, a dane to Twoje magiczne lasso – narzędzie, które wzmacnia Twój wpływ, ale nie ma żadnej wartości, dopóki nie zastosujesz go celowo. Nie pozostawiaj ciężaru rozszyfrowania danych swoim odbiorcom. Twoim zadaniem jest wyjaśnienie, w jaki sposób dane wspierają Twoje główne tezy.
„Slajdy z danymi nie są tak naprawdę o danych. Chodzi o znaczenie danych” – wyjaśnia ekspertka od projektowania prezentacji, Nancy Duarte. „Od Ciebie zależy, czy to znaczenie będzie jasne przed kliknięciem. W przeciwnym razie publiczność nie przetworzy – a tym bardziej nie kupi – Twojego argumentu”.”
Gdy łączysz dane z istotnymi punktami, na których się opierają, przejście powinno być wyraźne i brzmieć tak:
„Te dane pokazują…”
„Ten wykres ilustruje…”
„Te liczby dowodzą…”
Te przejścia mogą być równie ważne jak same wnioski, ponieważ zwracasz uwagę publiczności na te wnioski.
3) Dziel się jednym – i tylko jednym – głównym punktem z każdego wykresu
Najszybszym sposobem na zdezorientowanie publiczności jest dzielenie się zbyt wieloma szczegółami na raz. Jedyne punkty danych, którymi powinieneś się dzielić to te, które znacząco wspierają Twój punkt widzenia – a najlepiej jeden punkt na wykresie. Aby utrzymać wykresy w ryzach, zadaj sobie pytanie: „Jaka jest najważniejsza nauka, którą chcę, aby moi słuchacze wyciągnęli z tych danych?”. To jest ta jedna nauka, którą powinieneś przekazać. Jeśli masz kilka istotnych punktów do przedstawienia, rozważ zademonstrowanie każdego z nich za pomocą nowej wizualizacji.
Błędem popełnianym przez wielu prezenterów jest myślenie, że są konstytucyjnie zobowiązani do dzielenia się każdym pociskiem, pomysłem i punktem danych na slajdzie. Ale jeśli dzielisz się kluczowym trendem, który wzrósł dramatycznie między 2014 a 2017 rokiem, to co wydarzyło się w 2013 roku może być bezcelowe. Jeśli 77% respondentów woli jeden produkt, a 21% woli inny, to co preferuje pozostałe 2% może być również zbyt mało znaczące, aby uzasadnić wzmiankę.
Guru prezentacji danych Scott Berinato mówi: „Impulsem jest zawarcie wszystkiego, co wiesz, zajęty wykresy przekazać pomysł, że byłeś właśnie to – zajęty, jak w: 'Spójrz na wszystkie dane, które mam i pracę, którą wykonałem’.”
4) Wyraźnie oznacz elementy wykresu
Podczas gdy Ty pracowałeś z tym samym wykresem przez tygodnie lub miesiące, Twoi słuchacze będą mieli z nim styczność przez zaledwie kilka sekund. Daj im najlepszą szansę na zrozumienie danych, używając prostego, jasnego i pełnego języka do identyfikacji osi X i Y, kawałków tortu, słupków i innych elementów diagramu. Staraj się unikać skrótów, które nie są oczywiste, i nie zakładaj, że elementy oznaczone na jednym slajdzie będą zapamiętane na kolejnych slajdach.
Niektórzy członkowie Twojej publiczności są wzrokowcami (jak ja!), którzy przetwarzają to, co widzą znacznie lepiej niż to, co słyszą, więc wizualna intuicyjność i przejrzystość Twojego wykresu są kluczowe.
5) Wizualnie podkreśl strefy „Aha!”
Każdy wartościowy wykres lub wykres kołowy ma strefę „Aha!” – liczbę lub zakres danych, które ujawniają coś kluczowego dla Twojego punktu widzenia.
Mądrzy prezenterzy wyjaśniają znaczenie strefy „Aha!” ustnie, dzieląc się nauką, trendem lub historią, którą opowiadają dane.
Najlepsi prezenterzy wyjaśniają to na głos, ale także zapisują to na slajdzie jako wypunktowanie.
Ale najlepsi prezenterzy wykonują wszystkie powyższe czynności i wizualnie podkreślają strefę „Aha!” za pomocą kółka lub cieniowania, aby dotrzeć do zróżnicowanych (słuchowo, werbalnie, wzrokowo) słuchaczy, a także potrójnie wzmocnić najważniejsze wnioski płynące z danych.
6) Napisz tytuł slajdu, który wzmocni znaczenie danych
Nawet gdy dane są efektywnie prezentowane na slajdzie, najbardziej wartościową nieruchomością jest tytuł strony, ponieważ jest to pierwszy element, który publiczność zauważy i przetworzy. Jednak zbyt często prezenterzy używają ogólnych słów i zwrotów, takich jak „Statystyki” i „Liczby”, które nie służą żadnemu funkcjonalnemu celowi.
Nawet jeśli tytuły są specyficzne, takie jak „Preferencje Millennialsów” lub „Świadomość kampanii”, nadal mogą być podnoszone za pomocą bardziej specyficznych tytułów, takich jak „Millennials Prefer Mobile” lub „Świadomość kampanii wzrasta.”
7) Prezentuj dla swojej publiczności, nie dla swoich danych
Wielu prezenterów patrzy na swoje slajdy podczas dzielenia się danymi, tak jakby PowerPoint był ich publicznością. Ale tylko twoja publiczność jest twoją publicznością, a jako istoty ludzkie, najlepiej odbierają twoje uwagi, kiedy patrzysz im w oczy. Nie oznacza to, że nie powinieneś nigdy patrzeć na swoje dane – po prostu nie prowadź z nimi rozmowy. Rzucaj okiem na swoje slajdy, ale najważniejsze punkty kieruj bezpośrednio do słuchaczy.
Gdy dane są przedstawione jasno i wyraźnie, mogą podnieść wiarygodność i rzetelność Twojego punktu widzenia. Słabe przedstawienie danych nie tylko zaprzepaszcza tę szansę, ale może też zaszkodzić Twojej reputacji jako prezentera. Podobnie jak lasso Wonder Woman, jest to potężne narzędzie do wyciągania przekonujących prawd – władaj nim mądrze.