Prezentați-vă datele ca un profesionist

Cu atât de multe modalități de a distorsiona și distorsiona informațiile în zilele noastre, o prezentare trebuie să facă mai mult decât să împărtășească idei minunate – trebuie să susțină aceste idei cu date credibile. Acest lucru este valabil indiferent dacă sunteți un director executiv care prezintă noi clienți de afaceri, un furnizor care își vinde serviciile sau un director executiv care face o pledoarie pentru schimbare.

„A ști cum să dezvolți și să livrezi o prezentare bazată pe date este acum o abilitate crucială pentru mulți profesioniști, deoarece adesea trebuie să le spunem colegilor noștri povești care sunt mult mai convingătoare atunci când sunt susținute de cifre”, spune cercetătorul și consultantul Alexandra Samuel.

Nici o problemă, ați putea spune. Un grafic cu bare aici și o diagramă circulară acolo și ați pornit la drum, nu-i așa?

Nu atât de repede. Pentru că, deși o prezentare bună include date, datele singure nu garantează o prezentare bună. Nu simpla prezență a datelor este cea care dă putere prezentatorului. Este modul în care sunt prezentate acele date.

Prezentarea datelor poate părea simplă în epoca PowerPoint, Prezi, Canva, Visme, Haiku Deck și alte platforme tehnologice cu nume fără sens. Dar ridicați mâna dacă ați fost vreodată derutat de o diagramă pe care ați văzut-o la o conferință sau ați auzit vreodată un prezentator spunând: „Probabil că nu puteți vedea bine această diagramă, dar ceea ce arată este…”? Ce ar putea fi un eșec mai mare al graficului decât graficul în sine care devine inutil?

Modul în care prezentați datele poate dubla – sau decima – impactul acestora, așa că luați notă de aceste șapte moduri de a vă asigura că datele dvs. își fac treaba.

1) Asigurați-vă că datele dvs. pot fi văzute

Acest lucru poate părea evident, dar uneori sunteți prea aproape de prezentarea dvs. – la propriu. Ceea ce este lizibil pe laptopul dvs. poate fi mult mai puțin lizibil atunci când este proiectat pe un ecran. Publicul dvs. nu va învăța ceea ce nu poate vedea. Pentru a evita dezastrul de a traduce cu rușine numere și etichete greu de văzut, repetați-vă prezentarea cu colegii care stau la aceeași distanță ca și audiența reală. Întrebați-i: „Puteți vedea clar acest grafic?”. Dacă răspunsul este orice altceva decât un „da” ferm, reproiectați-l pentru a fi mai ușor pentru ochi.

2) Concentrează-te cel mai mult pe punctele pe care le ilustrează datele tale

În termeni de benzi desenate, ești Wonder Woman, iar datele sunt lasoul tău magic – un instrument care îți întărește impactul, dar care nu are nicio valoare până când nu îl aplici în mod intenționat. Nu lăsați povara decodificării datelor dvs. în sarcina publicului dvs. Este treaba dvs. să explicați modul în care datele susțin punctele dvs. majore.

„Diapozitivele cu date nu sunt cu adevărat despre date. Ele sunt despre semnificația datelor”, explică expertul în design de prezentare Nancy Duarte. „Depinde de dumneavoastră să clarificați acest înțeles înainte de a da click. În caz contrar, publicul nu va procesa – și cu atât mai puțin cumpăra – argumentul tău.”

Când conectați datele la punctele esențiale pe care le susțin, tranziția ar trebui să fie explicită și să sune astfel:

„Aceste date arată…”

„Acest grafic ilustrează…”

„Aceste cifre dovedesc…”

Aceste tranziții pot fi la fel de importante ca și concluziile în sine, pentru că atrageți atenția publicului asupra acestor concluzii.

3) Împărtășiți un singur – și numai un singur – punct major din fiecare grafic

Cel mai rapid mod de a vă confunda audiența este de a împărtăși prea multe detalii deodată. Singurele puncte de date pe care ar trebui să le împărtășiți sunt cele care vă susțin în mod semnificativ punctul de vedere – și, în mod ideal, un singur punct pentru fiecare grafic. Pentru a vă ține graficele sub control, întrebați-vă: „Care este cea mai importantă învățătură pe care vreau ca publicul meu să o extragă din aceste date?”. Aceasta este singura învățătură pe care ar trebui să o transmiteți. Dacă aveți mai multe puncte importante de subliniat, luați în considerare demonstrarea fiecăruia cu o nouă vizualizare.

Greșeala pe care o fac mulți prezentatori este să creadă că sunt obligați prin constituție să împărtășească fiecare glonț, idee și punct de date de pe un diapozitiv. Dar dacă împărtășiți o tendință esențială care a crescut dramatic între 2014 și 2017, ceea ce s-a întâmplat în 2013 poate fi inutil. Dacă 77% dintre respondenți preferă un produs și 21% preferă un altul, ceea ce preferă restul de 2% poate fi, de asemenea, prea nesemnificativ pentru a justifica menționarea.

Guru al prezentării de date, Scott Berinato spune: „Impulsul este să incluzi tot ceea ce știi, diagramele ocupate comunică ideea că ai fost chiar așa – ocupat, ca și cum: ‘Uitați-vă la toate datele pe care le am și la munca pe care am făcut-o.'”

4) Etichetați clar componentele graficului

În timp ce lucrați cu același grafic de săptămâni sau luni de zile, audiența dvs. va fi expusă la el pentru doar câteva secunde. Oferiți-le cele mai bune șanse de a vă înțelege datele folosind un limbaj simplu, clar și complet pentru a identifica axele X și Y, bucățile de plăcintă, barele și alte elemente ale diagramei. Încercați să evitați abrevierile care nu sunt evidente și nu presupuneți că componentele etichetate pe un diapozitiv vor fi reținute pe diapozitivele următoare.

Câțiva membri ai audienței dvs. sunt cursanți vizuali (ca mine!) care procesează mult mai bine ceea ce văd decât ceea ce aud, astfel încât intuitivitatea și claritatea vizuală a diagramei dvs. sunt cruciale.

5) Evidențiați vizual zonele „Aha!”

Care diagramă sau grafic circular valoros are o zonă „Aha!” – un număr sau un interval de date care dezvăluie ceva crucial pentru punctul dumneavoastră de vedere.

Prezentatorii inteligenți explică oral relevanța zonei „Aha!”, împărtășind învățătura, tendința sau povestea pe care o spun datele.

Cei mai buni prezentatori o explică cu voce tare, dar o scriu și pe diapozitiv ca un punct.

Dar cei mai buni prezentatori fac toate cele de mai sus ȘI evidențiază vizual zona „Aha!” în sine cu un cerc sau o umbră pentru a ajunge la cursanții diferențiați (auditivi, verbali, vizuali) din audiența lor, precum și pentru a întări de trei ori cele mai importante concluzii din date.

6) Scrieți un titlu de diapozitiv care să întărească punctul de vedere al datelor

Inclusiv atunci când datele sunt prezentate eficient pe un diapozitiv, cel mai valoros spațiu imobiliar este titlul paginii, deoarece acesta este primul element pe care audiența îl va observa și procesa. Dar, de prea multe ori, prezentatorii folosesc cuvinte și fraze generice, cum ar fi „Statistici” și „By the Numbers”, care nu au niciun scop funcțional.

Inclusiv atunci când titlurile sunt specifice, cum ar fi „Preferințele milenialilor” sau „Conștientizarea campaniilor”, acestea pot fi totuși ridicate cu titluri mai specifice unui punct, cum ar fi „Milenialii preferă mobilul” sau „Conștientizarea campaniilor este în creștere”.”

7) Prezentați publicului dumneavoastră, nu datelor dumneavoastră

Mulți prezentatori se uită la diapozitivele lor în timp ce împărtășesc date ca și cum PowerPoint-ul ar fi publicul lor. Dar numai audiența dvs. este audiența dvs. și, în calitate de semeni ai dvs., ei primesc cel mai bine punctele dvs. atunci când îi priviți în ochi. Acest lucru nu înseamnă că nu ar trebui să vă uitați niciodată la datele dvs. – doar că nu purtați o conversație cu ele. Aruncați o privire la diapozitivele dvs. pentru referință, dar faceți punctele critice direct către audiența dvs.

Când sunt prezentate clar și punctual, datele pot ridica credibilitatea și credibilitatea punctului dvs. de vedere. Prezentarea deficitară a datelor nu numai că risipește această oportunitate, dar vă poate afecta reputația ca prezentator. La fel ca lasoul lui Wonder Woman, este un instrument puternic pentru a scoate la iveală adevăruri convingătoare – manevrați-l cu înțelepciune.

.