Wprowadzenie do Rejestru Interesariuszy
Pasażer to każda osoba lub podmiot, która może wpłynąć na powodzenie projektu w sposób negatywny lub pozytywny. Rejestr Interesariuszy to dokument zawierający listę zewnętrznych i wewnętrznych interesariuszy projektu. Rejestr zazwyczaj odpowiada na następujące pytania:
- Jakie są nazwiska interesariuszy, informacje kontaktowe, oznaczenie, nazwa firmy?
- Jakie są oczekiwania interesariuszy, interesy, wpływ i wymagania?
- Którzy interesariusze są krytyczni dla całego projektu, a którzy są bardziej aktywni w określonych fazach projektu?
- Jak często interesariusze wymagają komunikacji i jaka jest preferowana metoda komunikacji?
- Jaki typ komunikacji jest wymagany?
- Czy istnieje relacja raportowania pomiędzy interesariuszami?
To tylko niektóre z pytań, na które odpowiada Rejestr Interesariuszy. Listę tę można dostosować do wymagań komunikacyjnych projektu. Czynność uzyskiwania odpowiedzi na te pytania nazywana jest analizą interesariuszy. W analizie interesariuszy zazwyczaj tworzy się listę wszystkich interesariuszy projektu, a następnie określa się ich oczekiwania, wpływ i oddziaływanie na projekt. Podczas analizy interesariuszy przydatne są siatki Power/Interest oraz Influence/Impact. Uwaga: Interesariuszem może być również podmiot, np. organizacja. Zanim wyjaśnimy ten formularz bardziej szczegółowo, możesz go pobrać z poniższego linku: Template for Basic Stakeholder Register.
Register Template
Rejestr interesariuszy jest tylko tak dobry, jak pytania, na które zdoła odpowiedzieć. Dlatego ważne jest, aby przed stworzeniem Rejestru Interesariuszy mieć w głowie pytania. Chodzi o to, aby zawierał on wystarczająco dużo informacji, aby był użyteczny, ale nie za dużo, aby nie stał się zbyt obszerny. Rejestr Interesariuszy jest dokumentem, który jest udostępniany interesariuszom projektu. Dlatego też nie powinien on nigdy zawierać informacji, które są szkodliwe lub mogą być interpretowane w negatywny sposób. Oto przykładowy szablon:
Image Credit: Rupen Sharma Jak widać, szablon rejestru interesariuszy ma kolumny, które odnoszą się do konkretnych pytań. Możesz dodawać i usuwać kolumny, jeśli uznasz, że są odpowiednie dla Twojego projektu. Należy uważać, aby nie stał się on zbyt obszernym dokumentem.
Przykład rejestru
Teraz zobaczmy, jak rejestr jest wypełniany. Po przeprowadzeniu analizy interesariuszy uzyskamy odpowiedzi na wyżej wymienione pytania. Odpowiedzi te są następnie wprowadzane do rejestru interesariuszy. Przykładowy rejestr interesariuszy można zobaczyć poniżej.
Image Credit: Rupen Sharma Jak widać na powyższym obrazku, istnieją dwaj zewnętrzni interesariusze i jeden wewnętrzny. Interesariusze zewnętrzni wymagają cotygodniowej komunikacji za pośrednictwem wideokonferencji. Jest to prawdopodobnie spowodowane tym, że zespół programistów nie jest zlokalizowany w tym samym miejscu co interesariusze. Interesariusz może wpływać na projekt na wiele sposobów, generalnie wyróżnia się cztery kategorie: Pozytywny influencer, Negatywny influencer, Wspierający i Blokujący drogę. W tym przykładzie, Mandy Ali jest osobą wspierającą. Jest to prawdopodobnie spowodowane tym, że projekt jest częścią większej inicjatywy, za którą jest odpowiedzialna. Wartość Rejestru Interesariuszy zależy od Analizy Interesariuszy. Upewnij się, że poświęciłeś na nią czas i wykorzystałeś odpowiednie narzędzia, takie jak Salience Model for Stakeholder Management. Jeśli szukasz więcej przykładowych formularzy i szablonów do pobrania, sprawdź przewodnik po zasobach Bright Hub: Over 50 Free Project Management Templates and Sample Forms.
.