The Ultimate Guide to Group Decision Making – Techniques, Tools and Strategies

„The wisdom of crowds.”

„No man is an island.”

„Potrzeba dwóch krzemieni, aby rozpalić ogień.”

Jeśli chodzi o inspirujące cytaty, wspólna praca jest dość popularnym tematem – i nie bez powodu.

Od siedmiu cudów świata po superszybkie światłowodowe łącza szerokopasmowe, wiele największych osiągnięć ludzkości nie było dziełem pojedynczej osoby w pojedynkę, ale całego zespołu pracującego razem w kierunku wspólnego celu.

Więc, podczas gdy podejmowanie decyzji w grupie może nie zawsze być łatwe, naprawdę nie można kłócić się z wynikami.

I jeśli szukasz sposobów, aby doładować swój zespół pracujący i poprawić podejmowanie decyzji w grupie, trafiłeś we właściwe miejsce.

Ponieważ z odpowiednimi technikami, narzędziami i strategiami w swojej figuratywnej skrzynce z narzędziami, możesz przekształcić pokój kolegów w dobrze naoliwioną maszynę do podejmowania decyzji. Czytaj dalej, aby znaleźć to wszystko i jeszcze więcej w naszym ostatecznym przewodniku po grupowym podejmowaniu decyzji.

Sekret grupowego podejmowania decyzji – zaczyna się od bycia świetnym zespołem

Połączenie dobrze funkcjonującego zespołu to o wiele więcej niż tylko wrzucenie ludzi do pokoju i liczenie na najlepsze.

Jest to tak wiele więcej, w rzeczywistości, że całe biblioteki zostały napisane na temat składu zespołu – z niektórych książek bardziej przydatne niż inne. Jeśli chcesz stworzyć skuteczny zespół, warto skorzystać z rad ekspertów.

A nie ma lepszego eksperta niż J. Richard Hackman, profesor psychologii społecznej i organizacyjnej Cahners-Rabb na Uniwersytecie Harvarda.

W swojej książce z 2002 roku, Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances, Hackman przedstawił pięć konkretnych warunków wymaganych do tego, aby praca zespołowa była najbardziej efektywna:

1. Twój zespół musi być „prawdziwy”. Hackman sugeruje, że aby zespół mógł funkcjonować jak najlepiej, musi być „prawdziwy”. Mówiąc prościej, odnosi się on do idei, że zespół musi mieć jasno określonego lidera, niezmienny podstawowy skład i wspólny cel. Ta definicja zaszczepi zaufanie do jednostek w zespole i zapewni, że każdy ma wspólne poczucie odpowiedzialności.

2. Twój zespół potrzebuje przekonującego kierunku. Bez względu na to, jak wydajny jest zespół, cały ten wysiłek jest w pewnym sensie bezcelowy, jeśli jest skoncentrowany w złym kierunku. Z tego powodu Hackman sugeruje, że skuteczne zespoły muszą mieć jasność co do jednego celu, który podzielają – i aktywnie dążyć do tego celu razem.

3. Twój zespół wymaga struktury umożliwiającej. Podobnie jak w przypadku wielu przedsięwzięć w życiu, osiągnięcie sukcesu jako zespół wymaga struktury. Dokładniej, wymaga struktury, która upoważnia każdego z członków do wykonywania swojej pracy w sposób, który uważają za najbardziej efektywny.

4. Twój zespół potrzebuje wspierającej organizacji. Żaden profesjonalny zespół nie istnieje w próżni. Organizacja, w ramach której istnieje zespół, musi wspierać cele zespołu, aby mógł on je osiągnąć. Może to obejmować systemy nagród lub kwestie infrastrukturalne, takie jak dostarczanie niezbędnego sprzętu i oprogramowania.

5. Twój zespół potrzebuje fachowego coachingu. Nawet najlepsi pracownicy często czują się bardziej komfortowo i kompetentnie, gdy pracują w pojedynkę. Tak więc częścią doświadczenia zespołowego jest zrozumienie, jak najlepiej pracować z innymi – a coaching jest zazwyczaj niezbędny, aby to osiągnąć. Tak jak największe gwiazdy sportu na świecie mają swoich trenerów, tak samo najlepsze zespoły mają swoich trenerów. W końcu „Żaden człowiek nie jest wyspą”.

Pięć warunków budowania zespołu autorstwa Hackmana to solidny fundament, na którym również Ty możesz stworzyć swój zespół. Ale, oczywiście, to tylko pierwszy krok – to tylko podstawy. Kiedy masz już funkcjonalny zespół, który potrafi optymalnie ze sobą współpracować, musisz go wdrożyć do pracy. W tym celu będą musieli zacząć podejmować pewne decyzje.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak wydobyć ze swojego zespołu to, co najlepsze, sprawdź nasze artykuły na temat celów kariery, jak zatrudnić odpowiedniego menedżera produktu i co czyni dobrego menedżera.

Teraz, gdy nasz zespół jest już zmontowany, przyjrzyjmy się, jak sprawić, by pracował jak najlepiej…

5 najlepszych technik grupowego podejmowania decyzji

Teraz, gdy omówiliśmy podstawy, czas pójść o krok dalej.

Techniki grupowego podejmowania decyzji mogą zapewnić bardzo potrzebną strukturę, której zespoły potrzebują, aby odłożyć na bok swoje ego i skupić się na właściwej decyzji dla organizacji.

Ale to, która technika jest dla Ciebie odpowiednia, będzie zależało od dynamiki Twojego zespołu i w pewnym stopniu od tego, co chcesz osiągnąć – dlatego ważne jest, aby wypróbować je wszystkie, aż znajdziesz idealne dopasowanie dla siebie i swoich kolegów z zespołu.

Te techniki nie zostawią Cię z ostatecznym wynikiem, (to przychodzi trochę później), ale raczej reprezentują mechanikę procesu podejmowania decyzji.

W skrócie, te techniki podejmowania decyzji pozwalają członkom zespołu zbadać problem ze wszystkich stron w sposób, który działa dla nich.

Każdy członek zespołu jest przecież indywidualnością, a spojrzenie na problem w inny sposób może pomóc wam wszystkim łatwiej dojść do decyzji. Ponadto, obiektywne wyniki, które zapewniają niektóre z tych technik podejmowania decyzji (na przykład ważona ocena punktowa), mogą być wykorzystane jako uzasadnienie podczas dzielenia się decyzjami zespołu w całej firmie.

Naturalnie, najbardziej skuteczna technika może się zmieniać w zależności od projektu (i zespołu), ale nie martw się – jest wiele do wyboru. W rzeczywistości wybraliśmy 5 naszych ulubionych technik, aby pomóc Ci w rozpoczęciu pracy:

1. Metoda Delphi

Znana również jako „iteracyjna zbieżność”, metoda Delphi jest techniką, która opiera się na wiedzy specjalistycznej grupy lub zespołu, aby pomóc w podejmowaniu złożonych decyzji.

Koncepcja leżąca u podstaw Metody Delphi polega na tym, że grupa ekspertów w danym temacie będzie w stanie podjąć o wiele bardziej efektywną decyzję grupową niż grupa posiadająca jedynie podstawową wiedzę.

Jak więc to działa? Metoda Delphi składa się z serii „rund”. Podczas każdej rundy poszczególni eksperci odpowiadają na pytania związane z podejmowaną decyzją. Po zakończeniu rundy moderator zbiera odpowiedzi i zestawia je, a następnie anonimowo odczytuje je grupie. Kolejna runda odbywa się w świetle nowych informacji uzyskanych od innych ekspertów.

Podstawowo jest to proces udoskonalania informacji, aż pozostaną tylko najczystsze szczegóły lub opcje decyzyjne. Kiedy myślimy o tym w ten sposób, nazwa „iteracyjna konwergencja” nagle ma dużo więcej sensu.

2. Burza mózgów

Jeśli poprzednia technika była dla ciebie trochę zbyt ustrukturyzowana, co powiesz na coś bardziej swobodnego? Prawdopodobnie już miałeś do czynienia z tą techniką, ale burza mózgów jest nadal tak popularna jak nigdy dotąd, jeśli chodzi o grupowe podejmowanie decyzji.

Dlaczego?

Po pierwsze: burza mózgów zapewnia bardzo otwarte i nieskrępowane środowisko, w którym można wyrażać pomysły, a ta liberalna atmosfera może pomóc w wysunięciu się na pierwszy plan kreatywności i pomysłowości. Ale wyprzedzamy samych siebie – zamiast tego zacznijmy od podstaw.

W skrócie, burza mózgów to technika podejmowania decyzji w grupie, w której każdy członek grupy jest zachęcany do przedstawiania wszelkich pomysłów, jakie przyjdą mu do głowy – bez względu na to, jak dzikie lub szalone mogą być. Spopularyzowana w książce Alexa F Osborna z 1967 r. Wyobraźnia stosowana, koncepcja burzy mózgów jest czymś, co nadal jest regularnie stosowane w miejscach pracy na całym świecie.

Ponieważ burza mózgów zazwyczaj odbywa się jako sesja swobodna, zazwyczaj istnieje niewiele (jeśli w ogóle) ograniczeń procesu. Może to oznaczać, że niektóre pomysły mogą być nieco przesadzone, ale może to również oznaczać, że nieszablonowe rozwiązania nagle stają się realną możliwością.

3. Technika Grupy Nominalnej

Znana również pod akronimem NGT, Technika Grupy Nominalnej jest zasadniczo bardziej ustrukturyzowaną formą burzy mózgów. Koncepcja ta ma na celu zachęcenie wszystkich do wyrażania swoich szczerych opinii i pomysłów bez powstrzymywania się, ale także wprowadzenie etapu moderacji, w którym reszta zespołu otwarcie omawia i nadaje priorytety każdemu pomysłowi.

Prawdopodobnie najlepszym sposobem na wyjaśnienie NGT jest przejście przez to, jak może wyglądać typowa sesja. Wyobraźmy sobie, że Ty i Twój zespół macie problem do rozwiązania, a sama burza mózgów nie wystarczy. Oto jak NGT może pomóc:

1. Po pierwsze, należy jasno określić problem, o którym mowa, tak aby wszyscy w grupie go zrozumieli.

2. Tak jak w przypadku burzy mózgów, każdy członek zespołu powinien wziąć to, co przyjdzie mu do głowy i zapisać. Ponownie, tak jak w przypadku burzy mózgów, nie ma tu żadnych ograniczeń.

3. Każdy członek zespołu odczytuje na głos jeden ze swoich pomysłów, a prowadzący sesję zapisuje go na tablicy. Co istotne, w tym momencie nie jest dozwolona żadna dyskusja na temat pomysłów.

4. Kiedy wszyscy członkowie przedstawią swoje pomysły, zespół przedyskutuje każdy z nich razem. Jeśli wszyscy się zgodzą, pomysły można usunąć z listy lub zmienić ich brzmienie.

5. W końcu zespół powinien otrzymać dopracowaną listę rozwiązań, co do których wszyscy są zgodni.

4. Ranking

Demokratyczna opcja w życiu jest często najsprawiedliwszym sposobem robienia rzeczy, a to samo można z pewnością powiedzieć o grupowym podejmowaniu decyzji.

Podobnie jak decydowanie o tym, który smak chipsów zjeść z paczki jako pierwszy, ustalanie priorytetów i umieszczanie elementów w kolejności jest czymś, co po prostu przychodzi nam naturalnie jako istotom ludzkim. Możemy wykorzystać ten instynkt przy podejmowaniu decyzji grupowych, aby dopracować naszą listę rozwiązań.

Więc jak masz zamiar uszeregować swoje opcje przy podejmowaniu decyzji grupowych? Pierwszym krokiem jest po prostu mieć każdy członek zespołu spojrzeć na to, co jest dostępne, a następnie – prywatnie – zrobić własną listę rankingową z nich wszystkich. Może to być od 1 do 10, od A do Z, cokolwiek dla Ciebie pasuje. Gdy to zrobisz, listy mogą być złożone i średnia każdego z „głosów” może być podjęta dla każdej pozycji.

Z tego miejsca, jest to kwestia dość prostej matematyki, aby wyprowadzić, który z elementów na liście rozwiązań jest najbardziej popularny wśród grupy.

5. Punktacja ważona

Oto technika podejmowania decyzji, która jest bardzo bliska naszym sercom w airfocus (tak bliska, w rzeczywistości, że mamy cały przewodnik jej poświęcony): punktacja ważona.

Idealny do wykorzystania w scenariuszach, w których Twój zespół ma wiele różnych potencjalnych rozwiązań, ale nie ma jasnych kryteriów ich podziału, model ważonej punktacji opiera się na założeniu, że niektóre rozwiązania lub pomysły mogą być bardziej krytyczne biznesowo (lub bardziej ryzykowne) niż inne.

Stosując ten system w procesie podejmowania decyzji, Ty i Twój zespół musicie ocenić każdą pozycję na liście i przypisać jej kryteria takie jak wartość biznesowa, koszty i ryzyko. Każde z tych kryteriów musi być również przypisany wynik w oparciu o wagę pozycji. Na przykład, pozycja z wysokim wynikiem dla wartości biznesowej i niskim wynikiem dla ryzyka będzie prawdopodobnie pozycją o bardzo wysokim priorytecie.

Po przeprowadzeniu ważonej oceny punktowej dla każdej pozycji na liście twojego zespołu, będziesz w stanie zsumować wyniki i podjąć bardziej świadomą decyzję – jako zespół – o tym, na której z nich powinieneś skupić się w pierwszej kolejności.

4 niezbędne narzędzia do podejmowania decyzji grupowych

Nawet gdy najlepsze zespoły na świecie mają najlepsze techniki na świecie, podejmowanie decyzji może nie przebiegać gładko – nie bez odpowiednich narzędzi.

Czasami te narzędzia są tak proste, jak tablica, marker suchościeralny i kilka laptopów, ale istnieje wiele teoretycznych i diagramowych narzędzi, które również mogą wspomóc proces podejmowania decyzji. W przeciwieństwie do technik, które omówiliśmy powyżej, te narzędzia są bardziej związane z wizualizacją problemu w sposób, który ułatwia podejmowanie decyzji.

W rzeczywistości, w wielu przypadkach, dobrym pomysłem jest użycie jednego lub więcej z tych narzędzi jako części technik grupowego podejmowania decyzji opisanych powyżej.

Narzędzia do podejmowania decyzji nie muszą być skomplikowane, ale muszą upraszczać proces decyzyjny w sposób, który ułatwia podjęcie decyzji w drodze konsensusu. Oto 4 z naszych ulubionych narzędzi:

Głosowanie za pomocą naklejanych kropek

Czasami najprostsze narzędzia są naprawdę najlepsze – a to nie jest dużo prostsze niż głosowanie za pomocą naklejanych kropek.

Jak to działa? To bułka z masłem: po prostu wypisz wszystkie punkty dyskusji na tablicy lub ścianie (karteczki samoprzylepne bardzo się tu przydadzą), a następnie rozdaj zestaw małych samoprzylepnych kropek.

W tym momencie możesz wyjaśnić swojemu zespołowi, że każda kropka oznacza głos aprobaty dla konkretnego elementu lub rozwiązania. Następnie wszystko, co muszą zrobić, to podejść i przykleić swoją kropkę w odpowiednim punkcie.

Gdy wszyscy w zespole poświęcą czas na umieszczenie swojej przyklejonej kropki na ścianie, możecie wszyscy cofnąć się o krok, aby dokonać przeglądu.

To, na co tak naprawdę będziesz patrzył, to podstawowa mapa cieplna: gdziekolwiek jest największe stężenie kropek samoprzylepnych, tam prawdopodobnie powinieneś rozpocząć podejmowanie decyzji. Stąd możesz płukać i powtarzać tyle razy, ile chcesz, aż Twoja lista rzeczy do zrobienia będzie w 100% uszeregowana pod względem priorytetów.

(Lub dopóki nie skończą Ci się przyklejone kropki – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej!)

Drzewo decyzyjne

Zanim Twój zespół podejmie decyzję, jednym z najważniejszych kroków jest próba przewidzenia wyniku tych decyzji.

To właśnie w tym celu zostało stworzone drzewo decyzyjne: jest to bardzo wizualny i bardzo intuicyjny sposób przewidywania, jak pewne decyzje się potoczą. W przeciwieństwie do mapy myśli, drzewo decyzyjne jest narzędziem nieliniowym.

To oznacza, że możesz podjąć wiele potencjalnych decyzji i przeprowadzić je przez każdy krok drzewa, aby pomóc Ci zdecydować, czy jest to właściwy wybór, czy nie.

Drzewa decyzyjne są dość interesujące z punktu widzenia projektowania, ponieważ w zasadzie odzwierciedlają proces myślowy mózgu podczas podejmowania decyzji.

Prosto mówiąc, drzewo decyzyjne zaczyna się od pojedynczego pytania na górze lub na dole strony – pomyśl o tym jako o korzeniu.

Od tego miejsca, poniżej korzenia dodawane są węzły z pytaniami binarnymi, które podważają jego założenia lub podają alternatywne sugestie.

Łatwo zauważyć, że po kilku gałęziach prowadzących do kilku węzłów, można szybko stworzyć diagram przypominający drzewo.

Kiedy każda z tych gałęzi osiągnie swój naturalny koniec, zwykle poprzez kilka węzłów, węzeł końcowy jest znany jako liść. Pojedynczy łańcuch od nasiona do liścia jest znany jako reguła.

Phew! Jeśli nie jesteś zwolennikiem ogrodnictwa, nie martw się – drzewa decyzyjne są o wiele łatwiejsze do zrozumienia na papierze i mogą być potężnym narzędziem, jeśli chodzi o pomoc Twojemu zespołowi w podejmowaniu logicznych, opartych na faktach decyzji.

Narzędzie airfocus Priority Poker

Oczywiście, nie mogliśmy pozwolić, aby dyskusja na temat ustalania priorytetów przeszła bez wspomnienia o naszym bardzo grupowym narzędziu do podejmowania decyzji: Priority Poker. Zwłaszcza, że niedawno uruchomiliśmy V2 narzędzia Priority Poker.

To narzędzie – wyłącznie dla airfocus – jest zabawnym i skutecznym sposobem na umożliwienie grupowego podejmowania decyzji.

Więc jak to działa i jak może pomóc? To proste. Wystarczy kliknąć na funkcję Priority Poker, aby rozłożyć stół.

Odkąd wszystkie opcje są tam, aby być przegłosowane, członkowie zespołu anonimowo oceniają każdy pomysł lub rozwiązanie na liście lub zaległości.

Możesz poprosić graczy o głosowanie za pomocą kluczowych wskaźników, takich jak wartość, koszt, ryzyko itp., aby uzyskać całościowy obraz tego, które pomysły zasługują na realizację, a które grupa postanowiła pozostawić w tyle.

Po tym, jak wszyscy dokonają oceny, zobaczysz poręczne podsumowanie tego, co Twój zespół naprawdę uważa za ważne. Jeszcze lepiej, możesz zastosować te rankingi do swojej mapy drogowej bezpośrednio z gry – poręczne, prawda?

Analiza Pareto

Prawdopodobnie słyszałeś o niej pod jej bardziej powszechną nazwą: zasada 80/20.

To, czego prawdopodobnie nie wiedziałeś, to fakt, że sięga ona aż do 1896 roku, kiedy to po raz pierwszy pojawiła się w książce Cours d’economie politique włoskiego ekonomisty Vilfredo Pareto.

Jak to pomaga w podejmowaniu decyzji?

Cóż, zasada ta stwierdza po prostu, że 80% korzyści z projektu pochodzi zazwyczaj z 20% jego wysiłku. Przeprowadzenie analizy Pareto pozwala Twojemu zespołowi lepiej określić, gdzie znajduje się te 20% i wykorzystać te informacje do lepszego ustalania priorytetów rozwiązań.

Ten proces jest szczególnie przydatny, gdy Twój zespół podejmuje decyzje w oparciu o informacje zwrotne od klientów, takie jak błędy i zgłoszenia błędów. Możesz po prostu zsumować liczbę zgłoszeń każdego indywidualnego problemu, a następnie przełożyć te zgłoszenia na procent i nanieść je na wykres.

Wreszcie, po prostu narysuj linię prostą przecinającą się w 80% liczby, a skupienie, które twój zespół powinien prawdopodobnie podjąć, stanie się nagle bardzo jasne.

Jak podjąć ostateczną decyzję (jako grupa)

W tym momencie omówiliśmy skład zespołu, kilka przydatnych technik, które pomogą zespołowi podjąć te decyzje, oraz kilka narzędzi, które mogą wykorzystać, aby ułatwić ten proces. Pozostaje jednak zasadnicze pytanie: skąd będziemy wiedzieć, kiedy decyzja została podjęta?

A co, jeśli w wyniku zastosowania tych narzędzi i technik podejmowania decyzji grupowych na stole pozostanie kilka świetnych opcji: którą z nich wybierzesz?

Tak jak w sali obrad jury, Twój zespół będzie musiał również uzgodnić strategię podejmowania decyzji, która dostarczy ten ostateczny rezultat.

Mając to na uwadze, oto najczęstsze strategie podejmowania decyzji grupowych, spośród których Twój zespół może wybrać:

• Jednogłośna decyzja. Jest to absolutny złoty standard grupowego podejmowania decyzji. Jeśli uda Ci się znaleźć sposób, aby każdy członek zespołu podjął taką samą decyzję, ta powszechna zgoda naprawdę wzmacnia wagę podjętej decyzji. Oczywiście nie zawsze tak się dzieje. Dlatego też istnieją inne opcje…

• Konsensus. Podobnie jak w mrocznym świecie polityki, decyzje biznesowe nie zawsze są czarno-białe. Z tego powodu czasami nie jest możliwe, aby wszyscy członkowie zespołu zgodzili się co do wyniku. Stosując metodę demokratycznej większości, nie ma potrzeby tracić czasu na próby przekonania tych, którzy się nie zgadzają, ponieważ wybranym wynikiem jest ten, który wybiera większość zespołu. Ci, którzy się nie zgadzają, muszą jednak zgodzić się na przyjęcie ostatecznej decyzji, aby osiągnąć konsensus.

• Decyzja wykonawcza. Nie da się tego uniknąć: czasami podjęcie ostatecznej decyzji przypada tylko jednej osobie (zwykle liderowi grupy). W tym przypadku wybrana osoba wysłucha wszystkich stron dyskusji, przeanalizuje informacje dostarczone przez narzędzia do podejmowania decyzji grupowych i podejmie decyzję. Jest to z pewnością bardziej autokratyczny sposób załatwiania spraw, ale jeśli się nad tym zastanowić, to właśnie w ten sposób podejmuje się dziś wiele decyzji biznesowych.

Gotowy do podejmowania lepszych decyzji grupowych?

Łatwo jest odrzucić grupowe podejmowanie decyzji jako coś trudnego i, czasami, frustrującego. Ale jeśli wykorzystasz techniki, narzędzia i strategie, którymi podzieliliśmy się w tym przewodniku, może się okazać, że jest to naprawdę satysfakcjonujące doświadczenie.

Powinieneś teraz mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby wyjść na zewnątrz i zbudować zespół miażdżący cele, wymieniający się nazwiskami, rozwiązujący problemy, aby stawić czoła niemal każdemu wyzwaniu biznesowemu (i dokładnie wyjaśnić, jak to zrobili).

I nie zapomnij: airfocus jest idealnym narzędziem do utrzymania ich wszystkich w zgodzie i ciągnięcia w tym samym kierunku.

Spróbuj już dziś i odkryj, co Ty (i Twój zespół) możecie naprawdę osiągnąć.