Jednym z kluczy do każdego systemu produktywności jest faktyczne wprowadzanie rzeczy do systemu. Kto by pomyślał?
Oczywiste, choć może się to wydawać, wielu z nas ma problemy z poświęceniem czasu na wprowadzenie naszych myśli do menedżera zadań, listy rzeczy do zrobienia lub systemu organizacyjnego.
To może się zdarzyć z wielu powodów – brak papieru w pobliżu, brak łatwego sposobu na zapisanie swoich pomysłów – ale nasza produktywność może być zraniona przez nie wprowadzanie wszystkiego do naszego systemu, abyśmy mogli zająć się tym prawidłowo.
To, co powinno żyć na papierze, żyje w naszym mózgu, a następnie przechodzi do zapomnienia i pozostawienia w spokoju. To pewna droga do wpadnięcia w kłopoty – lub przynajmniej zapomnienia o cieknących kranach.
Jest jednak proste, szybkie rozwiązanie tego problemu – nazywa się to mind dump.
A mind dump to po prostu sposób na wyciągnięcie wszystkiego z głowy i przelanie na papier. Nasze mózgi nie są stworzone do pamiętania rzeczy na zawsze, ale papier jest; z pustym mózgiem, jesteśmy w stanie albo skupić się na nowych rzeczach lub zająć się zadaniem pod ręką, zamiast ciągle rozwodzić się nad przeszłymi rzeczami zajmującymi cenne pasmo.
Wykonanie mind dump jest proste: wyjmij długopis i papier, lub odpal nowy dokument na komputerze. Następnie zapisz wszystko, co przychodzi ci do głowy. Nie ma kroku trzeciego.
Wszystko i wszystko jest fair game: co masz do zrobienia, o czym myślisz, nadzieje, marzenia, cele i cokolwiek innego przychodzi ci do głowy. Ustaw limit czasu – powiedzmy, 20 minut – i wszystko, co wchodzi do twojego mózgu natychmiast musi wyjść z twojego mózgu i przejść na twój papier.
Gdy skończysz, możesz zacząć podejmować działania na rzeczach, które napisałeś. W jakiej sprawie musisz podjąć działanie? Z czym musisz się uporać, o czym śledzić, lub gdzieś złożyć?
Rzeczy, które nie muszą być dalej załatwiane? Po prostu pozbądź się ich. Upewnij się, że nie musisz o nich myśleć nigdy więcej, i skończ z nimi.
Nie ma ustalonego sposobu na zrobienie najlepszego możliwego wyrzucenia umysłu. Chodzi o to, aby zresetować swój mózg, zaktualizować swój system produktywności i przelać na papier wszystkie rzeczy, które zajmują cenną (i ograniczoną) przestrzeń w twoim mózgu.
Wiele osób używa „wyzwalaczy”, aby ułatwić sobie zrzucanie myśli – zestaw słów kluczowych lub fraz, które ustawiają twój umysł na konkretnym aspekcie twojego życia, abyś mógł skupić się na rzeczach z nim związanych. 43 Foldery ma długą listę tych wyzwalaczy, wszystko od „Rozmowy telefoniczne”, do „Meble”, do „Śluby.”
Niektórzy ludzie, zwolennicy GTD w szczególności, zrobić zrzut umysłu przed ich Przeglądem Tygodniowym, jako część dowiedzieć się, co tydzień naprzód ma w sklepie. Inni, jak ja, robią to raz w tygodniu lub częściej – kiedy tylko mam 20 minut wolnego czasu. Polecam robienie tego przynajmniej raz w tygodniu – w przeciwnym razie ma tendencję do robienia się długim i nieznośnym.
A mind dump może być również zrobiony gdziekolwiek – kolejna wspaniała rzecz na ten temat. Otwórz notatkę w telefonie komórkowym, lub napisz na odwrocie gazety; gdziekolwiek jesteś, jeśli masz wolną chwilę, oczyść swoją głowę.
Będziesz zaskoczony, jak wiele rzeczy wychodzi z twojego mózgu i do twojego systemu organizacyjnego, kiedy poświęcasz czas i miejsce na opróżnienie go.
Jak i kiedy wydostać rzeczy z głowy i do systemu?
Photo: Tyla ’75
.